Työasema-palvelu kattaa yliopistolaisten käyttöön hankittavien työasema- ja mobiilipäätelaitteiden elinkaaren eri vaiheet ja käytön aikaisen tuen.
Yliopiston työasema- ja mobiilipäätelaitteet hankitaan ottamalla yhteyttä yksikön hankintayhdyshenkilöön (palvelukoordinaattoriin). Hankinnan yhteydessä valitaan lähtökohtaisesti myös osapalvelu, johon laite liitetään ja joka edelleen määrittelee laitteen käytön aikaisen tuen tason.
Työasema-palvelu jakautuu viiteen eri osa-alueeseen tai osapalveluun, joilla pyritään kattamaan yliopistolaisten erilaiset työasema- ja mobiilipäätelaitekäyttöön liittyvät tarpeet sekä käytön aikainen tuki. Tuen laajuus riippuu kuhunkin käyttötarkoitukseen valitusta osapalvelusta.
Työasemalaitteita ovat normaalit pöytä- ja kannettavat tietokoneet. Mobiilipäätelaitteita ovat tablettitietokoneet ja älypuhelimet.
Osapalvelu 1: Yliopiston työasema
Yliopiston työasema on kaikkien yliopistolaisten käyttöön tarkoitettu henkilökohtainen tai yhteiskäyttöinen työasemalaite tai etäkäyttöinen työpöytä.
Palveluun sisältyvät seuraavat työaseman elinkaaren osa-alueet:
1. työaseman hankinta ja käyttöönotto,
2. perussovellukset ja käytönaikainen tuki Helpdeskin kautta sekä
3. työaseman käytöstä poisto.
Yliopiston työasema hankitaan ottamalla yhteyttä oman yksikön hankintayhdyshenkilöön tai Helpdeskiin. Hankintaohje Flamma-intranetissä.
Yliopiston työasemaan asennetaan aina keskitetysti ylläpidetty käyttöjärjestelmä, Windows, macOS tai Cubbli Linux. Työaseman ohjelmistovalikoimaa ylläpidetään keskitetysti. Windows- ja macOS-työasemissa on myös keskitetysti ylläpidetty turvasovelluspaketti. Palvelun piirissä olevista työasemista tulostetaan tulostuspalvelun kautta.
Yliopiston työasema on ensisijainen työasemavaihtoehto niille käyttäjille, jotka käsittelevät työasemassaan salassa pidettäviä tai suojattavia tietoja, kuten henkilötietoja. Tietyn tyyppisissä rooleissa toimivat henkilöt (esim. henkilöstöhallinnossa) voivat käsitellä salassapidettäviä tai suojattavia tietoja ainoastaan yliopiston työasemassa.
Yliopiston työaseman käyttäjälle ei tästä syystä anneta työaseman ylläpito-oikeutta. Jos työaseman käyttäjä tarvitsee tehtäviensä suorittamiseen työaseman ylläpito-oikeuksia, niin tällöin hänen käyttöönsä soveltuu itsepalvelutyöasema (kts. osapalvelu 2)
Yliopiston työaseman käyttökohteita voivat olla henkilökohtaiseen työskentelyyn tarkoitettu työasema, yhteiskäyttöinen opetustila- tai luentosalityöasema tai tietotekniikan työskentelytilatyöasema.
Yliopiston työasema voi olla perinteisen työasemalaitteen sijaan myös etäkäytettävä työpöytä (VDI). Etäkäytettävää työpöytää voidaan käyttää perinteiseltä työasema- ja mobiilipäätelaitteelta erillisen asiakasohjelmiston (client) tai verkkoselaimen kautta, tai erikseen tätä käyttöä varten hankitulta päätelaitteelta. Etäkäytettävillä työpöydillä pyritään ensisijaisesti ratkaisemaan erikoistyöasematarpeita.
Osapalvelu 2: Itsepalvelutyöasema
Itsepalvelutyöasema poikkeaa yliopiston työasemasta siten, että tähän joukkoon kuuluvan työaseman käyttäjällä on ylläpito-oikeus käytössään olevaan työasemaan. Itsepalvelutyöasema soveltuu käyttäjälle, jolla on säännöllinen tarve asentaa työhön liittyviä ohjelmistoja käytössään olevaan työasemaan sekä työaseman ylläpitoon riittävä osaaminen ja ymmärrys ylläpito-oikeuden mukanaan tuomista vastuista.
Palveluun sisältyvät seuraavat työaseman elinkaaren osa-alueet:
1. työaseman hankinta ja käyttöönotto,
2. perussovellukset ja rajoitettu käytönaikainen tuki Helpdeskin kautta sekä
3. työaseman käytöstä poisto.
Itsepalvelutyöasema hankitaan ottamalla yhteyttä oman yksikön hankintayhdyshenkilöön tai Helpdeskiin. Hankintaohje Flamma-intranetissä.
Itsepalvelutyöasemaan asennetaan aina keskitetysti ylläpidetty käyttöjärjestelmä, Windows, macOS tai Cubbli Linux. Työaseman ohjelmistovalikoimaa ylläpidetään keskitetysti. Windows- ja macOS-työasemissa on myös keskitetysti ylläpidetty turvasovelluspaketti. Palvelun piirissä olevista työasemista tulostetaan tulostuspalvelun kautta.
Itsepalvelutyöaseman käyttäjällä on ylläpito-oikeus työasemaansa. Ylläpito-oikeuden ottaminen yliopiston työasemaan muuttaa tietokoneen automaattisesti itsepalvelutyöasemaksi. Itsepalvelutyöaseman käyttäjä sitoutuu ylläpito-oikeuksien ottamisen yhteydessä yliopiston tietojärjestelmien ylläpitosääntöihin ja salassapitositoumukseen sekä noudattamaan erityistä huolellisuutta salassa pidettävien ja suojattavien tietojen, kuten henkilötietojen, käsittelyssä itsepalvelutyöasemassa. Käyttäjä vastaa viime kädessä itse siitä, että hän ymmärtää ja noudattaa salassa pidettävän ja suojattavan tiedon käsittelystä annettuja lakiin perustuvia sääntöjä ja ohjeita, sekä siitä, että hän ei saa ylläpito-oikeuksin asentaa työasemaan ohjelmistoja, joihin hänellä ei ole käyttöoikeutta.
Salassa pidettävää tai suojattavaa tietoa sisältävien aineistojen, kuten esimerkiksi henkilö- tai potilastietojen, käsittelyssä kannattaa käyttää ensisijaisesti fyysistä yliopiston työasemaa tai etäkäytettävää työpöytää (kts. osapalvelu 1), jota voidaan käyttää itsepalvelutyöasemalta erillisen asiakasohjelmiston tai verkkoselaimen avulla.
Itsepalvelutyöaseman rajoitettu käytönaikainen tuki tarkoittaa sitä, että ylläpito-oikeuksien vastineeksi itsepalvelutyöaseman käyttäjä ottaa itse vastuuta oman työasemansa ylläpidosta. Helpdesk priorisoi tarpeen vaatiessa yliopiston työasemien tuen itsepalvelutyöasemien tuen edelle. Helpdesk pyrkii tukemaan myös itsepalvelutyöasemia parhaan mahdollisen kykynsä mukaan, mutta viime kädessä rajaa tukensa työaseman uudelleen asentamiseen.
Itsepalvelutyöasema sopii siis käyttäjälle, jolla on riittävä osaaminen työaseman käyttöjärjestelmän ja ohjelmistojen ylläpitoon sekä ymmärrys yliopiston ylläpitosääntöjen ja salassa pidettävien sekä suojattavien tietojen käsittelyyn liittyvistä vastuista ja velvoitteista.
Osapalvelu 3: Erikoistyöasemat
Erikoistyöasema on tarkoitettu kaikkeen työasematoimintaan, johon yliopiston työasema tai itsepalvelutyöasema eivät ole riittäviä ratkaisuja. Osapalvelu tuottaa työasemaratkaisut tieteenalakohtaisiin erikoistarpeisiin, joita voivat olla esimerkiksi mittalaitteiden ohjauskoneet sekä verkosta tietoturva- tai tietosuojasyistä eristettävät koneet.
Palveluun sisältyvät seuraavat työaseman elinkaaren osa-alueet:
1. työaseman hankinta ja käyttöönotto,
2. perussovellukset ja erikseen sovittaessa maksullinen tuki Helpdeskin kautta sekä
3. työaseman käytöstä poisto.
Erikoistyöasema hankitaan ottamalla yhteyttä oman yksikön hankintayhdyshenkilöön tai Helpdeskiin. Hankintaohje Flamma-intranetissä.
Erikoistyöasemaan voidaan halutessa asentaa keskitetysti ylläpidetty käyttöjärjestelmä, Windows, macOS tai Cubbli Linux.
Osapalvelu 4: Yliopiston mobiilipäätelaitteet
Palveluun sisältyvät seuraavat yliopiston omistamien mobiilipäätelaitteiden elinkaaren osa-alueet:
1. mobiilipäätelaitteiden ja puhelin- sekä mahdollisen dataliittymän hankinta,
2. käytön aikainen tuki Helpdesk-portaalin ohjeistuksen ja yliopiston Yammer-palvelun Tietotekniikan vertaistuki -kanavan kautta sekä
3. laitteiden käytöstä poisto.
Yliopiston mobiilipäätelaitteet hankitaan ottamalla yhteyttä oman yksikön hankintayhdyshenkilöön tai Helpdeskiin. Hankintaohje Flamma-intranetissä.
Osapalvelu 5: Muut kuin yliopiston työasemalaitteet
Muiden kuin yliopiston omistamien laitteiden (henkilökunnan, opiskelijoiden ja vierailijoiden omat työasema- ja mobiilipäätelaitteet) osalta palvelun sisältö rajoittuu käytön aikaiseen tukeen Helpdesk-portaalin ohjeistuksen ja yliopiston Yammer-palvelun Tietotekniikan vertaistuki -kanavan kautta.
Työasema-palvelun piiriin kuuluvat kaikki yliopiston työasemat, jotka ylittävät tietotekniikkakeskuksen määrittämän suorituskykyrajan. Rajan alittavien koneiden osalta palvelun sisältö rajataan uuden korvaavan koneen hankintaan ja normaaliin koneenvaihtoprosessiin. Käytännössä raja kulkee takuun päättymispäivästä lisättynä kahdentoista kuukauden (12 kk) siirtymäajalla.
Palvelunrajauksista enemmän tietoa Flamma-intranetissä.
Yliopiston yksiköt voivat pyytää tietotekniikkakeskusta laatimaan tarvekartoitukseen perustuvan vuosittaisen hankintasuunnitelman. Tietotekniikkakeskus hankkii laitteita yksiköille hankintasuunnitelman mukaisesti, jolloin yksikön ei tarvitse huolehtia laitehankinnoista tai niiden aikatauluttamisesta. Uudet laitteet pyritään toimittamaan käyttäjille jo ennen vanhan laitteen poistumista palvelun piiristä (kts. Palvelutaso), jolloin uuden laitteen käyttöönotto voidaan toteuttaa käyttäjän tai yksikön toiminnalle mahdollisimman vähän haittaa aiheuttavaksi.
Yksittäisiä työasema- tai mobiilipäätelaitteita hankkivan työntekijän tai yksikön tulee ottaa yhteyttä yksikkönsä hankintayhdyshenkilöön (yksikön hankinta-asioista vastaavaan palvelukoordinaattoriin).
Tietotekniikkakeskus vastaa palvelun piiriin kuuluvien työasemien toimivuudesta ja tietoturvallisuudesta. Kaikkien palvelun käyttäjien on noudatettava yliopiston tietojärjestelmien käyttösääntöjä. Käyttäjä ei myöskään saa asentaa työasemalleen mitään ohjelmistoja, joihin hänellä ei ole käyttöoikeutta.
Itsepalvelutyöaseman käyttäjien on tämän lisäksi noudatettava yliopiston tietojärjestelmien ylläpitosääntöjä sekä vastattava itse siitä, että ymmärtää salassa pidettävän ja suojattavan tiedon käsittelystä annetut lakiin perustuvat säännöt ja ohjeistuksen ja toimii näiden mukaisesti. Itsepalvelutyöaseman käyttäjä ei saa asentaa ylläpito-oikeuksin työasemaansa ohjelmistoja, joihin hänellä ei ole käyttöoikeutta. Itsepalvelutyöaseman käyttäjä vastaa myös työasemalaitteensa tietoturvallisuudesta.
Yliopiston tutkijat ja opiskelijat vastaavat aina itse omasta datastaan, sen säilyttämisestä, datan varmuuskopioinnista ja siirrosta työaseman vaihtuessa uuteen työasemaan tai mobiilipäätelaitteeseen. Työaseman vaihdon yhteyteen tietotekniikkakeskus tarjoaa itsepalvelutyökalua, jolla käyttäjä voi tarvittaessa kopioida omat tiedostonsa vanhan työasemansa ennalta määritellyistä sijainneista verkkolevylle määräajaksi, josta ne voidaan myös tarvittaessa palauttaa uuteen työasemaan.
Tietotekniikkakeskus tarjoaa yliopiston henkilökunnalle ja opiskelijoille keskitetyn varmuuskopioidun henkilökohtaisen ja ryhmätallennustilan, jotka sijaitsevat yliopiston omassa tietotekniikkakeskuksen hallinnoimassa konesalissa. Yliopistolla on käytössä myös Microsoftin tarjoama OneDrive-pilvipalvelu, jonne käyttäjä voi tallentaa tiedostojaan yliopiston pilvipalvelupolitiikan asettamat reunaehdot huomioiden.
Käyttäjätukea tarjoaa Helpdesk: http://www.helsinki.fi/helpdesk.
Yleisin tapaus normaalityöasemasta on henkilökohtainen työasema, joka on yliopistolaisen työkäyttöön annettu tietokone. Henkilökohtaisten koneiden lisäksi palveluun kuuluvat yhteiskäyttökoneet. Yhteiskäyttökoneesta on kolme variaatiota: Tietotekniikan työskentelytila-, luentosali- ja opetusluokkakone. Tietotekniikan työskentelytilakone on kirjautumisen vaativa työasema. Opetusluokka- ja luentosalikoneissa on käytössä automaattikirjautuminen.