Microsoft Office 365 Message Encryption -sähköpostin suojaus

Palveluosoitteiden kohdalla suosittelemme toistaiseksi käyttämään vanhaa Securemail-palvelua. Lue Securemail-palvelun tilanteesta lisää Flammasta.

Huomaa, että kaikkea viestintää ei tarvitse suojata. Lue lisää Flammasta (Sähköpostin käsittelyohje)

Tämä ohje on sähköpostin suojauksesta Office 365 Message Encryptionilla (OME) Helsingin yliopistossa. Voit käyttää OME-suojausta vain Outlookissa ja OWA:ssa (Outlook Web App).

Voit lähettää tämän ohjeistuksen avulla Office 365 -tililtäsi suojatun viestin joko toiselle yliopistolaiselle, toiseen organisaatioon tai jopa kokonaan ulkopuoliselle taholle. Ulkopuolinen (= ei-Office 365 -käyttäjä) ei voi käyttää tätä OME-versiota, mutta tarjolla on muita tapoja muodostaa suojattu yhteys (lisätietoja ohjeessa luottamuksellinen sähköposti).

Ohjeet on sekä Outlookille että OWA:lle (Outlook WebApp). 

Parannuksia aiempaan Securemail-suojaukseen

  • Suojatun postin lukeminen mobiililaitteilla helpottuu, käytettäessä Outlook for Android / iOS:ia suojatun viestin lukeminen ei enää poikkea tavallisen viestin lukemisesta mitenkään (Outlook hoitaa viestin avaamisen läpinäkyvästi).
  • Muilla sähköpostiohjelmilla lukeminen tapahtuu avaamalla liitteenä oleva html-tiedosto ja joko kirjautumalla [O365-tunnuksilla] tai tilaamalla sähköpostiin väliaikaisen avainkoodin.
  • Viestin voi lukea rajoittamattoman monta kertaa eikä se enää vanhene. 
Huomioithan, että otsikkoa ei suojata, siihen ei siis pidä laittaa mitään luottamuksellista.

Kuvalliset ohjeet Tarkka ohje -välilehdellä

Huomioithan, että otsikkoa ei suojata, siihen ei siis pidä laittaa mitään luottamuksellista.

 

Suojatun viestin lähettäminen Outlook Web App:illa (OWA)

Kirjaudu Outlook Web Appiin osoitteessa www.helsinki.fi/office365

Napsauta New message (uusi viesti). Valitse Encrypt. Mikäli Encrypt-vaihtoehtoa ei näy suoraan valikossa, napsauta kolmea pistettä rivin lopussa.  

Kun suojaustaso on valittu, näet viestin kirjoitusikkunassa suljetun lukon kuvan ja maininnan suojauksesta. Voit vaihtaa asetuksia valitsemalla Change permissions ja poistaa suojauksen valitsemalla Remove encryption.

Suojauksen vaihtoehdot ovat: 

  • Ei viestin edelleenlähetystä / Viestiä ei saa lähettää eteenpäin
  • (Normaali) suojaus
  • Helsingin yliopisto – luottamuksellinen 
  • Helsingin yliopisto – luottamuksellinen (vain luku)

Lue lisää suojaustasoista

Nyt voit kirjoittaa ja lähettää viestin normaalisti. 

Suojatun sähköpostin lähettäminen Outlookissa 

Kuvat otettu Macin Outlookin versiolla 16.39, mutta ohjetta voi hyödyntää muillakin versioilla. Mikäli Encrypt (Salaus) -nappia ei näy viestin lähetys -ikkunassa, napsauta kolme pistettä kuvaketta ja valitse Customise toolbar... Ja raahaa Encrypt -nappi näkyviin.

Suojauksen valinnan (Encrypt) löydät sähköpostin Options-välilehdeltä. 

Napsauta Encryption, jolloin avautuvasta valikosta pääset valitsemaan tarvittavan suojauksen tason. 

Vaihtoehdot suojaukselle ovat:

  • (Normaali) suojaus
  • Ei viestin edelleenlähetystä / Viestiä ei saa lähettää eteenpäin
  • Helsingin yliopisto – luottamuksellinen  
  • Helsingin yliopisto – luottamuksellinen (vain luku)

Lue lisää suojaustasoista

Ohjelma pyytää jokaisella suojaamiskerralla kirjautumista. Ohjelma saattaa ehdottaa tunnukseksi sähköpostia, mutta muuta se muotoon tunnus@ad.helsinki.fi (esim. rkeskiva@ad.helsinki.fi). 
Ensimmäisen kirjautumisen jälkeen Outlook saattaa vielä tarvita uudelleenkäynnistyksen. Tämän jälkeen ohjelma on valmis käyttöön.

Kun suojaustaso on valittu, näet viestin esikatselukentässä keltaisen palkin valitusta suojaustasosta. Voit vaihtaa asetuksia napsauttamalla uudelleen lukko-kuvakkeen vieressä olevaa nuolta.

Nyt voit kirjoittaa ja lähettää viestin normaalisti. 

Suojatun sähköpostin lähettäminen yliopiston keskitetyssä ylläpidossa olevilta Windows-koneilta

Yliopiston keskitetysti ylläpidettyihin Windows-koneisiin on asennettu Outlook 2016. Voit lähettää Outlook 2016:sta suojattua sähköpostia kirjoittamalla Otsikko-kenttään (Huomaa, ero vanhaan Deltagonin systeemiin verrattuna) merkkijonon: [S], [s], [SUOJATTU] tai [suojattu]. Merkkijonon sijainnilla otsikkokentässä ei ole merkitystä. Katso kuva alla.

Voit kirjoittaa ja lähettää viestin normaalisti. 

Suojatun viestin vastaanottaminen 

Outlook

Kun viesti lähetään Office 365 -tunnukselta toiselle (vaikka kahden organisaation välillä) viesti näkyy Outlookissa suoraan. Suojauksen havaitsee lukonkuvasta ja maininnasta salatusta viestistä viestikentän yläreunassa. Näet tarkemmat suojaustiedot napsauttamalla View Permissions...

Outlook Web App (OWA)

Kun viesti lähetään Office 365 -tunnukselta toiselle (vaikka kahden organisaation välillä) viesti näkyy OWA:ssa suoraan. Suojauksen havaitsee lukonkuvasta ja maininnasta salatusta viestistä viestikentän yläreunassa. 

Suojattu viesti ulkopuoliselle vastaanottajalle

Mikäli vastaanottaja ei ole Office 365-/Microsoft -tunnusta, suojatusta viestistä tulee ilmoitus sähköpostiin.
Huom! Ilmoitus saattaa mennä roskapostikansioon.

Napsauttamalla Read the message avautuu selaimella seuraavanlainen näkymä (kuvan näkymä gmail-sähköpostista, näkymä voi vaihdella). 
Napsauta Sign in with a One-time passcode

Varmista vielä, että osoite on oikea: Osoite alkaa outlook.office365.com/encryption  

Päädyt seuraavanlaiselle sivulle:

Palaa takaisin sähköpostiin ja olet saanut sinne viestin, jossa on kertakäyttöinen pääsykoodi. Jos viestiä ei näy Saapuneissa (Inbox), tarkista roskapostilaatikko. Viestin voi poistaa, kun koodi on käytetty. Koodi on tietoturvasyistä voimassa vain 15 minuuttia. 

Kopioi koodi ja palaa takaisin selaimeen. Liitä kopioitu koodi laatikkoon (1) ja napsauta Continue (2).

Viesti aukeaa. Voit vastata viestiin napsauttamalla Reply all.

Suojaustasot 

(Normaali) suojaus

Vastaanottaja voi lukea, edelleenlähettää, tulostaa ja kopioida viestin sisällön, mutta ei voi poistaa suojausta. Viestin lähettäjällä on täydet oikeudet viestiin ja sen kaikkiin vastauksiin. 

Ei viestin edelleenlähetystä

Vastaanottaja voi lukea viestin, mutta ei voi edelleenlähettää, tulostaa tai kopioida viestiä. Viestin lähettäjällä on täydet oikeudet viestiin ja sen kaikkiin vastauksiin.

Helsingin yliopisto – luottamuksellinen

Tämän viestin sisältö on tarkoitettu vain (yliopiston) sisäiseen käyttöön. Sisältöä voi muokata, mutta ei voi kopioida tai tulostaa.

  • Huom! Vain Helsingin yliopiston sähköpostien väliseen viestittelyyn

Helsingin yliopisto – luottamuksellinen (vain luku)

Tämän viestin sisältö on tarkoitettu vain (yliopiston) sisäiseen käyttöön. Sisältöä ei voi muokata.

  • Huom! Vain Helsingin yliopiston sähköpostien väliseen viestittelyyn

Anna palautetta

Helsingin yliopiston IT-Helpdeskin ohjesivusto auttaa sinua työhösi liittyvissä IT-aiheisissa kysymyksissä. Kerro meille, miten voisimme parantaa ohjeitamme. Arvostamme suuresti palautettasi!

Kuinka parantaisit ohjeistusta?
Takaisin ylös