OWA (Outlook Web App): Sähköpostin peruskäyttö

OWA:n perusasetusten säätämisestä on tehty oma ohje. Ohjeessa esitellään mm. kielen ja profiilikuvan vaihtaminen, allekirjoituksen lisääminen sekä jaetun postikansion käyttäminen.

Tabs

Tarkka ohje


Office 365 on Microsoftin tarjoama palvelu, jota se kehittää omien aikataulujensa mukaan. Toiminnallisia ja ulkoasumuutoksia voi tulla ilman ennakkovaroituksia. Ohjeistuksessa voi esiintyä pieniä eroavaisuuksia käyttäjän näkymään verrattuna. Jokaisen sivun alareunassa on linkki palautelomakkeeseen, jolla voit ilmoittaa olennaisista muutoksista.

Peruskäyttö

  • Kirjaudu palveluun osoitteessa www.helsinki.fi/office365.
  • Kuvassa OWA on avattu sähköpostinäkymään.
  • Vasemmassa palstassa näet sähköpostikansiot (1).
  • Keskipalstaan (2) on avattu Inbox (Saapuneet) -kansio.
  • Oikeassa palstassa (3) on avoinna Inbox-kansion ensimmäinen viesti.
  • Vasemmassa yläkulmassa (4) on ns. vohvelivalikko, josta voit siirtyä OWA:n eri sovellusten välillä.
  • Voit kiinnittää sovelluksia vohvelista yläpalkkiin (5), jolloin niiden välillä siirtyminen on helpompaa. Nyt yläpalkissa on People (Henkilöt) -sovellus.
  • Ratas-kuvakkeesta (6) pääset muokkaamaan OWA:n asetuksia. Voit esimerkiksi vaihtaa OWA:n kielen tai luoda allekirjoituksen sähköposteihin.
  • Kysymysmerkistä (7) avautuu OWA:n oma haku.
    owa_2017_posti_b.jpg
  • Yläreunan vasemmassa reunassa olevasta "vohvelista" (1) aukeaa valikko, josta voit siirtyä postin, kalenterin ja muiden palveluiden välillä.
  • Ylimmällä rivillä (2) voi valita kuinka sovellukset näytetään. All (KAIKKI) näyttää kaikki sinulla käytössä olevat sovellukset. Niiden määrä voi muuttua, kun uusia ominaisuuksia otetaan käyttöön. Eri käyttäjäryhmillä voi olla näkyvissä eri sovelluksia.
  • Voit kiinnittää sovelluksia vohvelista yläpalkkiin (3).
    owa_2017_vohveli_auki.jpg

 

Vaihtaminen sovellusten välillä

  • Napsauta vohvelia.
  • Napsauta sovellusta, jonka haluat avata.
    owa_2017_vaihda_sovellus.jpg

 

Katso ohjevideo

 

 

 

Sovelluksen kiinnittäminen yläpalkkiin

  • Tässä esimerkissä yläpalkkiin lisätään kalenteri.
  • Avaa vohveli-valikko (1).
  • Klikkaa sovelluksen yläkulmassa olevaa kolmea pistettä (2).
  • Valitse aukeavasta valikosta More > Pin to nav bar (Lisää > Kiinnitä siirtymispalkkiin) (3).
    owa_2017_kiinnita_ylapalkkiin.jpg
  • Sovellus on nyt yläpalkissa helposti avattavissa.

    owa_2017_sovellus_ylapalkissa.jpg

 

Katso ohjevideo

 

 

Sähköpostin lähettäminen

  • Kirjoita uusi viesti napsauttamalla vasemmassa yläkulmassa olevaa New (Uusi) -linkkiä.
    owa_2017_uusi_viesti.jpg
  • Kirjoita vastaanottajan nimi To (Vast.ottaja) -kenttään (1).
  • Kirjoita kenttään (2) kopioiden vastaanottajat.
  • Kirjoita viestin otsikko kenttään (3).
  • Kirjoita viesti kenttään (4).
  • Ikkunan ylä- ja alareunassa (5) on lähetyspainike (Send [Lähetä]) ja painike liiteiden lisäämiseksi (Attach [Liitä]).
    owa_2017_uusi_viesti_2.jpg

 

Sähköpostin tulostaminen

  • Voit tulostaa viestin oikeassa yläreunassa olevasta alasvetovalikosta. Klikkaa kolmea pistettä ja valitse Print (Tulosta).
    owa_2017_posti_tulosta.jpg
  • Uusi ikkuna aukeaa.
  • Klikkaa Print (Tulosta) (1).
  • Klikkaa OK (2).
    owa_2017_posti_tulosta_3.jpg

Katso ohjevideo tulostamisesta

 

 

Viestien lajittelu

  • Voit lajitella viestit päivämäärän, lähettäjän tai jonkin muun ominaisuuden mukaan Filter (Suodatin) -valikosta.
  • Napsauta Filter (Suodatin) -valikko auki (1).
  • Avaa Sort by (Lajitteluperuste).
  • Valitse lajittelukriteeri. Nuoli kriteerin edessä  (2) kertoo järjestetäänkö viestit nousevaan vai laskevaan järjestykseen. Suunnan voi vaihtaa klikkaamalla kriteeriä uudestaan.
    owa_2017_posti_jarjejsta.jpg

 

Katso ohjevideo viestien järjestämisestä

 

 

 

Viestien esittäminen keskusteluketjuna

Normaalisti OWA esittää saapuneet viestit aikajärjestyksessä. Samaan aiheeseen liittyvät viestit voivat olla kaukana toisistaan ja kokonaiskuvan hahmottaminen vaikeaa. Vaihtamalla viestien esitystavaksi keskustelunäkymän samaan aiheeseen liittyvät viestit ryhmitellään yhdeksi kokonaisuudeksi ja viestilistassa näkyy vain ketjun aloittanut viesti. Voit muuttaa näkymän seuraavasti:

  • Avaa Filter (Suodatin) -valikko.
  • Valitse Show as (Näytä muodossa) > Conversations (Keskustelut).
    owa_2017_posti_ketju_1.jpg

 

  • Tässä esimerkissä viesti (1) on valittu aktiiviseksi ja se esiteään ikkunassa (2) keskusteluketjuna. Kaikki samaan ketjuun kuuluvat viestit ovat nyt peräkkäin, ja keskustelun kulku on helppo hahmottaa.
    owa_2017_posti_ketju_2.jpg

 

Katso ohjevideo keskusteluketjujen käytöstä

 

 

 

Viestien luokittelu

Voit luokitella viestejä seuraavasti:

  • Avaa valikko napsauttamalla hiiren oikealla painikkeella viestin otsikkokenttää.
  • Napsauta Categorize (Luokittele) ja valitse avautuvasta listasta sopiva luokka viestille.
    owa_2017_posti_luokittele_1.jpg
  • Kohdasta Manage categories... (Luokkien hallinta...) voit lisätä uusia omia luokkia.
  • Luokittelu näkyy värikoodeina. Voit luokitella saman viestin kuuluvaksi useisiin eri luokkiin.

  • Viestilistauksessa luokittelun osoittavat värit näkyvät viestin yläreunassa.

    owa_2017_posti_luokittele_2.jpg

 

Katso ohjevideo luokittelusta

 

Haku viesteistä

Voit hakea vanhoja viestejä hakusanoja käyttämällä seuraavasti:

  • Klikkaa Search Mail and People (Etsi sähköpostista ja henkilöistä).
    owa_2017_posti_haku_1.jpg
  • Kirjoita hakutermi tekstikenttään (1).
  • Paina ENTER.
    owa_2017_posti_haku_2.jpg
  • Haun tulokset näkyvät kohdassa (1).
  • Voit rajata haun koskemaan tietyltä lähettäjältä saapuneita viestejä (2).
  • Voit myös rajata haun ajallisesti (3).
  • Sulje haku klikkaamalla Exit Search (Lopeta etsintä) (4).
    owa_2017_posti_haku_3.jpg

Katso ohjevideo haun käyttämisestä

 

Uuden kansion luominen

Voit lisätä uusia kansioita seuraavasti:

  • Napsauta hiiren oikealla painikkeella sitä kansiota, jolle haluat tehdä alikansion.
  • Napsauta Create new folder (Luo uusi kansio).
    owa_2017_posti_uusi_kansio_1.jpg

 

 

  • Anna uudelle kansiolle nimi ja klikkaa ENTER.
    owa_2017_posti_uusi_kansio_2.jpg

 

Viestien siirto kansiosta toiseen

  • Voit siirtää viestejä toiseen kansioon raahaamalla niitä hiirellä.
  • Voit kopioida viestin toiseen kansioon pitämällä Ctrl-näppäintä pohjassa raahaamisen aikana.

    Viestin siirtäminen toiseen kansioon

Katso ohjevideo viestien siirtämisestä

 

Viestisäännöt

Voit asettaa Outlook web app -sovelluksen suorittamaan automaattisesti erilaisia toimenpiteitä tietyt ehdot täyttäville viesteille. Voit esimerkiksi ohjata joltakin lähettäjältä tulevat viestit aina omaan kansioon tai joitakin avainsanoja sisältävät viestit yhteen kansioon. Viestien käsittely tapahtuu sääntöjen avulla. Voit itse luoda uusia sääntöjä. Helpoiten sääntöjen luominen tapahtuu käyttämällä jotain viestiä mallina.

Jos teet sääntöjä roskapostia varten, muista tarkistaa roskapostikansiosi ajoittain. Säännöt eivät ole erehtymättömiä, joskus asiallistakin postia voi joutua väärään kansioon.

Roskapostiviestit on kuitenkin parempi käsitellä tämän ohjeen mukaisesti >>

Säännöt luodaan seuraavasti:

  • Napsauta hiiren kakkospainikkeella viestiä, jolle haluat luoda säännön.
  • Valitse Create rule (Luo sääntö).
    owa_2017_luo_saanto_1.jpg

     

  • Anna säännölle nimi (1).
  • Valitse minkä viestin ominaisuuden perusteella sääntö tehdään. OWA luo automaattisesti kohdassa (2) näkyvät säännöt. Voit poistaa niitä klikkaamalla säännön edessä olevaa rastia.
  • Voit lisätä sääntöjä klikkaamalla Add condition (Lisää ehto) (3).
  • Valitse mitä viestille tehdään (4).
  • Esimerkissä viesti ohjataan Saapuneet-kansion sijaan toiseen kansioon. Katso seuraava kuva.
  • Voit lisätä ehtoon poikkeuksia kohdasta Add exception (Lisää poikkeus) (5).
  • Tallenna sääntö napsauttamalla OK (6).
    owa_2017_luo_saanto_2.jpg

     

  • Avaa Select one (Valitse yksi) -valikko.
  • Valitse Move, copy, or delete (Siirrä, kopioi tai poista) > Move the message to folder (Siirrä viesti kansioon).
    owa_2017_luo_saanto_3.jpg
  • Valitse kansio, johon haluat viestien siirtyvän (1).
  • Napsauta OK (2).
    owa_2017_luo_saanto_4.jpg
  • Säännön kohdalla näkyy kansio, jonne viestit siirtyvät.
  • Napsauta OK.
    owa_2017_luo_saanto_5.jpg

     

  • Sääntö on valmis.

Katso ohjevideo viestisäännön tekemisestä

 

Voit myöhemmin muuttaa sääntöä seuraavasti:

  • Avaa oikeassa yläkulmassa olevasta rataskuvakkeesta alasvetovalikko.
  • Valitse Mail (Sähköposti).
    owa_2017_muuta_saantoa_1.jpg

     

  • Avaa Inbox and sweep rules (Saapuneet-kansion säännöt ja tyhjennyssäännöt).
  • Sääntöjä voi olla useita.Valitse sääntö, jota haluat muokata.
  • Voit muokata sääntöä napsauttamalla kynäkuvaketta.
  • Voit poistaa säännön napsauttamalla roskakoria.
    owa_2017_muuta_saantoa_2.jpg

     

Katso ohjevideo viestisäännön muokkaamisesta

Viestin saapumisilmoitukset

OWA ilmoittaa saapuvista viesteistä ääni- ja visuaalisella merkillä. Jos koet nämä työntekoa häiritsevinä, voit muuttaa oletusarvoja seuraavasti:

  • Avaa ratasikoni > Mail (Sähköposti).
    owa_2017_muuta_saantoa_1.jpg

     

  • Avaa Message options >  (Viestin asetukset).
  • Muuta asetuksia kohdasta (1).
  • Tallenna muutokset klikkaamalla Save (Tallenna) (2).
    owa_2017_message_options.jpg

Katso ohjevideo saapumisilmoitusten muokkaamisesta

 

Poistettujen viestien palauttaminen

Poistamasi viestit siirretään ensin Deleted items (Poistetut) -kansioon. Tietyn ajan jälkeen Deleted Items -kansiosta viestit siirretään piilotettuun Poistetut-kansioon, josta voit palauttaa viestejä. Lue lisää poistoprosessista.

HUOM: Postiylläpito ei tee palautuksia käyttäjän sähköpostilaatikkoon erikoistapauksia lukuun ottamatta. Käyttäjä voi palauttaa viestit tai muut poistetut kohteet itse 30 päivän sisällä kohteen poistamisesta, jonka jälkeen postilaatikon kohteet eivät ole palautettavissa. Office 365 -sähköpostijärjestelmässä olevista sähköposteista ei oteta varmuuskopioita perinteisellä tavalla nauhoille vaan käytämme nykysuositusten mukaisesti tietokantojen hajautusta.

Voit itse palauttaa myös viestit, jotka eivät enää ole Poistetut-kansiossa:

  • Napsauta Deleted Items (Poistetut) -tekstiä (1).
  • Viestit avautuvat lukuikkunaan.
  • Klikkaa palautettavaa viestiä hiiren kakkospainikkeella (2).
  • Avaa Move (Siirrä) -alivalikko.
  • Valitse kansio, johon halua viestin siirtää.
    owa_2017_palauta_1.jpg
  • Jos viestiä ei näy Deleted Items (Poistetut) -kansiossa, klikkaa kansiota hiiren kakkospainikkeella.
  • Valitse Recover deleted items (Palauta poistetut).

    owa_2017_palauta_2.jpg
  • Uusi ikkuna aukeaa.
  • Napsauta Recover deleted items ... (Palauta poistetut) -tekstiä.
  • Rastita palautettavat viestit (1).
  • Klikkaa Recover (Palauta) (2).
    owa_2017_palauta_3.jpg
  • OWA kertoo minne viestit palautetaan.
    owa_2017_palauta_4.jpg

     

Katso ohjevideo viestien palauttamisesta

 

Roskaposti

Roskapostin ilmoittamisesta on erillinen ohje >>

 

Sähköpostikansion jakaminen

Voit antaa muille käyttäjille oikeuksia omiin sähköpostikansioihisi seuraavasti:

  • Napsauta hiiren oikealla painikkeella sitä kansiota, jonka oikeuksia haluat muokata.
  • Valitse Permissions... (Käyttöoikeudet...).
    owa_2017_jaa_kansio_1.jpg

     

  • Napsauta + -merkkiä (1).
  • Kirjoita nimen alkua kenttään (2)
  • Valitse henkilö (3).
  • Klikkaa OK.
    owa_2017_jaa_kansio_2.jpg

     

  • Napsauta Add (lisää).
    owa_2017_jaa_kansio_3.jpg
  • Varmista, että lisätty henkilö on valittu aktiiviseksi (1).
  • Valitse Permission level (Käyttöoikeustaso) -valikosta sopiva oikeustaso. Oletuksena on None (Ei mitään).
    owa_2017_jaa_kansio_4.jpg
  • Uudet oikeudet näkyvät kohdassa (1).
  • Kohdassa (2) oikeudet näkyvät tarkemmin eriteltyinä ja niitä voi vielä muokata.
  • Napsauta OK (3).
    owa_2017_jaa_kansio_5.jpg

Seuraavaksi on vielä annettava lukuoikeus päätason kansioon.

  • Napsauta hiiren oikealla näppäimellä omalla nimelläsi nimettyä kansiota.
    owa_2017_jaa_kansio_paataso_1.jpg

     

  • Lisää käyttäjä kuten edellä.
  • Varmista, että lisäät oikeuksia oikealle henkilölle (1). Anna ainakin lukuoikeudet kansioon (2). Hyväksy klikkaamalla OK (3).
    owa_2017_jaa_kansio_paataso_2.jpg

 

Kansio ei automaattisesti vielä näy vastaanottajalla, vaikka oikeudet on lisätty. Hänen on ensin lisättävä kansio seuraavan kohdan mukaisesti.

Katso ohjevideo kansion oikeuksien jakamisesta

 

Jaetun kansion käyttäminen

  • Napsauta omalla nimelläsi nimettyä kansiota hiiren kakkospainikkeella.
  • Valitse Add shared folder ... (Lisää jaettu kansio ...).
    owa_2017_lisaa_jaettu_1.jpg

     

  • Etsi henkilö, jonka tiedät jakaneen sinulle postilaatikkonsa. Kirjoita nimen alkua hakulaatikkoon (1). Klikkaa oikean henkilön nimeä (2).
    owa_2017_lisaa_jaettu_2.jpg

     

  • Napsauta Add (lisää).
    owa_2017_lisaa_jaettu_3.jpg

     

  • Jaettu kansio näkyy nyt oman kansiosi rinnalla.
    owa_2017_lisaa_jaettu_4.jpg

     

Katso ohjevideo jaetun kansion lisäämisestä