Outlookin Sec@GW –lisäosa 

Sec@GW lisäosa (plugin) on paljon salattavaa materiaalia käsitteleviä henkilöitä varten kehitetty lisäosa Outlookiin. Käytettäessä tätä lisäosaa Outlook varmistaa jokaisen viestin lähetyksen yhteydessä tarvitaanko salausta. Tämä on hyvä keino pysähtyä vielä kerran miettimään salauksen tarpeellisuutta. Salausta ei kannata kuitenkaan käyttää turhaan.

Lisäosa on toistaiseksi saatavilla vain Windows-koneisiin.

Tabs

Tarkka ohje

Asennus

  • Tilaa Sec@GW-lisäosa Software Centeristä omalle koneellesi.
  • Kun lisäosa on asentunut, avaa Outlook ja valikkoriville on ilmestynyt Sec@GW-valikko.

Viestin lähettäminen

Kirjoita viesti normaalisti Outlookissa. Voit huoletta käyttää osoitekirjan osoitteita, sillä lisäosa huolehtii salauksesta. Kun olet valmis lähettämään viestiä ja napsautat Send, saat seuraavan ikkunan, jossa valitaan tarvittava salaustaso:

Jos viestiä ei tarvitse salata, napsauta vaan Send.

Jos lähetettävä viesti pitää salata, valitse To: -kentän vastaanottajille haluttu salaustapa (letter tai registered letter). Huomaa, että Registered letter –viestiin tarvitaan vastaanottajan puhelinnumero.

Voit siis valita erilaiset salaustasot eri vastaanottajille (voit esim. valita yliopiston ulkopuolisille vastaanottajille lisäsuojaa Registered letter -vaihtoehdolla)

Lisää viestin salauksesta Helsingin yliopistolla voit lukea täältä.

Turvallisin lähetysvaihtoehto

Lisäosan tarjoama turvallisin lähetysvaihtoehto on Internal e-mail traffic protection –toiminto. Viesti ei siis lähde lainkaan omasta postilaatikostasi, vaan viesti lähetetään suoraan Sec@GW-palvelimelta.

Lähetysikkunan oikeassa yläreunassa sijaitseva Internal e-mail traffic protection on oletuksena pois päältä (Off) mutta napsauttamalla se aktivoituu (On).

Kun käytät tätä lähetysmuotoa, lähettämäsi viesti ei tallennu omaan Lähetetyt-kansioosi. Lähetetystä viestistä ei siis jää mitään jälkeä.

Kun napsautat Send, viesti lähtee ja saat seuraavan ilmoituksen:

Kun napsautat OK viesti-ikkuna sulkeutuu.

Lähetetystä viestistä saat kopion omaan Saapuneet-kansioon. Tämän viestin voit tallentaa (siirtää) halutessasi Lähetetyt-kansioon talteen.

Kun otat kerran käyttöön Internal e-mail traffic protection-asetuksen, se ehdottaa sinulle sitä myös jatkossa. Voit vaihtaa oletusasetuksen pluginin asetuksista Use with secure levels >> Do not use. Oletusasetus on Use with secure levels.

Asetuksista

Lisäosan oletusasetukset (kuvassa) toimivat suurimmalle osalle käyttäjistä, eikä niihin normaalikäytössä tarvitse koskea. Jos jotain ongelmia ilmenee, on hyvä tarkistaa mihin asetuksiin voi vaikuttaa.

  • Default Security Level on oletuksena None eli oletusasetuksilla viesti lähtee salaamattomana.
  • Jos ruksi on ruudussa Prompt on sending, viestiä lähetettäessä kysytään salaustaso. Jos haluat viestin lähetyksen yhteydessä tulevan kyselyikkunan pois, on sinun muistettava itse huolehtia salauksen aktivoimisesta ennen lähetystä.
  • Save mobile numbers in the contact's details ei ole oletuksena valittu. Jos haluat, että (usein) käyttämäsi numerot tallentuvat Outlookin yhteystietoihin, tällä asetuksella voit vaikuttaa siihen .
  • Create new contacts and save the information when there is no existing contact
    Toiminto luo ja tallettaa käytetyn puhelinnumeron kontaktiin, kun lähetetään kirjattu kirje -posti esim. etunimi.sukunimi@helsinki.fi.s.05012345678
  • Secure Extension on valmiiksi määritelty .s. Sitä ei pääse muuttamaan. Tämä siis määrittää salatun sähköpostin tunnisteen.
    Mikäli ruudussa lukee jotain muuta tai kenttä on tyhjä, ota yhteys Helpdeskiin.
  • Letter level enabled ja Registered level enabled ovat valittuina oletuksena ja mahdollistavat salatun sähköpostin lähettämisen kaksi eri tasoa. Lue näistä lisää täältä.Sec@GW Address kertoo salauspalvelimen osoitteen. Tämä on lisättynä automaattisesti eikä sitä pääse muuttamaan. Oletusasetus on securemail.helsinki.fi.
    Mikäli ruudussa lukee jotain muuta tai kenttä on tyhjä, ota yhteys Helpdeskiin.
  • D-internal Settings > Service enabled tarkoittaa sitä, että jos "Internal email traffic protection" on päällä, posti lähetetään suoraan Sec@GW:ltä, jolloin lähettäjälle ei itselleen tallennu Lähetetyt-kansioon kopiota vaan hän saa kopion Saapuneet-kansioon.
  • Default internal email traffic protection (lue lisää) asetukset:
    • Do not use valinnalla viestiä lähettäessä pitää itse valita korotettu turvallisuustaso.
    • Use with secure levels (oletus) vaihtaa .s -osoitteisiin automaattisesti korotetun turvallisuustason.
    • Use-valinnalla korotettu turvallisuustaso on automaattisesti valittuna.