Office 365: iPhone & iPad (Mail tai Outlook Web App)

Ottaessasi yliopiston Office 365 -palvelun käyttöösi mobiililaitteilla annat samalla ylläpidolle oikeuden etähallita kyseistä laitetta. Ylläpito voi tarvittaessa tyhjentää kaikki laitteen tiedot. Tämä koskee sekä HY:n omistamia että yksityisesti hankkimiasi laitteita.

Ylläpito aktivoi etäpyyhinnän ainoastaan silloin, kun on perusteltu syy epäillä, että laite on päätynyt vääriin käsiin (esim. varastettu) ja on mahdollisuus, että tärkeää dataa päätyy vääriin käsiin. Tällöin etäpyyhintää pyytäneen henkilön henkilöllisyys tarkistetaan. Ylläpitäjien puhelimelle tekemistä toimenpiteistä kertyy lokitieto.

Voit itse etäpyyhkiä omassa käytössäsi olevat laitteet näillä ohjeilla.

iPhonessa ja iPadissa voi käyttää Office 365-palvelua joko Safari-selaimella, OWA-sovelluksella tai iOS:n Mail- ja Kalenteri-sovelluksilla. Tässä ohjeessa kerrotaan Mail-ohjelmaan liitettävän tilin lisääminen ja erillisen OWA -sovelluksen käyttö. Tämä ohje on tehty iOS 8 -versiolle.

Monipuolisin Appi on Outlook for iOS, siitä on tehty erillinen ohje >>

Tabs

Tarkka ohje

Tilin lisääminen Mail-sovellukseen

Office 365-tili kannattaa lisätä iOS:n asetuksiin vaikka käyttäisi OWA-sovellusta, sillä sen jälkeen voi lähettää sähköpostiliitteinä tiedostoja kaikista iOS-sovelluksista.

Napauta Settings (Asetukset) >Mail, Contacts, Calendars ( Posti, yhteystiedot, kalenterit) >Add Account (Lisää tili)

Valitse tilityypiksi Exchange.

ios-asetukset-posti-exchange
 

Täytä kentät

  • Email (Sähköposti): helsinki.fi -postiosoitteesi (esim. etunimi.sukunimi@helsinki.fi)
  • Password (Salasana): Tunnuksesi salasana
  • Description(Kuvaus): Sähköpostitilin kuvaus (esim. Helsinki.fi tai Office 365)
  • Napauta Next (Seuraava).

ios-asetukset-posti-exchange
 

Täytä kentät:

  • Email (Sähköposti): helsinki.fi -postiosoitteesi (esim. etunimi.sukunimi@helsinki.fi)
  • Server (Palvelin): outlook.office365.com
  • Domain: jätä tyhjäksi
  • Username (Tunnus): tunnus@ad.helsinki.fi
  • Password (Salasana): tunnuksesi salasana
  • Napauta Next(Seuraava)

ios-asetukset-posti-exchange

Valitse listalta Office 365:n palvelut, joita haluat käyttää iOS-laitteen sovelluksilla (Sähköposti, Yhteystiedot, Kalenterit, Muistiinpanot, Muistutukset).

Napauta Save(Tallenna)

ios-asetukset-posti-exchange
 

Käynnistä Mail-sovellus postien lukemiseksi. Office 365:n henkilökohtainen kalenteri näkyy Kalenteri-sovelluksessa (Calendar), osoitekirja Yhteystiedot-sovelluksessa (Contacts), muistiot Muistiinpanot-sovelluksessa (Notes) ja to-do-listat Muistutukset-sovelluksessa (Reminders).

Säädä kuinka vanhat postit näkyvät Mailin postilaatikossa. Napauta Settings (Asetukset) > Mail, Contacts, Calendars (Posti, yhteystiedot, kalenterit ) ja valitse Office 365 -postitili.

Napauta Mail Days to Sync (Postin synkronointiaika) ja valitse listalta haluamasi aikaväli. No Limit (Rajoittamaton) -valinta näyttää kaikki viestit.

Kalenterin käyttö Kalenteri-sovelluksella

Office 365 -tilin lisääminen iOS:n asetuksiin lisää käyttöön myös oman henkilökohtaisen kalenterin, jota käytetään iOS:n Kalenteri-sovelluksella. Jaetut kalenterit eivät toimi Kalenteri-sovelluksella. Niitä varten käytetään OWA-sovellusta.

Napauta Calendar (Kalenteri)-sovellusta ja valitse tarvittaessa alhaalta keskeltä Calendars (Kalenterit)-painikkeesta Office 365:n kalenteri näkyviin.

Luo uusi merkintä napauttamalla plus-painiketta tai painamalla sormella kalenteria halutusta kohdasta päivää tai viikkoa.

  • Varmista, että Kalenteri-kohdassa on näkyvissä Office 365:n kalenteri. Oletuskalenterin voi valita napauttamalla Settings (Asetukset) >Mail, Contacts, Calendars (Posti, yhteystiedot, kalenterit) > Default Calendar (Oletuskalenteri).
  • Lisää tapaamiseen osallistujia napauttamalla Kutsutut. Napauta plus-painiketta ja kirjoita hakukenttään kutsutun nimi.
  • Jos haku ei löydä henkilöä, napauta Groups (Ryhmät) ja valitse listasta Office 365 -tilin alta Global Address List (Yleinen osoiteluettelo). Kirjoita uudelleen henkilön nimi. Nimen edessä näkyy valintamerkki jos hänelle sopii ehdotettu ajankohta. X-merkki kertoo hänellä olevan jo jokin muu merkintä kalenterissa samana ajankohtana. Napauta uudelleen plus-painiketta jos haluat kutsua lisää osallistujia tapaamiseen. Napauta lopuksi Done (Valmis).
  • Yhteenvedossa näkyy Invitees (kutsutut) (1) ja Scheduling conflict (aikatauluongelma) (2), jos jollakin osallistujalla on varattuna sama ajankohta sekä ehdotus aikataulukonfliktiin All invitees can attend (kutsutut voivat osallistua) (3). Info-painikkeesta näkee henkilön kalenterissa olevat vapaat ja varatut ajankohdat.

OWA-sovelluksen käyttöönotto

OWA-sovellus on tarpeen jaettujen kalenterien käyttöön. iOS:n Kalenteri-sovellus näyttää vain henkilökohtaisen kalenterin, OWA-sovelluksella voi katsoa myös toisten jakamia kalentereita.

  1. OWA AppVoit käyttää Office 365:ttä myös OWA-sovelluksella. Jos laitteellasi ei ennestään ole sovellusta, asenna se App Storesta kirjoittamalla hakukenttään OWA ja lataamalla OWA for iPhone tai OWA for iPad ja siirry kohtaan 4.
    Huom! Jos OWA on asennettuna, kannattaa tarkistaa onko siihen saatavana päivitys, avaamalla App Store -sovellus ja napauttamalla Päivitykset.
  2. Jos olet kyseisellä laitteella aiemmin käyttänyt postia OWA-sovelluksen kautta, sinun tulee resetoida OWA, Asetukset > OWA > Palauta(Settings > OWA > Reset) .
  3. Sulje mahdollisesti taustalla avoinna oleva OWA (napsauta kaksi kertaa näytön alla olevaa Koti-painiketta, siirry sovelluskarusellissa OWAn kohdalle ja pyyhkäise se ylöspäin pois ruudulta).
  4. Käynnistä OWA-sovellus ja napauta Jatka (Continue).
    Anna sähköpostiosoitteesi ja salasanasi
    • Sähköposti (Email address): helsinki.fi -postiosoitteesi (esim. etunimi.sukunimi@helsinki.fi)
    • Salasana (Password): Salasanasi

    OWA App kirjautuminen

    • Napauta kirjaudu sisään (sign in). OWA-sovellus ilmoittaa, että asetuksia ei löytynyt (couldn't find your settings).
    • Valitse lisäasetukset (advanced)
       
    • Asetuksia ei löytynyt

      Täytä puuttuvat kentät:

  • Käyttäjänimi (Username): tunnus@ad.helsinki.fi
  • Toimialue (Domain): tämän kentän voi jättää tyhjäksi
  • Palvelin (Server): outlook.office365.com
  • Rastita kohta Palvelin vaatii salatun yhteyden (SSL)
    (Server requires encrypted (SSL) connection
  • Napauta kirjaudu sisään (sign in)

Lisäasetukset

Onnistuneen kirjautumisen jälkeen asennus jatkaa postilaatikon sisäänkirjautumiseen ja näyttää vinkkejä sovelluksen käyttämiseen. Lisäksi kysytään:

  • Valitse haluatko sallia OWAn lähettämät ilmoitukset (esimerkiksi ilmoitus uudesta viestistä). Napauta OK tai Älä salli.
  • Valitse myös annatko OWAn käyttää iOS:n Yhteystiedot-sovelluksen tietoja. Napauta OK tai Älä salli.

Kalenterien käyttö OWA-sovelluksella

OWA-sovelluksella voi käyttää omaa kalenteria ja katsoa myös toisten jakamia kalentereita.

  • Napauta vasemman alakulman Siirry-painiketta ja siirry kalenterinäkymään.
  • Napauta vasemmasta yläkulmasta Uusi ja luo kalenterimerkintä omaan kalenteriin. Lisää tapahtuman nimi, halutessa sijainti, ajankohta ja kesto ja napauta Tallenna-painiketta (levykkeen kuva).
  • Napauta suurennuslasia ja kirjoita henkilön nimi, jonka jaettua kalenteria haluat katsoa.
  • Napauta henkilön nimeä Avaa kalenteri -osiossa. Kalenteri avautuu iPadissa oman kalenterisi vierelle ja sen otsakkeena näkyy kalenterin omistajan nimi. iPhonessa näkyy yksi kalenteri kerrallaan. Kalenteria vaihdetaan napauttamalla oikeasta alakulmasta kolmea pistetää ja sen jälkeen Kalenterit-kohtaa.

OWA-sovelluksella on helppo valita kaikille sopiva ajankohta tapaamiselle, tarkistamalla ovatko osallistujat vapaina tai varattuina tiettyinä ajankohtina.

  • Kalenterimerkintä voidaan valikoida muiden osallistujien aikataulut huomioiden. Napauta Tallenna-painikkeen vieressä olevaa Schedule (Ajoitus)-painiketta.
  • Napauta Attendees (Osallistujat) -kenttää ja kirjoita osallistujan nimi. Napauta nimeä ja hänen kalenterinsa varatut ja vapaat ajat tulevat näkyviin iPadissa. iPhonessa näkyy vain tieto henkilön kohdalla onko hän vapaa vai varattu.
  • Napauta Add room (Lisää huone) ja valitse listasta rakennus, jonka kokoushuonetta ollaan varaamassa. Valitse vapaana oleva ajankohta kokoukselle ja napauta OK-painiketta (valintamerkki).