OWA (Outlook Web App): Kalenteri

OWAn perusasetusten säätämisestä on tehty oma ohje. Ohjeessa esitellään mm. kielen ja profiilikuvan vaihtaminen sekä allekirjoituksen lisääminen.

Etsitkö ohjeita Outlookin kalenterin käyttöön? Löydät ne täältä!

Tabs

Tarkka ohje

Kalenterin peruskäyttö

  • Kirjaudu palveluun osoitteessa www.helsinki.fi/office365
  • Avaa kalenteri napsauttamalla vasemmassa yläreunassa kuvaketta. Valitse Calendar.

  • Esimerkissä kalenteri on avattu kuukausinäkymässä. Voit vaihtaa viikko- tai päivänäkymään kohdasta (1). Kuluva päivä on 19. toukokuuta (2). Seuraava päivä on valittu aktiiviseksi (3). Päivälle on yksi kalenterimerkintä, jonka tiedot näkyvät tarkemmin avattuna ikkunan oikeassa reunassa. Kalenterissa voi navigoida yläreunan linkeistä (4).

    Kalenterin kuukausinäkymä

Isompi kuva >>

Yksityisen kalenterimerkinnän tekeminen

  • Kaksoisnapsauta kalenteria sen päivän kohdalla, jonne haluat tehdä merkinnän.

    Uuden merkinnän tekeminen

  • Vaihtoehtoisesti voit napsauttaa vasemmassa yläkulmassa olevaa new event (uusi tapahtuma) -linkkiä.

    vaihtoehtoinen tapa tehdä merkintä

  • Täytä avautuvassa ikkunassa tapahtuman tiedot (1).
  • Oletuksena tapahtuma kestää koko päivän. Muuttamalla kestoaikaa kohdasta (2) pääset valitsemaan tapahtuman alkuajan (3).
  • Voit myös halutessasi määrittää itsellesi muistutuksen tapahtumasta (4).
  • Kun olet valmis, tallenna tapahtuma kalenteriisi napsauttamalla SAVE (TALLENNA) (5).

    Kalenterimerkinnän yksityiskohtaiset tiedot

  • Tapahtuma näkyy nyt kalenterissasi kyseisen päivän kohdalla. Valitsemalla kyseisen päivän näet ikkunan oikeassa reunassa päivän tapahtumien tarkemmat tiedot.

    Kalenterimerkinnän muokkaaminen

Kalenterimerkinnän muokkaaminen

Voit muuttaa tekemääsi kalenterimerkintää seuraavasti:

  • Napsauta kalenterimerkintää (tekstiä).
  • Napsauta avautuvassa ponnahdusikkunassa MUOKKAA (EDIT).
    • Jos kalenterimerkintä on toistuva, valitse vielä muokkaatko yksittäistä merkintää (edit occurence / muokkaa esiintymää) vai koko sarjaa (edit series / muokkaa sarjaa).

    Kalenterimerkinnän muokkaaminen

  • Voit poistaa merkinnän napsauttamalla DELETE (POISTA).

Kalenterimerkinnän luokittelu

Voit jakaa kalenterimerkintöjäsi eri luokkiin seuraavasti:

  • Napsauta kalenterimerkintää hiiren kakkospainikkeella.
  • Valitse aukeavasta valikosta categorize (luokittele).
  • Valitse luokitus.

    Kalenterimerkinnän luokittelu

  • Kohdasta Manage categories (Luokkien hallinta) voit lisätä uusia luokkia.

    Luokitusten hallinointi

  • Napsauta Add new category (Lisää uusi luokka).

    Uuden luokituksen lisääminen

  • Anna uudelle luokalle nimi (1).
  • Alasvetovalikosta (2) voit valita luokkaa kuvaavan värin.
  • Napsauta ok (3) kun olet valmis.

    Oman luokan lisääminen

Kalenterin jakaminen

Yliopiston kalenterijärjestelmässä on oletuksena asetukset, jotka antavat kaikille oikeuden nähdä muiden käyttäjien käytettävyystiedot. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että muut näkevät onko kalenterissasi tietyllä hetkellä merkintä "vapaa", "varattu", "alustava", "töissä muualla" tai "poissa". Jos haluat antaa muille enemmän oikeuksia, voit tehdä sen tämän ohjeen mukaan.

  • Napsauta kalenterin oikeassa yläkulmassa olevaa SHARE (JAA) -linkkiä.

    Kalenterin jakaminen muille

  • Kirjoita Share with: (Jaa kohteeseen:) -tekstikenttään (1) sen henkilön nimi, jolle haluat antaa oikeuden katsella kalenteriasi. Ohjelma etsii automaattisesti henkilöitä, kun kirjoitat nimen alkua.

    Kalenterin jakaminen

  • Valitse alasvetovalikosta (2) kuinka paljon haluat jakaa tietoja.
    • Availability only (Vain käytettävyys) tarkoitaa sitä, että henkilö näkee milloin olet varattuna, mutta ei näe kalenterimerkinnän tarkempia tietoja.
  • Halutessasi voit muuttaa otsikkoa Subject (Aihe) -kentässä olevaa sähköpostiviestin otsikkoa.

    Kalenterin näkyvyys

  • Kun olet valmis, napsauta SEND (LÄHETÄ). Valitut henkilöt saavat sähköpostiinsa kutsun.

Muiden kalentereiden katsominen

Yliopiston kalenterijärjestelmässä on oletuksena asetukset, jotka antavat kaikille oikeuden nähdä muiden käyttäjien käytettävyystiedot. Saat muiden kalenterit käyttöösi tämän ohjeen kohdan Perustiedot mukaisesti. Jos joku jakaa kalenteristaan sinulle enemmän oikeuksia, toimi kohdan Laajennetut tiedot mukaisesti.

Perustiedot

  • Napsauta kalenterinäkymässä vasemmalla olevaa OTHER CALENDARS (MUUT KALENTERIT) -tekstiä hiiren kakkospainikkeella.
  • Valitse open calendar (avaa kalenteri).

    Kalenterin lisääminen vaihe 1

  • Kirjoita tekstikenttään etsimäsi henkilön nimi. OWA ehdottaa sopivia nimiä sitä mukaa, kun kirjoitat. Voit valita ehdotetuista henkilöistä jonkun napsauttamalla nimeä.

    Kalenterin lisääminen vaihe 2

  • Napsauta open (avaa).

    Kalenterin lisääminen vaihe 3

  • Kalenteri on lisätty muiden kalenterien jatkoksi listaan.

    Kalenterin lisääminen vaihe 4

Laajennetut tiedot

Jos joku antaa sinulle perusoletuksia suuremmat oikeudet kalenteriisi, toimi seuraavan ohjeen mukaisesti:

  • Kun joku muu haluaa jakaa kalenterinsa kanssasi, saat siitä tiedon sähköpostiin: Oletusasetuksilla viestin otsikko on I'd like to share my calendar with you (Haluan jakaa kalenterini kanssasi) (1).
  • Tarkemmat tiedot ovat kohdassa (2).
  • Hyväksy pyyntö napsauttamalla ADD CALENDAR (LISÄÄ KALENTERI) (3).
  • Voit jakaa oman kalenterisi kutsun lähettäjän kanssa kohdasta (4).

    Sähklposti-ilmoitus hakusta jakaa kalenteri

  • Muiden henkilöiden kalenterit tulevat näkyviin kalenterinäkymän vasempaan reunaan oman kalenterisi alle.

    Toisen henkilön kalenteri

  • Kalentereille voi asettaa eri värit. Silloin useiden kalentereiden hallinta helpottuu.
  • Napsauta vierasta kalenteria hiiren oikean puoleisella näppäimellä.
  • Valitse > color > haluttu väri.

    Kalenterin väärikoodaus

  • Voit näyttää tai piilottaa minkä tahansa kalenterin tilapäisesti napsauttamalla sitä. Valintamerkin puuttuminen kalenterin vierestä tarkoittaa, ettei kyseisen kalenterin merkintöjä näytetä kalenterinäkymässä. Esimerkissä kalenterissa näytetään omat (1) ja henkilön (2) merkinnät. Henkilön (3) merkinnät on piilotettu.

    Muiden tiedot kalenterissa

Yhteisen kokousajan etsiminen ja kutsun lähettäminen

  • Tee kalenteriisi merkintä.
  • Lisää osallistujat. Kirjoita nimen alkua Attendees (Osallistujat) -riville (1). Ohjelma etsii ja ehdottaa sopivia henkilöitä automaattisesti.
  • Alinna olevaan tekstikenttään kannattaa kirjoittaa kokousta kuvaavia tietoja, jollei vastaanottajille ole muutoin itsestään selvää, mikä on kokouksen aiheena.
  • Napsauta SCHEDULING ASSISTANT (AIKATAULUAVUSTIN) (2).

    Aikatauluavustin

  • Näet sopiiko aika kutsutuille. Esimerkissä yksi kutsutuista on varattu ja kaksi vapaana ehdotettuna aikana.

    Varatut henkilöt avustajassa

  • Voit etsiä uutta yhteistä aikaa muuttamalla tapahtuman tietoja. Esimerkissä aloitusaikaa on siirretty samana päivänä myöhemmäksi.

    Toisen ajan etsiminen

  • Uusi aika sopii kaikille (1). Voit hyväksyä tapahtuman napsauttamalla OK (2).

    Sopiva aika on löytynyt

  • Voit lähettää kutsun osallistujille valitsemalla SEND (Lähetä).

    Kutsun lähettäminen

  • Tapahtuma on lisätty kalenteriisi.
  • Napsauttamalla tapahtumaa näet tarkemmat tiedot. Esimerkissä yksi kutsutuista ei ole vielä vastannut.

    Vastaukset kutsuihin

  • Napsauttamalla Accepted tai No response (Hyväksytty tai Ei vastausta) -tekstiä saat tarkemmat tiedot siitä, miten kutsutut ovat vastanneet.

    Tiedot vastanneista

Kokoushuoneen varaaminen

Outlookiin on siirretty joidenkin kokoushuoneiden tilavaraukset. Kaikkia kokoustiloja ei voi varata Outlookin kautta. Voit varata huoneen samalla kun lähetät kokouskutsun:

  • Avaa kalenteri.
  • Kaksoisklikkaa kalenteria sen päivän kohdalla, jolle haluat tehdä varauksen.

    Kokushuoneen varaaminen 1

  • Kirjoita kokouksen aihe kenttään Event (Tapahtuma) (1).
  • Lisää kokouksen osanottajat kenttään Attendees (Osallistujat) (2).

    Osallistujien lisääminen kutsuun

  • Valitse kokouksen kestoaika alasvetovalikosta.

    Kokouksen kestoajan valitseminen

  • Lisää kokoushuone oikean reunan add room (lisää huone) -painikkeesta.

    Kokoushuoneen lisääminen

  • Valitse sopiva tila alasvetovalikosta.

    Vapaan huoneen lisääminen kutsuun

  • Avaa aikatauluavustin SCHEDULING ASSISTANT (AIKATAULUAVUSTIN).

    Aikatauluavustajan avaaminen

  • Varmista, että kalenterissa on avattu päivänäkymä (1).
  • Osallistujat näkyvät vasemmassa reunassa ja sarakkeina päänäkymässä (2).
  • Osallistujien tavoitettavuus on merkitty harmaalla (3).
  • Avustaja ehdottaa kokousajaksi 8-9 (4).

    Avustajan päivänäkymä

    Isompi kuva >>

  • Voit muuttaa kokouksen alkuaikaa ja kestoa.
  • Napsauta vapaassa kohtaa kalenteria (1).
  • Varauksen tiedot päivittyvät (2).

    Kokousajan muuttaminen

    Isompi kuva >>

  • Voit vaihtaa kokoustilan toiseksi alareunan valikosta.

    Kokoushuoneen vaihtaminen

    Isompi kuva >>

  • Napsauta OK, kun olet valmis.

    Huväksy varauksen tiedot

  • Napsauta SEND (LÄHETÄ).

    Varauksen tekeminen

  • Kokouskutsu lähtee osallistujilla ja kalenterisi päivittyy.

    Varaus kalenterissa

    isompi kuva >>

Kokousajan peruminen

Voit perua kokouksen ja ilmoittaa siitä osallistujille seuraavasti:

  • Napsauta kalenterimerkintää.
  • Valitse cancel meeting (peruuta kokous).

    Kokouksen peruminen

  • Vastaanottajakentässä on valmiina osallistujien nimet (1).
  • Kirjoita perustelu perumiselle kenttään (2).
  • Lähetä viesti (3).

    Viesti kokouksen peruuttamisesta

Kalenterikutsuun vastaaminen

Kun joku lähettää sinulle kutsun osallistua kokoukseen, saat postiisi viestin.

  • Voit hyväksyä kutsun (ACCEPT), hyväksyä sen alustavasti (TENTATIVE) tai hylätä (DECLINE).

    Kalenterikutsun hyväksyminen

  • Napsauttamalla ACCEPT voit hyväksyä kutsun. Kaikissa tapauksissa voit lähettää kutsujalle sähköpostiviestin.

    kalenterikutsuun vastaaminen

  • Voit tarkistaa kutsujen tilan napsauttamalla kalenterimerkintää.

    Kutsun tilatiedot