Office 365: Delade postlådor och kalendrar

Delade Office 365-postlådor är postlådor som kan ha fler än en användare. För att använda dessa gemensamma postlådor behövs inte ett särskilt användarnamn, utan inloggningen sker med inloggningsuppgifterna till användarens vanliga konto. Till en delad postlåda hör också en delad kalender. Det finns en egen instruktion om Outlook kalendar som du hittar här.

Alla som använder samma postlåda eller kalender måste också använda antingen Office 365-e-post i molnet eller lokal e-post. Det är inte möjligt att använda delade postlådor eller kalendrar i kors mellan olika grupper. Nästan alla vid universitetet använder molntjänsten. Användargrupper för lokal e-post anges i Flamma.

En delad postlåda kan t.ex. fungera som en serviceadress för en institution eller en grupp.

Tabs

Detaljerad hjälp

Allmänt

Posten läses i en delad postlåda på samma sätt som i den egna postlådan. Delade postlådor fungerar huvudsakligen som den delade postlådan i Mappi-posten.
Postlådan kan beställas endast för en grupp. Innan du beställer gruppen ska du först söka en lämplig grupp gruppadministreringsverktyget eller skapa en ny grupp (se instruktioner för att skapa en ny grupp).
Som standard beviljas gruppen läs-, skriv- och kopieringsbehörighet samt Behalf of-sändningsbehörighet, s.k. Full access-behörighet. Du kan definiera de behörigheter som behövs närmare på e-blanketten.
Det finns två olika typer av sändningsbehörighet. Du kan endast välja den ena av dessa för en målgrupp:

  • "Send as”-behörighet innebär en behörighet att skicka post från den delade postlådan så att mottagaren endast ser namnet på den delade postlådan som avsändare.
  • "Send on behalf”-behörighet ger rätt att skicka post så att mottagaren ser den delade postlådans namn och namnet på personen som skickat meddelandet. Till exempel: "Teppo Testare on behalf of Test Låda."

Dessutom är det möjligt att ge olika behörigheter för t.ex. visning av kalender även för större grupper. I detta fall är det också mer flexibelt att dra nytta av en gruppkalender: en del har rätt att lägga till händelser i kalendern, medan andra har läsbehörighet. Det finns flera alternativ. Fråga mer hos Helpdesk.

Att beställa en ny delad postlåda

Gör beställningen med e-blanketten. På blanketten efterfrågas bl.a. följande:

  • Önskad adress (t.ex. humppa-info@helsinki.fi). Underhållet kontrollerar att det inte finns motsvarande postlådor i Mappi.
  • Kommande användare av postlådan (ange grupp). I detta syfte kan du skapa en egen grupp (eller flera grupper med olika behörigheter) som gruppens administratörer kan använda till att justera behörigheterna för den delade postlådan.
  • Alternativt kan du byta sändningsbehörigheten till "Send as”-behörighet, vilket innebär en behörighet att skicka post från den delade postlådan så att mottagaren endast ser namnet på den delade postlådan som avsändare.

Verktyg för gruppadministrering

Med grupper hanteras behörigheter för delade postlådor. Du hittar färdiga grupper i verktyget för gruppadministrering (se instruktionerna). Där kan du välja en lämplig grupp för ändamålet eller så kan du skapa en ny grupp. Den som beställer grupper är ansvarig person för gruppen och kan lägga till användare i gruppen. Observera att den ansvariga personen också måste läggas till som medlem i gruppen, om personen vill få åtkomst till de delade e-posten. Gruppen ska ha minst en medlem utöver den ansvariga personen för att gruppen ska kunna kopplas till e-posten. Läs den närmare instruktionen på sidan för användaradministration.

Mer information om delade postlådor på Microsofts webbplats.

Överföring av delad postlåda från Mappi-posten

En delad Mappi-postlåda som är i bruk kan överföras till Office 365-tjänsten. Då måste alla som ska använda den delade postlådan använda antingen e-post i molnet eller lokal e-post.
De användarnamn+undermapp-styrningar, t.ex. iankka+undermapp@mappi.helsinki.fi, som används i Mappi-posten fungerar inte i Office 365.
Beställ postlådan med e-blanketten. På blanketten efterfrågas bl.a. följande:

  • Adressen till den nuvarande delade Mappi-postlådan, t.ex. humppa-atk@helsinki.fi. Adressen förblir samma också i fortsättningen.
  • Kommande användare av postlådan (ange grupp). I detta syfte kan du skapa en egen grupp (eller flera grupper med olika behörigheter) som gruppens administratörer kan använda till att justera behörigheterna för den delade postlådan.
  • Alternativt kan du byta sändningsbehörigheten till "Send as”-behörighet, vilket innebär en behörighet att skicka post från den delade postlådan så att mottagaren endast ser namnet på den delade postlådan som avsändare.

De gamla postlådorna används fortfarande i Mappi-systemet, men ingen ny post skickas dit. Om användaren vill kan han eller hon själv kopiera viktiga meddelanden till den nya postlådan.