Checklista för arrangörer av Zoom-möten

Planera roller och ansvarsfördelning

Planera i förväg vilka roller mötesarrangörerna ska ha, till exempel:

• sändare av inbjudan till evenemanget
• administratör(er) för presentationsdator/-datorer
• person(er) som har koll på chatten – vid stora evenemang rekommenderas två personer!
• evenemangets ordförande/”moderator” och presentatörer
• eventuell administratör för smågrupper (Breakout rooms)
• eventuella facilitatorer för smågrupper
• person som spelar in mötet
• person som övervakar tidtabellen (om inte samma som moderatorn)
• eventuell redigerare av inspelning

Därutöver lönar det sig att komma överens om vem som ska ges värd-rättigheter på mötet och vem som eventuellt behöver co-host-rättigheter. Åtminstone den som spelar in mötet bör ha co-host-rättigheter. För att till exempel dela innehåll krävs däremot inte co-host-rättigheter. Värden kan ge co-host-rättigheter först när mötet börjar.

I samband med att mötet skapas är det även möjligt att utse alternativa värdar (alternative host) som med värd-rättigheter kan starta mötet i stället för mötets skapare.

Annat att observera i planeringsskedet

• Räcker ett vanligt Zoom-möte med 500 deltagare eller ett webbinarium med 500 deltagare, eller behöver du plats för ett större antal deltagare?  Läs mer om Zooms Webbseminarium-licenser. Vid behov kan du beställa en tidsbegränsad licens för 1000 och 3000 deltagare.
• Det är bra att ha en mötesplan/ett manuskript för mötet som delas ut i förväg till deltagarna.
• Meddela deltagarna i förväg, om mötet kommer att spelas in.
• Erfarenheter har visat att det fungerar bäst att dela presentationer från presentatörernas egna datorer. För att vara på den säkra sidan om det blir problem lönar det sig även att ha presentationerna på värdens dator.
• Om ett gemensamt rum har reserverats för mötesarrangörerna, är det bra att beroende på arrangörernas roller fundera på vilka som ska delta i mötet från sina egna datorer och vilka som ska komma till mötesrummet. Detta är bra att tänkta på särskilt med tanke på eventuella facilitatorer för smågrupper, eftersom de kan ha svårt att fungera i samma rum.
• Kom överens och meddela på förhand om chatten ska sparas och eventuellt publiceras.

Polls (snabbenkäter)

• Polls, dvs. enkäter, kan du göra till mötet redan på förhand.

Breakout rooms (grupprum)

• Breakout rooms, dvs. egna rum för smågrupper, går att skapa på förhand till mötet, men i så fall måste deltagarna läggas till manuellt. Om du använder automatisk gruppindelning, kör den över eventuella gruppförändringar som du har gjort i förväg.
  • Du kan lägga till mötesdeltagarna i grupper på förhand (förutsätter att de redan är Zoom-användare), om du vet vilka som kommer att delta i mötet.
  • Du kan namnge rummen som du skapat manuellt och sätta en tidsgräns för dem (t.ex. för en viss uppgift).
  • Planera användningen av breakout rooms och anvisningarna för dessa till deltagarna samt eventuell facilitering i smågrupperna noggrant.

• Reservera en halv timme eller en timme för förberedelser. Testa i förväg att tekniken fungerar i rummet du har bokat, särskilt mikrofonerna.
• Stäng av mikrofoner och högtalare på alla andra datorer förutom på presentationsdatorn.
• Sätt alla mobiltelefoner på ljudlöst.
• Öppna allt material färdigt på presentationsdatorn/-datorerna.
• Stäng Outlook, Teams och motsvarande program på presentationsdatorn, så att det inte syns någonting extra av misstag vid skärmdelning.
• Kontrollera att rätt person har värd-rollen och lägg till co-host-rättigheter till dem som eventuellt behöver dessa.

• Försäkra dig om att ljudet hörs och att videobilden och presentationen syns.
• Ge deltagarna anvisningar för frågor: ska deltagarna i första hand använda mikrofonen eller chatten för att ställa frågor och besvaras frågorna under mötets gång eller först i slutet av mötet. Ge också en kort introduktion om mötesknapparna (mikrofon, video, chatt, eventuella omröstningar).
• Lägg fram tidtabellen för mötet, så att alla deltagare kan se den.
• Om du spelar in evenemanget, påminn deltagarna om det.

• Följ med chatten: om frågorna behandlas först i slutet av presentationen och diskussionen är livlig, kan det vara enklast för den som har i uppgift att hålla koll på chatten att plocka ut och spara frågorna vartefter de kommer.
• Introduktioner, mellanprat, anvisningar vid behov.
• Håll tidtabellen.
• Om du inte sparar mötet, lönar det sig att ta en skärmdump av resultaten under mötet. Efter mötet går resultaten endast att få som CVS-fil.

• Spara chatten.
• Visa resultaten från en eventuell snabbenkät eller omröstning (Poll) för deltagarna, om det inte har gjorts redan tidigare. Spara även vid behov resultaten som en skärmdump på din dator.
• Avsluta evenemanget.
• En eventuell inspelning av mötet konverteras till en mp4-fil på inspelarens dator.

Lokaler och utrustning

• Se till att det går att se en videobild av presentatörerna!
• I små utrymmen och för upptagning av ljudet från några personer räcker det med en Jabra-liknande bordsmikrofon.
• Vid större evenemang med flera talare i samma rum, lönar det sig att använda en lokal med någon form av fast ljudutrustning.
  • Bland annat i de av Helsingfors universitets salar som har Unitube (sidan endast på finska eller på engelska) finns möjlighet att ansluta en dator till salens kamera och mikrofon och överföra och spara video- och audioströmmar från datorn via Zoom.
  • I flera av universitetets konferenslokaler finns fasta mötesmikrofoner och t.ex. prismakameror.
  • Ovan nämnda utrustning fungerar i allmänhet helt enkelt genom att man ansluter en enhet till den och väljer rätt ljud- och bildkälla i Zoom.

Pre-assigning participants to breakout rooms (på engelska), Zoom Help Center
Managing breakout rooms (på engelska), Zoom Help Center
Polling for meetings (på engelska), Zoom Help Center