Arbetsgruppsområden till XWiki – vanliga frågor

Fråga: Kommer mina befintliga arbetsgruppsområden och innehåll att överföras automatiskt till de nya arbetsgruppsområdena i XWiki? Behöver jag göra något för att överföra innehållet?

Svar: IT-centrets webbtjänster kommer att sköta migreringen av arbetsområdena. Administratörerna av arbetsområdena måste dock markera sina sidor för migrering så att de tas med i migreringen. Hur man markerar sidorna beskrivs i separata instruktioner. I de nuvarande Flamma-arbetsgrupperna finns det ganska mycket innehåll (områden och sidor) som egentligen inte tillhör någon. Eftersom de inte längre har någon ägare och inte längre uppdateras behöver vi synpunkter från befintliga användare av Flamma-arbetsgruppsområden om behovet av varje arbetsgruppsområde i framtiden. 

Fråga: Jag ansvarar för ett eller flera arbetsgruppsområden – vad behöver jag göra?

Svar: Ta bort föråldrade och onödiga arbetsgruppsområden och sidor i god tid.

Du kan skapa en arkivkopia i PDF-format för ditt eget arkiv om du vill. Se anvisningarna för att arkivera ditt arbetsgruppsinnehåll som en PDF-fil i separata anvisningar. 

Märk det arbetsgruppsområde som du vill flytta till nya arbetsgruppsområden i XWiki.  

Fråga: Hur kan jag enkelt se alla arbetsgruppsområden som jag ansvarar för? Föråldrade och överflödiga arbetsgruppsområden är ofta sådana som ingen minns att de finns.

Svar: Du kan söka efter arbetsgruppsområden som du ansvarar för med hjälp av sökfunktionen genom att filtrera efter innehållsägare (Contributor) och innehållstyp (Type). Observera att sökningen även kan visa områden där den faktiska ansvariga personen är någon annan, eftersom det oftast finns flera innehållsredigerare. I dessa fall bör du kontrollera med den ansvariga personen för att säkerställa att hen har uppmärksammat den kommande förändringen.

Fråga: Hur går arkiveringen av gamla arbetsgruppsområden till?

Svar: Gruppägaren eller gruppägarna måste bestämma vad som ska göras med arbetsgruppen. Här är de alternativ som finns för arbetsgruppen:

• PDF-kopia
  Innan Flamma-arbetsgruppsområdena stängs, skapar användaren en PDF-kopia av hela sidan eller utvalda delar för eget bruk. PDF-filen blir då tillgänglig för användaren och kan sparas på den plats som användaren väljer. När PDF-filen skapas kan användaren också spara bilagorna till webbplatsen om så önskas. Bilagorna kan sparas i en egen mapp genom att göra en XML-export och spara mappen ”Bilagor” därifrån.
• Tagga arbetsgruppen: "2_archive"
  Arbetsgruppsområdet ingår fortfarande i IT-Helpdesks serverbackup och för närvarande kan användare begära en PDF-kopia av dess innehåll via ett ärende hos IT-Helpdesk. Det är också möjligt att återställa arbetsgruppsområdet till nya wiki-arbetsgrupper. 
• Observera att detta inte är en elektronisk arkivering i enlighet med arkivlagen. IT-centret garanterar inte någon specifik tidsperiod under vilken återställning är möjlig.
• Ingen tagg, inget önskvärt alternativ
  I detta fall har projektet ingen information om hur sidan ska hanteras. Projektet försöker utarbeta detaljerna fram till dess att Flamma-arbetsgrupperna stängs (november 2026). Om ingen information finns tillgänglig kommer sidan även i detta fall att förbli i IT-centrets serverbackup. 

Anvisningar för hantering av arbetsgruppsområdena finns i de separata instruktionerna. 

Fråga: Kommer Flamma-arbetsgruppsområdena att flyttas till wiki.helsinki.fi?

Svar: Nej. Arbetsgruppsområdena kommer att skapas som en helt separat XWiki-tjänst, med samma behörigheter som i de nuvarande Flamma-arbetsgruppsområdena.

Fråga: Kan man skapa sidor som är synliga för allmänheten i ett arbetsgruppsområde, men begränsa åtkomsten till undersidorna så att de endast är tillgängliga internt inom universitetet?

Svar: Nej, det går inte. Arbetsgruppsområden i XWiki är också begränsade till internt bruk inom universitetet och Haka/EduGain-gemenskapen. Däremot kan sidadministratörer på den offentliga wikin (wiki.helsinki.fi) hantera åtkomsträttigheter för både interna och externa användargrupper och användare.

Fråga: Jag har gamla arbetsgruppsområden, men jag vill behålla dem. Var och hur kan jag arkivera materialet?

Svar: Se de separata anvisningarna för arkivering av arbetsgruppsområden.

Fråga: Kan vi fortfarande logga in på arbetsgruppsområdena i XWiki med universitetets användarnamn eller andra användarnamn, eller kommer de att vara helt öppet för alla? 

Svar: Arbetsgruppssområdena i XWiki kommer att ha samma inloggningsalternativ som de nuvarande Flamma-arbetsgrupperna:

• Logga in med universitetets användarnamn
• Haka-inloggning
• Edugain-inloggning

Fråga: Kommer det nya systemet att ha samma åtkomstkontroll som de nuvarande Flamma-arbetsgrupperna? Kommer de nya arbetsgruppssidorna alltid att vara synliga för alla? Hur ställer man in redigeringsrättigheter? Åtkomsträttigheterna för de nuvarande Flamma-arbetsgruppsområdena är ganska förvirrande, så hur kommer de att överföras till det nya systemet?

Svar: Arbetsgruppsområden i XWiki har samma inloggningsalternativ som i den nuvarande Wikin:

• Inloggning med universitetets användarnamn
• Haka-inloggning
• Edugain-inloggning

Överföring av åtkomsträttigheter ingår i pilottestningen. Syftet är att överföra behörigheter från Flamma-arbetsgruppsområden till de nya arbetsutrymmena i XWiki i befintligt skick. Detta kan dock inte alltid garanteras, eftersom förvaltningsstrukturerna inte är exakt desamma i de olika systemen. Mer komplexa behörighetsstrukturer kan behöva underhållas manuellt av sidadministratören.

Fråga: I Flamma-arbetsgruppsområdet (Confluence) kan man rita diagram med hjälp av Gliffy-verktyget. Finns Gliffy även i de nya arbetsgruppsområdena?

Svar: Arbetsgruppsområdena i XWiki har ett eget diagramverktyg för att rita diagram. XWikis verktyg stöder migrering från Confluence, så diagrammen överföras och kan ritas i XWiki i framtiden. 

Fråga: Går det att omdirigera sidornas URL-adresser i Flamma-arbetsgrupperna till motsvarande sidor i XWiki-arbetsgrupperna med hjälp av HTTP-omdirigering eller på något annat sätt? Fungerar omdirigeringen för arkiverade sidor?

Svar: Flamma-arbetsgruppernas adresser kan tillfälligt omdirigeras med hjälp av omdirigering, men omdirigeringarna kommer att tas bort när den gamla Flamma-arbetsgruppsmiljön stängs permanent i slutet av november 2026.