Outlook Web App: Autosvar

Du kan ställa in e-postprogrammet i Office 365 att skicka ett automatiskt svarsmeddelande under en tillfällig frånvaro. Det rekommenderas att man endast använder ett internt frånvaromeddelande. I meddelandet kan du till exempel berätta om anledningen till frånvaron, dess längd eller vem man ska kontakta i brådskande ärenden under din frånvaro. Frånvaromeddelandet skickas bara en gång till samma avsändaradress.

Användningen av ett externt frånvaromeddelande rekommenderas inte. Det ger avsändarna av skräppost och falska meddelanden extra information och gör det lättare för dem att skapa riktade meddelanden. Ett externt meddelande ska inte innehålla användarnas namn, adresser eller telefonnummer, utan endast ett kort ”Out of office”-meddelande. Det är bra att i förväg informera de viktigaste externa kontaktpersonerna om semestern med ett vanligt e-postmeddelande.

Läs punkt 4.1 Automatiska svar på meddelanden i hanteringsreglerna för e-post i Flamma innan du tar autosvaret i bruk.

Tabs

Detaljerad hjälp

Att ställa in ett frånvaromeddelande

  • Öppna menyn via kugghjulsikonen och välj Automatic replies (Autosvar).
    owa_poissa_2017_1.jpg

 

Att skicka ett frånvaromeddelande inom universitetet

  • Du kan skicka olika meddelanden till personer inom och utanför universitetet.
  • Se till att punkt (1) inte är ikryssad.
  • Välj Send automatic replies (Skicka autosvar). Kryssa för Send replies only during this time period (Skicka svar endast under denna tidsperiod) (2).
  • Välj start- och sluttid (3).
  • Skriv ett internt meddelande om frånvaron i textfältet (4). 
  • Klicka på OK (5).
    owa_poissaolo_2017_3.jpg

 

Att skicka ett frånvaromeddelande utanför universitetet

  • Användningen av ett externt frånvaromeddelande rekommenderas inte. Om du ändå vill skicka ett frånvaromeddelande även utanför universitetet, kryssa för Send automatic reply messages outside my organization (Skicka automatiskt svar till avsändare utanför organisationen) (4).
  • Skriv ett meddelande i textfältet (5). Ett externt meddelande ska inte innehålla användarnas namn, adresser eller telefonnummer, utan endast ett kort ”Out of office”-meddelande. Använd inte serviceadresser som är avsedda för internt bruk i meddelandet.
    Du kan informera de viktigaste interna kontaktpersonerna om din semester i förväg med ett vanligt e-postmeddelande.
  • Klicka på OK (6) när allting är klart.
    owa_poissaolo_2017_4.jpg
  • Du kan ta bort alla aktiva autosvar genom att välja Ange autosvar som ovan och välja Don’t send automatic replies (Skicka inte autosvar).