Outlook 2013: Yhteystiedot

Voit tallentaa ja organisoida henkilötietoja luomalla yhteystietoja. Suppeimmillaan yhteystiedoissa voi olla henkilön nimi ja sähköpostiosoite, mutta niihin voi sisältyä myös useita puhelinnumeroita, katuosoitteita ja muita tietoja.

Kun henkilö on lisätty yhteystietoihin, Outlookin sähköposti osaa täydentää vastaanottajan, kun kirjoitat nimen alusta muutaman kirjaimen.

Tabs

Tarkka ohje

Osoitteiden automaattinen täydentäminen

  • Outlookin File (Tiedosto) -valikon Options (Asetukset) -vaihtoehdon alta löytyy monenlaisia hyödyllisiä asetuksia. Mail (Sähköposti) -välilehdellä, kohdassa Send messages (Lähetä viestit) on valinta Use Auto-Complete List to suggest names when typing... (Ehdota nimiä automaattisen täydennyksen luettelosta ...). Valitsemalla sen Outlook täydentää automaattisesti osoitteet kun kirjoitat. Voit muokata luetteloa poistamalla vastaanottajia tai voit poistaa automaattisen täydennyksen luettelon käytöstä kokonaan. Oletusarvoisesti täydennys on käytössä.
    outlook_taydenna_nimet.jpg
  • Lisää tietoa Outlookin asetusten muuttamisesta tässä ohjeessa.
  • Microsoftin ohje >>

 

Yhteystiedon lisääminen sähköpostista

  • Avaa sähköposti.
  • Napsauta hiiren kakkospainikkeella henkilön nimeä (To, From, Cc tai Bcc -kentässä).
  • Valitse Add to Outlook Contacts (Lisää Outlook-yhteystietoihin ).

  • Henkilön suhteesta yliopistoon riippuu, mitä tietoja on saatavilla automaattisesti (1).
  • + -merkistä (2) avautuu valikko, josta voit lisätä asianomaiseen aiheeseen liittyviä tietoja. Henkilön yhteystiedoissa voi esimerkiksi olla useita sähköpostiosoitteita.

  • Email (sähköposti) -kohdasta on avattu toinen sähköpostitieto (1)
  • Work (Työ) -kohdasta aukeaa valikko, josta voi lisätä työhön liittyviä tietoja (2).

  • Napsauta Save (Tallenna), kun tiedot on lisätty.

Yhteystiedon lisääminen alusta alkaen

Voit aloittaa yhteystietojen lisäämisen myös täysin tyhjästä.

  • Valitse siirtymispalkissa People (Ihmiset).

  • Ikkunan yläreunasta (1) voit valita, kuinka tiedot näytetään yhteystietoruudussa (2).

  • Ohjeessa käytetään People (Ihmiset) -näkymää, jossa henkilölista on vasemmalla ja valitun henkilön tiedot oikeassa reunassa.

  • Lisää uusi yhteystieto seuraavasti:
  • Avaa New Contact (Uusi yhteystieto).

  • Uusi ikkuna aukeaa.

    Isompi kuva >>

  • Täytä tiedot. Napsauttamalla esimerkiksi E-mail (Sähköposti) -tekstiä (1) aukeaa osoitekirja.
  • Viereisestä nuolesta (2) aukeaa valikko, josta saat lisää sähköpostikenttiä.

    Osoitekirja avattuna (kohta 1 edellä)

      

                 Isompi kuva

         Alasvetovalikko avattuna (kohta 2 edellä)  

   

  • Puhelinnumero- ja osoitekentät toimivat samalla tavalla. Alasvetovalikosta valitaan ominaisuus, jonka tiedot halutaan tallentaa ja viereistä tekstiä napsauttamalla aukeaa syöttöruutu, jonka kenttiin tiedot kirjoitetaan.

  • Kohdasta File as (muodossa) voit valita aakkostetaanko henkilö etu- vai sukunimen perusteella.

Yhteystiedon tuominen tiedostosta

Outlookiin voi tuoda yhteystietoja muista ohjelmista tallentamalla ne ensin tiedostoon ja tuomalla sieltä outlookin yhteystietoihin. Tiedot voi tuoda toisesta Outlookista pst-tiedostona tai muista ohjelmista (esim. Thunderbirdistä) ns. csv-tiedostona.

A. Yhteystiedon tuominen csv-tiedostosta

Tietojen siirtäminen ohjelmien välillä csv-tiedostona mahdollistaa tietojen helpon korjailun siirron aikana. Csv (comma separated values) -tiedostossa yksinkertainen taulukkomuotoinen tieto voidaan esittää tekstimuodossa. Taulukon tiedot on erotellaan pikuilla ja rivinvaihdoilla. Tämä yksinkertainen rakenne mahdollistaa tietojen korjailun tekstieditorilla tai taulukkolaskentaohjelmilla.

Tässä ohjeessa neuvotaan, kuinka csv-tiedostossa olevat tiedot voi tuoda Outlookiin.

  • Avaa FILE (TIEDOSTO).

  • Avaa Open & Export (Avaa ja vie).
  • Napsauta Import/Export (Tuo/Vie).

  • Valitse Import from another program or file (Tuo toisesta ohjelmasta tai tiedostosta).
  • Napsauta Next (Seuraava).

  • Valitse Comma Separated Values (Pilkuin erotetut arvot).
  • Napsauta Next (Seuraava).

  • Etsi tiedosto koneeltasi napsauttamalla Browse (Selaa).

  • Valitse aiemmin tallennettu tiedosto.
  • Napsauta Open (Avaa).

  • Tiedosto on tekstikentässä (1).
  • Päätä sallitko mahdollisten kaksoiskappaleiden syntymisen (2). Turvallisin tapa on sallia kaksoiskappaleet ja poistaa ne myöhemmin Outlookissa.
  • Napsauta Next (Seuraava).

  • Valitse kansio, johon yhteystiedot tallennetaan. Esimerkissä on Contacts-kansion alle etukäteen luotu TESTI 3-niminen kansio, johon tiedot tuodaan. Outlookissa yhteystietoja voi olla useassa kansiossa. Käyttötarkoitus ja oma työskentelytapa ratkaisee, mikä on sopivin tapa järjestellä omat yhteystiedot. Yksinkertaisinta on tallentaa kaikki tiedot Contacts-kansioon.

  • Laita rasti valintaruutuun.

  • Kun csv-tiedosto on valittu (1), oikeassa reunassa oleva Map Custom Fields (Määritä käyttäjän kentät) -valinta muuttuu aktiiviseksi (2).
  • Napsauta Map Custom Fields (Määritä käyttäjän kentät). Tämän kohdan voi ohittaa, mutta on suositeltavaa tarkistaa tiedot vielä tässä vaiheessa.

  • Vasemmalla (1) näkyy csv-tiedoston sisältämät tiedot.
  • Oikealla (2) näkyy Outlookin käyttämät eri tietokenttien nimet.
  • Raahaa csv-tiedoston arvo oikeaan kenttään oikeassa paneelissa.

  • Vasemman paneelin viimeinen arvo (Business: ) on yhdistetty oikean paneelin Business Phone -kentän arvoksi.
    • HUOM: Tässä vaiheessa voi vielä keskeyttää ja muokata alkuperäistä csv-tiedostoa, jos kentät ja arvot poikkeavat liikaa.
  • Napsauta OK, kun kaikki arvot on käsitelty samalla tavalla.

  • Napsauta Finish (Valmis).

  • Esimerkkitapauksessa tiedoista on syntynyt kaksoiskappaleet.

  • Voit poistaa ylimääräiset tiedot napsauttamalla nimeä hiiren kaakospainikkeella ja valitsemalla Delete (Poista).
     

B. Yhteystiedon tuominen pst-tiedostosta

Voit tehdä myös yhteystietojen siirtäminen kahden Outlook-tilin välillä pst-tiedostoa käyttämällä. Siirtäminen on pitkälti samanlaista kuin siirtäminen csv-tiedostojen avulla.
Lue lisää Outlookin varmuuskopioinnista.

  • Avaa FILE (TIEDOSTO).

  • Avaa Open & Export (Avaa ja vie).
  • Napsauta Import/Export (Tuo/Vie).

  • Valitse Import from another program or file (Tuo toisesta ohjelmasta tai tiedostosta).
  • Napsauta Next (Seuraava).

  • Valitse Outlook Data File (.pst) (Outlookin datatiedosto (.pst)).
  • Napsauta Next (Seuraava).

  • Etsi aiemmin tallennettu tiedosto. Napsauta Browse (Selaa).

  • Valitse tiedosto.
  • Napsauta Open (Avaa).
     

  • Valitse miten mahdollisia kaksoiskappaleita käsitellään. Allow duplicates to be created (Salli päällekkäisten kohteiden luominen) sallii kaksoiskappaleiden muodostamisen. Kaksoiskappaleet voi poistaa myöhemmin, joten valinta on turvallisin. Muita vaihtoehtoja käytettäessä poistamisesta aiheutuvaa lisätyötä ei tule.

  • Valitse mistä kansiosta tiedot tuodaan (1).
  • Include subfolders (Etsi myös alikansioista) -valinta (2) varmistaa, että mahdollisissa alikansioissa olevat tiedot siirtyvät
  • Valitse kohdekansio, johon tiedot siirtyvät (3).
  • Jos Outlookiin on tehty useita tilejä, alasvetovalikosta (4) voi valita, mille niistä tiedot tuodaan.
  • Napsauta Finish (Valmis), kun asetukset ovat kunnossa.

  • Tiedot on siirretty. Osasta yhteystietoja on syntynyt kaksoiskappaleita.

  • Kaksoiskappaleet voi poistaa napsauttamalla hiiiren kakkosnäppäimellä ja valitsemalla Delete (Poista).

Yhteystiedon muokkaaminen

Yhteystietoja pääsee muokkaamaan View Source (Näytä lähde) -linkistä ikkunnan oikeasta reunasta.