Office 365: OneDrive for Business

Ennen käyttöä sinun pitää käydä kerran OWA:ssa aktivoimassa OneDrive. (Katso ohje OWAan kirjautumiseen)

OneDrive on osa Microsoftin Office 365 -pilvipalveluja. Sitä käytetään pilvitallennukseen ja tiedostojen jakamiseen toisille käyttäjille sähköpostin liitetiedostojen sijaan.

Huomioi tiedostojenkäsittelyn rajoitukset, lue tarkemmin yliopiston pilvipalvelupolitiikka Flammasta.

Voit myös tallentaa suoraan selaimessa muokattavia Word/Excel/PowerPoint Online -dokumentteja omaan OneDrive-tilaasi.

Yliopiston Office 365:en käyttö henkilökohtaisiin asioihin on sallittua vähäisissä määrin. Mikäli haluat tallentaa henkilökohtaista materiaalia Office 365:ssä (mm. sähköposti, OneDrive) tai muissa yliopiston järjestelmissä, säilytä ne kansiossa, johon on selkeästi merkitty "yksityinen". Tämä varmistaa sen, että mikäli ylläpito joutuu joskus selvittämään yksittäisen henkilön dataa (esim. ongelmanselvittelyt, irtisanomiset, kuolemantapaus tms.), yksityinen materiaali on selkeästi eroteltavissa muusta materiaalista.

Tabs

Tarkka ohje


Miten OneDrive for Business eroaa OneDrivesta?

  • OneDrive on maksuton henkilökohtainen verkkotallennustila, jonka saat käyttöösi Microsoft-tilin tai Outlook.comin yhteydessä. OneDriven avulla voit tallentaa asiakirjoja, valokuvia ja muita tiedostoja pilvipalveluun, jakaa niitä ystävien kanssa ja jopa käsitellä sisältöä yhdessä. Voit itse vapaasti päättää, kuinka haluat palvelua käyttää.
  • OneDrive for Business on yliopiston työkäyttöön tarkoitettu verkkotallennuspalvelu. Sen avulla voit jakaa tiedostoja kollegoiden kanssa ja käsitellä sisältöä yhdessä. Tietotekniikkakeskus hallinnoi yliopiston OneDrive for Business -palvelua.
  • Huomautus: Office 365 -sivuston ylälaidassa tai muualla sivuston sivulla näkyy nimi OneDrive, joka on lyhennetty muoto OneDrive for Business -nimestä.

Ajankohtaisimmat ohjeet löytyvät OneDriven omasta Help-toiminnosta.

Mihin minun kannattaa tallentaa tiedostoni?

Helsingin yliopisto tarjoaa useita eri tallennustiloja yliopistolaisten käyttöön. Ne eroavat toisistaan mm. tietoturvallisuuden, tallennustilan määrän ja maksullisuuden suhteen. Valinnan niiden välillä voi tehdä henkilökohtaisten tarpeiden ja sopivuuden perusteella, mutta seuraavassa on joitakin suuntaviivoja valinnan tueksi.

OneDrive

  • Henkilökohtainen tiedostojen tallennustila Microsoftin pilvessä. Tällä hetkellä (elokuu 2015) tilaa on 1 Tb.
  • Sopii sähköpostin liitteiden korvaamiseen. Voit tallentaa tiedostot OneDriveen sen sijaan, että lähettäisit ne liitteenä.
  • Tiedostojen luku- ja muokkausoikeuksia voi itse jakaa yliopistolaisille ja myös muille henkilöille.
  • Usea henkilö voi muokata samaa dokumenttia samaan aikaan.

Ryhmätallennustilat (ryhmähakemistot)

  • Sopii sellaiselle materiaalille, jota ei saa tallentaa pilvipalveluun
  • Nopea tallennustila ja sopiva isoille tiedostoille
  • Voit säilyttää ja jakaa yhteisiä dokumentteja erillisessä ryhmätallennustilassa (ryhmähakemistossa). Se on ryhmän turvallinen tallennustila, joka on ainoastaan nimettyjen henkilöiden käytettävissä.

Lisää tallennuksesta Helpdeskin sivuilla

Käyttöönotto

OneDrive on osa ProPlus-pakettia, mutta ennen käyttöä sinun pitää käydä kerran OWA:ssa aktivoimassa OneDrive. Löydät OneDriven OWA:n vasemman yläreunan AppLauncher(Sovelluskäynnistin, "vohveli") -valikosta (1) napsauttamalla OneDrive-kuvaketta (2).

Huomioitavaa OneDrivesta

  • Ota aina huomioon pilvipalvelujen käyttöehdot (Flamma) ennen tallentamista
  • Käyttäjällä on täydet oikeudet jakaa oikeuksia muille ja vastuu siitä.
  • OneDriveen tuotu dokumentti on oletuksena ensin näkyvillä vain käyttäjälle itselleen. Oikeuksia dokumentin katsomiseen ja/tai muokkaamiseen voi antaa kenelle vain.

HUOM: Shared with Everyone -kansiossa olevat dokumentit ovat kaikkien yliopistolaisten katsottavissa ja muokattavissa, myös poistettavissa, joten käytä harkiten tätä kansiota.

Rajoituksia

  • Tiedostojen nimet saavat olla max 250 merkkiä

Tiedoston jakaminen toiselle käyttäjälle

Voit jakaa yksittäisen tiedoston tai kokonaisen kansion toisen käyttäjän kanssa.

  • Kirjaudu OWA:an ja mene OneDriveen sovelluskäynnistimen ("vohvelin") kautta.
  • Etsi jaettava tiedosto (tai kansio) OneDriven listalta ja napsauta kolmea pistettä dokumentin kohdalla.

  • Avautuu ikkuna, josta näet tarkempia tietoja tiedostosta (tai kansiosta).
  • Napsauta Share.

  • Seuraavaksi avautuu ikkuna, jossa näkyy tämänhetkiset oikeudet (Shared with), sekä toisella välilehdellä (Invite people) (1) mahdollisuus kutsua lisää käyttäjiä.
  • Kirjoita henkilön nimi, jonka kanssa haluat jakaa tiedoston (tai kansion) (2) ja määrittele onko hänellä vain lukuoikeudet (Can read) vai myös kirjoitusoikeudet (Can edit) (3).
  • Napsauta lopuksi Share (4).

  • Vastaanottaja saa viestin, jossa on linkki jaettuun tiedostoon tai kansioon.

Mikäli haluat näkyviin sinulle jaettuja kansioita sinun täytyy käydä valitsemassa haluamasi kansiot ensin selaimen kautta. Eli mene www.helsinki.fi/office365 -> OneDrive -> Shared with Me ja valitse haluamasi kansio. Tuon jälkeen klikkaa kansionäkymän ylälaidassa olevaa Sync-painiketta. Valitsemasi kansiot tulevat suosikkeihisi kohdan Sharepoint alle. Valitettavasti tällä tavalla voi tuoda näkyviin vain kansioita eikä sinulle jaettuja yksittäisiä tiedostoja.

OneDrive selaimessa

  • Saat OneDriven näkyviin selaimessa avaamalla sovelluskäynnistimen ("vohvelin") (1) ja napsauttamalla OneDrive-kuvaketta (2).

  • Avautuvassa ikkunassa pääset käsittelemään OneDriveen tallennettuja tiedostoja.
  • Voit luoda uusia kansioita, raahata työpöydältä tiedostoja OneDriveen tai vaikka muokata Office-dokumentteja suoraan selaimessa.
  • Napsauttamalla tiedoston nimeä voit avata sen selaimeen muokattavaksi. Hiiren kakkosnäppäimellä saat avattua valikon, josta löytyy enemmän vaihtoehtoja.

OneDrive työasemalla

OneDrive-tiedostojen synkronointi työasemalla

Jos käytössäsi on OneDrive for Business -synkronointisovellus, voit synkronoida OneDrive for Business- kirjastot tietokoneen kanssa. Näin voit käyttää niitä myös offline-tilassa. Sovelluksen kautta tehtävällä synkronoinnilla on rajoitus: vain 20 000 tiedostoa pystyy synkronoimaan. Selaimen kautta käytettäessä tätä rajoitusta ei ole.

HUOM: Opiskelijoiden käytössä olevilla yhteiskäyttökoneilla mm. Aleksandrian oppimiskeskuksessa synkronointi ei ole mahdollista.

Yliopiston ylläpitämällä työasemalla (poislukien yhteiskäyttökoneet) on asennettuna valmiiksi OneDrive for Business -ohjelma. Löydät sen esimerkiksi kirjoittamalla onedrive Windowsin käynnistys-valikon hakukenttään. Valitse hakutuloksista löytynyt OneDrive for Business.

Käy läpi käyttöönotto:

  • Sinulta kysytään hakemistoa, johon OneDrive synkronoidaan. Vaihda kansio oletuksesta (c:/user). Napsauta Change (Vaihda).
  • Valitse kansioksi oma HY-DATA (Windows 7) tai LocalData (Windows 10) -kansiosi. Ohjelma tekee oman alikansion HY-DATA/LocalData-kansioon (esim. polku c:\HY-DATA\tunnus\OneDrive).
onedrive_sync1.png
  • Tämän jälkeen resurssienhallinnan suosikkeihin ilmestyy OneDrive-kansio.

Tiedostojen tallentaminen OneDriveen

  • Voit tallentaa tiedostoja työasemalla ohjelmien Save as (Tallenna nimellä) -valikosta (Office-ohjelmat).

    tai (muut ohjelmat)

Mobiilikäyttö

Androidin kaikilla versioilla kirjautuminen ei välttämättä onnistu.

OneDrive Appeja löytyy miltei kaikille mobiililaitteille. Niiden käyttämiseen emme ohjeista yksityiskohtaisesti, mutta käyttöönotossa on huomioitava, että mobiililaitteiden latauskaupoissa jaossa olevat OneDrive ja OneDrive for Business ovat kaksi erillistä sovellusta.

Tässä esimerkissä on OneDrive for Business sovelluksen sisäänkirjautumisnäkymä iPadilla. Kirjaudu sovellukseen tunnus@ad.helsinki.fi -tunnuksella (1). Laajenna Advanced options ja kirjoita salasanasi (2) sitä kysyvään kenttään. Server URL voidaan jättää tyhjäksi, sillä se löytyy seuraavassa vaiheessa automaattisesti.
Napsauta lopuksi Sign in (3).

Tämän jälkeen kone ohjaa yliopiston kirjautumissivustoon. Kirjaudu tunnuksella tunnus@ad.helsinki.fi ja napsauta Sign in.

Microsoftin ohjeita

OneDrive for Business -sovelluksen määrittäminen mobiililaitteeseen