Universitetet kommer att ersätta den länge använda Flamma Arbetsgrupper-tjänsten (workgroups.helsinki.fi) som baseras på Confluence-plattformen med den öppna XWiki-plattformen i november 2026. Övergången från den nuvarande tjänsten till XWiki kräver åtgärder från universitetets personal på grund av den stora mängden material.
Nuvarande Flamma Arbetsgrupper (workgroups.helsinki.fi) är implementerad på Atlassians Confluence-plattform, främst för produktion och presentation av internt universitetsinnehåll samt för samarbete mellan akademiska gemenskaper (Haka- och eduGAIN-förbunden). Inom Flamma Arbetsgrupper kan universitetets personal säkert begränsa innehållets synlighet till utvalda användare och användargrupper.
Den nya Flamma Arbetsgrupper-tjänsten som ska implementeras på XWiki-plattformen kommer att likna den nuvarande tjänsten så mycket som möjligt vad gäller funktionalitet och syfte. Däremot kommer den nya tjänsten att ha ett annorlunda gränssnitt, logik och funktioner än den nuvarande Confluence-plattformen.
IT-centret startade projektet för förändring av Flamma Arbetsgrupper-tjänsten i början av 2026. Nästa steg är att i slutet av april 2026 starta ett pilotprojekt för den nya XWiki-baserade tjänsten.
Vi kommer att informera universitetets personal om förändringar och instruktioner i god tid via e-post (till innehållsägare i Flamma Arbetsgrupper), Flamma Arbetsgrupper, Flamma samt på IT-Helpdesks startsida.
Viktig information för användare av Flamma Arbetsgrupper angående denna förändring
OBS! Plattformsändringen kräver åtgärder från användare av Flamma Workgroups.
Eftersom den nuvarande tjänsten innehåller stora mängder material, inklusive föråldrade sidor och innehåll, kommer inte allt innehåll i Flamma Arbetsgrupper automatiskt att överföras till den nya tjänsten.
- Innehållsägare på Flamma Arbetsgrupper måste ange vilket innehåll som ska överföras till den nya tjänsten genom att markera det för överföring i god tid före förändringen. Vi kommer att göra markeringsprocessen så enkel som möjlig och informera universitetets personal i förväg.
- Trots det snäva tidsschemat för förändringen kommer vi att säkerställa att inget innehåll från universitetets personal går förlorat och att informationen fortsätter att vara tillgänglig under lång tid efter förändringen om det behövs.
Vad kommer att förändras och varför?
- Flamma Arbetsgrupper-tjänsten flyttas från nuvarande Confluence-plattform till XWiki senast 23.11.2026.
- Den nya tjänsten kommer att ha ett annorlunda gränssnitt och användarupplevelse, vilket motsvarar den nuvarande Wiki-tjänsten (wiki.helsinki.fi)
- Genom att flytta Flamma Arbetsgrupper-tjänsten från den nuvarande Confluence-plattformen till XWiki kan universitetet avsevärt minska kostnaderna. Dessutom kommer Confluence-leverantören Atlassian framöver endast erbjuda tjänsten via sin molnplattform, vilket betyder att tjänsten inte längre kan köras på servrar i universitetets egna datacenter.
Hur påverkar denna förändring mig och vad behöver jag göra?
- Om du har innehåll eller samlingar av sidor i Flamma Arbetsgrupper-tjänsten behöver du markera det innehåll du vill överföra till den nya tjänsten i god tid. Förfarandet kommer att likna det när de offentliga wiki-sidorna (wiki.helsinki.fi) togs i bruk på XWiki-plattformen.
- Vi skickar instruktioner till alla innehållsägare på Flamma Arbetsgrupper via e-post och informerar om förändringen i god tid via universitetets kommunikationskanaler.
- Enligt vår nuvarande bedömning kommer universitetets personal att kunna börja markera innehåll för överföring från början av september 2026.
Vill du pilottesta nya Flamma Workgroups?
Vi har redan skickat inbjudningar till vissa innehållsägare på Flamma Arbetsgrupper via e-post för att delta i pilotprojektet. Om du vill delta och testa ditt innehåll i den nya tjänsten, kontakta projektledare Jarkko Seppälä: jarkko.seppala@helsinki.fi