Office 365:n kalenterin käyttö Macilla

Office 365:n kalenteria voi käyttää Macilla joko selaimella OWA:n (Outlook Web App) kautta osoitteessa https://office365.helsinki.fi, OS X:n omalla Kalenteri-ohjelmalla tai Microsoft Officeen kuuluvalla Outlook-ohjelmalla. Kalenterien jakaminen tehdään OWA:ssa tai Outlookilla. OWA toimii samalla tavalla Macissa kuin Windowsissa. Lue lisää OWA-ohjeista.

Tabs

Tarkka ohje

OS X:n Kalenteri-ohjelman käyttö

OS X:n Kalenteri (Calendar) -ohjelma riittää henkilökohtaisen kalenterin käyttöön ja se on helppo ratkaisu jos käyttää OS X:n Mail-ohjelmaa sähköpostin lukemiseen. Kalenteri-ohjelmalla voidaan katsoa toisten jakamia kalentereita, mutta oman kalenterin jakoasetukset pitää säätää Outlook-ohjelmalla tai OWA:ssa.

  • Kalenteri kytkeytyy Office 365:n kalenteriin, kun Maciin lisätää Office 365 -postitili. Lue ohje.
  • Luo uusi merkintä kaksoisnapsauttamalla kalenteria halutusta kohdasta päivää tai viikkoa. Varmista, että kalenterimerkintäikkunan oikeassa yläkulmassa on valittuna Office 365:n kalenteri. Oletuskalenterin voi valita napsauttamalla Calendar (Kalenteri) > Preferences (Asetukset). Täytä tapaamisen tiedot ja paina enteriä tai napsauta kalenterimerkinnän ulkopuolelle. Jos haluat kutsua tapaamiseen muita henkilöitä, tee seuraavasti:
     
    • Lisää tapaamiseen osallistujia napsauttamalla Add Invitees(Lisää kutsuttuja) ja kirjoita hakukenttään kutsutun nimi.
    • Nimen edessä näkyy valintamerkki jos hänelle sopii ehdotettu ajankohta. X-merkki kertoo hänellä olevan jo jokin muu merkintä kalenterissa samana ajankohtana. Napsauta Check Availability (Tarkista saatavuus) ja näet osallistujien kalenterin varaustilanteen. Napsauta Next Available Time (Seuraava sopiva ajankohta), niin kalenteri hakee kaikille sopivan ajankohdan.
    • Kutsutun sähköpostiviestin lopussa olevasta nuolesta voi merkitä osallistujan valinnaiseksi tai lähettää hänelle kutsuviestin. Kun merkintä tallennettaan, kaikille kutsutuille lähtee siitä kutsuviestin josta he voivat hyväksyä tai hylätä kutsun.

Muiden kalenterien katsominen

  • Toisen henkilön jaettu kalenteri avataan näkyviin seuraavasti. (Oletusasetuksena Office 365:n kalenterista on jaettu vain tieto onko vapaana vai varattuna)
    • Napsauta Calendar (Kalenteri) > Preferences (Asetukset) > Accounts (Tilit)
    • Napsauta Office 365 -tiliä ja sen jälkeen Delegation (Valtuuttaminen) -välilehteä.
    • Napsauta plus-painiketta ja kirjoita henkilön nimi tai käyttäjätunnus. Jos hän on jakanut kalenterinsa, valintaruutu tulee aktiiviseksi. Jos et saa aktivoitua kalenteria, pyydä sen omistajaa muuttamaan kalenterin jakoasetuksia Outookissa tai OWA:ssa.
    • Jaettu kalenteri tulee näkyviin sivupalkkiin. Jos sivupalkki ei näy, napsauta Calendars (Kalenteri) -painiketta.

       

Kalenterimerkintöjen tuonti

Jos käytössä on ollut toinen kalenteri ja haluaa tuoda merkinnät OS X:n Kalenteri-ohjelmaan, se onnistuu seuraavasti.

Lotus Notesista

  • File > Export ja valitse tyypiksi Calendar File (.ics)
  • Tallenna tiedosto työpöydälle ja napsauta Export.
  • Valitse viedäänkö vain valitut merkinnät vai kaikkien kalenterien kaikki merkinnät ja napsauta OK.
  • Vedä hiirellä työpöydälle tallennettu kalenteritiedosto kalenteri-ikkunan päälle. Odota kunnes merkinnät on viety kalenteriin.
     

Google kalenterista

  • Kirjaudu Google kalenteriin selaimella
  • Napsauta Omat kalenterit (My calendars) vieressä olevaa neliötä ja valitse Asetukset (Settings)
  • Napsauta Vie kalentereita (Export Calendars). Kaikista omista kalentereista tallentuu oma kalenteritiedosto.
  • Vedä hiirellä tiedostolatauksiin tallentuvat kalenteritiedostot kalenteri-ikkunan päälle. Odota kunnes merkinnät on viety kalenteriin.
     

Microsoft Outlook for Macin käyttö

Outlook on tarpeen kalenterien jakoasetusten ja tilavarausten tekoon. Outlook kuuluu Office-pakettiin, joka tulee yliopiston Macin mukana. Kotikoneeseen Office-paketin voi ladata ilmaiseksi osoitteesta https://office365.helsinki.fi napsauttamalla kirjautumisen jälkeen Office 365 -painiketta.

Lisää Office 365 -tili Outlookiin. Lue ohje.

  • Napsauta Calendar (Kalenteri) osiota vasemmasta alakulmasta.
  • Luo uusi merkintä kaksoisnapsauttamalla kalenteria halutusta kohdasta päivää tai viikkoa. Tai napsauta Home (Koti) -välilehteä ja joko Meeting (Kokous) tai Appoitment (Tapaaminen). Kokoukseen kutsutaan osallistujat, tapaaminen on henkilökohtainen merkintä kalenteriin.
  • Omassa kalenterissa olevat merkinnät näkyvät muille varattuina. Sen sijaan tapahtuman voi asettaa näkymään merkinnällä poissa, alustava tai vapaaShow as (Tila) -valikosta.
  • Täytä kalenterimerkinnän tiedot. Kokoukseen kutsutaan osallistujat kirjoittamalla ne vastaanottaja-kenttään. Tapaaminen muutetaan kokoukseksi napsauttamalla Invite (Kutsu).
  • Napsauta Aikatauluavustajaa ja katso mikä ajankohta sopii kaikille osallistujille parhaiten.
  • Jos halutaan varata samalla kalenterijärjestelmässä oleva kokoustila, sen varaustilanteen saa näkyviin napsauttamalla Location (Sijainti) kentän päässä olevaa kirjapainiketta ja kirjoittamalla kokoustilan nimen.

     

Kalenterimerkintöjen tuonti

Jos käytössä on ollut toinen kalenteri ja haluaa tuoda merkinnät Outlookiin, se onnistuu seuraavasti.

Lotus Notesista

  • File > Export ja valitse tyypiksi Calendar File (.ics)
  • Tallenna tiedosto työpöydälle ja napsauta Export.
  • Valitse viedäänkö vain valitut merkinnät vai kaikkien kalenterien kaikki merkinnät ja napsauta OK.
  • Vedä hiirellä työpöydälle tallennettu kalenteritiedosto Outlookin kalenteri-ikkunan päälle. Odota kunnes merkinnät on viety kalenteriin.

Google kalenterista

  • Kirjaudu Google kalenteriin selaimella
  • Napsauta Omat kalenterit (My calendars) vieressä olevaa neliötä ja valitse Asetukset (Settings)
  • Napsauta Vie kalentereita (Export Calendars). Kaikista omista kalentereista tallentuu oma kalenteritiedosto.
  • Vedä hiirellä tiedostolatauksiin tallentuvat kalenteritiedostot Outlookin kalenteri-ikkunan päälle. Odota kunnes merkinnät on viety kalenteriin.

Muiden kalenterien katsominen

Kokousta lisätessä voi tarkistaa sopiiko valittu ajankohta muille, mutta välillä on tarpeen katsoa kokousajankohtia tarkemmin. Sitä varten voi avata toisen jakaman kalenterin.

  • Napsauta File (Tiedosto) > Open Other User's Folder (Avaa toisen käyttäjän kansio) ja valitse ikkunasta vaihtoehdoksi Calendar (Kalenteri), tai napsauta Home (Koti) -välilehteä ja Open Calendar (Avaa kalenteri) ja kirjoita käyttäjän nimi.
  • Kalenteri tulee näkyviin oman kalenterilistan alle Shared Calenders (Jaetut kalenteri) -kategoriaan. Kalenterin merkinnät voi siitä kätkeä tai asettaa näkyville nopeasti.

     

Oman kalenterin jakaminen

  • Oman kalenterin jakoasetuksia muutetaan napsauttamalla ensin kalenterilistasta omaa kalenteria ja sen jälkeen Home (Koti) -välilehteä ja Permissions (Oikeudet) -painiketta.
    • Default (Oletus) -vaihtoehto määrittää miten kuka tahansa muu Office 365:n käyttäjä näkee kalenterisi.
    • Napsauta Add User (Lisää käyttäjä) ja määrittele käyttäjäkohtaisesti oikeudet, jos esimerkiksi haluat antaa työkaverille oikeuden nähdä tarkemmin kalenterimerkinnät tai jopa tehdä merkintöjä kalenteriisi.