Office 365: Jaetun postilaatikon käyttäminen

Tässä ohjeessa neuvotaan, kuinka käytät jaettua postilaatikkoa eri ohjelmilla ja käyttöjärjestelmillä. Lisäksi neuvotaan, kuinka lähetät sähköpostia jaetusta postilaatikosta.

Jaetun postilaatikon luomisesta ja hallinnasta on erillinen ohje täällä

Tabs

Tarkka ohje

Outlook Web App (OWA)

OWA:ssa saat jaetun kansion näkyviin kahdella eri tavalla.

Vaihtoehto 1: Erillinen selainikkuna

Voit käyttää tätä vaihtoehtoa mm. viestien lähetykseen jaetusta postilaatikosta ja lukuoikeuksien jakoon. Pelkät lukuoikeudet eivät oikeuta tähän.

Klikkaa kuvaasi OWA:n oikeassa yläreunassa. Avautuvasta valikosta valitse Open another mailbox... (Avaa toinen postilaatikko).

Kirjoita avautuvaan ikkunaan jaetun sähköpostiosoitteen alkuosa ilman @helsinki.fi -loppua (esim. tike-viestinta), paina Enter.

Jos kyseinen postilaatikko löytyy, avautuu seuraavan näköinen näkymä. Napsauta Open.

Jaettu postilaatikko avautuu nyt uuteen ikkunaan.

Vaihtoehto 2: Lisää jaettu postilaatikko ensisijaiseen postilaatikkoon

Tätä vaihtoehtoa voit käyttää lähettää helposti viestin jaetusta postilaatikosta. Lisäksi voit antaa lukuoikeuksia

Etsi postilaatikon pääkansio (eli oma nimesi) OWAn vasemmassa reunassa. Mikäli se ei näy, saat sen auki napsauttamalla sanaa Folders > More (Kansiot > Lisää).

owa_folders_more1.png

Napsauta hiiren kakkospainikkeella omaa nimeäsi (eli postilaatikon pääkansiota) OWAn vasemmassa reunassa.
Valitse avautuvasta valikosta Add shared folder... (Lisää jaettu kansio...)

owa_folders_more2.png

Avautuu uusi ikkuna, jossa kysytään postilaatikon nimeä. Kirjoita sähköpostiosoitteen alku (esim. tike-viestinta) ja paina Enter. Jos postilaatikko löytyy ja sinulla on siihen oikeus, seuraavanlainen ikkuna avautuu. Napsauta Add.

Kansio ilmestyy OWA:n vasemman reunan kansiolistaukseen alimmaiseksi.

Postilaatikko näkyy tästä lähtien automaattisesti. Mikäli haluat poistaa postilaatikon näkyvistä, klikkaa jaetun postilaatikon nimeä hiiren kakkospainikkeella ja valitse Remove shared folder (Poista jaettu kansio).

Mikäli käytät jatkossa omassa OWA:ssa olevaa kansiota, on sinun säädettävä asetuksia kahdelle profiilille.

Viestin lähettäminen OWA:ssa

Napsauta New (Uusi) ja napsauta yläreunassa olevaa kolmea pistettä. Valitse Show From (Näytä alkaen).

Nyt viestikentässä näkyy lähettäjä, mutta siinä näkyy oma sähköpostiosoitteesi. Napsauta hiiren kakkospainikkeella ja valitse Remove (Poista).

Aloita kirjoittamaan jaetun postilaatikon nimeä ja valitse se avautuvalta listalta.

Nyt voit lähettää viestin jaetusta postilaatikosta.

Viestit tallentuvat sekä lähettäjän omaan Sent Items -kansioon, että jaetun postilaatikon omaan Sent Items -kansioon.

Outlook

Outlookiin jaettu sähköposti ilmestyy näkyviin automaattisesti, kun oikeudet ovat kunnossa. Kansio löytyy vasemmassa palkissa alimmaisena.

Jos näin ei jostain syystä tapahdu, katso ohje täältä.

Voit lisätä jaetun kansion suosikit-listaan, jolloin laatikon seuraaminen on helpompaa. Avaa jaetun kansion edessä olevasta nuolesta kansiolistaus auki.

Napsauta jaetun postilaatikon Inbox -kansiota hiiren kakkospainikkeella. Avautuu uusi valikko, josta pääset valitsemaan Show in Favourites (Näytä suosikeissa)

Tämän jälkeen voi avata jaetun postilaatikon suoraan Favorites (Suosikit) -kansiosta.

Viestin lähettäminen Outlookissa

Uutta viestiä kirjoittaessa saat valittua lähettäjäprofiilin kohdasta From (Lähettäjä).

Jos valikkoa ei näy, saat sen näkyviin Options (Asetukset) -välilehdeltä. Klikkaa kuvaketta From (Lähettäjä). Voit myös valita Bcc:n näkyviin (Blind Carbon Copy, piilokopio).

Seuraavaksi lisää vielä From-palkkiin lähettäjäosoite. Avaa uuden viestin kirjoitusikkuna ja klikkaa From-valikkoa. Valitse Other E-mail Address (Muu sähköpostiosoite...)

Avautuu ikkuna, josta klikataan From... (Lähettäjä...)

Avautuu osoitelista, josta haetaan jaettu sähköpostilista sen nimen perusteella, esim. Tietotekniikan viestintä. Napsauta hiirellä osoitteen nimeä ja paina OK.

Palaat takaisin edelliseen näkymään, johon on nyt täydentynyt haluttu osoite.

Klikkaa OK.

Tämän jälkeen voit valita listalta haluamasi profiilin tarpeen mukaan.

Voit tehdä myös erilaiset allekirjoitukset eri lähettäjäprofiileille. Tämä asetus löytyy, kun avaat uuden viestin kirjoitusikkunan. Message (Viesti) -välilehdeltä kohta Signature (Allekirjoitus) > Signatures... (Allekirjoitukset...)

Avautuvaan ikkunaan saat lisättyä erilliset allekirjoitukset eri tarkoituksiin. Valitse New (Uusi) ja kohtaan Select signature to edit (Valitse muokattava allekirjoitus) (1) ilmestyy uusi rivi. Choose default signature (Valitse oletusallekirjoitus) -kohdasta (2) saat valittua oletusasetukset. Edit signature (Muokkaa allekirjoitusta) -kohdassa (3) voit muokata allekirjoitusta.

Mac Outlook 2011/2016

Macin Outlook ei valitettavasti tuo automaattisesti jaettua kansiota näkyviin, mutta saat sen muutamalla toimenpiteellä näkyviin.

Avaa Tools > Account...

Valitse Office 365 -tili ja napsauta Advanced...

Avautuu uusi ikkuna, josta valitset Delegates -välilehden (1). Lisää alempaan, People I am delegate for -kohtaan, jaettu tili napsauttamalla plus-merkkiä (2).

Avautuu uusi ikkuna, josta voit nimen perusteella hakea postilaatikkoa, esimerkiksi tike-viestintä. Kun postilaatikko löytyy, valitse se ja napsauta OK.

Sulje vielä Accounts-ikkuna ja tarkista sähköposti-näkymän vasen palkki. Tänne on nyt ilmestynyt jaettu kansio.

Thunderbird

Suositeltu ohjelma Office 365 -palvelun käyttöön on Outlook.

Voit lisätä jaetun postilaatikon myös Thunderbirdiin. Periaatteessa lisäät oman postilaatikkosi kahteen kertaan, mutta toiseen postilaatikkoon lisäät käyttäjätunnukseesi jaetun postilaatikon tunnuksen:

omatunnus@ad.helsinki.fi/jaettu-postilaatikko

Esimerkiksi Raimo Keski-Väännölle Tike-viestintä -postilaatikko saadaan käyttöön näin:

rkeskiva@ad.helsinki.fi/tike-viestinta

Ohje toisen sähköpostitilin luomiseen löytyy täältä.

Tässä näkymä asetuksista, jotka joutuu muokkaamaan asennusvaiheessa (muutokset merkitty korostusvärillä):

Kun tili on lisätty onnistuneesti, tili ilmestyy vasemman palkin postilistaan.

Tämän jälkeen voit vielä muuttaa tarvittaessa lähettäjänimen ja osoitetiedot, sekä lisätä allekirjoituksen tälle postilaatikolle. Saat tiliasetukset auki seuraavasti:

Oikean yläreunan valikko > Options > Account settings

Avautuu erillinen Account settings -ikkuna. Valitse jaetun postilaatikon asetuksien pääsivu. Sieltä löytyy profiiliasetukset.

Viestin lähettäminen Thunderbirdistä

Viestin kirjoittaminen Thunderbirdillä jaetusta postilaatikosta on muuten samanlaista kuin omastakin postilaatikosta, mutta on vain varmistettava, että viesti lähtee oikeasta postilaatikosta.

Kun haluat lähettää postia jaetusta laatikosta, mene ensimmäisenä jaetun postilaatikon Inbox-kansioon. Napsauta sitten Write. Nyt From-kentässä pitäisi olla näkyvissä jaetun postilaatikon tiedot. Mikäli ei ole, napsauta hiirellä From-kenttää ja valitse haluttu osoite. Mikäli olet lisännyt asetuksiin allekirjoituksen, se vaihtuu myös.

Muuten lähettäminen on aivan samanlaista kuin omasta postistakin.