Tiedonluokittelu M365-tiedostoissa (Word, PowerPoint, Excel)

Tiedonluokittelu on pilotointivaiheessa ja käytössä vasta osalla yliopistolaisia. Päivitämme ohjetta aktiivisesti saadun palautteen perustella.

Tämä ohje kertoo tiedon luokittelusta Helsingin yliopistolla Microsoft 365 -tiedostoissa (Word, Excel, PowerPoint).
Lue yleisemmin tiedonluokittelusta koontisivulta.

Snabbinstruktion

Tiedonluokittelu tiedostoissa lyhyesti

Luokittelu

Tiedosto on luokiteltava aina.
Perusta luokittelun valinta sisällön riskitasoon.
Päivitä luokka, jos sisältö muuttuu.

Salaus (1R, 2A)

Salaus = vain oikeutetut näkevät.

Jakaminen

Luokka määrittää, kenelle voit jakaa.
Anonyymilinkki: vain 5W ja Henkilökohtainen.
2A–4G: HY käyttäjät tai nimetyt henkilöt.
1R: vain harkiten, rajatusti.

Huomioita

Ulkopuolisille jakaminen voi vaatia salaamattoman tiedoston (ei suositeltu).
1R ja 2A: vesileima näkyy tiedostossa.

Lue tarkka ohje -välilehdeltä tarkemmat kuvalliset ohjeet.

Detaljerad hjälp

Innehållsförteckning

Tiedonluokittelumalli
Näin luokittelet tiedoston
Tiedostojen salaus ja suojaus Microsoft-teknologialla
Tiedostojen jakaminen linkkinä
Luokan näkyminen vesileimana tiedoston ylälaidassa
Tekoälyltä kielletyt

Tiedonluokittelumalli

Helsingin yliopistossa käytössä olevat tiedonluokat:

1R (Red) – Salainen
Tietoon liittyvien riskien toteutumisesta aiheutuu vakavaa vahinkoa korkeakoululle, asiakkaalle, opiskelijalle, tutkittavalle tai korkeakoulun työntekijälle.
- Salattu
  Sisältö salataan ja suojataan automaattisesti yksittäisten käyttäjien käyttöön. Sisällön jakaminen HY:n ulkopuolelle estetty.
- Salaamaton (ei suositeltu)
  Sisältöä ei salata eikä suojata. Käytä tätä vain kun salaat ja suojaat sisällön jollain muulla menetelmällä.
2A (Amber) – Erikseen rajoitettu luottamuksellinen
Tietoon liittyvien riskien toteutumisesta aiheutuu selkeää vahinkoa korkeakoululle, asiakkaalle, opiskelijalle, tutkittavalle tai korkeakoulun työntekijälle.
- Salattu
  Sisältö salataan ja suojataan automaattisesti vain HY:n käyttäjien käyttöön.
- Salaamaton (ei suositeltu)
  Sisältöä ei salata eikä suojata. Käytä tätä vain kun salaat ja suojaat sisällön jollain muulla menetelmällä.
3Y (Yellow) – Luottamuksellinen
Tietoon liittyvien riskien toteutumisesta aiheutuu haittaa tai kohtalaista vahinkoa korkeakoululle, asiakkaalle, opiskelijalle, tutkittavalle tai korkeakoulun työntekijälle.
4G (Green) – Sisäinen
Tietoon liittyvien riskien toteutumisesta aiheutuu korkeintaan vähäistä haittaa korkeakoululle, asiakkaalle, opiskelijalle, tutkittavalle tai korkeakoulun työntekijälle.
5W (White) – Avoin
Tietoon ei liity sellaisia riskejä, jotka voisivat aiheuttaa haittaa asiakkaalle, opiskelijalle, tutkittavalle tai korkeakoulun työntekijälle ja sen julkitulo hyödyttää yliopistoa.
Henkilökohtainen (työhön liittymätön)

Lue tarkemmin tiedonluokittelusta Helsingin yliopistolla koontisivulta.

Näin luokittelet tiedoston

Aina kun luot M365-tiedoston tai alat muokata tiedostoa, jota ei ole vielä luokiteltu Helsingin yliopistolla, sinun pitää määrittää tiedostolle tiedonluokka.

Luokka on aina valittava tietosisällön riskitason mukaisesti. Mikäli sisältö muuttuu sillä tavoin, että sen riskitaso muuttuu, tulee luokka aina muuttaa vastaaman tietosisältöä.

Luokittele tiedosto valitsemalla Home-valikosta Sensitivity.

Tiedostojen salaus ja suojaus Microsoft-teknologialla

Tiedostoissa luokissa 1R ja 2A tiedostot salataan ja suojataan Microsoftin teknologialla suoraan valitsemalla alaluokka Salattu.

Salaus tarkoittaa, että tiedoston sisältö on luettavissa vain oikeutetuille käyttäjille.
Suojaus tarkoittaa, että tiedoston käyttöä (esim. kopiointi, tulostus) voidaan rajoittaa.

Tiedosto rajataan tällöin:

vain nimetyille käyttäjille tai
vain Helsingin yliopiston käyttäjille

Kun valitset tiedostolle luokan 1R – Salattu:

tiedosto salataan ja suojataan vain sinun valitsemiesi Helsingin yliopiston käyttäjien ulottuville.
sinulle aukeaa ikkuna, jossa voit tarkemmin määrittää henkilöt, jotka pääsevät tiedostoa lukemaan ja muokkaamaan.
kenenkään muun kuin sinun valitsemiesi käyttäjien ei ole mahdollista avata tiedostoa.

Kun valitset tiedostolle luokan 2A – Salattu:

tiedosto salataan ja suojataan vain Helsingin yliopiston käyttäjien ulottuville.
kenenkään muun kuin Helsingin yliopiston käyttäjien ei ole mahdollista avata tiedostoa.

Ulkopuoliselle lähetettävä 1R tai 2A luokan tiedosto

Mikäli tarvitset jakaa 1R tai 2A luokkien tiedostoja yliopiston ulkopuoliselle taholle, on mahdollista käyttää alaluokkaa Salaamaton (Ei suositeltu). Tässä tapauksessa tiedostoa itseään ei salata, vaan se tehdään erikseen kun tiedosto lähetetään sähköpostilla.

Tiedostojen jakaminen linkkinä

Kun olet tallentanut tiedoston esim. omaan OneDrive-kansioosi tai jaettuun Teams-kansioon, sinun on mahdollista jakaa tiedostoa eteenpäin linkillä. Jakaessasi teet valinnan, kenelle annat pääsyn tiedostoon linkin kautta.

Katso myös erillinen ohje tiedostojen jakamisesta

Tiedostolle valitsemasi luokka vaikuttaa siihen, kuinka laajalle joukolle voit tiedoston linkkinä jakaa.

Jakaminen anonyymilinkkinä

Tiedoston jakaminen anonyymilinkillä (Anyone with the link) tarkoittaa sitä, että kuka tahansa linkin tietävä saa sen kautta tiedoston auki ilman tunnistautumista.

Anonyymilinkillä tiedoston jakaminen on mahdollista vain seuraaville luokille:

5W – Avoin
Henkilökohtainen (työhön liittymätön)

Jakaminen rajatulle joukolle tai yksittäisille käyttäjille

Luokkiin 2A-4G luokitelluille tiedostoille voidaan luoda jakolinkki:

kaikille Helsingin yliopiston käyttäjille tai
tietyille nimetyille henkilöille.

Huomioita jakamisesta

Jos asetat jakolinkkiin oikeudet kaikille Helsingin yliopiston käyttäjille, tällöin kaikki Helsingin yliopiston käyttäjät, jotka tietävät linkin, pääsevät myös tiedostoon käsiksi. Yliopiston ulkopuolisille henkilöille tällöin ei voi antaa tiedostoon oikeuksia.
Jos jaat tiedoston linkkinä valituille henkilöille, vain kyseiset henkilöt saavat tiedoston auki. Valittujen henkilöiden joukossa voi olla myös yliopiston ulkopuolisia käyttäjiä.
Myös 1R-luokiteltuun materiaaliin on teknisesti mahdollista luoda jakolinkki nimetyille käyttäjille. Tämän luokan materiaalin jakamisessa ja tallentamisessa on kuitenkin käytettävä tarkkaa, tapauskohtaista harkintaa siinä, missä materiaalia on tarpeen käsitellä.

Luokan näkyminen vesileimana tiedoston ylälaidassa

Luokkiin 1R tai 2A luokitelluissa tiedostoissa luokan nimi näkyy automaattisesti tiedoston ylälaidassa vesileimana.

Vesileima auttaa vastaanottajaa tunnistamaan sisällön luokan myös silloin, kun sitä jaetaan organisaation ulkopuolelle.

Tällä hetkellä (vuosi 2026) Helsingin yliopiston mallissa luokkiin 3Y–5W sekä Henkilökohtainen luokitelluissa tiedostoissa vesileimaa ei tule näkyville.

Tekoälyltä kielletyt

Voit käyttää yliopiston tukemien tekoälysovelluksien (esim. Copilot, Curre) kanssa luokkien 3Y-5W tiedostoja.

Luokkien 1R, 2A ja Henkilökohtainen tiedostot ovat estetty kokonaan tekoälysovelluksilta.

KUVA tulossa

Videoinstruktion

Ge respons

Webbplatsen med anvisningar från IT-Helpdesk vid Helsingfors universitet hjälper dig i dina jobbrelaterade IT-frågor. Berätta för oss hur vi skulle kunna förbättra våra anvisningar. Vi uppskattar verkligen din respons!

Hur skulle du förbättra denna instruktion?