Outlook 2013: Kontakter

Du kan spara och organisera personuppgifter genom att skapa kontakter. I sin kortaste form kan kontakterna bestå av personens namn och e-postadress, men de kan också omfatta flera telefonnummer, gatuadresser och andra uppgifter.

När en person har lagts till i kontakterna, kan e-posten i Outlook komplettera mottagaren när du börjar skriva de första bokstäverna i början av namnet.

Tabs

Detaljerad hjälp

Att lägga till en kontakt från ett e-postmeddelande

  • Öppna e-posten.
  • Klicka på personens namn (i fältet To, From, Cc eller Bcc) med den högra musknappen.
  • Välj Add to Outlook Contacts (Lägg till i Outlook-kontakter).

  • Vilka uppgifter som finns med automatiskt beror på personens relation till universitetet (1).
  • Med +-tecknet (2) öppnas en meny, där du kan lägga till uppgifter om ämnet i fråga. En kontakt kan till exempel innehålla flera e-postadresser till personen.

  • Under Email (E-post) har man öppnat en ytterligare e-postuppgift (1).
  • Under Work (Arbete) öppnas en meny, där man kan lägga till uppgifter om arbetet (2).

  • Klicka på Save (Spara) när du har lagt till uppgifterna.

Att lägga till en kontakt från början

Du kan också börja lägga till kontakter helt från början.

  • Välj People (Personer) i navigeringsfältet.

  • I fönstrets övre kant (1) kan du välja hur uppgifterna ska visas i kontaktrutan (2).

  • I instruktionen används vyn People (Personer), där personlistan finns till vänster och den valda personens uppgifter till höger.

  • Lägg till en ny kontakt på följande sätt:
  • Öppna New Contact (Ny kontakt).

  • Ett nytt fönster öppnas.


    Se större bild >>

  • Fyll i uppgifterna. Genom att till exempel klicka på texten E-mail (E-post) (1) öppnas adressboken.
  • Med pilen intill (2) öppnas en meny där du kan lägga till fler e-postfält.

  • Adressboken öppnad (punkt 1 ovan)

    Se större bild >>

    Rullgardinsmenyn öppnad (punkt 2 ovan)

  • Fälten med telefonnummer och adress fungerar på samma sätt. I rullgardinsmenyn väljer du den egenskap du vill spara uppgifter om, och genom att klicka på texten intill öppnas en inmatningsruta, där du kan skriva in uppgifterna i fälten.

  • Vid File as (Sortera efter) kan du välja om personen alfabetiseras efter för- eller efternamnet.

Att överföra en kontakt från en fil

Du kan överföra kontakter från andra program till Outlook genom att först spara dem i en fil och sedan överföra dem till kontakter i Outlook. Uppgifterna kan överföras från ett annat Outlook som PST-fil eller från andra program (t.ex. Thunderbird) som s.k. CSV-fil.

A. Att överföra en kontakt från en CSV-fil

Att överföra uppgifter mellan program som CSV-fil gör det enkelt att korrigera uppgifter under överföringen. I en CSV (comma separated values)-fil kan man presentera enkel tabellarisk information i textform. Uppgifterna i tabellen ska avskiljas med komman och radbrytningar. Denna enkla struktur gör det möjligt att korrigera uppgifter i en texteditor eller i ett kalkylprogram.

I denna instruktion visas hur uppgifterna i en CSV-fil kan överföras till Outlook.

  • Öppna File (ARKIV).

  • Öppna Open & Export (Öppna och exportera).
  • Klicka på Import/Export (Importera/exportera).

  • Välj Import from another program or file (Importera från ett annat program eller fil).
  • Klicka på Next (Nästa).

  • Välj Comma Separated Values (Kommaavgränsade värden).
  • Klicka på Next (Nästa).

  • Sök filen på din dator genom att klicka på Browse (Bläddra).

  • Välj den tidigare sparade filen.
  • Klicka på Open (Öppna).

  • Filen finns i textfältet (1).
  • Bestäm om du tillåter att eventuella dubbletter skapas (2). Det säkraste är att tillåta dubbletter och senare ta bort dem i Outlook.
  • Klicka på Next (Nästa).

  • Välj den mapp som kontakterna ska sparas i. I exemplet har man på förhand skapat mappen TESTI 3 under mappen Contacts, dit uppgifterna importeras. I Outlook kan det finnas kontakter i flera mappar. Användningsändamålet och det egna arbetssättet avgör det bästa sättet att organisera sina kontakter på. Det enklaste är att spara alla uppgifter i mappen Contacts.

  • Kryssa för rutan.

  • När CSV-filen är vald (1), aktiveras valet Map Custom Fields (Mappa fält) till höger (2).
  • Klicka på Map Custom Fields (Mappa fält). Du kan hoppa över denna punkt, men vi rekommenderar att du kontrollerar uppgifterna innan du går vidare.

  • Till vänster (1) visas uppgifterna som CSV-filen innehåller.
  • Till höger (2) visas namnen på de olika datafält som Outlook använder.
  • Dra värdet från CSV-filen till rätt fält i rätt panel.

  • Det sista värdet i vänsterpanelen (Business:) har kombinerats som ett värde i fältet Business Phone.
    • OBS: Det är fortfarande möjligt att avbryta och redigera den ursprungliga CSV-filen, om fälten och värdena avviker för mycket från varandra.
  • Klicka på OK när du har behandlat alla värden på samma sätt.

  • Klicka på Finish (Slutför).

  • I exempelfallet har man skapat dubbletter av uppgifterna.

  • Du kan ta bort överflödiga uppgifter genom att klicka på namnet med den högra musknappen och välja Delete (Ta bort).

B. Att överföra en kontakt från en PST-fil

Du kan också överföra kontakter mellan två Outlook-konton med hjälp av en PST-fil. Överföringen sker i stort sett likadant som med hjälp av CSV-filer. Läs mer om säkerhetskopiering i Outlook.

  • Öppna FILE (ARKIV).

  • Öppna Open & Export (Öppna och exportera).
  • Klicka på Import/Export (Importera/exportera).

  • Välj Import from another program or file (Importera från ett annat program eller fil).
  • Klicka på Next (Nästa).

  • Välj Outlook Data File (.pst) (Outlook-datafil (.pst)).
  • Klicka på Next (Nästa).
  • Sök efter den tidigare sparade filen. Klicka på Browse (Bläddra).

  • Välj filen.
  • Klicka på Open (Öppna).

  • Välj hur eventuella dubbletter ska hanteras. Allow duplicates to be created (Tillåt skapandet av överlappande objekt) tillåter skapandet av dubbletter. Detta är det säkraste valet eftersom dubbletterna kan tas bort senare. Om du väljer ett annat alternativ slipper du merarbetet med borttagningen.

  • Välj den mapp som uppgifterna ska importeras ifrån (1).
  • Genom att välja Include subfolders (Ta med undermappar) (2) säkerställer du att uppgifterna i eventuella undermappar överförs.
  • Välj målmapp som uppgifterna ska överföras till (3).
  • Om du har skapat flera konton i Outlook, kan du välja i rullgardinsmenyn (4), vilket av dem uppgifterna ska importeras till.
  • Klicka på Finish (Slutför) när inställningarna är klara.

  • Uppgifterna har förts över. Det har skapats dubbletter av en del av kontakterna.

  • Du kan ta bort dubbletter genom att klicka på dem med den högra musknappen och välja Delete (Ta bort).

Att redigera en kontakt

Du kan redigera kontakterna via länken View Source (Visa källa) till höger i fönstret.