Bruk av ett krypterande USB-minne

Det här gäller bara Kingston Data Traveller 5000 USB-minne.

Oberoende vad som är sparat på USB-minnet, ska du inte använda det i datorer vars underhåll du inte är säker på; t.ex. allmänna datorer i bibliotek, i internetcaféer eller hos bekanta. Lösenordet kan komma i fel händer utan att du marker det och USB-minnet med informationen kan försvinna senare.

Spara aldrig både offentlig och sekretessbelagd information på samma USB-minne. Använd inte heller samma USB-minne för lagring av dina personliga dokument och sekretessbelagt forskningsmaterial.

Krypterande USB-minnen hör inte till universitetets centralförvaltning, d.v.s. IT-stödet har inga möjligheter att komma åt information lagrat på minnet, och kan inte heller hjälpa med bortglömda lösenord. På Data Traveller 5000 USB-minnet kan fel lösenord matas in 10 gånger innan minnet låser sig och informationen blir förstörd för gott. Det är möjligt att återställa USB-minnet för användning men också då förstörs all information på stickan.

Regler och instruktioner för hantering av krypterande USB-minnen

• En person som kvitterar ut ett krypterande USB-minne förbinder sig till att följa bruksanvisningarna för USB-minnen.
• All personal är ansvarig för att ett starkt lösenord placeras på USB-minnet och att minnet hanteras på ett säkert sätt så att informationen som är lagrad på USB-minnet inte hamnar i fel händer.
• Om information med säkerhetsklassificeringen TLIII eller TLII är lagrat på USB-minnet, skall minnet förvaras i ett låst skåp eller i mån av möjlighet i ett kassaskåp, då det inte används. Onödig transport av säkerhetsklassificerad information bör i synnerhet undvikas.
• USB-minnet är endast ämnat som ett tillfälligt transportmedium och långvarig lagring av information på det är förbjudet.
• USB-minnet bör hanteras så som det är fastställt om hantering av konfidentiellt material och angelägenheter.
• USB-minnena är ämnade endast för arbetsbruk vid Helsingfors universitet. De får inte användas för andra ändamål.
• USB-minnena är personliga och de får inte lånas ut eller överlåtas till någon annan. Inte heller USB-minnets lösenord får överlåtas till någon annan.
• Utkvitterade USB-minnen skall på eget initiativ tömmas och återlämnas till personen som är ansvarig för administration av USB-minnen då arbetsförhållandet tar slut.
• En virus- och skadeprogramskontroll bör utföras omedelbart efter att USB-minnet kopplas till en dator. Om ett virus eller ett skadeprogram hittas på USB-minnet, anmäl det till Helpdesk utan dröjsmål och följ instruktionerna du får därifrån.
• Innan det lagras information på USB-minnet som fåtts av en samarbetspartner bör USB-minnet vara tomt. Längden på lösenordet på USB-minnet bör i ett sådant fall vara minst 15 tecken.

Innan användning måste USB-minnet formateras och lösenordet för dekryptering av minnet fastställas.

• Koppla USB-minnet till datorn. Om krypteringsprogrammet inte startar automatiskt (autorun), öppna då My Computer > masslagringsstation DT5000.
• Dubbelklicka på DT5000_Launcher i fönstret som öppnas.

Då krypteringsprogrammet startar första gången formaterar det USB-minnet automatiskt.

• Välj språk för krypteringsprogrammet och klicka på Next.
• Läs och godkänn licensavtalet och klicka på Next.
• Fastställ ett lösenord eller lösenordsmening och klicka på Next.
• Fyll i USB-minnets offentliga informationsfält som du vill och klicka på Finish.

Obs! Krypteringsprogrammet kräver ett lösenord med minst 6 tecken som innehåller både versaler och gemener, samt siffror. Krypteringens säkerhet beror långt på hur komplicerat lösenordet/lösenordsmeningen är. Det rekommenderas att lösenordet är minst 10 tecken långt, och om USB-minnet innehåller känsligt material, bör lösenordet vara minst 15 tecken långt.

• Koppla USB-minnet till datorn. Om krypteringsprogrammet inte startar automatiskt (autorun), öppna då My Computer > masslagringsstation DT5000.
• Dubbelklicka på DT5000_Launcher i fönstret som öppnas.
• Mata in det tidigare fastställda lösenordet i krypteringsprogrammet.
• Då dekrypteringen är klar är innehållet på USB-minnet klart att användas. Den krypterade partitionens standardnamn är KINGSTON.

• Kom ihåg att stänga den krypterade partitionen då du har avslutat sparandet av information till USB-minnet. Klicka på krypteringsprogrammets ikon vid skärmens nedre högra hörn och välj Shut Down DT5000 från rullgardinsmenyn som öppnas.

• Programmet kontrollerar att du verkligen vill stänga USB-minnet.
• Vänta på att programmet meddelar att det är säkert att ta loss USB-minnet.

Klicka på krypteringsprogrammets ikon vid skärmens nedre högra horn då USB-minnet är öppet och välj DT5000 Settings i rullgardinsmenyn.

I inställningsmenyn kan du byta språk på programmet, ändra på USB-minnets offentliga information samt byta lösenord. Kom ihåg att spara ändringarna genom att klicka på Apply direkt efter ändringarna och på OK då du stänger inställningsfönstret.

Byte av lösenord

Lösenordet kan bytas i sidfliken Password. Skriv ditt gamla lösenord i fältet Current Password och ditt nya lösenord i fälten New Password och Password Confirmation för att byta lösenord.

Krypteringsprogrammet kräver ett lösenord med minst 6 tecken som innehåller både versaler och gemener, samt siffror. Krypteringens säkerhet beror långt på hur komplicerat lösenordet/lösenordsmeningen är. Det rekommenderas att lösenordet är minst 10 tecken långt, och om USB-minnet innehåller känsligt material, bör lösenordet vara minst 15 tecken långt.

Uppdatering av informationsfälten

Man kan vid behov fylla i frivillig information om USB-minnets användare i informationsfälten (Sidfliken Contact Information). Det bör dock minnas att information lagrad i dessa fält kan läsas av alla som har tillgång till USB-minnet.

Det rekommenderas att man skriver den egna enhetens namn i fältet Name, och Helsingin yliopisto i fältet Company. I fältet Details kan man skriva noggrannare information som t.ex. namnet på ens forskningsgrupp.

Man skall under inga omständigheter skriva in hänvisningar till sitt lösenord eller annan sekretessbelagd information i informationsfälten.

Byte av språk

Välj ett lämpligt språk från rullgardinsmenyn i Language-sidfliken och klicka på Apply för att byta språk i USB-minnets krypteringsprogram. I programmet går det tyvärr inte att välja finska eller svenska som språk.