Outlook 2013: Automaattiset vastaukset

Voit asettaa Office 365 -postin lähettämään automaattisen vastausviestin tilapäisen poissaolon ajaksi. On  suositeltavaa käyttää vain sisäistä poissaoloviestiä. Viestissä voit kertoa esimerkiksi poissaolon syyn, sen keston tai keneen kannattaa ottaa yhteyttä kiireellisissä asioissa poissaolosi aikana. Poissaoloviesti lähtee vain kerran samaan lähettäjäosoitteeseen.

Ulkoisen poissaoloviestin käyttäminen ei ole suositeltavaa. Se kertoo roskapostin ja huijausviestien lähettäjille ylimääräistä tietoa ja helpottaa kohdennettujen huijausviestien luomista. Älä kerro ulkopuolisille lähtevässä viestissä käyttäjien nimiä, osoitteita tai puhelinnumeroita, ainoastaan lyhyt "Out of office" - viesti. Tärkeille ulkopuolisille yhteyshenkilöille on hyvä ilmoittaa lomasta etukäteen tavallisella sähköpostilla.

Lue Flammasta sähköpostin käsittelysääntöjen kohta 4.1 Automaattiset vastaukset viesteihin ennen automaattivastauksen käyttöön ottamista.

 

Tabs

Tarkka ohje

Poissaoloviestin asettaminen

  • Valitse FILE (TIEDOSTO).

    Poissaoloviestin asettaminen vaihe 1

  • Valitse Automatic Replies (Automaattiset vastaukset).

    Poissaoloviestin asettaminen vaihe 2
     

Poissaoloviestin lähettäminen yliopiston sisällä

  • Määrittele, millä aikavälillä automaattisia ilmoituksia lähetetään (1).
  • Avaa välilehti Inside My Organization (Oman organisaation sisällä) (2).
  • Kirjoita poissaoloviesti (3).
  • Klikkaa OK (4).
    outlook_poissaolo_2017_2.jpg

 

Poissaoloviestin lähettäminen yliopiston ulkopuolelle

  • Ulkoisen poissaoloviestin käyttäminen ei ole suositeltavaa. Jos kuitenkin haluat lähettää poissaoloviestin myös yliopiston ulkopuolelle, avaa välilehti Outside my Organization (Oman organisaation ulkopuolella) (2).
  • Määrittele, millä aikavälillä automaattisia ilmoituksia lähetetään (1).
  • Kirjoita tiedote tekstikenttään (3). Älä kerro ulkopuolisille lähtevässä viestissä käyttäjien nimiä, osoitteita tai puhelinnumeroita, ainoastaan lyhyt "Out of office" - viesti. Älä käytä yliopiston sisäiseen käyttöön tarkoitettuja palveluosoitteita viestissä.
    Tärkeille ulkopuolisille yhteyshenkilöille voit ilmoittaa lomastasi etukäteen tavallisella sähköpostilla.
  • Napsauta OK (4), kun kaikki kohdat ovat kunnossa.
    outlook_poissaolo_2017_3.jpg

Automaattisen viestin poistaminen

  • Outlook muistuttaa voimassa olevista automaattiviesteistä ikkunan yläreunassa ja antaa mahdollisuuden ottaa ne pois käytöstä.

    Muistutus automaattiviesteistä

  • Voit poistaa aktiiviset automaattiset vastaukset myös avaamalla Automaattiset vastaukset kuten edellä ja valitsemalla Turn off (Poista käytöstä).

    Poissaoloviestin voimassaoloilmoitus

  • Voit poistaa kaikki automaattiset vastaukset avaamalla Automaattiset vastaukset kuten edellä ja valitsemalla Do not send automatic replies (Älä lähetä automaattisia vastauksia).

    Poissaoloviestin purkaminen