Office 365: Jaettujen resurssien tilaaminen

Tabs

Tarkka ohje

Yksikön vastuuhenkilöt voivat ilmoittaa Outlookin ja OWA:n kalenterissa varattavien huoneiden ja muiden resurssien (esimerkiksi tutkimuslaite tai ajoneuvo) tiedot Helpdeskiin kahdella tapaa, E-lomakkeella tai Excel-tiedostona.

Kalenteriin lisätyt resurssit näkyvät kaikille. Varausoikeus voi kuitenkin olla rajattu, joten käyttäjä ei voi välttämättä tehdä varauksia, vaikka resurssi näkyy varattavien listalla. Yhdyshenkilö voi määritellä tilauksen yhteydessä halutaanko resurssien käyttöoikeutta rajata ja millä perusteella rajaaminen tehdään (ks. varausoikeuden rajaaminen).

Keskitetyn käyttöönoton yhteydessä laitoksen tai muun vastaavan yksikön olemassa olevat kokoushuoneet voidaan siirtää keskitetysti Office 365:n kalenteriin. Ilmoita tiedot Excel-tiedostolla.

Opetuskäytössä olevia tiloja ei saa siirtää Office 365 -kalenterissa varattaviksi. Yliopistolla otetaan lähivuosina käyttöön lukujärjestys- ja tilavarausohjelmisto Optime, jonne opetustilojen varaaminen siirretään asteittain. Mikäli yksiköllänne on opetuskäytössä olevia tiloja, joiden hallinnointia ei voida tai haluta jatkaa nykyisin käytössä olevassa varausjärjestelmässä, otathan yhteyttä tila- ja kiinteistökeskukseen tilavaraus [at] helsinki.fi.

Resurssien ilmoittaminen kalenterijärjestelmään

Tilan tai resurssin tulee olla oman laitoksesi/yksikkösi hallinnassa, eikä se saa samanaikaisesti olla listattuna yliopiston muissa varausjärjestelmissä (Timmi, Notes, tms). Opetuskäytössä olevia tiloja ei saa siirtää Office 365:teen.

  1. Yksittäisten resurssien tiedot voi ilmoittaa tällä E-lomakkeella. Lomake on käytössä pysyvästi.
  2. Usean resurssin ilmoittaminen varausjärjestelmään on helpompi tehdä tällä Excel-tiedostolla

    Tätä menetelmää voi käyttää keskitetyn siirtymän yhteydessä, kun kerralla ilmoitetaan useita resursseja.

E-lomakkeessa ja Excel-tiedostossa on lisäohjeita tilauksen tekemisestä.

Huomioi, että yhteysosoitteeksi on annettava ryhmienhallintatyökalulla tehdyn ryhmän sähköpostiosoite tai Office 365- järjestelmässä oleva jaettu postilaatikko.

Varausoikeuksien rajaaminen

Kalenterissa olevien resurssien varausoikeutta voi rajata kolmella tavalla:

  1. varausoikeus on kaikilla
  2. varausoikeus on rajoitettu laskutustunnuksien perusteella
  3. varausoikeus on rajoitettu ryhmien avulla
  4. varausoikeus on rajoitettu henkilökunta- / opiskelijastatuksen perusteella

Ohjeita varaajalle

Kun resurssi on lisätty kalenteriin, sitä voidaan varata näillä ohjeilla: