Wikitilan siirtäminen ja arkistointi

Arkistointiin on kaksi vaihtoehtoa:

1. Arkistointi XML-tiedostona, joka voidaan viedä Flamma-työryhmään. Ohjeet löytyvät erillisestä ohjeesta (siirto esim. Flamman työryhmiin).
2. Arkistointi sellaisenaan luettavassa PDF-muodossa. Tallennetun tiedoston voi arkistoida sopivaksi katsomaansa paikkaan.

Ohje PDF-arkistointiin

• Varmista ensin, että sinulla on  Export-oikeudet alueelle. 

Mene Työtilan työkalut (Space Tools) > Sisällön hallinta (Content Tools) > Vie (Export) -välilehdelle:

• Valitse PDF.
• Napsauta Seuraava >> (Next >>).

• Valitse Normaali vienti (Normal Export). 
• Napsauta Vie (Export).

• PDF-tiedoston luomisessa voi kestää hetken. Kun tiedosto tai paketti on valmis, latauslinkki ilmestyy ikkunan alareunaan. 
• Napsauta linkkiä. 
• Tallenna syntynyt tiedosto valitsemalla Lataa PDF (Download PDF).

Poista vanhentunut ja tarpeeton wikitila palvelusta (wiki.helsinki.fi) seuraavasti:

Poista ensin sisältö

• Poista yksittäiset sivut ja muut komponentit klikkaamalla sivun yläreunassa kolmea pistettä ja valitsemalla Delete Page Tree

Poista lopuksi koko wikitila

Voit poistaa kokonaisen tilan (Space) seuraavasti:

Mene tilan asetuksiin klikkaamalla ratasikonista (löytyy vasemmasta alakulmasta) Space Tools ja valitse Overview -> Delete Space. Paina OK.

Voit hakea vastuullasi olevia Wiki-tiloja (wiki.helsinki.fi) hakutoiminnolla (1.) suodattamalla sisällön omistajan (Contributor) ja sisältötyypin mukaan (Type) (2.). Huomioithan, että haku saattaa tuottaa tulokseksi myös tiloja, joissa varsinainen vastuuhenkilö on joku muu, koska sisältöjen muokkaajia on yleensä useita.

Yliopisto korvaa aiemman Confluence-alustalle perustuvan wiki-palvelun (wiki.helsinki.fi) uudella avoimen lähdekoodin XWiki-palvelulla vuonna 2024. Muutos tehdään kustannussyistä, sillä nykyisen wiki-palvelun palveluntarjoaja Atlassian korottaa tuotteidensa hinnoittelua merkittävästi. Tietotekniikkakeskus pilotoi uutta XWiki-palvelua sisäisesti vuoden 2023 kesällä.

Alta löydät vastauksia usein kysyttyihin kysymyksiin XWiki-palveluun siirtymisestä.

Kysymys: Siirtyvätkö olemassa olevat wiki-sivuni ja sisältöni uuteen XWiki-palveluun automaattisesti? Täytyykö minun tehdä jotain, jotta sisällöt siirtyvät?
Vastaus: Tietotekniikkakeskuksen verkkopalvelut tekevät Wiki-sivujen siirron. Tilojen hallinnoijien pitää kuitenkin merkitä sivunsa siirrettäväksi, jotta ne poimitaan mukaan migraatioihin. Merkintätapa ohjeistetaan myöhemmin. Tähän on päädytty, koska nykyisessä Wiki-ympäristössä on varsin paljon Wiki-sisältöjä (tiloja ja sivuja), jotka eivät varsinaisesti kuulu kenellekään. Omistajaa ei enää ole, eikä kyseisiä sisältöjä päivitetä. Tästä syystä tarvitsemme nykyisen Wiki-palvelun käyttäjiltä jonkinlaisen kannanoton Wiki-tilojen tarpeellisuudesta jatkossa.
 

Kysymys: Vastuullani on Wiki-tila/tiloja – mitä minun täytyy tehdä?
Vastaus:

1. Pohdi, onko julkisesti näkyvä Wiki-palvelu paras julkaisupaikka sisällöillesi ja siirrä ne tarvittaessa parempaan paikkaan. Katso kysymys: En ole varma siitä, mikä olisi paras paikka Wiki-sivuilleni tai sisällölleni. Miten valitsen oikean julkaisupaikan?
2. Poista vanhentuneet ja tarpeettomat Wiki-tilat ja sivut hyvissä ajoin
3. Katso ohjeet Wiki-sisältöjen arkistointiin, jos haluat arkistoida vanhoja Wiki-sisältöjäsi
    

Kysymys: Miten näen helposti kaikki omalla vastuullani olevat Wiki-alueet? Vanhentuneet ja tarpeettomat Wiki-sivut ovat usein sellaisia, joiden olemassaoloa kukaan ei myöskään enää muista.
Vastaus: Voit hakea vastuullasi olevia Wiki-tiloja (wiki.helsinki.fi) hakutoiminnolla suodattamalla sisällön omistajan (Contributor) ja sisältötyypin mukaan (Type). Huomioithan, että haku saattaa tuottaa tulokseksi myös tiloja, joissa varsinainen vastuuhenkilö on joku muu, koska sisältöjen muokkaajia on yleensä useita. Näissä tapauksissa kannattaa varmistaa vastuuhenkilöltä, että hän on huomannut tämän muutoksen.

Kysymys: Miten vanhojen Wiki-sivujen siivous ja poisto tai arkistointi tehdään?
Vastaus: Vanhojen Wiki-sivujen käsittelyn löytyy ohjeita tältä IT-Helpdeskin ohjesivulta.
 

Kysymys: En ole varma siitä, mikä olisi paras paikka Wiki-sivuilleni tai -sisällölleni. Miten valitsen oikean julkaisupaikan?
Vastaus:

• Wiki-palveluun tuotettavat sisällöt ovat verkkosivustoja omien sisältöjen luomiseen ja julkaisemiseen sekä yliopistolaisten, vierailijoiden että ulkopuolisten organisaatioiden yhteistyöhön.
• Wiki-alueet on tarkoitettu avointa julkaisua edellyttävään käyttöön tai yhteistyöskentelytilanteisiin, joissa kevyempi käyttäjän tunnistaminen riittää. Esimerkkejä käyttötavoista ovat projektien ja työryhmien omat työtilat sekä kurssien ryhmätyöt.

Sisältöjen julkaisupaikan valintaa ohjaavat seuraavat kysymykset:

• Keiden käyttöön ja mihin tarkoitukseen sisältö on tarkoitettu?
  Jos sivusi koskee esimerkiksi opiskelijoita, pohdi, olisiko esimerkiksi opiskelijoiden ohjeet parempi paikka sisällöille. Jos taas sisältö on tarkoitettu vain yliopiston henkilöstön sisäiseen käyttöön ja korkeakoulujen väliseen yhteistyöhön, Flamman työryhmät voivat olla parempi julkaisupaikka.
• Onko sivu tai sisältö tarkoitettu julkisesti nähtäväksi ja/tai työstettäväksi myös yliopiston ulkopuolella?
  Tällöin yliopiston Wiki-palvelu – ja siten tuleva XWiki-palvelu – on lähtökohtaisesti oikea paikka aineistoillesi
• Onko aineisto tarkoitettu ennen kaikkea yliopiston sisäiseen käyttöön?
  Tällöin yliopiston Flamman työryhmät on yleisesti ottaen oikea paikka aineistoillesi.

Esimerkkejä vaihtoehtoisista sisällön sijoituspaikoista:

• Flamman työryhmät: Ensisijaisesti yliopiston sisäisten sisältöjen tuotantoa ja esittämistä varten sekä akateemisten yhteisöjen väliseen yhteistyöhön (Haka- ja eduGAIN-federaatiot).
• Flamma: Yliopiston sisäiseen ohjeistukseen, henkilöstöön, yliopistoyhteisöön, palveluihin, johtoon ja yksiköihin liittyvät asiat.
• Opetustyön ohjeet: Kun kohderyhmänä ovat opettajat – julkinen sivusto.
• Opiskelu-palvelu ja opiskelijan ohjeet: Kun kohderyhmänä on opiskelijat.

Kysymys: Miten siirrän sisältöni toiseen palveluun (esim. Flamman työryhmät tai Opiskelijan ohjeet)?
Vastaus: Jos olet siirtämässä sisältöjäsi Wiki-palvelusta (wiki.helsinki.fi) Flamman työryhmiin:

• Lue IT-Helpdeskin ohjeet sisältöjen siirtämiseen.
• Jos tarvitset lisäapua siirrossa, olethan yhteydessä IT-Helpdeskiin.
   

Kysymys: Voiko XWikissä luoda julkisesti näkyviä sivuja, joiden alasivujen näkyvyyttä voi kuitenkin rajoittaa yliopiston sisäiseen käyttöön?
Vastaus: Kyllä voi. XWikissä sivun ylläpitäjät saavat sivuilleen hallinnointioikeudet, joiden avulla he voivat hallinnoida käyttöoikeuksia sekä yliopiston sisäisille että ulkoisille käyttäjäryhmille ja käyttäjille.
 

Kysymys: Minulla on vanhoja Wiki-sisältöjä, jotka kuitenkin haluan säilyttää. Minne ja miten voi arkistoida Wikissä olevat Avoimen yliopiston materiaalit?
Vastaus: Katso ohjeet Wiki-sisältöjen arkistointiin, jos haluat arkistoida vanhoja Wiki-sisältöjäsi.
 

Kysymys: Kirjaudutaanko XWikiin edelleen yliopiston tunnuksin tai jollain muilla tunnuksilla vai onko se kokonaan avoin kaikille?
Vastaus: XWikissä on käytössä samat kirjautumisvaihtoehdot kuin nykyisessä Wikissä

• Kirjautuminen yliopiston tunnuksilla
• Haka-kirjautuminen
• Edugain-kirjautuminen
• Kirjautuminen paikallisilla tunnuksilla, joille on myönnetty vähintään lukuoikeus

Kysymys: Onko uuden järjestelmän pääsynhallinta samanlainen kuin nykyisessä Wikissä, vai onko uuden Wikin sivut aina näkyvissä kaikille? Miten editointioikeuksia säädetään? Nykyisen Wikin käyttöoikeudet ovat varsin sekavia, joten miten ne siirtyvät uuteen järjestelmään?
Vastaus: XWikissä on käytössä samat kirjautumisvaihtoehdot kuin nykyisessä Wikissä

• Kirjautuminen yliopiston tunnuksilla
• Haka-kirjautuminen
• Edugain-kirjautuminen
• Kirjautuminen paikallisilla tunnuksilla, joille on myönnetty vähintään lukuoikeus

XWikin sisällöt voidaan julkaista myös kirjautumattomalle käyttäjälle. Sivun hallinnoija voi määritellä kirjautumattoman käyttäjän lukuoikeudet.

Käyttöoikeuksien migraatiot ovat osa pilottitestausta. Pyrkimyksenä on, että käyttöoikeudet saadaan migroitua sellaisenaan Wikistä Xwikiin. Tätä ei kuitenkaan voida aina taata, koska Wikin ja Xwikin hallinnointirakenteet eivät ole täysin samanlaiset. Monimutkaisemmat oikeusrakenteet sivun hallinnoija saattaa joutua ylläpitämään käsin.
 

Kysymys: Nykyinen Wiki (Confluence) mahdollistaa kaavioiden piirtämisen Gliffy-työkalulla. Onko myös uudessa Wikissä Gliffy vai pitääkö siirtyä käyttämään Flamman työryhmiä?
Vastaus: XWikissä on oma Diagram-työkalu kaavioiden piirtämistä varten. Xwikin työkalu tukee Confluence migraatiota, joten kaaviot siirtyvät ja jatkossa niitä voi piirtää Xwikissä.
 

Kysymys: Voidaanko vanhassa Wikissä olleiden sivujen URI-osoitteet uudelleenohjata vastaavien sivujen osoitteisiin XWikissä HTTP redirectillä tai jollakin muulla keinolla? Ja toimiiko uudelleenohjaus arkistoitujen sivujen osalta?
Vastaus: Vanhan Wikin osoitteet voidaan tilapäisesti uudelleenohjata redirectillä, mutta uudelleenohjaukset puretaan, kun vanha Wiki-ympäristö suljetaan lopullisesti vuoden 2024 aikana.