OWA (Outlook Web App): Automaattiset vastaukset

Voit asettaa Office 365 -postin lähettämään automaattisen vastausviestin tilapäisen poissaolon ajaksi. On  suositeltavaa käyttää vain sisäistä poissaoloviestiä. Viestissä voit kertoa esimerkiksi poissaolon syyn, sen keston tai keneen kannattaa ottaa yhteyttä kiireellisissä asioissa poissaolosi aikana. Poissaoloviesti lähtee vain kerran samaan lähettäjäosoitteeseen.

Ulkoisen poissaoloviestin käyttäminen ei ole suositeltavaa. Se kertoo roskapostin ja huijausviestien lähettäjille ylimääräistä tietoa ja helpottaa kohdennettujen huijausviestien luomista. Älä kerro ulkopuolisille lähtevässä viestissä käyttäjien nimiä, osoitteita tai puhelinnumeroita, ainoastaan lyhyt "Out of office" - viesti. Tärkeille ulkopuolisille yhteyshenkilöille on hyvä ilmoittaa lomasta etukäteen tavallisella sähköpostilla.

Lue Flammasta sähköpostin käsittelysääntöjen kohta 4.1 Automaattiset vastaukset viesteihin ennen automaattivastauksen käyttöön ottamista.

Tabs

Pikaohje

Näin asetat poissaoloviestin OWA:aan:

  1. Klikkaa OWA-sivun oikeasta yläreunasta rataskuvaketta.
  2. Klikkaa Automaattiset vastaukset.
  3. Valitse Lähetä vastauksia vain tänä ajanjaksona.
  4. Valitse alkamis- ja päättymisajat ja muut haluamasi määritykset.
  5. Kirjoita haluamasi viesti viestikenttään.
  6. Klikkaa OK.
Tarkka ohje


Poissaoloviestin asettaminen

  • Valitse rataskuvakkeesta aukeavasta valikosta Automatic replies (Automaattiset vastaukset).
    owa_poissa_2017_1.jpg

     

Poissaoloviestin lähettäminen yliopiston sisällä

  • Voit lähettää erilaisen viestin yliopiston sisällä ja ulkopuolisille tahoille.
  • Varmista, että kohdassa (1) ei ole rastia.
  • Valitse Send automatic replies (Lähetä automaattisia vastauksia). Rastita Send replies only during this time period (Lähetä vastauksia vain tänä ajanjaksona) (2).
  • Valitse alku- ja loppupäivämäärä (3).
  • Kirjoita tekstikenttään yliopiston sisäinen tiedote poissaolostasi (4)
  • Klikkaa OK (5).
    owa_poissaolo_2017_3.jpg

 

Poissaoloviestin lähettäminen yliopiston ulkopuolelle

  • Ulkoisen poissaoloviestin käyttäminen ei ole suositeltavaa . Jos kuitenkin haluat lähettää poissaoloviestin myös yliopiston ulkopuolelle, rastita Send automatic reply messages to senders outside my organisation (Lähetä automaattisia vastausviestejä organisaation ulkopuolisille lähettäjille) (4)
  • Kirjoita tiedote tekstikenttään (5). Älä kerro ulkopuolisille lähtevässä viestissä käyttäjien nimiä, osoitteita tai puhelinnumeroita, ainoastaan lyhyt "Out of office" - viesti. Älä käytä yliopiston sisäiseen käyttöön tarkoitettuja palveluosoitteita viestissä.
    Tärkeille ulkopuolisille yhteyshenkilöille voi ilmoittaa lomasta etukäteen tavallisella sähköpostilla.
  • Napsauta OK (6), kun kaikki kohdat ovat kunnossa.
    owa_poissaolo_2017_4.jpg

     

  • Voit poistaa automaattiset vastaukset avaamalla Aseta automaattivastaukset kuten edellä ja valitsemalla Don't send automatic replies (Älä lähetä automaattisia vastauksia).

Katso ohje-video