Jaetut Microsoft 365 -postilaatikot ovat postilaatikoita, joilla voi olla useampi käyttäjä. Niiden käyttöön ei tarvita erillistä käyttäjätunnusta, vaan kirjautuminen tapahtuu käyttäjän omalla tunnuksella. Jaettuun postilaatikkoon kuuluu myös jaettu kalenteri. Katso Outlookin kalenterin käyttöohjeita täältä.
Jaettu postilaatikko voi toimia esim. laitoksen tai ryhmän palveluosoitteena.
Pikaohje
Yleistä
Postien lukeminen jaetusta postilaatikosta tapahtuu samalla tavalla kuin omasta postilaatikosta. Jaettu postilaatikko toimii pääosin kuten Mappi-postin jaettu postilaatikko.
Postilaatikon voi tilata vain ryhmälle. Ennen postilaatikon tilaamista etsi sopiva ryhmä ryhmienhallintatyökalusta tai luo uusi (katso ohjeet ryhmän luomiseen).
Oletusarvoisesti ryhmälle annetaan luku-, kirjoitus- ja kopiointioikeudet sekä Behalf of -lähetysoikeudet, ns. Full access -oikeudet. Voi tarkemmin määritellä tarvittavat oikeudet e-lomakkeella.
Lähetysoikeuksia on kahta eri tyyppiä. Voit valita yhdelle kohderyhmälle vain toisen näistä:
- "Send as" -oikeus tarkoittaa oikeutta lähettää postia jaetusta laatikosta siten, että vastaanottaja näkee lähettäjänä vain jaetun laatikon nimen.
- "Send on behalf" -oikeus antaa oikeuden lähettää postia siten, että vastaanottaja näkee jaetun laatikon nimen ja lähettävän henkilön nimen. Esimerkiksi: "Teppo Testaaja on behalf of Testi Laatikko."
Lisäksi on mahdollista antaa erillisiä oikeuksia mm. kalenterin katsomiseen vaikka isommalle ryhmälle. Tällöin myös ryhmäkalenterin hyödyntäminen on joustavampaa: osalla on kalenterin lisäysoikeudet ja osalla katseluoikeudet. Vaihtoehtoja on useita. Lisätietoa postilaatikon tilauksesta e-lomakkeessa.
Tarkka ohje
Uuden jaetun postilaatikon tilaus
Tee tilaus e-lomakkeella. Lomakkeella kysytään mm. seuraavia asioita:
- Toivottu osoite (esim. humppa-info@helsinki.fi). Ylläpito tarkistaa, ettei sähköpostiosoite ole jo käytössä.
- Tulevan laatikon käyttäjät (ilmoita ryhmä, näet sopivat ryhmät Ryhmienhallintatyökalusta). Tähän tarkoitukseen voit luoda oman ryhmän (tai useampia ryhmiä, joille määritellään erilaiset oikeudet), jonka avulla ryhmän ylläpitäjät voivat säätää jaetun laatikon oikeuksia.
- Voit vaihtoehtoisesti vaihtaa lähetysoikeuden Send As -oikeuteen, jolloin on oikeus lähettää postia jaetusta laatikosta siten, että vastaanottaja näkee lähettäjänä vain jaetun laatikon nimen.
- Tilaaja saa ilmoituksen sähköpostitse kun laatikko on valmis.
Ryhmienhallintatyökalu
Ryhmällä hallinnoidaan jaettujen postilaatikoiden oikeuksia. Löydät valmiit ryhmät ryhmienhallintatyökalusta (katso ohjeistus). Voit valita sieltä tarkoitukseen sopivan ryhmän tai sitten tehdä uuden ryhmän. Ryhmän tilaaja on ryhmän vastuuhenkilö, joka voi lisätä käyttäjiä ryhmään. Huomaa, että ryhmän vastuuhenkilö pitää lisätä jäseneksi myös ryhmään, jos haluaa saada jaetun sähköpostin käyttöönsä. Ryhmässä pitää olla vähintään yksi jäsen vastuuhenkilön lisäksi, että ryhmän liittäminen sähköpostiin onnistuu. Lue tarkempi ohje käyttäjänhallinta-sivulta.
Jaetun postilaatikon siirto Mappi-postista
Käytössä oleva jaettu Mappi-postilaatikko on mahdollista siirtää Office 365 -palveluun. Kaikkien jaetun postilaatikon käyttäjien on tällöin oltava joko pilvi- tai paikallisessa palvelussa.
Mappi-postissa käytetyt tunnus+alikansio-ohjaukset kuten iankka+alikansio@mappi.helsinki.fi eivät toimi Office 365:ssä.
Tee postilaatikon tilaus e-lomakkeella. Lomakkeella kysytään mm. seuraavia asioita:
- Nykyisen jaetun Mappi-laatikon osoite, esim. humppa-atk@helsinki.fi. Osoite pysyy samana jatkossakin.
- Tulevan laatikon käyttäjät (ilmoita ryhmä, näet sopivat ryhmät Ryhmienhallintatyökalusta). Tähän tarkoitukseen voit luoda oman ryhmän (tai useampia ryhmiä, joille määritellään erilaiset oikeudet), jonka avulla ryhmän ylläpitäjät voivat säätää jaetun laatikon oikeuksia.
- Voit vaihtoehtoisesti vaihtaa lähetysoikeuden Send As -oikeuteen, jolloin on oikeus lähettää postia jaetusta laatikosta siten, että vastaanottaja näkee lähettäjänä vain jaetun laatikon nimen.
Tilaaja saa ilmoituksen sähköpostitse kun laatikko on valmis. Vanhat postilaatikot jäävät käyttöön Mappi-järjestelmään, mutta sinne ei enää tule uutta postia. Käyttäjä voi halutessaan itse kopioida tarpeellisia viestejä uuteen postilaatikkoon.
Video-ohje
Anna palautetta
Helsingin yliopiston IT-Helpdeskin ohjesivusto auttaa sinua työhösi liittyvissä IT-aiheisissa kysymyksissä. Kerro meille, miten voisimme parantaa ohjeitamme. Arvostamme suuresti palautettasi!
Kuinka parantaisit ohjeistusta?