Verktyg för gruppadministrering IAM

Logga in på adressen https://idm.helsinki.fi/web

OBS!

  1. Det rekommenderas att redan från början utse minst två ägare för gruppen. Då går det att göra uppdateringar i gruppen även vid eventuell frånvaro. Helpdesk kan inte lägga till medlemmar eller ägare till grupper.

  2. På grund av e-postsystemets egenskaper skapar admin e-postlistan tills vidare manuellt, och därför förekommer mindre fördröjningar.
    Om en grupp skapas på kvällen, skapar admin e-postlistan under följande förmiddag.

  • Dessa grupper skapar INTE O365-e-postlistor och de finns inte i adressboken i O365. De skapar INTE en O365-kalender. Du kan skicka e-post till grupperna på normalt sätt, om du vet gruppens adress.
  • Om du behöver en grupp endast för en e-postlista, märk väl, att majordomo-listan har följande fördelar jämfört med denna e-postlista som grundats genom grupphantering:
    • även andra än universitetets (förnamn.efternamn@helsinki.fi) e-postadresser kan läggas till gruppen
    • gruppmedlemmarna kan själva ansluta sig till och lämna e-postlistan
  • Andra gruppmedlemmars synlighet har begränsats av dataskyddsskäl. Om du behöver veta vilka som hör till en grupp, kontakta gruppernas ägare.

 

Tabs

Snabbinstruktion

Logga in på adressen https://idm.helsinki.fi/web

Ändringarna uppdateras i olika system inom några timmar.

På skrivbordet hittar du direktlänkar till de vanligaste funktionerna:

Du hittar närmare instruktioner på fliken Detaljerad hjälp.

Detaljerad hjälp

Ändringarna uppdateras i olika system inom några timmar.

Inloggning

Logga in på adressen https://idm.helsinki.fi/web När du loggar in på universitetets dator fungerar den automatiska inloggningen, men på andra datorer måste du logga in med universitetets användarnamn.

Förstasidan ser ut så här:

ryhmahallinta_1_etusivu_sv.jpg

 

Sök grupper

Med hjälp av sökfunktionen kan du söka en lämplig grupp bland befintliga grupper.

Ryhmahallinta_2_hae_sv.jpg

 

I sökresultaten ser du:

  • Gruppens namn
  • En kort beskrivning om gruppen
  • En förteckning över gruppens ägare (namn, användarnamn och e-postadress)

Skapa en ny grupp

Klicka på Skapa egen grupp på förstasidan Fyll noggrant i gruppens uppgifter, eftersom detta hjälper användarna att lättare identifiera skapade grupper. Uppgifter markerade med en asterisk är obligatoriska.

ryhmahallinta_3_luo_sv.jpg

 

  • Gruppens namn är en uppgift som du inte kan ändra senare, välj därför det med omsorg.
  • Obligatoriska uppgifter är gruppens namn, beskrivning och giltighetstid.

Fyll i de uppgifter som behövs i formuläret och klicka på Skapa grupp nertill.

När du skapar en ny grupp blir du automatiskt gruppens ägare, dvs. administratör. Märk väl att ägaren dock inte automatiskt är medlem i gruppen. Om du vill bli medlem i en grupp som du äger måste du lägga till dig själv som medlem på samma sätt som du lägger till andra medlemmar.

OBS.!  Det rekommenderas att redan från början utse minst två ägare för gruppen. Då går det att göra uppdateringar i gruppen även vid eventuell frånvaro. Helpdesk kan inte lägga till medlemmar eller ägare till grupper.

Redigera gruppens uppgifter

Leta fram önskad grupp på sidan Grupper jag äger. Klicka på "Andra uppgifter" i den önskade gruppen.

ryhmahallinta_4_omat_ryhmat_sv.jpg

 

Du kan bl.a. redigera följande uppgifter i gruppen

  • ändra beskrivningen och gruppens giltighetstid
  • ändra, ta bort eller lägga till ytterligare uppgifter eller välja tilläggsegenskaper för gruppen
  • lägga till eller ta bort ägare
  • OBS: Det är även möjligt att lägga till en grupp som ägare, men endast personmedlemmarna i gruppen blir ägare.
    Om den grupp som lagts till som ägare har andra grupper som medlemmar, blir medlemmarna i dessa grupper inte ägare.

Gör de ändringar som behövs i administrationsformuläret och klicka till slut på Uppdatera gruppen nere på sidan.

Gruppens giltighet

En ny grupp gäller automatiskt tills vidare, om man inte vill bestämma ett slutdatum separat.
    
Gruppens ägare får ett varningsmeddelande via e-post två månader, två veckor och två dagar innan gruppens giltighetstid går ut. Vid behov kan man ändra slutdatumet under fliken Grupper jag äger --> Övriga uppgifter.
    
OBS.! Giltighetstiden för en grupp som gäller tills vidare är ett år från den senast sparade redigeringen. Om uppgifterna i gruppen inte har redigerats på ett år, får ägaren e-post om att giltighetstiden går ut även om det handlar om en grupp som gäller tills vidare. Då måste man logga in på verktyget för gruppadministrering, kontrollera att uppgifterna om gruppen fortfarande stämmer och klicka på knappen Uppdatera gruppen.
 

Redigera gruppmedlemmar

På sidan Grupper jag äger finns ett verktyg för att administrera gruppmedlemmar.

ryhmahallinta_5_ryhman_jasenet_sv.jpg

 

  • På administrationssidan ser du en alfabetisk förteckning över nuvarande medlemmar i gruppen.
  • För personmedlemmar visas namnet, användarnamnet och e-postadressen.
  • För gruppmedlemmar ser du gruppens namn, antalet medlemmar, gruppens giltighetstid och en beskrivning av gruppen.
  • Du kan lägga till både enskilda personer och grupper.
  • Ifall medlemskapet har angetts att börja i framtiden, börjar det kl. 00.00 på datumet i fråga.
  • Medlemskapet och de rättigheter som hör samman med detta upphör på avslutningsdagen kl. 23.59.59. Personen visas dock fortfarande på listan med namn och avslutningsdatum i grått. Detta för att ägarna ska lägga märke till vems rättigheter som har upphört och när. Om man vill ta bort personen helt måste ägaren göra detta manuellt.
  • Kom ihåg att till slut klicka på Spara.

Lägg till medlemmar eller grupper

Skriv in den önskade personens namn, användarnamn eller e-postadress/gruppens namn eller beskrivning eller delar av dessa i sökfältet under Lägg till medlemmar. Välj önskad person/grupp i sökresultaten genom att klicka på Lägg till på den högra sidan. Kom ihåg att till slut klicka på Spara.

ryhmahallinta_6_lisaa_jasen_sv.jpg

 

Ta bort medlem eller grupp från gruppen

Genom att klicka på knappen Medlemmar på sidan Grupper jag äger öppnas medlemsförteckningen.
Leta fram den person som ska tas bort och kryssa för Ta bort. Kom ihåg att till slut klicka på Spara.

Du kan utföra flera funktioner på en och samma gång:

ryhmahallinta_7_poista_jasen_sv.jpg

 

Ändringarna uppdateras i olika system inom några timmar.