IT-Helpdesk
Valikko

OWA (Outlook Web App): Automaattiset vastaukset

Voit asettaa Office 365 -postin lähettämään automaattisen vastausviestin tilapäisen poissaolon ajaksi. On  suositeltavaa käyttää vain sisäistä poissaoloviestiä. Viestissä voit kertoa esimerkiksi poissaolon syyn, sen keston tai keneen kannattaa ottaa yhteyttä kiireellisissä asioissa poissaolosi aikana. Poissaoloviesti lähtee vain kerran samaan lähettäjäosoitteeseen.

Ulkoisen poissaoloviestin käyttäminen ei ole suositeltavaa. Se kertoo roskapostin ja huijausviestien lähettäjille ylimääräistä tietoa ja helpottaa kohdennettujen huijausviestien luomista. Älä kerro ulkopuolisille lähtevässä viestissä käyttäjien nimiä, osoitteita tai puhelinnumeroita, ainoastaan lyhyt "Out of office" - viesti. Tärkeille ulkopuolisille yhteyshenkilöille on hyvä ilmoittaa lomasta etukäteen tavallisella sähköpostilla.

Lue Flammasta sähköpostin käsittelysääntöjen kohta 3.4.1 Automaattiset vastaukset viesteihin ennen automaattivastauksen käyttöön ottamista.

Tämä sama ohje toimii myös jaetuilla sähköposteilla! Katso erillisestä ohjeesta vinkki miten kirjaudut OWAsta jaettuun postilaatikkoon (valitse vaihtoehto 1). 

Näin asetat poissaoloviestin OWAan

  1. Klikkaa OWA-sivun oikeasta yläreunasta rataskuvaketta.
  2. Klikkaa "Näytä kaikki Outlookin asetukset"
  3. Siirry välilehdelle "Automaattiset vastaukset"
  4. Valitse alkamis- ja päättymisajat ja muut haluamasi määritykset.
  5. Kirjoita haluamasi viesti viestikenttään.
  6. Klikkaa OK.

Poissaoloviestin asettaminen

  • Avaa Email (Sähköposti) (1) > Automatic replies (Automaattiset vastaukset) (2). Siirrä liukukytkin Turn on automatic replies (Ota automaattiset vastaukset käyttöön) (3) oikealle.

     

  • Jos haluat ajastaa vastaukset, laita rasti kohtaan Send replies only during a time period (Lähetä vastaukset vain tiettynä ajanjaksona). Valitse aika ja täytä muut tiedot (1). Kirjoita poissaoloviesti kenttään (2).Tämä viesti lähtee yliopiston sisäisiin osoitteisiin. Voit lähettää viestin myös yliopiston ulkopuolelle. Rastita Send replies outside your organisation (Lähetä vastaukset organisaation ulkopuolelle) (3) ja kirjoita viesti aukeavaan tekstikenttään. Muista tallettaa muutokset (4).

 

Microsoftin omat ohjeet automaattisen vastaus -toiminnon käyttämiseen.

Anna palautetta

Helsingin yliopiston IT-Helpdeskin ohjesivusto auttaa sinua työhösi liittyvissä IT-aiheisissa kysymyksissä. Kerro meille, miten voisimme parantaa ohjeitamme. Arvostamme suuresti palautettasi!

Kuinka parantaisit ohjeistusta?

Liittyviä ohjeita

Office 365: OneDrive for Business
Office 365 pähkinänkuoressa
OWA (Outlook Web App): Kalenteri
OWA (Outlook Web App): Virheilmoitus pilvipalveluun siirtymisen jälkeen
OWA (Outlook Web App): Sähköpostin peruskäyttö
Takaisin ylös