Yksikön vastuuhenkilöt voivat ilmoittaa Outlookin ja OWA:n kalenterissa varattavien huoneiden ja muiden resurssien (esimerkiksi tutkimuslaite tai ajoneuvo) tiedot Helpdeskiin kahdella tapaa, E-lomakkeella tai Excel-tiedostona.
Kalenteriin lisätyt resurssit näkyvät kaikille. Varausoikeus voi kuitenkin olla rajattu, joten käyttäjä ei voi välttämättä tehdä varauksia, vaikka resurssi näkyy varattavien listalla. Yhdyshenkilö voi määritellä tilauksen yhteydessä halutaanko resurssien käyttöoikeutta rajata ja millä perusteella rajaaminen tehdään (ks. varausoikeuden rajaaminen).
Keskitetyn käyttöönoton yhteydessä laitoksen tai muun vastaavan yksikön olemassa olevat kokoushuoneet voidaan siirtää keskitetysti Microsoft 365:n kalenteriin. Ilmoita tiedot Excel-tiedostolla.
Pikaohje
Tarkka ohje
Resurssien ilmoittaminen kalenterijärjestelmään
Tilan tai resurssin tulee olla oman laitoksesi/yksikkösi hallinnassa, eikä se saa samanaikaisesti olla listattuna yliopiston muissa varausjärjestelmissä (Optime tms.). Opetuskäytössä olevia tiloja ei saa siirtää Office 365:teen.
- Yksittäisten resurssien tiedot voi ilmoittaa tällä E-lomakkeella. Lomake on käytössä pysyvästi.
- Usean resurssin ilmoittaminen varausjärjestelmään on helpompi tehdä tällä Excel-tiedostolla
Tätä menetelmää voi käyttää keskitetyn siirtymän yhteydessä, kun kerralla ilmoitetaan useita resursseja.
E-lomakkeessa ja Excel-tiedostossa on lisäohjeita tilauksen tekemisestä.
Huomioi, että yhteysosoitteeksi on annettava ryhmienhallintatyökalulla tehdyn ryhmän sähköpostiosoite tai Microsoft 365- järjestelmässä oleva jaettu postilaatikko.
Varausoikeuksien rajaaminen
Kalenterissa olevien resurssien varausoikeutta voi rajata kolmella tavalla:
- varausoikeus on kaikilla
- varausoikeus on rajoitettu IAM-ryhmien avulla
- varausoikeus on rajoitettu henkilökunta- / opiskelijastatuksen perusteella
Ohjeita varaajalle
Kun resurssi on lisätty kalenteriin, sitä voidaan varata näillä ohjeilla:
Video-ohje
Anna palautetta
Helsingin yliopiston IT-Helpdeskin ohjesivusto auttaa sinua työhösi liittyvissä IT-aiheisissa kysymyksissä. Kerro meille, miten voisimme parantaa ohjeitamme. Arvostamme suuresti palautettasi!
Kuinka parantaisit ohjeistusta?