Office 365: Jaetut postilaatikot ja kalenterit

Jaetut Office 365 -postilaatikot ovat postilaatikoita, joilla voi olla useampi käyttäjä. Niiden käyttöön ei tarvita erillistä käyttäjätunnusta, vaan kirjautuminen tapahtuu käyttäjän omalla tunnuksella. Jaettuun postilaatikkoon kuuluu myös jaettu kalenteri.

Kaikkien saman postilaatikon tai kalenterin käyttäjien on oltava joko Office 365 -pilvipostin tai paikallisen postin käyttäjiä. Jaetun postilaatikon tai kalenterin käyttäminen ristiin eri ryhmien välillä ei ole mahdollista. Lähes kaikki yliopistolaiset käyttävät pilvipostia. Paikallisen postin käyttäjäryhmät on kerrottu Flammassa.

Jaettu postilaatikko voi toimia esim. laitoksen tai ryhmän palveluosoitteena.

Tabs

Tarkka ohje

Yleistä

Postien lukeminen jaetusta postilaatikosta tapahtuu samalla tavalla kuin omasta postilaatikosta. Jaettu postilaatikko toimii pääosin kuten Mappi-postin jaettu postilaatikko.

Postilaatikon voi tilata vain ryhmälle. Ennen postilaatikon tilaamista etsi sopiva ryhmä ryhmienhallintatyökalusta tai luo uusi (katso ohjeet ryhmän luomiseen).

Oletusarvoisesti ryhmälle annetaan luku-, kirjoitus- ja kopiointioikeudet sekä Behalf of -lähetysoikeudet, ns. Full access -oikeudet. Voi tarkemmin määritellä tarvittavat oikeudet e-lomakkeella.

Lähetysoikeuksia on kahta eri tyyppiä. Voit valita yhdelle kohderyhmälle vain toisen näistä:

  • "Send as" -oikeus tarkoittaa oikeutta lähettää postia jaetusta laatikosta siten, että vastaanottaja näkee lähettäjänä vain jaetun laatikon nimen.
  • "Send on behalf" -oikeus antaa oikeuden lähettää postia siten, että vastaanottaja näkee jaetun laatikon nimen ja lähettävän henkilön nimen. Esimerkiksi: "Teppo Testaaja on behalf of Testi Laatikko."

Lisäksi on mahdollista antaa erillisiä oikeuksia mm. kalenterin katsomiseen vaikka isommalle ryhmälle. Tällöin myös ryhmäkalenterin hyödyntäminen on joustavampaa: osalla on kalenterin lisäysoikeudet ja osalla katseluoikeudet. Vaihtoehtoja on useita. Kysy lisää Helpdeskistä.

Jaetun postilaatikon siirto Mappi-postista

Käytössä oleva jaettu Mappi-postilaatikko on mahdollista siirtää Office 365 -palveluun. Kaikkien jaetun postilaatikon käyttäjien on tällöin oltava joko pilvi- tai paikallisessa palvelussa.
Mappi-postissa käytetyt tunnus+alikansio-ohjaukset kuten iankka+alikansio@mappi.helsinki.fi eivät toimi Office 365:ssä.

Tee postilaatikon tilaus e-lomakkeella. Lomakkeella kysytään mm. seuraavia asioita:

  • Nykyisen jaetun Mappi-laatikon osoite, esim. humppa-atk@helsinki.fi. Osoite pysyy samana jatkossakin.
  • Tulevan laatikon käyttäjät (ilmoita ryhmä). Tähän tarkoitukseen voit luoda oman ryhmän (tai useampia ryhmiä, joille määritellään erilaiset oikeudet), jonka avulla ryhmän ylläpitäjät voivat säätää jaetun laatikon oikeuksia.
  • Voit vaihtoehtoisesti vaihtaa lähetysoikeuden Send As -oikeuteen, jolloin on oikeus lähettää postia jaetusta laatikosta siten, että vastaanottaja näkee lähettäjänä vain jaetun laatikon nimen.

Tilaaja saa ilmoituksen sähköpostitse kun laatikko on valmis. Vanhat postilaatikot jäävät käyttöön Mappi-järjestelmään, mutta sinne ei enää tule uutta postia. Käyttäjä voi halutessaan itse kopioida tarpeellisia viestejä uuteen postilaatikkoon. Ohje viestien kopiointiin tililtä toiselle Outlookissa.

Uuden jaetun postilaatikon tilaus

Tee tilaus e-lomakkeella. Lomakkeella kysytään mm. seuraavia asioita:

  • Toivottu osoite (esim. humppa-info@helsinki.fi). Ylläpito tarkistaa, ettei Mappi-järjestelmässä ole vastaavia laatikoita.
  • Tulevan laatikon käyttäjät (ilmoita ryhmä). Tähän tarkoitukseen voit luoda oman ryhmän (tai useampia ryhmiä, joille määritellään erilaiset oikeudet), jonka avulla ryhmän ylläpitäjät voivat säätää jaetun laatikon oikeuksia.
  • Voit vaihtoehtoisesti vaihtaa lähetysoikeuden Send As -oikeuteen, jolloin on oikeus lähettää postia jaetusta laatikosta siten, että vastaanottaja näkee lähettäjänä vain jaetun laatikon nimen.
  • Tilaaja saa ilmoituksen sähköpostitse kun laatikko on valmis.

Ryhmienhallintatyökalu

Ryhmällä hallinnoidaan jaettujen postilaatikoiden oikeuksia. Löydät valmiit ryhmät ryhmienhallintatyökalusta (katso ohjeistus). Voit valita sieltä tarkoitukseen sopivan ryhmän tai sitten tehdä uuden ryhmän. Ryhmän tilaaja on ryhmän vastuuhenkilö, joka voi lisätä käyttäjiä ryhmään. Huomaa, että ryhmän vastuuhenkilö pitää lisätä jäseneksi myös ryhmään, jos haluaa saada jaetun sähköpostin käyttöönsä. Ryhmässä pitää olla vähintään yksi jäsen vastuuhenkilön lisäksi, että ryhmän liittäminen sähköpostiin onnistuu. Lue tarkempi ohje käyttäjänhallinta-sivulta.

Lisätietoa jaetuista postilaatikoista Microsoftin sivuilla