Skype for Business: Parhaat käytännöt

Skype for Business (entinen Lync) on osa Microsoftin Office 365 -palvelua. Se mahdollistaa tavoitettavuustiedot (status), pikaviestintä- ja online-kokoustoiminnot sekä ääni- ja videopuhelut. Skypeä voi käyttää niin työpöydän ääressä kuin mobiilisti liikkeellä ollessakin. Eri mobiililaitteille on omat sovellukset (mm. tabletit ja puhelimet, löydät niistä lisätietoa laitteen omasta sovelluskaupasta).

Asenna ensin Office-paketti

Parhaimman hyödyn palvelusta saat, kun asennat ensin koneellesi Microsoft Office -paketin. Yliopiston ylläpidossa oleville koneille saat tilattua sen Software Portalin (Ohjelmistoportaali) kautta, kotikoneille ohjelman voit asentaa kotikäyttölisenssin turvin.

Skype for Business ei valitettavasti ole saatavilla Unix ja Linux -järjestelmille (lisätietoja Microsoftin sivuilla).

Tietoturva

Muista tietoturva, kun työskentelet Skypen välityksellä. Skype on osa Microsoftin ohjelmapakettia, ja siihen pätee samat säännöt ja ohjeet kuin esimerkiksi sähköpostiin. Flammassa on esimerkkejä erityyppisistä usein käsiteltävistä tiedoista ja suositeltavat käsittelytavat niille.

Katso kirjautumisohjeet eri laitteille

Tabs

Pikaohje

Nopeasti alkuun

Tulostettava pikaohje:

Skypen peruskäyttö on helppoa ja toiminta intuitiivista. Yleisimmät käyttötavat lienevät pikaviestin lähettäminen ja videoneuvottelu. Näin pääset alkuun:

  • Kirjoita nimen alkua kenttään (1). Skype täydentää listaa ja ehdottaa sopivia henkilöitä. Kuvassa Anu Pöyry on tavoitettavissa ja lisäksi hänen kanssaan on mahdollista käydä videoneuvotteluja (2).
  • Pikaviestin voit lähettää valitsemalla hiiren kakkospainikkeella Send an IM (Lähetä pikaviesti). Videopuhelun voi aloittaa valitsemalla Start a Video Call (Aloita videopuhelu).

  • Kirjoita viesti avautuvaan viesti-ikkunaan ja paina Enter.

  • Vastaanottaja saa ilmoituksen tulevasta viestistä ja voi hyväksyä sen napsauttamalla Accept (Hyväksy) tai hylätä napsauttamalla Ignore (Ohita).

Tarkka ohje

Skype on joustava tapa kommunikoida työtovereiden kanssa. Tässä luettelossa on muutama tyypillinen käyttötapaus ja ehdotus toimintatavaksi.

Haluatko kysyä pikaisesti neuvoa kollegalta?

Haluatko neuvotella etukäteen esityksen yksityiskohdasta?

Haluatko järjestää verkkokokouksen, jakaa materiaalia ja tehdä kyselyitä kokouksessa?

Skypen asetukset

Skypen kieliasetukset tulevat Office-paketin yleisistä kieliasetuksista. Voit vaihtaa kielen esimerkiksi Outlookin Backstage-näkymässä.

  • Muihin asetuksiin pääset valikosta Tools > Options (Työkalut > Asetukset).

  • Vasemmassa alareunassa olevasta monitorin ja kaiuttimen kuvasta pääset nopeasti muokkaamaan video- ja ääniasetuksia.

Oheislaitteet (kotikäyttäjille)

Nämä neuvot on tarkoitettu kotikäyttäjille omien laitteiden hankintaa helpottamaan. Yliopiston koneille oheislaitteet hankitaan normaaleja hankintakanavia pitkin. Kysy lisää Helpdeskistä tai lähituelta.

Useimmat PC- ja Mac-yhteensopivat nettikamerat ja kuulokkeet toimivat Skypessä. Jos omasi eivät toimi, voit selvittää ongelmia näiden Microsoftin ohjesivun neuvojen avulla:

Nettikameroiden määrittäminen
Kuulokkeiden määrittäminen

Seuraava lista on tarkoitettu helpottamaan kotikäyttäjiä oheislaitteiden hankinnassa. Lista ei ole täydellinen, vaan siihen on koottu käytännössä hyvin toimiviksi todettuja laitteita. Laitteiden valmistajien sivuilta saa lisätietoja eri laitteiden ominaisuuksista ja niiden yhteensopivuudesta.

  • Kamerat
    Suositeltavin: Logitech C525, kääntyvä kamerapää
    Microsoft LifeCam HD-3000
    Logitech C270
    Microsoft LifeCam Cinema HD
     
  • Kuulokkeet
    Suositeltavimmat: Sennheiser PC8 USB luurit, paljon säätövaraa ja  Asus HS-W1, langattomat, paljon säätövaraa
    Microsoft LifeChat LX-6000 Business, säilytyspussi
    Logitech for Business H650e, säilytyspussi
     
  • Kokousmikrofonit
    Logitech P710e
    Jabra Speak 510 MS

Skypen käyttöliittymä

Skype for Business toimii pääpiirteittäin Lyncin tavoin. Muutokset ovat lähinnä kosmeettisia. Jos olet aiemmin käyttänyt Lynciä, Skypen käyttöönotto on vaivatonta. Kirjautumisen jälkeen avautuu Skypen pääikkuna:

  • File, Meet Now, Tools ja Help (Tiedosto, Pikakokous, Työkalut, Ohje) -valikoihin pääset joko yläreunan valikkoriviltä tai rataskuvakkeesta (1). Voit avata valikot myös pikanäppäimillä alt + F, M, T ja H (alt + T, i, ö ja h).
  • Voit vaihtaa profiilikuvasi, muuttaa saavutettavuustietoasi ja sallia muiden nähdä sijaintitietosi (2). Saavutettavuustieto päivittyy automaattisesti Outlookin kalenterista, mutta voit halutessasi itse muuttaa sitä.
  • Voit vaihtaa näkyviin yhteystietoluettolon, keskusteluluettelon tai kuluvan päivän kalenterimerkinnät (3).
  • Yhteystietoja voit hakea kohdasta (4).
  • Voit vaihtaa tapaa, jolla yhteyshenkilöt näytetään.
    • GROUPS (RYHMÄT) järjestää henkilöt ryhmäjäsenyyksien mukaan.
    • STATUS (TILA) näyttää listan ylimpänä henkilöt, joiden tavoitettavuustieto on ONLINE (ONLINE).
    • RELATIONSHIPS (TIETOTURVATASOT) järjestää listan tietosuojatason mukaan.
    • NEW (UUSI) näyttää henkilöt, jotka ovat lisänneet sinut omaan yhteystietoluetteloonsa (5).
  • Yhteyshenkilöt näkyvät kohdassa (6). Esitystapa riippuu kohdan (5) valinnoista.
  • Ääni- ja videolaitteiden asetukset ovat vasemmassa alanurkassa (7).

Kokouksen suunnittelu

Mieti etukäteen:

  • ketkä saavat jakaa materiaalia, ketkä vain seuraavat esityksiä
  • millaista materiaali jaetaan, laitetaanko jotain etukäteen palvelimelle
  • tehdäänkö OneNote-muistiinpanoja, ketkä saavat editoida niitä
  • ketkä pääsevät suoraan kokoukseen, ketkä odottavat aulassa
  • käytetäänkö videota ja ääntä, mykistetäänkö ne oletuksena
  • nauhoitetaanko kokous (videon jälkikäsittely on hidasta)
  • tallennusten tietoturva

Ohjelman perusasetukset ovat sopivat, kun järjestät pienen kokouksen oman ryhmän tai lähipiirin kanssa. Kaikki kutsutut voivat liittyä kokoukseen suoraan ja jokaisella on esittäjän oikeudet.

Jos järjestät ison kokouksen, kokoukseen osallistuu ulkopuolisia henkilöitä tai käsittelet luottamuksellisia asioita, kannattaa jo kokousta suunnitellessa rajoittaa osallistujien oikeuksia. Voit esimerkiksi mykistää muiden mikrofonit ja estää webkameroiden käyttämisen. On myös mahdollista estää chat-ikkunan käyttö ja käyttää sen sijaan Skypen jäsennellympää Q & A (kysymysten hallinta) -ominaisuutta. Ison kokouksen sujumista voi helpottaa antamalla muutamalle avustajalle Esittäjä-oikeudet. He voivat huolehtia kysymyksiin vastaamisesta ja sinä itse voit keskittyä oman esityksesi pitämiseen.

Kokouksen osallistujien ehdoton yläraja on 250 henkiloä, mutta jo 10-15 henkilöä ylittävien kokousten hallitseminen voi olla haastavaa, varsinkin jos kaikilla on Esittäjä-oikeudet.

Osallistujien roolit

  • Presenter - Esittäjä
  • Attendee - Osallistuja

Verkkokokouksen kutsuminen

Voit kutsua ihmisiä verkkokokoukseen esimerkiksi lähettämällä heille sähköpostissa kutsun etukäteen. Voit myös yksinkertaisesti aloittaa kokouksen itse ja kutsua lisää osallistujia jo käynnissä olevaan kokoukseen.

Tässä neuvotaan kuinka luot Skype-tapaamisen alusta alkaen.

  • Avaa Outlookin kalenteri.
  • Napsauta New Skype Meeting(Uusi Skype-kokous) -painiketta.

    Mikäli kuvake ei näy, katso näitä ohjeita >>
     

  • Täytä kokouskutsuun ajankohta, valitse osallistujat ja lisää muut tiedot (1). Jo tässä vaiheessa kannattaa tehdä muutamia säätöjä, jotta itse kokous sujuu joustavammin ja voit keskittyä asiasisältöön.
  • Tekstikentässä (2) on linkki Skype-tapaamiseen. Älä poista tätä kohtaa viestistä, sillä tästä linkistä osallistujat pääsevät osallistumaan tapaamiseen. Lisäksi voit liittää vapaamuotoisen kutsun tai esityslistan tähän linkkiin.
  • Napsauttamalla Meeting options (Kokousasetukset) (3) -painiketta, avautuu ikkuna, johon voit itse määritellä tarkemmin kokouksen asetuksia. Niistä on kerrottu myöhemmin lisää >>
  • Meeting Notes (Kokousmuistiinpanot) (4) kohdasta saat liitettyä tapaamiseen liittyvän OneNote -muistikirjan. Lue lisää alempaa >>
  • Kun kaikki on säädetty kohdalleen, voit lähettää kutsun.

Katso lisää tietoa Outlook 2013 kalenteri-ohjeista.

Kokouksen asetukset

Voit määritellä seuraavia asioita Skype-kokoukseen osallistujille jo kun lähetät kutsun heille:

  • Aula
    Pääsevätkö kutsutut suoraan kokoustilaan, vai odottelevatko ns. virtuaalisessa odotusaulassa. Asetuksia voit määritellä myös eri osallistujatyypeille (esim. esittäjät pääsevät jo ennen kokouksen alkua sisään)
  • Kuka on esittäjä
    Voit valita itsesi lisäksi muitakin esittäjiä (Choose presenters). Kaikilla esittäjillä on kokouksen täydet oikeudet ja he voivat jakaa sisältöä, tallentaa kokouksen, muuttaa kokousasetuksia, vaimentaa henkilöitä ja niin edelleen.
  • Rajoitukset
    Voit rajoittaa myös
    • pikakeskustelun käyttöä (Disable IM)
    • ääniä, eli kaikki sisääntulevien mikrofonit asetetaan automaattisesti mykistettynä (Mute all attendees)
    • videokuvaa, eli voivatko osallistujat laittaa videokuvansa päälle (Block attendees' video. Presenter can share audio and video)
  • Voit tallentaa haluamasi asetukset, niin että ne ovat joka kerralla samat (luonnollisesti jokaisen kutsun asetuksia voit muokata vielä erikseen)

Kokouksen muistiinpanot

Meeting Notes (Kokousmuistiinpanot) -kohdasta saat lisättyä linkin tapaamiseen liittyvään OneNote-muistikirjaan. Huomioi, että OneNote on käynnistettävä ainakin kerran ennen kuin tämä linkki toimii. OneNote on osa Office 2013 -pakettia. Voit joko tehdä henkilökohtaisia muistiinpanoja tai jaetut kokousmuistiinpanot. Yllä olevassa esimerkkikutsussa on jaettu kokousmuistiinpanot.

  • OneNote tallentaa muistikirjat Office 365 -pilvipalveluun OneDriveen.
  • Seuraavassa kuvassa on esimerkki ylläolevan kutsun palaverimuistiinpanoista. Ohjelma lisää automaattisesti ajan, osallistujat ja mahdolliset liitetiedostot palaverimuistioon.

Pikaviesti

Pikaviesti on nopein tapa tavoittaa työtoveri ja sopii hyvin, kun haluat nopeasti tarkistaa jonkin yksityiskohdan työtoveriltasi.

  • Varmista ensin, että henkilö on tavoitettavissa ja voi osallistua. Vihreä tilaindikaattori kuvan vieressä osoittaa, että tavoittelemasi henkilö on paikalla ja vapaa. Tässä esimerkissä Raimo Keski-Vääntö on ainoa vapaa henkilö.

  • Voit lähettää pikaviestin napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella henkilön yhteystietoa ja valitsemalla Send an IM (Lähetä pikaviesti). Voit lähettää pikaviestin myös viemällä hiiren osoittimen yhteyshenkilön kuvan päälle ja napsauttamalla pikaviesti-ikonia avautuvassa valikossa.

  • Vastaanottaja saa ilmoituksen saapuvasta viestistä ja voi joko hyväksyä pyynnön napsauttamalla ilmoituksen yläosaa tai hylätä pyynnön napsauttamalla Ignore (Ohita).

  • Ilmoitus häviää näytöltä hetken kuluttua, mutta keskusteluikkuna aukeaa taustalle. Saat avattua keskustelun alapalkin Skype-kuvakkeesta napsauttamalla.

Status eli tavoitettavuustieto

Office 365:ssä voit nähdä helposti onko kollega (tai muu Office 365 -käyttäjä) tavoitettavissa:

  • Available (Käytettävissä)
  • Busy (Varattu) tai vaikka hetkellisesti poissa koneen äärestä
  • Be right back, Appear away (Palaan pian, Näy poistuneena).
  • Voit itse vaihtaa statusta tarpeen mukaan. Tila voi myös muuttua automaattisesti, kun osallistut kokoukseen tai olet tietyn ajan poissa koneeltasi.

Kalenterimerkinnät (esim. kokous) muuttavat saatavuustilaa tapahtumaan syötettyjen tietojen mukaan. Voit muuttaa asetusta halutessasi Tools (Asetukset) > Personal (Henkilökohtainen) -välilehdeltä.

Kun et käytä konetta vähään aikaan (oletuksena 5 minuuttia), vaihtuu tilaksi Away (Passiivinen). Voit muuttaa itse ajan Skype-asetuksista Tools (Asetukset) > Status (Tila).

Relationships (Tietoturvatasot)

Voit määritellä Skype-kontakteillesi erilaiset tietoturvatasot. Taso määrää sen mitä tietoja sinun profiilistasi jaetaan ja näytetäänkö esim. puhelinnumerosi ja läsnälolotiedot.

Saat määriteltyä kontaktille tietyn tason napsauttamalla henkilön kuvaketta hiiren kakkosnäppäimellä ja vallitsemalla listasta Change Privacy Relationship (Muuta tietosuojatasoa). Avautuu seuraava lista. Oletustasoksi on valittu Colleagues (TYÖTOVERIT).

Videokokous

  • Jos koneellasi on webkamera ja se on toiminnassa, voit aloittaa videopuhelun viemällä hiiren osoittimen yhteyshenkilön kuvan päälle ja napsauttamalla videopuhelu-ikonia avautuvassa valikossa. Voit aloittaa videopuhelun myös napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella henkilön yhteystietoa ja valitsemalla Start a Video Call (Aloita videopuhelu).


     

  • Voi aloittaa videoneuvottelun myös ollessasi jo pikaviestiyhteydessä. Napsauta kameran kuvaa ja valitse Start my Video (Aloita oma video).

Osallistujien lisääminen käynnissä olevaan kokoukseen

Voit kutsua kokoukseen lisää osallistujia seuraavasti:

  • Napsauta Lisää-painiketta kokousikkunan oikeassa yläreunassa.

  • Kirjoita kutsuttavan henkilön nimen alkua hakukenttään. Skype näyttää listaa sopivista ehdokkaista.

  • Napsauta oikean henkilön nimeä ja valitse OK.

Vuorovaikutus kokouksessa

Keskusteluikkuna

Oletusarvoisesti kaikilla osallistujilla on mahdollisuus esittää kysymyksiä ja kommentoida kokouksen sisältöä keskusteluikkunassa. Kokouksen kutsuja voi estää keskusteluikkunan käyttämisen kutsua tehdessä tai myöhemmin kokouksen käynnissä ollessa. Kun kokous on alkanut, esityksen pitäjä voi muuttaa muiden osallistujien oikeuksia seuraavasti:

  • Napsauta ikkunan vasemmassa yläreunassa olevaa Participants (Osallistujaa) -kuvaa.

  • Osallistujalista aukeaa. Listan alaosassa olevista painikkeista on mahdollista kutsua lisää osallistujia tai vaikuttaa kokouksessa jo olevien oikeuksiin.
  • Napsauta Participants Actions (Osallistujan toiminnot).

  • Avautuvasta ikkunasta voit estää tai sallia esimerkiksi keskusteluikkunan käytön kaikilta. Napsauta No Meeting IM (Ei kokouksen pikaviestejä).

  • Osallistujat saavat ilmoituksen rajoituksesta ja heidän keskustelualueensa muuttuu harmaaksi.

  • Voit poistaa rajoituksen avaamalla hallintaikkunan uudelleen ja valitsemalla Allow Meeting IM (Salli kokouksen pikaviestit).

Q&A

  • Avaa Present > More (Esitä > Lisää).

  • Valitse Q & A (Kysymysosio).

  • Keskusteluikkuna sulkeutuu automaattisesti. Osallistujat voivat esittää kysymyksiä kokouksen pitäjälle. Osallistuja-oikeuksilla olevat eivät näe toistensa tekemiä kysymyksiä ennen kuin joku Esittäjä-oikeuksilla oleva on vastannut. Tämä vaihtoehto sopii suuriin kokouksiin, joissa yksi esittäjä voi näyttää kokouksen varsinaista sisältöä ja joku toinen esittäjä vastata kysymyksiin.

  • Jos esityksen pitäjä ei jaa muuta sisältöä, osallistujat näkevät kysymysikkunan ja voivat kirjoittaa kysymyksiä tekstialueelle (1).
  • Jos muutakin sisältöä on jaossa, ikkunan alareunassa olevista välilehdistä (2) ja (3) voi vaihtaa kysymysosion ja muun esityksen välillä.

Kun olet esittäjä:

  • Näet kysymykset ja voit vastata niihin napsauttamalla Answer (Vastaa).

Kun vastaat esittäjänä kysymyksiin:

  • Kirjoita vastaus ja paina ENTER. Voit valita haluatko nähdä kaikki kysymykset vai vain vastaamattomat napsauttamalla ALL (KAIKKI) tai UNANSWERED (VASTAAMATTOMAT).

Kun olet esittäjä ja haluat palata esitystilaan

  • Napsauta Stop Q & A (Lopeta kysymysistunto).
  • Voit tallentaa Q & A -osion tapahtumat napsauttamalla Save as (Tallenna nimellä). Kysymykset ja vastaukset tallentuvat tekstimuodossa (.txt). Tiedostoon tallentuu kysymysten ja vastausten lisäksi tapahtumien kellonajat sekä osallistujien ja esittäjien nimet.

Kysely

Voit tehdä milloin tahansa kesken kokouksen kyselyitä. Kuitenkin vain yksi kysely kerrallaan voi olla aktiivinen, joten yleensä kannattaa esityksen sisältö ja kyselyt suunnitella etukäteen ennen kokousta. Voit tehdä tämän myös kutsun lähettämisen yhteydessä tai milloin tahansa ennen kokousta. Seuraavassa esitetään yksi tapa järjestää kysely.

Tee kokouskutsu tavalliseen tapaan Outlookissa.

  • Napsauta Join Skype Meeting (Liity Skype-kokoukseen).

  • Kirjaudu kokoukseen.
  • Avaa Present > More ( Esitä > Lisää).

  • Valitse Poll (Kysely).

  • Anna kyselylle nimi, kirjoita kysymys ja kirjoita vastausvaihtoehdot.
  • Napsauta Create (Luo).

  • Lähetä kutsu napsauttamalla Send (Lähetä). Valmistelut on nyt tehty.

  • Jos haluat lisätä kokoukseen myöhemmin muuta jaettavaa materiaalia, voit avata kokouksen kalenterin linkistä ja tehdä lisää kyselyitä tai lisätä liitteitä.
  • Kun haluat kokouksessa esittää kysymykset, avaa Present > Manage Presentable Content (Esitä > Hallitse esitettävää sisältöä).

  • Esimerkissä excel-taulukko Testi1.xslx on jaettu (NOW SHOWING) (NÄYTETÄÄN PARHAILLAAN) (1).
  • Kokouskutsussa laatimasi kyselyt näkyvät listassa excel-taulukon alla. Voit vaihtaa minkä tahansa niistä taulukon tilalle napsauttamalla Present Now (Esitä nyt) (2).

  • Kysely näkyy osallistujille seuraavasti:

  • Esittäjä-statuksella oleville näkymä on erilainen ja päivittyy reaaliaikaisesti, kun osallistujat vastaavat.

  • Poll Actions (Kyselyn toiminnot) -valikosta voi sulkea kyselyn, näyttää tulokset osallistujille tai suorittaa muita toimenpiteitä.

Tietojen esittäminen

Esittäjä voi jakaa yksittäisen ohjelman tai tiedoston tai koko työpöytänäkymän. Riippuen siitä, kuinka paljon erilaista esitettävää on, kannattaa valita jakaako koko näytön vai pelkästään ohjelman. Huomioi, että esim. jokainen yksittäinen Excel-tiedosto pitää jakaa erikseen näkyviin.

  • Voit tarvittaessa tarkistaa mitä muut näkevät valitsemalla Present > Show Stage (Esitä > Näytä näyttämö). Huomioi, että valinta tulee näkyviin valikossa vasta kun jaat jotain. Punertava pallo Present-kuvakkeessa kertoo, että jotain näytetään parhaillaan.

Erilaiset esitysmahdollisuudet

Työpöydän jakaminen

Työpöydän jakaminen on helpoin tapa jakaa omalla tietokoneella olevaa tietoa muiden kokoukseen osallistuvien nähtäväksi. Työpöydän jakaminen voi olla kätevä vaihtoehto etenkin, jos haluat esittää tietoa useasta eri ohjelmasta. Huomaa kuitenkin, että muut näkevät silloin kaiken työpöydällä olevan, esimerkiksi avoimen sähköpostin sisällön. Järjestä työpöytäsi ennen kokouksen aloittamista ja sulje turhat ohjelmat. Jos et halua, että muut voivat nähdä koko työpöytäsi sisällön, jaa työpöydän sijasta yksittäinen ohjelma.

Voit jakaa työpöytäsi muiden nähtäväksi seuraavasti:

  • Napsauta monitorin kuvaa.

  • Valitse Present Desktop (Esitä työpöytä).

  • Jos käytössäsi on useita näyttöjä tai näytön lisäksi projektori, Skype kysyy minkä näytön haluat jakaa. Esimerkissä valitaan päänäyttö (Primary Monitor (Ensisijainen näyttö)). Kun olet valinnut näytön, napsauta Present (Esitä).

  • Vahvista valinta napsauttamalla OK (OK).

  • Voit lopettaa työpöydän jakamisen napsauttamalla Stop Presenting (Lopeta esitys).

Ohjelman jakaminen

Jos jaat mieluummin yksittäisen ohjelman kuin koko työpöydän, toimi seuraavasti:

  • Napsauta monitorin kuvaa.
  • Valitse Present Programs (Esitä ohjelmat).

  • Valitse ohjelma, jonka haluat jakaa (1).
  • Napsauta Present (Esitä) (2).

  • Napsauta OK (OK).

  • Työpöydälläsi jaettavan ohjelman ikkunan ympärille ilmestyy keltainen kehys ja teksti Now Presenting (Esitetään).

  • Lopeta jakaminen napsauttamalla Stop Presenting (Lopeta esitys).

PowerPoint-esityksen jakaminen

Voit jakaa PowerPoint-esityksen kokouksen aikana kuten edellä on kuvattu. Kuitenkin voi olla hyödyllistä siirtää tiedosto palvelimelle ennen kokouksen alkamista. Toimi silloin näin:

  • Avaa kokoustila esim. Outlook-kokouskutsusta.
  • Avaa Present > PresentPower Point Files (Esitä > Esitä PowerPoint-tiedostoja).

  • Etsi tiedosto koneeltasi ja napsauta Open ().

  • Skype näyttää ilmoituksen PowerPointin lataamisesta ja avaa sen.

Voit sulkea Skypen. Tiedosto on siirretty palvelimelle ja on valmiina, kun haluat käyttää sitä.

  • Kun aloitat kokouksen ja haluat esittää edellä lataamasi PowerPoint-esityksen, napsauta Present > Manage Presentable Content (Esitä > Hallitse esitettävää sisältöä).

  • Valitse esitys ja napsauta Present Now (Esitä nyt).

  • Sulje valintaikkuna napsauttamalla Close (Sulje).

  • Esitys alkaa.
  • Kohdasta THUMBNAILS (PIKKUKUVAT) (1) Voit valita näkyvätkö pienet esikatselukuvat (3).
  • Kohdasta NOTES (MUISTIINPANOT) (2) voit valita näkyvätkö tekemäsi muistiinpanot.
  • Kynän kuvaa(4) napsauttamalla saat näkyviin kommenttityökalut.

  • Sinun lisäksesi kaikki muut Esittäjä-oikeuksilla olevat voivat käyttää kommenttityökaluja. He voivat myös itsenäisesti siirtyä diasta toiseen häiritsemättä esitystä. Muut Esittäjät voivat joko palata esittäjän näkymään tai ottaa esityksen haltuunsa ja siirtyä itse pitämään esitystä. Tällöin kokous siirtyy automaattisesti siihen näkymään, missä uusi esittäjä on.
  • Alla olevassa esimerkissä yksi esittäjä-oikeuksilla oleva osallistuja katselee dioja omaan tahtiinsa. Skype ilmoittaa asiasta kohdassa (1) Privately viewing: (Yksityinen katsominen). Takaisin muiden näkemään esitykseen voi palata napsauttamalla Return to Presenter's View (Palaa esittäjän näkymään) (2). Esityksen voi ottaa hallintaan napsauttamalla Take Over as Presenter (Siirry esittäjäksi) (3). Muiden osallistujien näyttö siirtyy samaan diaan, jossa uusi esittäjä on.

  • Kommenttityökalut saa avattua oikean ylänurkan kynä-ikonista.

  • Pöyry, Anu K käyttää laserosoitinta. Osallistujat näkevät kommentoijan nimen laserpisteen vieressä.

Keskusteluhistoria

Käydyt keskustelut tallennetaan Outlook 2013:sta Conversation history (Keskusteluhistoria) -kansioon. Sieltä voit käydä katsomassa aikaisempia keskusteluja.

Skypestä keskusteluhistoria löytyy Conversations (Keskustelut) -välilehdeltä.

Kokouksen tallentaminen

Muista tietoturva, kun työskentelet Skypen välityksellä. Skype on osa Microsoftin ohjelmapakettia, ja siihen pätee samat säännöt ja ohjeet kuin esimerkiksi sähköpostiin. Flammassa on esimerkkejä erityyppisistä usein käsiteltävistä tiedoista ja suositeltavat käsittelytavat niille.

  • Kuka tahansa kokoukseen Presenter (Esittäjä) -oikeuksilla osallistuva voi aloittaa nauhoituksen. Tässä esimerkissä Pitkänen, K Juhani on kokouksen järjestäjä. Raimo Keski-Vääntö on kutsuttu osallistuja, jolla on Presenter (Esittäjä) -oikeudet. Kun Raimo käynnistää omalta koneeltaan nauhoituksen, muut osallistujat saavat omalle näytölleen ilmoituksen Recording has started (Tallentaminen on alkanut) (1). Viemällä osoittimen nauhoitusmerkin päälle saa näkyviin nauhoittajan nimen (2).

  • Nauhoituksen lopettamisesta tulee ilmoitus All recordings have stopped (Kaikki tallentamiset on pysäytetty).

Tallentamisen aloittaminen

Voit käynnistää nauhoituksen seuraavasti:

  • Avaa More Options (Lisää vaihtoehtoja) -valikko.
  • Napsauta Start Recording (Aloita tallentamien).

Tallentamisen lopettaminen

  • Avaa More Options (Lisää vaihtoehtoja) -valikko.
  • Napsauta Stop Recording (Lopeta tallentaminen).

  • Näytön alareunassa näkyy ilmoitus nauhoituksen päättymisestä.

  • Napsauttamalla huomautusta aukeaa nauhoitusten tilaikkuna. Location (Sijainti) -kohdasta näet minne nauhoitus on tallennettu. Nauhoituksen käsittely voi kestää huomattavan kauan. Myös pelkkiä PowerPoint-kalvoja sisältävän esityksen käsittely voi olla hidasta, etenkin jos kalvoissa on käytetty animaatioita tai siirtymäefektejä. Varaa riittävästi aikaa. Video muunnetaan mp4-muotoon omalla koneellasi. Kannettavia koneita käyttävien kannattaa tarkistaa akun varaustila ja yleiset virransäästöasetukset. Jos irrotat koneen sähköverkosta tai suljet koneen kannen kesken konvertoinnin, video voi korruptoitua.

Ongelmatilanteita

Eikö New Skype Meeting -kuvake näy?

Napsauta Outlookissa File (TIEDOSTO) ja valitse Manage COM Add-Ins (COM-apuohjelmien hallinta). Mikäli Skype add-in löytyy tästä listasta, Outlook on automaattisesti kytkenyt lisäosan pois päältä. Napsauta Skype Add-inin kohdalla Always enable this add-in (Ota tämä apuohjelma aina käyttöön).

Mikäli ensimmäinen vaihe ei riitä (Skype Add-in ei löydy listalta), toimi seuraavasti:

  • Avaa File (Tiedosto) > Options (Asetukset) > Add-ins (Apuohjelmat)
  • Jos lisäosa Skype Meeting Add-in for Microsoft Office 2013 on kohdassa Disabled Application Add-ins (Käytöstä poistetut sovellusapuohjelmat), niin valitse Manage (Hallitse) -alasvetovalikosta COM Add-ins (Käytöstä poistetut kohteet) ja paina Go (Siirry).
  • Laita ruksi ruutuun Skype Meeting Add-in for Microsoft Office 2013 (UCAddin.dll) ja napsauta OK.
  • Jos seuraavassa Outlookin käynnistyksessä tulee yläreunaan keltainen huomiopalkki, jossa virheilmoitus Problem in Add-in (Apuohjelmassa virhe), niin toimi kuten yllä neuvottu.

Eikö ääni tai video toimi?

  • Napsauta vasemmassa alareunassa olevaa monitorin kuvaa. Yleensä valinta Your computer's default setup (Tietokoneen oletusmääritykset) toimii.

  • Jos ääni- tai videoyhteydessä on jotain vikaa, pääset säätämään asetuksia valitsemalla Audio Device Settings (Äänilaiteasetukset). Se avaa tietokoneen hallintapaneelin, josta voit säätää ominaisuuksia tarkasti.

Ohjeita osallistujalle

Kokoukseen liittyminen

  • Voit liittyä kokoukseen mukaan sähköpostin kalenterikutsussa olevasta linkistä.

  • Jos Skype for Business on käynnissä, voit liittyä kokoukseen myös Meetings (Kokoukset)- välilehdeltä (1). Kaksoisnapsautus avaa kokouksen suoraan, hiiren kakkospainikkeella napsauttamalla avautuu Join (Liity) -painike, jolla silläkin voi liittyä mukaan.

Kokouksesta poistuminen

  • Poistu kokouksesta napsauttamalla oikealla ylhäällä olevaa rastia.

  • Napsauta OK (OK). Muut osallistujat voivat jatkaa kokousta.

    • Jos lähdit kokouksesta vahingossa, voit liittyä takaisin napsauttamalla Rejoin (Liity uudelleen) Skypen ilmoituksessa (katso kuva) tai kalenterin linkistä.

  • HUOM: jos olet kokouksessa Presenter (Esittäjä) -oikeuksilla, More Options (Lisää vaihtoehtoja) -valikossa on vaihtoehto End Meeting (Lopeta kokous) aktiivisena.

  • End Meeting sulkee kokouksen. Kaikki osallistujat suljetaan ulos!
     

Linkkejä