Outlook 2013: Asetukset

Tabs

Tarkka ohje

Tässä ohjeessa kerrotaan kuinka voit muokata kaikille Outlookin osille yhteisiä ominaisuuksia, kuten kieliasetuksia ja valintanauhaa, ja Outlookin yksittäisten osien (postin, kalenterin jne.) toimintaa.

Backstage

Outlookin ulkoasua ja käyttäytymistä voi muokata ns. Backstage-näkymässä. Backstage-näkymästä kerrotaan lisää Microsoftin sivuilla (englanninkielinen video).

Backstage-näkymään pääset Tiedosto-välilehdeltä.

  • Napsauta FILE (TIEDOSTO).

     
  • Napsauta Options (Asetukset).

     
  • Vasemmasta palstasta voit valita mitä Outlookin ominaisuutta tai osaa haluat muokata (1). Oikeassa palstassa (2) voit muuttaa asetuksia.

Kielen vaihtaminen

Voit vaihtaa Outlookin valikoiden ja ohjeiden kielen. Kielen voi vaihtaa, jos haluttu kielipaketti on asennettu koneellesi. Keskitetyssä ylläpidossa oleville Windows-koneille on asennettu suomen, ruotsin ja englannin kielipaketit.

Asetuksiin vaikuttaa myös käyttöjärjestelmän kieliasetukset, täällä voit katsoa tarkemmin miten Windows-käyttöjärjestelmän kieliasetuksia voit muuttaa. Huomioi, että kieliasetukset voivat vaikuttaa myös muiden ohjelmien käyttäytymiseen.

 

  • Napsauta FILE (TIEDOSTO).

     
  • Avaa Options (Asetukset).

     
  • Avaa Language (Kieli) -ikkuna (1).
  • Valitse Display language (näyttökieli) (2) -listalta haluamasi kieli ja siirrä se nuolinäppäimillä (3) listan ensimmäiseksi.
  • Valitse samoin ohjeiden kieli (4) ja siirrä se nuolinäppäimillä (5) listan ensimmäiseksi.
  • Tallenna muutokset napsauttamalla OK (6).

    Isompi kuva >>

  • Sulje Office-ohjelmat ja käynnistä ne uudelleen.

     
  • Valikkotekstit ovat nyt vaihtuneet.

HUOM! Osa kieliasetuksista tulee koneen asetuksista

  • Vaikka Outlookin kieleksi on asetettu esimerkiksi englanti, voivat viikonpäivien ja kuukausien nimet näkyä jollain muulla kielellä. Nämä asetukset tulevat Windowsin alueellisista asetuksista. Tässä ohjeessa käytetään esimerkkinä kielen vaihtamista englanniksi, voit soveltaa sitä myös muille kielille.
    kalenteri

Jos tahdot, että viikonpäivät ja kuukaudet esitetään englanniksi, joudut tekemään seuraavat muutokset:

  • Avaa Start-valikko.
  • Avaa Control Panel (Ohjauspaneeli).

     
  • Valitse Region and Language (Alue ja kieli).
    Control panel
     
  • Avaa Formats (Muotoilut) -välilehti (1).
  • Muuta asetukset valikosta (2).
    Kieliasetuksia

HUOM: samalla muuttuu myös valuuttasymboli ja desimaalierotin. Korjaa ne oikeiksi.

  • Avaa Additional settings (Lisäasetukset).
    Kielten lisäasetuksia

 

  • Käy läpi kaikki välilehdet ja varmista, että valuuttasymboli, desimaalierotin ja muut kansallisesti vaihtuvat tiedot ovat oikein.
    Valuutta-asetukset
     
  • Napsauta OK.

Viestien tarkistussyklin muuttaminen

Outlookin oletusasetuksilla sähköpostin tarkastus tapahtuu automaattisesti 30 minuutin välein. Voit muuttaa saapuvien ja lähtevien kohteiden lähetys- ja vastaanottoasetuksia seuraavasti:

Avaa Outlookin Backstage-näkymä. Etsi Advanced (Lisäasetukset) (1)-ikkunasta Send and receive (Lähetä ja vastaanota) . Klikkaa Send/Receive... (Lähetä tai vastaanota...) (2).

Valitse yläreunasta tili, jonka asetuksia haluat muuttaa. Tässä esimerkissä käytetään oletuksena olevaa All accounts (kaikki tilit) -tiliä. Muita ryhmiä ei ole luotu, mutta voit tehdä niitä napsauttamalla New (Uusi).

Esimerkiksi viestien lähetystä ja noutamista voi muuttaa Schedule an automatic send/receive every (Ajoita automaattinen lähetys ja vastaanotto) -kohdasta säätämällä minuutteja nuolinäppäimillä tai kirjoittamalla numeroina haluttu minuuttimäärä.

Voit lisäksi lisätä ruksin ruutuun Perform automatic send/receive when exiting (Automaattinen lähetys ja vastaanotto poistuttaessa), jolloin odottavat viestit lähetetään ja noudetaan aina, kun kirjaudut ulos Outlookista.

Lopuksi paina Close (Sulje) ja asetukset tallentuvat.

Voit käyttää myös Lähetä ja vastaanota -pikanäppäintä (F9), joka tarkistaa sähköpostit heti riippumatta automaattisen päivityssyklin vaiheesta.

Pikatyökalurivi

Pikatyökalurivi on Office-ohjelmissa vasemmassa yläkulmassa oleva työkalurivi, joka on aina näkyvissä riippumatta siitä, mikä välilehti valintanauhassa on valittuna. Pikatyökaluriville voi itse lisätä komentoja, joiden haluaa olevan aina nopeasti käytettävissä.

Outlookin pikatyökalurivi

Pikatyökaluriville voi lisätä toimintoja seuraavasti:

  • Avaa alasvetovalikko työkalurivin oikeassa reunassa olevasta nuolesta.
    • Voi myös avata Backstage-ikkunan kuten edellä ja valita sieltä Quick Access Toolbar (Pikatyökalurivi) -näkymän.
  • Rivillä on jo kaksi kuvaketta (1).
  • Voit lisätä toimintoja valitsemalla niitä valikosta. Kohdasta (2) More Commands (Lisää komentoja) saat näkyviin lisää toimintoja.
    Pikatyökalurivin muokkaaminen
     
  • Avaa Choose commands from (Valitse komennot) -valikko.
  • Valitse All Commands (Kaikki komennot).
    Pikatyökalurivin kaikki työkalut
     
  • Valitse listalta haluttu toiminto (1). Esimerkissä lisätään pikatulostusmahdollisuus.
  • Valitse Quick Print (Pikatulostus).
  • Napsauta Add (Lisää) (2).
  • Toiminnon kuvake ilmestyy oikean puoleiseen palstaan (3).
  • Napsauta OK (4), kun olet lisännyt kaikki haluamasi toiminnot.
    • Toimintojen poistaminen pikatyökaluriviltä tapahtuu valitsemalla ne oikean puoleisesta palstasta ja napsauttamalla Remove (Poista).
      Toiminnon lisääminen työkaluriville
       
  • Uusi kuvake on lisätty pikatyökaluriville. Kuvake tulostaa työn alla olevan dokumentin oletusarvoilla oletustulostimelle.
    Uusi ikoni työkalurivillä

Microsoftin ohje >>

Valintanauha

Valintanauhalla eri tehtäviin liittyvät komennot on järjestetty omiin ryhmiin. Useimmiten järjestys on looginen ja sopiva. Joskus kuitenkin omaan työskentelytapaan sopisi muunlainen ryhmittely. Voit muokata valintanuhaa itsellesi sopivaksi.

  • Napsauta valintanauhaa hiiren kakkosnäppäimellä.
  • Valitse Customize the Ribbon (Mukauta valintanauhaa).
    Valintanauhan muokkaaminen
     
  • Napsauta New Tab (Uusi välilehti).
    Uuden välilehden lisääminen
     
  • Uusi välilehti näkyy oikeanpuoleisessa palstassa.
outlook2013_valintanauha_new_tab_2.jpg
  • Valitse uusi välilehti aktiiviseksi napsauttamalla sitä kerran.
  • Napsauta Rename (Nimeä uudelleen).
    Uuden valintanauhan nimeäminen
     
  • Anna välilehdelle nimi.
  • Napsauta OK.
    Valintanauhan nimeäminen
     
  • Valitse New Group (Uusi ryhmä) aktiiviseksi.
  • Napsauta Rename (Nimeä uudelleen).
    Ryhmän nimeäminen
     
  • Anna ryhmälle nimi.
  • Napsauta OK.
    UUsi nimi ryhmölle
     
  • Nimi näkyy välilehden alla (1).
  • Napsauta OK (2).
    Nimi hyväksytty

Voit lisätä samalle välilehdelle useita ryhmiä toistamalla edelliset vaiheet.

Nyt voi lisätä toimintoja uuteen ryhmään.

  • Avaa Choose commands from (Valitse komennot) -valikko.
  • Valitse All Commands (Kaikki komennot).
    Kaikki komennot -valikko
     
  • Valitse komento, jonka haluat lisätä valintanauhaan (1).
  • Valitse mihin kohtaan valintanauhassa lisäät komennon (2). Esimerkissä lisätään osoitekirja.
  • Napsauta Add (Lisää) (3).
    Osoitekirjan lisääminen valintanuhaan
     
  • Osoitekirja on lisätty valintanauhaan (1).
  • Napsauta OK (2).
    Osoitekirja on lisätty
     
  • Osoitekirja (3) on uudella välilehdellä (1) Tärkeimmät-ryhmässä (2).
    Uusi valintanauha lisäyksineen
     

Juhlapäivien lisääminen kalenteriin

  • Napsauta FILE (TIEDOSTO).
    Outlook 2013 - kalenterin asetusten muuttaminen
     
  • Napsauta Options (Asetukset).
    Outlookin kalenterin asetuksia
     
  • Napsauta Calendar (Kalenteri).
  • Napsauta Add Holidays... (Lisää juhla- ja lomapäiviä).
    Juhlapäivien lisääminen kalenteriin
     
  • Rastita listasta lisättävät juhlapäivät.
  • Napsauta OK.
    Lisättävien juhlapäivien valaikko
     
  • Saat vahvistuksen juhlapäivien lisäämisestä. Napsauta OK.
    Vahvistus juhlapäivien lisäämisestä kalenteriin

     

  • Sulje asetusikkuna napsauttamalla OK.

Juhlapäivien poistaminen kalenterista

  • Avaa View (Näytä) -välilehti.
  • Avaa Change View (Vaihda näkymä).
  • Järjestä ikkuna listamuotoon.
    Juhlapäivien poistaminen kalenterista

     

  • Järjestä listaus napsauttamalla CATEGORIES (LUOKAT)
  • Napsauta hiiren oikealla painikkeella Categories: Holiday (Luokat:Holiday) -otsikkoa.
  • Napsauta Delete (Poista).
    Juhlapäivien poistaminen kalenterista
     

Sähköpostikiintiön koon tarkastaminen

Outlook 2013 alapalkissa (1) on hyödyllisiä tietoja sähköpostista.

 

Saat näkyviin sähköpostilaatikkosi koon klikkaamalla alapalkkia hiiren kakkosnäppäimellä. Avautuu ikkuna (2), josta voit määritellä alapalkkiin näkyviin erilaisia toimintoja. Klikkaa Quota Information (Kiintiötiedot) kohtaa niin saat alapalkkiin (3) näkyviin vapaana olevan kiintiön määrän.

 

Kiintiön koko kertoo oletko paikallisessa vai pilvipalvelussa. Kiintiö pilvessä on 50 Gt, kun taas paikallisessa on vain 3 Gt.

 

Oman nimen esitysmuodon muuttaminen

Jos haluat muuttaa oman nimesi esitysmuotoa sähköpostissa, esimerkiksi käyttää muotoa Erkki Esimerkki muodon Erkki E Esimerkki sijasta, ota yhteyttä Helpdeskiin.