Palveluun kuuluvat henkilökohtaiset sekä jaetut postilaatikot, postituslistat, salattu sähköposti sekä taustapalveluita kuten postinvälitys sisältäen roskapostin ja haittaohjelmien torjunnan.
Sähköposti kuuluu yliopistolta saatavaan käyttäjätunnukseen. Kukin käyttäjä saa henkilökohtaisen @helsinki.fi-osoitteen ja sähköpostilaatikon käyttöönsä. Postilaatikko perustetaan Office 365 -järjestelmään.
Office 365 -järjestelmä jakautuu pilvipalveluun ja on premises-palveluun. Jälkimmäinen on tarkoitettu ainoastaan erityistä tietoturvaa vaativiin tarpeisiin. On premises -palvelu tuotetaan tietotekniikkakeskuksen konesaleissa ja kaikki tiedot ovat Helsingin yliopiston hallussa.
Sähköpostipalveluun kuuluu viestien välityksen lisäksi roskaposti- ja haittaohjelmasuodatus.
Myös on käytettävissä salattu sähköposti, jolla saa käsitellä myös salassa pidettäviä aineistoja; näihin ei saa käyttää tavallista sähköpostia. Yliopiston ulkopuoliset voivat lähettää postia Helsingin yliopiston salattuun sähköpostiin osoitteessa https://securemail.helsinki.fi.
Sähköpostin lisäpalveluita ovat Majordomo-postituslistat sekä palveluosoitteet. Postituslistan osoitteeseen lähetetyt viestit välitetään kaikille listan jäsenille, esimerkiksi laitoksen henkilökunnalle tai jatko-opiskelijoille. Palveluosoitteet puolestaan ovat tiettyä tarkoitusta varten tehtyjä osoitteita, joita käytetään henkilökohtaisten osoitteiden asemesta. Palveluosoitteita ovat esimerkiksi yksiköiden toimistojen yhteisosoitteet. Palveluosoite toteutetaan pääsääntöisesti jaetulla postilaatikolla.
Yliopiston sisällä sähköpostilaatikko kuuluu lähes kaikkien yliopistolaisten käyttäjätunnukseen automaattisesti. Salattu sähköposti on käytettävissä kaikilla yliopiston sähköpostiosoitteen haltijoilla. Ohjeita osoitteessa http://www.helsinki.fi/helpdesk/.
Käyttäjän tulee noudattaa yliopiston tietojärjestelmien käyttösääntöjä. Sähköpostin käsittelysäännöt löytyvät osoitteesta https://www.helsinki.fi/fi/tietotekniikkakeskus/tietoturva-yliopistolla/palvelujen-kayttosaannot. Salattua sähköpostia on velvollisuus käyttää aina, kun salassa pidettyjä tietoja lähetetään sähköpostitse. Sähköpostin turvaohjeet osoitteessa https://www.helsinki.fi/fi/tietotekniikkakeskus/tietoturva-yliopistolla/palvelujen-kayttosaannot
Yliopiston sisällä käyttäjätukea tarjoaa Helpdesk, http://www.helsinki.fi//helpdesk/. Koulutusta sähköpostin käyttöön järjestetään Opiskelijan digitaidot -kurssilla. Tukimateriaalit löytyvät ohjehakemistosta http://www.helsinki.fi/helpdesk.
Käyttäjätuki muille organisaatioille sopimuksen mukaan. Yhteyshenkilö tietotekniikkapäällikkö Minna Harjuniemi.
Salatun sähköpostin kirje-tasoinen salaus (”.s” -tunnisteella): Salaustapa, jolla voidaan lähettää yksittäisiä dokumentteja, jotka sisältävät salassa pidettäviä tai suojattavia tietoja, esim. henkilötietoja, liike- tai ammattisalaisuuksia, jne.
Salatun sähköpostin kirjattu kirje –tasoinen salaus (”.matkapuhelinnro.s” –tunnisteella): Sähköpostilinkin lisäksi tässä salaustavassa vastaanottaja tunnistetaan matkapuhelinnumeroon lähetettävällä PIN-koodilla. Tällä salaustasolla suositellaan lähetettävän laajemmat aineistot tai arkaluonteisia henkilötietoja sisältävät aineistot.
Salatun sähköpostin S/MIME-salaus: Päätelaitteella tapahtuva salaus, jota suositellaan käytettäväksi silloin kun salatun sähköpostin käyttötarve on jatkuva.