Flamman työryhmät

Flamman työryhmät korvaavat nykyiset Alman ryhmätyötilat. Flamman työryhmät toimivat Confluencessa kuten nykyinen wiki-järjestelmä, joten pääosin työryhmien hallinta ja sisällön tuottaminen tapahtuu samalla tavalla kuin wikissä. Erot ovat suhteellisen pieniä, mutta työryhmien tietoturva on parempi kuin wikissä, koska työryhmiin voi kirjautua vain yliopiston tunnuksilla. Wikiin verrattuna uutta ovat myös kalenteri ja keskustelualue -toiminnot.

Työryhmäalueen luominen ja oikeuksien hallinta
 
Sisällön luonti ja muokkaus

 

Tabs

Tarkka ohje
 

Flamman työryhmiin pääset kirjautumaan Flamman Omien työkalujen kautta tai suoraan osoitteesta https://workgroups.helsinki.fi/.

Uuden sivuston luominen

  • Siirry DASHBOARD-välilehdelle.
  • Napsauta Create a space.

     
  • Valitse Collaboration Space. Tämä ryhmä on suositeltava, sillä sen käyttäjäoikeuksia voidaan hallita kätevästi yliopiston LDAP-ryhmien avulla.
  • Napsauta Next.
  • Kirjoita haluamaasi ryhmän nimi Space name -kenttään. Space key muodostuu automaattisesti ryhmän nimen perusteella. Järjestelmä tarkistaa, onko samanniminen ryhmä jo olemassa, mutta ei osaa varoittaa päällekkäisyyksistä, vaan pysäyttää ryhmän luomisen, jos samannimisiä ryhmiä löytyy. Tällöin pääset eteenpäin lisäämällä merkkejä Space key -kohdassa näkyvään nimeen, esim. vuosiluvun tms.
  • Space key tulee olemaan näkyvä osa osoitetta. Se saa olla enintään 255 merkkiä pitkä ja saa sisältää vain kirjaimia ja numeroita. Ä, ö ja å muutetaan automaattisesti kirjaimiksi a, o ja a.
  • Napsauta Next.
  • Lisää jäseniä ryhmään. Voit etsiä yksittäisiä jäseniä kirjoittamalla nimen alkua kenttään (1) tai valita valmiita ryhmiä kohdasta (2).
  • Valitse henkilö listalta.
  • Napsauta Create, kun olet lisännyt jäsenet.
  • Valitse ryhmälle kategoria (1). Valinta vaikuttaa sivun ylätason navigointiin. Voit vaihtaa kategoriaa myöhemmin.
  • Napsauta Next (2).

Alue on luotu ja voit alkaa tehdä sinne sisältöä.

Käyttäjähallinta

  • Voit lisätä oikeuksia kokonaisille ryhmille (Groups) tai yksittäisille käyttäjille (Individual Users).
  • Flamman työryhmissä on oma käyttäjälista, josta käyttäjät haetaan.
  • Avaa Space Tools (1) > Permissions (2) > Permissions(3).
  • Uusia ryhmiä ja yksittäisiä käyttäjiä voit lisätä napsauttamalla Edit permissions Groups tai Individual Users -kohdassa ja kirjoittamalla nimen alkua avautuvaan hakukenttään. Jo lisättyjen käyttäjien oikeuksia voit hallita rastittamalla valintaruuduista halutun oikeuden päälle tai pois.
  • Jos halutaan käyttäjä tai ryhmä kokonaan pois, napsautetaan kaikki oikeudet pois ja tallennetaan. Tämän jälkeen ko. jäsen tai ryhmä poistuu listauksesta.

    Isompi kuva >>
  • Napsauta lopuksi Save all.

Sivuston ulkoasu

Voi muuttaa sivun ulkoasua, esimerkiksi lisätä uusi komponentteja sivulle seuraavasti:

  • Avaa Space Layout.
  • Vie kursori sivun jonkin osan päälle. Add-painike tulee näkyviin.
  • Napsauta komponenttia, jonka haluat lisätä (Page Tree, Space news, Search jne.). Kunkin kohdalta aukeaa vielä uusi ikkuna, jossa kysytään kyseisen komponentin lisätietoja. Täytä vaadittavat kentät ja napsauta lopuksi Save.

Määrittele oma aloitussivu

Voit määritellä itse mikä työryhmä aukeaa automaattisesti kun avaat Flamman työryhmät.

  • Napsauta omaa profiiliikuvaketta sivun oikeasta yläreunassa.
  • Avautuu valikko, josta valitset Settings.
  • Napsauta avautuvan sivun alalaidassa olevaa Edit-näppäintä ja vaihda kohdasta Site Homepage haluamasi työryhmä (valikossa näkyvät kaikki työryhmät joihin sinulla on pääsy).
  • Lopuksi napsauta Submit.

Tämän jälkeen pääset tälle määrittelemällesi sivulle suoraan napsauttamalla Flamma Workgroups -logoa sivun vasemmassa yläreunassa.

Uuden sivun lisääminen

  • Voit lisätä työryhmäalueelle uusia sivuja tai muuta sisältöä napsauttamalla sivun oikeasta yläkulmasta Create.
  • Varmista, että muokkaat oikeaa työryhmää (1).
  • Valitse lisättävä komponentti (tyhjä sivu, How to -artikkeli, diagrammi tms.) (2).
  • Napsauta Create (3).

Sivujen muokkaaminen

  • Voit muokata valmiita sivuja napsauttamalla Edit-painiketta sivun yläreunassa.
  • Muokkaustyökalu on sama kuin wikissä.
  • Monet sivujen muokkaamiseen ja sivuilla navigointiin liittyvät toimet on nopeinta tehdä pikanäppäinten avulla. Saat ne näkyviin painamalla näppäimistöllä ? -merkkiä. Avautuvan ikkunan vasemmasta reunasta (1) voit valita aihepiirin ja oikealta (2) näet pikanäppäimet.

Tarkempia ohjeita sivujen muokkaamisesta löydät Opetusteknologiakeskuksen wikiohje-sivuilta >>

Sivujen poistaminen

  • Voit poistaa yksittäiset sivut ja muut komponentit valitsemalla Tools > Delete.
  • Järjestelmä pyytää vielä vahvistuksen poistamiselle. Vahvistusikkunassa näkyy sivun tietoja, mm. sille tulevien linkkien lukumäärä.
  • Napsauta OK, jos sivun saa tuhota.

Keskustelualueet

Voit lisätä työryhmäalueellesi keskustelupalstan seuraavasti:

  • Napsauta Create. Valitse listalta Discussion. Napsauta Next.
  • Seuraavana kysytään tarkempia tietoja. Tähdellä merkityt ovat pakollisia tietoja. Napsauta lopuksi Create.
  • Nyt keskustelualue löytyy päävalikosta.

Dashboard, Space news ja suosikit

Dashboardilla eli koko Flamman työryhmien etusivulla näet omat suosikkiryhmät, uutiset ja viimeisimmät päivitykset yhdellä sivulla.

Dashboardilla on oma News -valikko, johon ilmestyy kaikki omiin ryhmiin julkaistut uutiset. Tämä helpottaa useampien työryhmien seuraamista, sillä yhdellä katsomalla näkee kaikki viimeisimmät uutiset.

Space news eli tiedotevirta on ryhmän sisäisen tiedottamisen keskeinen kanava. Voit tehdä tiedotteen valitsemalla ko. työryhmäalueen etusivulla Create > Blog post > Create.

Mikäli haluat, että työryhmässä julkaistu uutinen näkyy ryhmän käyttäjien Space news -osiossa, on ko. sisällön sivulla napsautettava punaista talo-kuvaketta. Punainen talo tarkoittaa, ettei sisältöä julkaista Space news -kohdassa. Kun talo on vihreä, sisältö näkyy listauksessa.

Suosikit

  • Työryhmäalueiden sisältöjen hallitseminen on helpompaa, kun valitset useimmin käytetyt sivustot suosikkeihin. Voit lisätä ja poistaa suosikkeja Tools-valikosta.
  • Harmaa tähti osoittaa, että aluetta ei ole lisätty suosikeihin, keltainen, että alue on suosikeissa. Voit muuttaa sivun tilan myös napsauttamalla tähteä.
  • All-valikosta voit määritellä mitä tiloja Spaces-ikkunassa näkyy. Valitsemalla Favourite voit piilottaa vähemmän käyttämäsi sivut listalta.
  • Nyt omien tilojen löytäminen on helpompaa.

Sivujen järjestyksen muuttaminen

  • Avaa Reorder Pages.
  • Raahaa sivu sopivaan paikkaan sivuhierarkiassa. Poikkiviiva osoittaa paikan, johon sivu sijoittuu, kun vapautat hiiren painikkeen.

Kalenterin lisääminen Flamman työryhmään

Voit lisätä Flamman työryhmään myös kalenterin, jota voidaan käyttää esim. ryhmän sisäisen tiedotuksen kanavana. Voit myös synkronoida O365:en jaetun kalenterin Flamman työryhmään. Huomioi, että Flamman työryhmän sisäisen kalenterin synkronointi Flamman työryhmien ulkopuolelle ei ole suositeltavaa tietoturvasyistä. Kun luot kalenterin, tarkista heti oikeudet.

HUOM: Kalenterit eivät ole henkilökohtaisia, älä laita henkilökohtaisia tietoja Flamman työryhmän kalentereihin! Tietoa voi muutenkin vuotaa ulkopuolelle ics-linkillä, esim. Outlookiin synkronointi synkronoi tiedot puhelimiin jne.

  • Avaa sivu editointitilaan.
  • Etsi valikosta Team Calendar.
     
  • Valitse Add New Calendar.
  • Täytä tiedot.
  • Kalenteri ilmestyy sivulle. Sulje vihjeet ja tallenna sivu.
  • Voit lisätä kalenteriin tapahtumia napsauttamalla Add Event.
  • Täytä tapahtuman tiedot ja napsauta OK.
  • Voit tarkistaa kalenterin oikeudet ja muokata niitä. Avaa valikko kalenterin alareunassa olevasta kuvakkeesta.
  • Oletuksena mitään rajoituksia kalenterin käytölle ei ole!

Kun olet luonut kalenterin Flamman työryhmiin, voi synkronoida sen sisällön omaan Office 365 -kalenteriisi tämän ohjeen avulla >>

 

Työryhmän poistaminen

Voit poistaa työryhmän seuraavasti:

  • Valitse poistettava työryhmä-alue (1).
  • Valitse Space Tools (2).
  • Avaa Overview-välilehti (3).
  • Avaa Delete Space -välilehti (4).
  • Napsauta OK (5). Työryhmä ja kaikki siellä oleva sisältä tuhoutuu lopullisesti. Napsauta Cancel, jos et haluakaan hävittää työryhmän. Yksittäiset sivut voit poistaa tämän ohjeen mukaan.

     

Wikisivuston siirtäminen Flamman työryhmiin

On myös mahdollista tuoda valmis wikialue Flamman työryhmiin. Wikissä alueen export-oikeudet omaava käyttäjä valitsee Browse > Space Operations > XML Export -sivun.

Sivulta valitaan Full Export.

Lähetä syntynyt xml.zip -tiedosto Helpdeskin osoitteeseen helpdesk@helsinki.fi otsikolla Wikialueen XXX siirto Flamman työryhmiin. Helpdesk ohjaa työpyynnön ylläpidolle.

Flamman työryhmien ylläpitäjät tuovat alueen Flamman työryhmiin. Tuonnin jälkeen ylläpito tarkistaa alueen oikeudet ja poistaa tarvittaessa oikeudet confluence-user -ryhmältä ja anonymous-käyttäjiltä. (Flamman työryhmäalueiden ei ole tarkoitus näkyä kaikille käyttäjille).

Ylläpito vaihtaa sivun ulkoasun Flamman työryhmien standardi-teeman mukaiseksi ja laittaa kategoriaksi joko Team Spaces tai Project Spaces. Alueen ylläpitäjät voivat tarvittaessa myöhemmin itse vaihtaa teeman tai kategorian tuonnin jälkeen.

Ohjeita muualla

Opetusteknologiakeskuksen wiki-ohjeet

Atlassianin ohjeet: Documentation for Confluence 5.8.