OWA (Outlook Web App): Kalender

Det finns en separat instruktion om de grundläggande inställningarna i OWA. I instruktionen visas bland annat hur man ändrar språk och profilbild.

Letar du efter instruktioner för att använda kalendern i Outlook? Du hittar dem här!

Tabs

Detaljerad hjälp

Office 365 är en tjänst som erbjuds av Microsoft och som Microsoft utvecklar enligt sina egna tidsplaner. Ändringar i funktioner och utseendet kan komma utan förvarning. Instruktionerna kan innehålla skillnader jämfört med den vy som användaren ser. I den nedre kanten på varje sida finns en länk till en responsblankett som du kan använda till att meddela om väsentliga ändringar.

Grundläggande användning av kalendern

  • Logga in på tjänsten på https://office365.helsinki.fi/
  • Öppna kalendern genom att klicka på kalender-ikonen nere till vänster. (Du kan också öppna kalender direkt via
    https://outlook.office.com/calendar/)
     
    uusi_owa_kalenteri_1b.png
  • I exemplet har kalendern öppnats i månadsvyn. Du kan ändra till vecko- eller dagsvy via (1). Innevarande dag är den 19 september (2). Den efterföljande dagen har valts som aktiv (3). Det finns en kalenderanteckning för dagen. De närmare uppgifterna i den visas i fönstrets högra kant. Du kan navigera i kalendern med hjälp av länkarna längst upp (4).
    uusi_owa_kalenteri_2b.png

 

Grundinställningar i kalendern

Du kan redigera kalendern efter dina önskemål, till exempel ändra datumformat, start- och sluttid för arbetsdagen, påminnelser om händelser och många andra egenskaper.

  • Klicka på kugghjulsikonen (1) uppe till höger. Du kan ändra vissa inställningar i mitten av fönstret som öppnas (2). Du kommer åt alla inställningar genom att klicka på View all Outlook settings (Visa alla Outlook-inställningar) (3).
    uusi_owa_kalenteri_asetukset_0b.png
  • Inställningsfönstret öppnas i kalenderfliken (1) View (Vy) (2). Via menyerna till höger (3) kan du ändra bl.a. om timmarna visas indelade i 15 eller 30 minuter och arbetsdagens start- och sluttid. Kom ihåg att spara ändringarna genom att klicka Save (Spara) (4).
    uusi_owa_kalenteri_asetukset_2b.png
  • På fliken Events and invitations (Händelser och inbjudningar) (2) kan du via rullgardinsmenyn (3) ändra hur länge före händelsen som du får en påminnelse. Kom ihåg att spara ändringarna genom att klicka Save (Spara) (4).
    uusi_owa_kalenteri_asetukset_3b.png

 

Göra kalenderanteckning

Vill du ordna ett möte, boka rum och bjuda in deltagare? Läs mer i kapitlet
Söka efter gemensam mötestid och skicka inbjudan
En separat instruktion för att boka mötesrum finns här.

  • Dubbelklicka på den dag i kalendern du vill göra en bokning för.
    uusi_owa_kalenteri_3c.png
  • Alternativt kan du klicka på länken New event (Ny händelse) i det övre vänstra hörnet.
    uusi_owa_kalenteri_3d.png
  • Fyll i uppgifter om händelsen i fönstret som öppnas (1).
  • I den högra kolumnen (2) visas händelserna för den aktuella dagen. Du får en varning om du försöker boka händelser som går ovanpå varandra.
  • Om du vill kan du också ställa in en påminnelse om händelsen för dig själv (3).
  • Kom ihåg att spara händelsen genom att klicka Save (Spara) i den övre raden (4). Här finns även en schemaassistent (Scheduling Assistant), om vilken det finns närmare instruktioner här.
    uusi_owa_kalenteri_4d.png
  • I den övre raden kan du också välja hur den inbokade tiden visas för andra. Genom att markera händelsen som Private (Privat), kan du dölja detaljerna för andra, även om du annars delar kalendern.
    uusi_owa_kalenteri_yksityinen_1.png
  • Händelsen visas nu i din kalender vid den aktuella dagen. Genom att välja dagen i fråga ser du närmare uppgifter om dagens händelser till höger i fönstret.

 

Att redigera en kalenderanteckning

Du kan ändra en kalenderanteckning på följande sätt:

  • Klicka på kalenderanteckningen (texten).
  • Klicka på Edit (Redigera) i popup-fönstret som öppnas.
    • Om kalenderanteckningen är återkommande, välj också om du vill redigera en enskild anteckning  (This event / Denna händelse) eller hela serien (All events in the series / Alla händelser i serien).
      uusi_owa_kalenteri_muokkaa_1b.png
  • Du kan ta bort anteckningen genom att klicka på Delete (Ta bort).

 

Dela kalendern

I universitetets kalendersystem har man som standard inställningar som ger alla behörighet att se uppgifterna om andra användares tillgänglighet.  Om du vill ge andra fler behörigheter, kan du följa denna instruktion.

  • Klicka på länken Share (Dela) i kalenderns övre högra hörn (1). Som standard har personer vid Helsingfors universitet behörigheten Can view when I'm busy (Kan se när jag är upptagen). Du kan ändra standardinställningen i rullgardinsmenyn till People in my organisation (Inom organisationen) (2).
    uusi_owa_kalenteri_jaa_1b.png
  • Du kan också dela behörigheter individuellt. I textrutan (1) skriver du namnet på den person du vill ge behörighet att se din kalender. Programmet letar automatiskt efter personer när du börjar skriva namnet. Klicka på rätt persons namn (2).
    uusi_owa_kalenteri_jaa_6b.png
  • När du hittat rätt person (1), välj i rullgardinsmenyn (2) hur mycket information du vill dela.
  • Klicka på Share (Dela) (3).
    uusi_owa_kalenteri_jaa_7b.png
  • De valda personerna får en inbjudan till sin e-post och de visas på listan (1). Du kan ta bort behörigheterna genom att klicka på papperskorg-ikonen (2).
    uusi_owa_kalenteri_jaa_9b.png
  • Den inbjudna personen får ett liknande meddelande som nedan till sin e-post. I punkt (1) anges den delade behörighetsnivån. Godkänn inbjudan genom att klicka på Accept (Godkänn) (2).
    uusi_owa_kalenteri_jaa_12b.png
  • Du kan öppna kalendern genom att klicka på View calendar (Visa kalender).
    uusi_owa_kalenteri_jaa_13b.png

 

Se andras kalendrar

I universitetets kalendersystem har man som standard inställningar som ger alla behörighet att se uppgifterna om andra användares tillgänglighet. Du får tillgång till andras kalendrar enligt denna instruktion.

  • Klicka på texten Import calendar (Importera kalender) till vänster i kalendervyn (1).
  • Klicka på From directory (Från katalog) (2).
    uusi_owa_kalenteri_import_1c.png
  • Skriv in namnet på personen du söker (1). OWA föreslår lämpliga namn allt efter som du skriver. Du kan välja en av de föreslagna personerna genom att klicka på namnet (2).
    uusi_owa_kalenteri_import_2b.png
  • Klicka på Add (Lägg till).
    uusi_owa_kalenteri_import_3c.png
  • Kalendern har lagts till i listan efter de andra kalendrarna. I det här exemplet är Raimos kalender markerad med grön färg, för att lättare skilja på den och dina egna kalenderanteckningar.
    uusi_owa_kalenteri_katsele_1b.png
  • Du kan ange olika färger för olika kalendrar genom att klicka på de tre punkterna efter namnet. Öppna först menyn Colour (Färg) och välj sedan färg.

    uusi_owa_kalenteri_katsele_2b.png

 

Söka efter gemensam mötestid och skicka inbjudan

  • I denna instruktion får råd om hur du snabbt och enkelt ordnar ett möte. Om du vill boka ett mötesrum och bjuda in flera deltagare, läs instruktionen här.
  • Klicka på den dag i kalendern du vill göra en bokning för.
    uusi_owa_kalenteri_kutsu_1b.png
  • Fyll i de nödvändiga uppgifterna.
  • Du kan lägga till deltagare via punkten (2) Invite Attendees (Lägg till deltagare).
  • I textrutan längst ner är det bra att ange beskrivande uppgifter om mötet, om det annars inte är självklart för mottagaren vad mötet handlar om.
  • Du kan ändra mötestiden via (2). Den högra kolumnen (3) uppdateras automatiskt och visar om deltagarna är lediga. I detta exempel är någon av deltagarna upptagen mellan 10.30–11.00. Tiden har ändrats till 13.00–14.00. Grön färg anger att alla deltagare är lediga.
  • Om det finns fler än bara ett fåtal deltagare, eller om du vill boka ett mötesrum, kan du ta hjälp av assistenten  Scheduling Assistant (Schemaassistent) (4).
  • Skicka inbjudan genom att klicka på Send (Sänd) (5).
    uusi_owa_kalenteri_kutsu_3b.png

 

Inkomna svarsmeddelanden på inbjudan

  • Klicka på kalenderanteckningen. Under punkt (1) ser du de inkomna svarsmeddelandena. Även rummet skickar alltid ett svarsmeddelande (2)!
    Läs mer i denna instruktion.
    uusi_owa_kalenteri_hyvaksytty_b.png

 

Boka mötesrum

Reservering av vissa möteslokaler har förts över till Outlook. Alla möteslokaler kan inte reserveras via Outlook. Du kan reservera rummet samtidigt som du skickar mötesinbjudan:

 

Svara på en kalenderinbjudan

När någon skickar dig en mötesinbjudan, får du ett meddelande om det till din e-post.

  • Du kan godkänna inbjudan genom att klicka på Yes (Ja), godkänna den preliminärt genom att klicka på  Maybe (Kanske) eller avslå den genom att klicka på No (Nej).
    uusi_owa_kalenteri_vastaus_1b.png
  • När du godkänner inbjudan, skapas en automatisk anteckning i din kalender och e-postmeddelandet försvinner.

 

Uppföljning av svar från deltagare

  • Som mötesarrangör kan du kontrollera status på inbjudan genom att klicka på kalenderanteckningen. I detta exempel har deltagaren Pitkänen, K Juhani (1) godkänt inbjudan, men den planerade möteslokalen (2) har avslagit den. Om du bokar lokaler, ska du komma ihåg att mötesrummet alltid skickar ett svarsmeddelande!
    uusi_owa_kalenteri_hyvaksytty_b.png