OWA (Outlook Web App): Kalenteri

OWAn perusasetusten säätämisestä on tehty oma ohje. Ohjeessa esitellään mm. kielen ja profiilikuvan vaihtaminen.

Etsitkö ohjeita Outlookin kalenterin käyttöön? Löydät ne täältä!

Tabs

Tarkka ohje

Office 365 on Microsoftin tarjoama palvelu, jota se kehittää omien aikataulujensa mukaan. Toiminnallisia ja ulkoasumuutoksia voi tulla ilman ennakkovaroituksia. Ohjeistuksessa voi esiintyä eroavaisuuksia käyttäjän näkymään verrattuna. Jokaisen sivun alareunassa on linkki palautelomakkeeseen, jolla voit ilmoittaa olennaisista muutoksista.

Kalenterin peruskäyttö

  • Kirjaudu palveluun osoitteessa https://office365.helsinki.fi/
  • Avaa kalenteri napsauttamalla vasemmassa alareunassa olevaa kalenteri-kuvaketta. (Voit myös avata kalenterin suoraan osoitteessa https://outlook.office.com/calendar/)
     
    uusi_owa_kalenteri_1b.png
  • Esimerkissä kalenteri on avattu kuukausinäkymässä. Voit vaihtaa viikko- tai päivänäkymään kohdasta (1). Kuluva päivä on 19. syyskuuta (2). Seuraava päivä on valittu aktiiviseksi (3). Päivälle on yksi kalenterimerkintä, jonka tiedot näkyvät tarkemmin avattuna ikkunan oikeassa reunassa. Kalenterissa voi navigoida yläreunan linkeistä (4).
    uusi_owa_kalenteri_2b.png

 

Kalenterin perusasetukset

Voit muokata kalenteria mieleiseksesi, esimerkiksi muuttaa päivämäärän esitysmuotoa, työpäivän alku- ja loppuaikaa, tapahtumista esitettäviä muistutuksia ja monia muita ominaisuuksia.

  • Klikkaa ratasikonia (1) oikeassa yläreunassa. Joitakin asetuksia pääset muuttamaan avautuvan ikkunan keskivaiheilta (2). Kaikkiin asetuksiin pääset käsiksi klikkaamalla alhaalta View all Outlook settings (Näytä kaikki Outlookin asetukset) (3).
    uusi_owa_kalenteri_asetukset_0b.png
  • Asetusikkuna aukeaa kalenterin (1) View (Näkymä) -välilehdelle (2). Oikean reunan valikoista (3) voit muuttaa mm. esitetäänkö tunnit 15 vai 30 minuutin jaotuksella ja työpäivän alku-ja loppuaikaa. Muista tallentaa muutokset klikkaamalla Save (Tallenna) (4).
    uusi_owa_kalenteri_asetukset_2b.png
  • Events and invitations (Tapahtumat ja kutsut) -välilehdeltä (2) voit muuttaa alasvetovalikosta (3) sitä, kuinka kauan ennen tapahtumaa saat muistutuksen. Muistat tallentaa muutokset klikkaamalla Save (Tallenna) (4).
    uusi_owa_kalenteri_asetukset_3b.png

 

Kalenterimerkinnän tekeminen

Haluatko järjestää kokouksen, johon varaat huoneen ja kutsut osallistujia? Lue alempaa kappaleesta
Yhteisen kokousajan etsiminen ja kutsun lähettäminen
Kokoushuoneen varaamisesta on lisäksi erillinen ohje täällä.

  • Kaksoisnapsauta kalenteria sen päivän kohdalla, jolle haluat tehdä merkinnän.
    uusi_owa_kalenteri_3c.png
  • Vaihtoehtoisesti voit napsauttaa vasemmassa yläkulmassa olevaa New event (uusi tapahtuma) -linkkiä.
    uusi_owa_kalenteri_3d.png
  • Täytä avautuvassa ikkunassa tapahtuman tiedot (1).
  • Oikeassa palstassa (2) näkyy kyseiselle päivälle merkityt tapahtumat. Saat varoituksen, jos yrität varata päällekkäisiä tapahtumia.
  • Voit myös halutessasi määrittää itsellesi muistutuksen tapahtumasta (3).
  • Muista tallentaa tapahtuma klikkaamalla Save (Tallenna) yläpalkissa (4). Palkissa on myös aikatauluavustaja (Scheduling Assistant), jonka käytöstä kerrotaan tarkemmin tässä ohjeessa.
    uusi_owa_kalenteri_4d.png
  • Yläpalkista voit vielä valita, kuinka varattu aika näkyy muille. Merkitsemällä tapahtuman yksityiseksi Private (Yksityinen), voit kätkeä yksityiskohdat muilta vaikka muuten jakaisitkin kalenterin. 
    uusi_owa_kalenteri_yksityinen_1.png
  • Tapahtuma näkyy nyt kalenterissasi kyseisen päivän kohdalla. Valitsemalla kyseisen päivän näet ikkunan oikeassa reunassa päivän tapahtumien tarkemmat tiedot.

 

Kalenterimerkinnän muokkaaminen

Voit muuttaa tekemääsi kalenterimerkintää seuraavasti:

  • Klikkaa kalenterimerkintää (tekstiä).
  • Klikkaa avautuvassa ponnahdusikkunassa Edit (Muokkaa).
    • Jos kalenterimerkintä on toistuva, valitse vielä muokkaatko yksittäistä merkintää (This event / Tämä tapahtuma) vai koko sarjaa (All events in the series / Kaikki sarjan tapahtumat).
      uusi_owa_kalenteri_muokkaa_1b.png
  • Voit poistaa merkinnän napsauttamalla Delete (Poista).

 

Kalenterin jakaminen

Yliopiston kalenterijärjestelmässä on oletuksena asetukset, jotka antavat kaikille oikeuden nähdä muiden käyttäjien tavoitettavuustiedot.  Jos haluat antaa muille enemmän oikeuksia, voit tehdä sen tämän ohjeen mukaan.

  • Napsauta kalenterin oikeassa yläkulmassa olevaa Share (Jaa) -linkkiä (1). Oletuksena Helsingin yliopiston jäsenillä on oikeus "Can view when I'm busy" (Voi tarkastella varattuja aikojani). Voit muuttaa oletusarvon alasvetovalikosta "People in my organisation" (Organisaation sisällä) (2).
    uusi_owa_kalenteri_jaa_1b.png
  • Voit jakaa oikeuksia myös yksilöllisesti. Kirjoita tekstikenttään (1) sen henkilön nimi, jolle haluat antaa oikeuden katsella kalenteriasi. Ohjelma etsii automaattisesti henkilöitä, kun kirjoitat nimen alkua. Klikkaa oikean henkilön nimeä (2).
    uusi_owa_kalenteri_jaa_6b.png
  • Kun oikea henkilö on löytynyt (1), valitse alasvetovalikosta (2) kuinka paljon haluat jakaa tietoja.
  • Klikkaa Share (Jaa) (3).
    uusi_owa_kalenteri_jaa_7b.png
  • Valitut henkilöt saavat sähköpostiinsa kutsun ja he näkyvät listalla (1). Voit poistaa oikeudet klikkaamalla roskakorin kuvaa (2).
    uusi_owa_kalenteri_jaa_9b.png
  • Kutsuttu henkilö saa sähköpostiinsa seuraavan kuvan kaltaisen viestin. Kohdassa (1) kerrotaan jaettu oikeustaso. Hyväksy kutsu klikkaamalla Accept (Hyväksy) (2).
    uusi_owa_kalenteri_jaa_12b.png
  • Voit avata kalenterin klikkaamalla View calendar (Näytä kalenteri).
    uusi_owa_kalenteri_jaa_13b.png

 

Muiden kalentereiden katsominen

Yliopiston kalenterijärjestelmässä on oletuksena asetukset, jotka antavat kaikille oikeuden nähdä muiden käyttäjien tavoitettavuustiedot. Saat muiden kalenterit käyttöösi tämän ohjeen mukaisesti.

  • Napsauta kalenterinäkymässä vasemmalla olevaa Import calendar (Kaletereiden tuonti) -tekstiä (1).
  • Klikkaa From directory (Hakemistosta) (2).
    uusi_owa_kalenteri_import_1c.png
  • Kirjoita tekstikenttään (1) etsimäsi henkilön nimi. OWA ehdottaa sopivia nimiä sitä mukaa, kun kirjoitat. Voit valita ehdotetuista henkilöistä jonkun napsauttamalla nimeä (2).
    uusi_owa_kalenteri_import_2b.png
  • Klikkaa Add (Lisää).
    uusi_owa_kalenteri_import_3c.png
  • Kalenteri on lisätty muiden kalenterien jatkoksi listaan. Tässä esimerkissä Raimon kalenteri on merkitty vihreällä, jolloin se on helpompi erottaa oman kalenterisi merkinnöistä.
    uusi_owa_kalenteri_katsele_1b.png
  • Voi antaa eri kalentereille värin klikkaamalla nimen perässä olevaa kolmea pistettä. Klikkaa ensin auki Colour (Väri) -valikko ja valitse sitten väri.

    uusi_owa_kalenteri_katsele_2b.png

 

Yhteisen kokousajan etsiminen ja kutsun lähettäminen

  • Tässä ohjeessa neuvotaan nopea ja yksinkertainen tapa järjestää tapaaminen. Jos haluat varata kokoushuoneen ja kutsua useita osallistujia, lue ohje täältä.
  • Klikkaa kalenteria sen päivän kohdalla, jolle haluat järjestää tapaamisen.
    uusi_owa_kalenteri_kutsu_1b.png
  • Täytä tarvittavat tiedot.
  • Osallistujia voit lisätä kohdasta (2) Invite attendees (Kutsu osallistujat).
  • Alinna olevaan tekstikenttään kannattaa kirjoittaa kokousta kuvaavia tietoja, jollei vastaanottajille ole muutoin itsestään selvää, mikä on kokouksen aiheena.
  • Tapaamisen aikaa voit muuttaa kohdasta (2). Oikea palsta (3) päivittyy automaattisesti ja näyttää ovatko osallistujat vapaita. Tässä esimerkissä 10.30-11.00 välillä joku osallistujista on varattu. Aikaa on muutettu välille 13.00-14.00. Vihreä väri kertoo, että kaikki osallistujat ovat vapaina silloin.
  • Jos osallistujia on enemmän kuin muutama, tai haluat varata kokoushuoneen käyttöösi, kannattaa suunnittelussa käyttää apuna avustinta Scheduling Assistant (Ajoitustoiminto) (4).
  • Lähetä kutsu klikkaamalla Send (Tallenna) (5).
    uusi_owa_kalenteri_kutsu_3b.png

 

Kutsuun saapuneet vastaukset

  • Klikkaa kalenterimerkintää. Kohdassa (1) näet saapuneet vastaukset. Myös huone lähettää aina vastauksen (2)!
    Lue lisää tästä ohjeesta.
    uusi_owa_kalenteri_hyvaksytty_b.png

 

Kokoushuoneen varaaminen

Outlookiin on siirretty joidenkin kokoushuoneiden tilavaraukset. Kaikkia kokoustiloja ei voi varata Outlookin kautta. Voit varata huoneen samalla kun lähetät kokouskutsun:

 

Kalenterikutsuun vastaaminen

Kun joku lähettää sinulle kutsun osallistua kokoukseen, saat siitä postiisi viestin.

  • Voit hyväksyä kutsun klikkaamalla Yes (Kyllä), hyväksyä sen alustavasti klikkaamalla Maybe (Ehkä) tai hylätä klikkaamalla No (Ei).
    uusi_owa_kalenteri_vastaus_1b.png
  • Kun hyväksyt kutsun, siitä syntyy automaattisesti merkintä kalenteriisi ja sähköpostiviesti katoaa.

 

Osallistujien vastausten seuraaminen

  • Tapaamisen järjestäjänä voit tarkistaa kutsujen tilan klikkaamalla kalenterimerkintää. Tässä esimerkissä osallistuja Pitkänen, K Juhani (1) on hyväksynyt kutsun, mutta suunniteltu kokoustila (2) on hylännyt sen. Jos varaat tiloja, muista. että kokoushuone lähettää aina vastauksen!
    uusi_owa_kalenteri_hyvaksytty_b.png