OWA (Outlook Web App): Kalender

Det finns en egen instruktion om de grundläggande inställningarna i OWA. I instruktionen visas bland annat hur man ändrar språk och profilbild samt lägger till en signatur.

Tabs

Detaljerad hjälp

På grund av Microsofts uppdateringar kan det uppstå skillnader i dessa instruktioner jämfört med den version som du har.

Grundläggande användning av kalendern

  • Logga in på tjänsten på adressen www.helsinki.fi/office365
  • Öppna kalendern genom att klicka på länken Calendar (Kalender) i det övre högra hörnet.

  • I exemplet har kalendern öppnats i månadsvyn. Du kan ändra till vecko- eller dagsvy vid (1). Den pågående dagen är den 19 maj (2). Den efterföljande dagen har valts som aktiv (3). Det finns en kalenderanteckning för dagen. De närmare uppgifterna i den visas i fönstrets högra kant. Du kan navigera i kalendern med hjälp av länkarna längst upp (4).

    Se större bild >>

Att göra en privat kalenderanteckning

  • Dubbelklicka på den dag i kalendern du vill skapa en anteckning för.

  • Alternativt kan du klicka på länken new event (ny händelse) i det övre vänstra hörnet.

  • Fyll i uppgifter om händelsen i fönstret som öppnas (1).
  • Som standard varar händelsen hela dagen. Genom att ändra på varaktigheten vid (2) kan du välja en starttid för händelsen (3).
  • Om du vill kan du också ställa in en påminnelse om händelsen för dig själv (4).
  • När du är klar, spara händelsen i din kalender genom att klicka på SAVE (SPARA) (5).

  • Händelsen visas nu i din kalender vid den aktuella dagen. Genom att välja dagen i fråga ser du närmare uppgifter om dagens händelser till höger i fönstret.

Att redigera en kalenderanteckning

Du kan ändra en kalenderanteckning på följande sätt:

  • Klicka på kalenderanteckningen (texten).
  • Klicka på REDIGERA (EDIT) i popup-fönstret som öppnas.
    • Om kalenderanteckningen är återkommande, välj också om du vill redigera en enskild anteckning (edit occurence/redigera förekomst) eller hela serien (edit series/redigera serie).

  • Du kan ta bort anteckningen genom att klicka på DELETE (TA BORT).

Att kategorisera en kalenderanteckning

Du kan dela kalenderanteckningar i olika kategorier på följande sätt:

  • Klicka på kalenderanteckningen med den högra musknappen.
  • Välj categorize (kategorisera) i menyn som öppnas.
  • Välj kategori.

  • Under Manage categories (Hantera kategorier) kan du lägga till nya kategorier.

  • Klicka på Add new category (Lägg till ny kategori).

  • Namnge den nya kategorin (1).
  • I rullgardinsmenyn (2) kan du välja en färg som beskriver kategorin.
  • Klicka på ok (3) när du är klar.

Att dela kalendern

I universitetets kalendersystem har man inställningar som standard som ger alla behörighet att se uppgifterna om andra användares tillgänglighet. I praktiken betyder detta att andra kan se om din kalender vid en viss tidpunkt har anteckningen "ledig", "upptagen", "preliminär", "arbetar annanstans" eller "frånvarande". Om du vill ge andra fler behörigheter, kan du använda denna instruktion.

  • Klicka på länken SHARE (DELA) i kalenderns övre högra hörn.

  • I textrutan Share with: (Dela med:) (1) skriver du namnet på den person du vill ge behörighet att se din kalender. Programmet letar automatiskt efter personer när du börjar skriva namnet.

  • Välj i rullgardinsmenyn (2) hur mycket information du vill dela.
    • Availability only (Endast tillgänglighet) betyder att personen kan se när du är upptagen men inte närmare uppgifter om kalenderanteckningen.
  • Om du vill kan du redigera e-postmeddelandets rubrik i rutan Subject (Ämne).

  • Klicka på SEND (SKICKA) när du är klar. De valda personerna får en inbjudan till sin e-post.

Att se andras kalendrar

I universitetets kalendersystem har man inställningar som standard som ger alla behörighet att se uppgifterna om andra användares tillgänglighet. Du får tillgång till andras kalendrar enligt punkt Grundläggande uppgifter i denna instruktion. Om någon vill dela fler behörigheter till sin kalender med dig, följ instruktionen under Utökade uppgifter.

Grundläggande uppgifter

  • Klicka på texten OTHER CALENDARS (ANDRA KALENDRAR) till vänster i kalendervyn med den högra musknappen.
  • Välj open calendar (öppna kalender).

  • Skriv in namnet på personen du söker. OWA föreslår lämpliga namn medan du skriver. Du kan välja en av de föreslagna personerna genom att klicka på namnet.

  • Klicka på open (öppna).

  • Kalendern har lagts till i listan efter de andra kalendrarna.

Utökade uppgifter

Om någon ger dig behörigheter till sin kalender som är mer omfattande än standardinställningarna, följ denna instruktion:

  • När någon vill dela sin kalender med dig, får du ett meddelande om det till din e-post. Med standardinställningar har meddelandet rubriken I'd like to share my calendar with you (Jag vill dela min kalender med dig) (1).
  • Närmare uppgifter finns vid (2).
  • Godkänn begäran genom att klicka på ADD CALENDAR (LÄGG TILL KALENDER) (3).
  • Du kan dela din egen kalender med avsändaren till inbjudan vid (4).

  • De övriga personernas kalendrar visas till vänster i kalendervyn under din egen kalender.

  • Du kan ge kalendrarna olika färger för att göra det lättare att hantera flera kalendrar.
  • Klicka på den andra personens kalender med den högra musknappen.
  • Välj > color > den önskade färgen.

  • Du kan visa eller dölja vilken kalender som helst tillfälligt genom att klicka på den. Att en kalender inte är markerad som vald betyder att anteckningarna i denna kalender inte visas i kalendervyn. I exemplet visas de egna anteckningarna (1) och en annan persons (2) anteckningar i kalendern. En tredje persons (3) anteckningar är dolda.

Att söka efter gemensam mötestid och skicka inbjudan

  • Gör en anteckning i din kalender.
  • Lägg till deltagarna. Börja skriva namnet på raden Attendees (Deltagare) (1). Programmet söker och föreslår lämpliga personer automatiskt.
  • I textrutan längst ner är det bra att ange beskrivande uppgifter om mötet, om det annars inte är självklart för mottagaren vad mötet handlar om.
  • Klicka på SCHEDULING ASSISTANT (SCHEMALÄGGNINGSASSISTENTEN) (2).

  • Du ser om tiden passar de inbjudna. I exemplet är en av de inbjudna upptagen och två lediga vid den föreslagna tiden.

  • Du kan söka efter en ny gemensam tid genom att ändra på händelseuppgifterna. I exemplet har starttiden flyttats till senare samma dag.

  • Den nya tiden passar alla (1). Du kan godkänna händelsen genom att klicka på OK (2).

  • Du kan skicka en inbjudan till deltagarna genom att välja SEND (Skicka).

  • Händelsen har lagts till i din kalender.
  • Genom att klicka på händelsen ser du närmare uppgifter om den. I exemplet har en av de inbjudna inte svarat än.

  • Genom att klicka på texten Accepted eller No response (Accepterat eller Inget svar) får du fram närmare uppgifter om vad de inbjudna har svarat.

Att boka mötesrum

Reservering av vissa möteslokaler har förts över till Outlook. Alla möteslokaler kan inte reserveras via Outlook. Du kan reservera rummet samtidigt som du skickar mötesinbjudan:

  • Öppna kalendern.
  • Dubbelklicka på den dag i kalendern du vill göra en reservation för.

  • Skriv temat för mötet i rutan Event (Händelse) (1).
  • Lägg till deltagarna i rutan Attendees (Deltagare) (2).

  • Välj mötets varaktighet i rullgardinsmenyn.

  • Lägg till mötesrummet med knappen add room (lägg till rum) till höger.

  • Välj en lämplig lokal i rullgardinsmenyn.

  • Öppna SCHEDULING ASSISTANT (SCHEMALÄGGNINGSASSISTENTEN).

  • Se till att dagsvyn visas i kalendern (1).
  • Deltagarna visas till vänster i fönstret och som kolumner i huvudvyn (2).
  • Deltagarnas tillgänglighet är markerad med grått (3).
  • Assistenten föreslår kl. 8–9 (4) som mötestid.

    Se större bild >>

  • Du kan ändra mötets starttid och längd.
  • Klicka på ett ledigt ställe i kalendern (1).
  • Uppgifterna om mötet uppdateras (2).

    Se större bild >>

  • Klicka på OK när du är klar.

  • Klicka på SEND (SKICKA).

  • Mötesinbjudan skickas till deltagarna och kalendern uppdateras.

    Se större bild >>

Att avboka en mötestid

Du kan avboka ett möte och meddela deltagarna om det på följande sätt:

  • Klicka på kalenderanteckningen.
  • Välj cancel meeting (avboka möte).

  • Deltagarnas namn finns redan i mottagarfältet (1).
  • Skriv en anledning för avbokningen i fältet (2).
  • Skicka meddelandet (3).

Att svara på en kalenderinbjudan

När någon skickar dig en mötesinbjudan, får du ett meddelande till din e-post.

  • Du kan acceptera inbjudan (ACCEPT), acceptera den preliminärt (TENTATIVE) eller avböja den (DECLINE).

  • Genom att klicka på ACCEPT kan du acceptera inbjudan. Oavsett vad du väljer kan du skicka e-post till inbjudaren.

  • Du kan kontrollera status på inbjudan genom att klicka på kalenderanteckningen.