Sähköpostin suojaaminen (salaaminen) mahdollistaa viestien turvallisen lähettämisen sekä vastausviestin vastaanottamisen luottamuksellisesti mihin tahansa sähköpostiosoitteeseen.
Helsingin yliopistolla on käytössä kaksi erillistä suojauspalvelua:
- Microsoft Office Encryption
Sen käyttäminen ei vaadi asennettavia ohjelmia lähettäjällä eikä vastaanottajalla. Kaikilla niillä Helsingin yliopiston työntekijöillä ja opiskelijoilla, joilla on Microsoft 365-tunnus, on mahdollisuus lähettää suojattuja viestejä. - Securemail-palvelu
Deltagon-tekniikalla toteutetussa Securemail-palvelussa voit lähettää suojattua sähköpostia palveluosoitteisiin.
Huomaa, että palveluosoitteisiin suojatun viestin lähettäminen Microsoft Office Encryption -ohjelmistolla ei sovellu. Lähetä palveluosoitteisiin (esim. Helpdesk@helsinki.fi) suojattavat viestit Securemail-suojausta käyttäen (katso ohjeet tarkka ohje -välilehdeltä).
Pikaohje
Kaikkea viestintää ei tarvitse suojata. Ota salaus erikseen käyttöön, kun käsittelet tietosuojattua materiaalia. Tarkemmat luokittelut Flammassa.
- Voit lähettää Microsoft 365 -tililtäsi suojatun viestin toiselle yliopistolaiselle, toiseen organisaatioon tai jopa kokonaan ulkopuoliselle taholle.
- Napsauta lukko-kuvaketta ja valitse Encrypt.
- Ohje kokonaisuudessaan löytyy erillisestä Microsoft Office Encryption -ohjeesta.
- Lähetä Helpdeskiin tai muihin palveluosoitteisiin suojattua sähköpostia Securemailin avulla.
Suojattu liitetiedosto
Kun on tarve lähettää tiedostoja suojatusti, voit käyttää useita tapoja:
- Lähetä liite oman organisaation suojatun postin palvelun kautta (esim. Helsingin yliopistolla Microsoft Office 365 Message Encryption)
- Jos ulkopuolisella lähettäjällä ei ole käytössä suojausohjelmistoa (esim. Microsoft 365-tunnusta), voi Helsingin yliopiston käyttäjä lähettää Office 365 Message Encryption -suojauksen kautta suojatun viestin, johon viestin vastaanottaja vastaa liittämällä liitetiedoston viestiin.
- Ulkopuolinen voi myös lähettää tiedoston suojattuna sähköpostina Securemail-palvelussa.
- Lähetä liite Funet Filesenderillä salasanasuojattuna. Tämä tapa on käytössä HAKA-federaation jäsenillä.
- Suojaa tiedosto salaamalla se (esim. 7zip) ja toimittamalla se sopivalla tavalla, kuten esimerkiksi Funet Filesenderillä, sähköpostin liitteenä tai lähettäjän oman tiedostonjakopalvelun kautta.
- Voit käyttää myös erillistä salausohjelmaa, esim. GnuPG.
Tarkka ohje
Video-ohje
Anna palautetta
Helsingin yliopiston IT-Helpdeskin ohjesivusto auttaa sinua työhösi liittyvissä IT-aiheisissa kysymyksissä. Kerro meille, miten voisimme parantaa ohjeitamme. Arvostamme suuresti palautettasi!
Kuinka parantaisit ohjeistusta?