Kokousten automaattinen lyhentäminen ja myöhentäminen

Ohje on keskeneräinen, sitä täydennetään. Jos tarvitset apua ohjelmiin ja tietokoneen käyttöön liittyvissä asioissa, ota yhteyttä IT-Helpdeskiin (yhteystiedot sivun alareunassa). Jos haluat kommentoida tätä ohjetta, jätä palautetta sivun alareunassa olevan Kuinka kehittäisit tätä ohjetta -linkin kautta. Emme anna neuvontaa palautelinkin kautta.

Oletko miettinyt, miten voisit automaattisesti määritellä kokousten alkuajaksi esim. 15 yli? 

Yliopisto suosittaa kokousten aloittamista 15 minuuttia yli tasatunnin kokouskäytännöissään. Oletuksena kalenterin jaotus on 30 minuuttia. Näillä ohjeilla voit muuttaa Outlookin ja OWA:n käyttämään 15 minuutin jaotusta.

    Kokousten automaattinen lyhentäminen ja myöhentäminen

    Säädä kalenterista ensin Time Scale -asetukset kohdalleen:

    • Avaa kalenterin View-välilehdeltä Time Scale -valikko. Valitse kalenterinäkymän tarkkuudeksi 15 minuuttia.

    Kokousten automaattisen myöhentämisen saa käyttöön Outlookin asetuksista: 

    • File > Options > Calendar > Calendar options.
    • Laita rasti ruutuun Shorten appointments and meetings, valitse pudotusvalikosta Start late ja sen alla olevista pudotusvalikoista esim. 15 minuuttia (voit kirjoittaa halutun ajan myös suoraan kenttään). 
    • Tämän jälkeen kalenterimerkintä, jonka aloitusajaksi laitetaan klo 12, siirretään automaattisesti alkamaan klo 12.15. 
      Eli tämän asetuksen ollessa päällä ohjelma siirtää aloitusaikaa aina eteenpäin viidellätoista minuutilla, joten jos valitaan valmiiksi klo 12.15, niin kokouksen aloitusaika siirtyy aikaan klo 12.30. 

    Myös OWA:sta löytyvät samat asetukset automaattisille kokousten lyhentämisille:

    • Ratasvalikosta avautuvasta pikavalikosta valitaan alimpana oleva View all Outlook settings > Calendar > Events and invitations > Shorten duration for all events (rasti ruutuun), sitten pudotusvalikosta Start events late, valitaan ajat kahdesta alemmasta pudotusvalikosta ja lopuksi alareunasta Save.
       

    Kuvalliset ohjeet löytyvät Tarkka ohje -välilehdeltä.

    Table of contents

    Outlook

    Huom! Jos oman työkoneen Outlookissa ei ole näitä asetuksia, se lienee vanhentunutta versiota. Pyydä IT-helpdeskistä apua Outlookin päivittämiseen uusimpaan versioon. Myös Macissa asetukset ovat hieman erilaiset (Macille ei ole vielä erillistä ohjetta). 

     

    • Avaa kalenterin View-välilehti (1). Valitse päivä-, työviikko- tai viikkonäkymä (2). Avaa Time Scale -valikko (3). Valitse kalenterinäkymän tarkkuudeksi 15 minuuttia (4).
    • Napsauta kalenteria haluamasi ajan kohdalta. Kuvassa valittu (2) vastaa 15 yli tasatunnin aikaslottia.
    • Kaksoisklikkaamalla aukeaa uusi ikkuna. Kokouksen alkuaika (1) on 15 yli tasatunnin. Valitse alasvetovalikosta kokouksen päättymisaika. Huomaa, että kokouksen kestoaika on edelleen oletuksena oleva 30 minuuttia.
    • Voit kuitenkin valita ajaksi minkä vain kirjoittamalla ajan suoraan syöttökenttään.

    OWA

    OWA:ssa (selainposti) voi myös Time Scale -asetuksen vaihtaa. Asetusten säätämisen jälkeen voi maalata kokouksen keston kalenteriin ja tapaamisen pikkuikkuna avautuu automaattisesti. Ikkuna kannattaa suurentaa heti täysimittaiseksi oikeasta yläkulmasta, jotta voi käyttää Room Finderia kokoushuoneen varaamiseen (pikkuikkuna näyttää luettelossa vain viimeksi käytettyjä huoneita).

    Vinkki! Jos OWA:n kalenterin viivat näkyvät huonosti, kannattaa kokeilla Dark Modea.
    • Avaa kalenterin View-välilehti (1). Valitse päivä-, työviikko- tai viikkonäkymä (2). Avaa Time Scale -valikko (3). Valitse kalenterinäkymän tarkkuudeksi 15 minuuttia (4). KUVASSA VIRHE, HUOMAAKO SEN?
    • Napsauta kalenteria haluamasi ajan kohdalta. Kuvassa valittu (1) vastaa 15 yli tasatunnin aikaslottia. Kokouksen alkuaika (2) on 15 yli tasatunnin. Valitse alasvetovalikosta kokouksen päättymisaika. Huomaa, että kokouksen kestoaika on edelleen oletuksena oleva 30 minuuttia. Voit kuitenkin valita ajaksi mitä vain kirjoittamalla ajan suoraan syöttökenttään (3).
    • ccc
    • ddd
    • eee

    Give feedback

    The instructions site of the University of Helsinki's IT Helpdesk helps you with IT-related issues related to your work. Let us know how we can improve our instructions. We greatly appreciate your feedback!

    How would you improve these instructions?
    Back to top