Överföring och arkivering av wiki-utrymme

För arkivering finns två alternativ:

1. Arkivering som XML-fil, som kan överföras till en Flamma-arbetsgrupp. Anvisningar finns i en separat anvisning (överföring till exempelvis Flammas arbetsgrupper).
2. Arkivering som sådant i läsbart PDF-format. Den sparade filen kan arkiveras på en plats som du anser lämplig.

Anvisningar för PDF-arkivering

• Kontrollera först att du har  Export-rättigheter för området. 

Gå till Arbetsutrymmets verktyg (Space Tools) > Hantering av innehåll (Content Tools) > fliken Exportera (Export):

• Välj PDF.
• Klicka på Nästa >> (Next >>).

• Välj Normal export (Normal Export). 
• Klicka på Exportera (Export).

• Det kan ta en liten stund att skapa PDF-filen. När filen eller paketet har skapats visas en nedladdningslänk längst ner i fönstret. 
• Klicka på länken. 
• Spara filen som skapats genom att välja Ladda ner PDF (Download PDF).

Ta bort ett wiki-utrymme som är föråldrat och inte längre behövs från tjänsten (wiki.helsinki.fi) på följande sätt:

Ta först bort innehållet

• Ta bort enskilda sidor och andra komponenter genom att klicka på de tre punkterna längst upp på sidan och välja Delete Page Tree

Ta till sist bort hela wiki-utrymmet

Följ dessa steg för att ta bort ett helt utrymme (Space).

Gå till inställningarna för sidan genom att klicka på kugghjulsikonen (nere till vänster) Space Tools och välja Overview -> Delete Space. Klicka på OK.

Du kan med sökfunktionen (wiki.helsinki.fi) söka Wiki-utrymmen för vilka du ansvarar (1.) genom att filtrera ägaren till innehållet (Contributor) och typen av innehåll (Type) (2.). Du tänker väl på att sökningen även kan hämta utrymmen för vilka den egentliga ansvarspersonen är någon annan, eftersom innehållet ofta redigeras av flera.

Universitetet ersätter den tidigare wiki-tjänsten som bygger på Confluence-plattformen (wiki.helsinki.fi) med en ny XWiki-tjänst med öppen källkod år 2024. Ändringen görs av kostnadsskäl eftersom Atlassian, den nuvarande wikitjänstleverantören, höjer priserna på sina produkter avsevärt. IT-centret testar den nya XWiki-tjänsten internt sommaren 2023.

Nedan hittar du svar på vanliga frågor om övergången till XWiki-tjänsten.

Fråga: Kommer mina befintliga wiki-sidor och innehåll att överföras till den nya XWiki-tjänsten automatiskt? Behöver jag göra något för att flytta innehållet?
Svar: IT-centrets webbtjänst sköter överföringen av wiki-sidor. Innehavarna av utrymmen måste dock ange att sidorna ska överföras, så att de tas med i migreringen. Information om hur det ska göras ges senare. Man har beslutat att göra så eftersom den nuvarande wiki-miljön har ganska mycket wiki-innehåll (utrymmen och sidor) som egentligen inte tillhör någon. Det finns inte längre någon ägare och innehållet uppdateras inte. Därför behöver vi någon typ av ställningstagande från den nuvarande wiki-tjänstens användare om huruvida wiki-utrymmena behövs framöver.
 

Fråga: Jag ansvarar för ett eller flera wiki-utrymmen – vad behöver jag göra?
Svar:

1. Fundera på om en offentlig wiki-tjänst är den bästa platsen för publicering av ditt innehåll, och flytta det vid behov till en bättre plats. Se frågan: Jag är osäker på vilken plats som är bäst för min wiki-sida eller mitt innehåll. Hur väljer jag rätt plats för publiceringen?
2. Ta bort föråldrade och onödiga wiki-utrymmen och -sidor i god tid.
3. Se anvisningarna om arkivering av wiki-innehåll, om du vill arkivera något av ditt gamla wiki-innehåll
    

Fråga: Hur ser jag enkelt alla wiki-områden som jag ansvarar för? Föråldrade och onödiga wiki-sidor är ofta sådana som ingen minns att existerar.
Svar: Du kan med sökfunktionen (wiki.helsinki.fi) söka wiki-utrymmen för vilka du ansvarar genom att filtrera ägaren till innehållet (Contributor) och typen av innehåll (Type). Du tänker väl på att sökningen även kan hämta utrymmen för vilka den egentliga ansvarspersonen är någon annan, eftersom innehållet ofta redigeras av flera. I dessa fall bör du kontrollera att den ansvariga har noterat förändringen.

Fråga: Hur kan man rensa och radera eller arkivera gamla wiki-sidor?
Svar: Anvisningar för hantering av gamla wiki-sidor finns här på IT-Helpdeskens anvisningssida.
 

Fråga: Jag är osäker på vilken plats som är bäst för min wiki-sida eller mitt innehåll. Hur väljer jag rätt plats för publiceringen?
Svar:

• Innehållet i wiki-tjänsten är webbsidor där du kan skapa och publicera eget innehåll. Den fungerar också som plattform för samarbete mellan studerande och anställda vid universitetet, gäster och externa organisationer.
• Wiki-områdena är avsedda för för användning som förutsätter öppen publikation eller för samarbetssituationer där en lättare identifikation av användaren räcker. Exempel på användningssätt är egna arbetsrum för projekten och arbetsgrupperna samt kursernas grupparbeten.

Beslutet om var innehållet ska publiceras styrs av följande frågor:

• För vems bruk och för vilka syften är innehållet avsett?
  Om din sida till exempel berör studerande, fundera på om till exempel instruktioner för studerande skulle vara en bättre plats för innehållet. Om innehållet däremot bara är avsett för universitetspersonalens interna bruk och för samarbete mellan högskolor, kan arbetsgrupper i Flamma vara en bättre plats att publicera det på.
• Är sidan eller innehållet avsett att visas offentligt och/eller redigeras även utanför universitetet?
  I så fall är universitetets wiki-tjänst – och därmed den kommande XWiki-tjänsten – i regel rätt plats för ditt material
• Är materialet främst avsett för internt bruk vid universitetet?
  I så fall är arbetsgrupper i Flamma i regel rätt plats för materialet.

Exempel på alternativa platser för innehåll:

• Flamma-arbetsgrupper: Främst för produktion och presentation av innehåll inom universitetet och för samarbete mellan akademiska sammanslutningar (Haka- och eduGAIN-federationerna).
• Flamma: Frågor som rör universitetets interna riktlinjer, personal, universitetssamfundet, tjänster, ledning och enheter.
• Instruktioner för undervisningen: När målgruppen är lärare – en offentlig webbplats.
• Studietjänsten och instruktioner för studerande: När målgruppen är studerande.

Fråga: Hur överför jag mitt innehåll till en annan tjänst (t.ex. Flammas arbetsgrupper eller instruktioner för studerande)?
Svar: Om du överför ditt innehåll från wiki-tjänsten (wiki.helsinki.fi) till Flammas arbetsgrupper:

• Läs IT-Helpdeskens anvisningar för överföring av innehåll.
• Kontakta IT-Helpdesk om du behöver mer hjälp med överföringen.
   

Fråga: Går det att skapa offentliga sidor i XWiki, som har underordnade sidor vars synlighet kan begränsas för internt bruk vid universitetet?
Svar: Ja. I XWiki får administratörerna för en sida hanteringsrättigheter med vilka de kan administrera användningsrättigheter för interna och externa användargrupper och användare.
 

Fråga: Jag har gammalt wiki-innehåll som jag vill spara. Var och hur kan jag arkivera material från Öppna universitetet i wikin?
Svar: Se anvisningarna om arkivering av wiki-innehåll, om du vill arkivera något av ditt gamla wiki-innehåll.
 

Fråga: Ska man logga in i XWiki med universitetsinloggningsuppgifter eller andra inloggningsuppgifter, eller är tjänsten helt öppen för alla?
Svar: XWiki har samma inloggningsalternativ som den nuvarande wiki-tjänsten

• Inloggning med universitetsinloggningsuppgifter
• Haka-inloggning
• Edugain-inloggning
• Inloggning med lokala inloggningsuppgifter som åtminstone beviljats läsbehörighet

Fråga: Är åtkomsthanteringen för det nya systemet likadan som för den nuvarande wiki-tjänsten, eller är sidorna i den nya wiki-tjänsten alltid synliga för alla? Hur regleras redigeringsrättigheterna? Behörigheterna i den nuvarande wiki-tjänsten är ganska förvirrande, så hur överförs de till det nya systemet?
Svar: XWiki har samma inloggningsalternativ som den nuvarande wiki-tjänsten

• Inloggning med universitetsinloggningsuppgifter
• Haka-inloggning
• Edugain-inloggning
• Inloggning med lokala inloggningsuppgifter som åtminstone beviljats läsbehörighet

I XWiki kan man publicera innehåll även för användare som inte är inloggade. Sidans administratör kan definiera läsbehörigheten för användare som inte är inloggade.

Migrering av behörigheter ingår i pilotprojektet. Man strävar efter att behörigheterna ska kunna migreras från wiki-tjänsten till XWiki som sådana. Detta kan dock inte alltid garanteras eftersom administrationsstrukturerna för wiki-tjänsten och XWiki inte är helt likadana. Sidans administratör kan behöva administrera mer komplexa rättighetsstrukturer manuellt.
 

Fråga: Den nuvarande wiki-tjänsten (Confluence) ger möjlighet att rita diagram med verktyget Gliffy. Har också den nya wiki-tjänsten Gliffy, eller måste man övergå till att använda Flamma-arbetsgrupper?
Svar: XWiki har ett eget verktyg, Diagram, att rita diagram med. XWikis verktyg stöder migrering från Confluence, så diagrammen överförs och framöver kan man rita dem i XWiki.
 

Fråga: Kan URI-adresser till sidor i den gamla wiki-tjänsten omdirigeras till motsvarande sidor i XWiki med hjälp av HTTP redirect eller på något annat sätt? Och fungerar omdirigering för arkiverade sidor?
Svar: Adresser till den gamla wiki-tjänsten kan tillfälligt omdirigeras med redirect, men omdirigeringarna upphävs när den gamla wiki-miljön stängs helt under 2024.