Zoom

Zoom fungerar på adressen https://helsinki.zoom.us

Zoom är en videokommunikationstjänst med hjälp av vilken alla vid universitetet kan skapa mötesrum och delta med ljud och bild i möten, seminarier och konferenser i realtid. Zoom lämpar sig även för användning i distansundervisning. Zoom-rum som har skapats av personal och studerande kan ha upp till 300 deltagare på en gång.

En snabbinstruktion för deltagare i ett Zoom-möte finns här.

Du kan delta i Zoom-möten med webbläsare eller via ett separat program som kan laddas ner på datorer och mobila enheter. Zoom-programmet är färdigt installerat på de datorer som Helsingfors universitet förvaltar.

  • Använd webbläsaren när du förbereder ett möte och gör ändringar i programmets standardinställningar. Den webbaserade Zoom-tjänsten fungerar bäst i Chrome-webbläsaren.
  • Använd klientprogrammet när du deltar i möten. Mötena öppnas alltid som standard med klientprogrammet om det har installerats på datorn.

Utöver instruktionerna nedan

Kom ihåg datasäkerheten!
Samma regler och instruktioner om datasäkerhet som gäller för till exempel e-post gäller även för Zoom.

Följ också webbplatsen status.helsinki.fi. Där ser du tjänsternas nuvarande status och får information om serviceavbrott.

Klientprogram

Zoom är installerad i alla Windows- och Cubbli-datorer som universitetet förvaltar centraliserat. 
I hemdatorer och mobila enheter kan du installera Zoom-klientprogrammet via adressen https://zoom.us/download

 

Starta Zoom genom att skriva Zoom i sökrutan på din dator. Klicka på programikonen så öppnas programmet.

Inloggning i klientprogrammet: Välj alternativet Sign in with SSO. Inloggningsadressen i fönstret som öppnas ska vara helsinki.zoom.us. Klicka på Continue.

Läs mer på fliken detaljerad instruktion.

Användning med webbläsare

Zoom fungerar med webbläsaren Chrome via adressen www.helsinki.fi/zoom.

På inloggningssidan kan du ansluta till möten, inleda ett möte, redigera inställningarna för ditt konto och du kan besöka sidorna med Zooms egna anvisningar.

Starta en konferens och skicka inbjudan

Det lönar sig att skapa konferensen via webbläsaren, eftersom inställningarna är fler i den versionen än i appen. I webbläsaren är det enklare att förbereda

  • förhandsåtgärder för smågrupper (Breakout Room pre-assign)
  • enkäter (poll) på förhand
  • permanenta rum (Recurring meeting, Recurrence: No fixed time)
  • I videon i Instruktioner för undervisningsarbetet finns anvisningar om hur man skapar ett permanent rum. (på finska)

Anslut dig till ett möte

  • Klicka på länken i meddelandet om du har fått inbjudan per e-post
    ELLER
  • Öppna Zoom med webbläsaren Chrome via adressen www.helsinki.fi/zoom
    • Klicka på Join
    • Skriv in mötesrummets nummer i fälte Meeting ID or Personal Link Name
    • Klicka på Join

Börja mötet (som värd)

  • Öppna Zoom med webbläsaren Chrome via www.helsinki.fi/zoom
  • Klicka på Host
  • Zoom frågar om du vill inleda mötet i appen eller i webbläsaren. Klicka på start from you browser
  • Mötesrummet öppnas
  • På sidan som öppnas ser du Conference ID och genom att klicka på Invite i nedre kanten av rutan får du fram mötets webbadress. Du kan använda vilken som helst av dessa för att bjuda in deltagare.

Redigera inställningarna för kontot

  • Öppna Zoom med webbläsaren Chrome via adressen www.helsinki.fi/zoom
  • Klicka på Sign in
  • Du kan ändra vissa av inställningarna för ditt konto genom att klicka på edit.  En del av inställningarna bestäms av administrationen och dem kan du inte ändra på

Anvisning

  • Öppna Zoom med webbläsaren Chrome via adressen www.helsinki.fi/zoom
  • Klicka på Support  för att komma till Zooms egna anvisningar.
  • Helpdesks instruktioner hittar du på fliken Exakt instruktion i den här instruktionen.

Klientprogrammet Zoom har installerats på alla Windows- och Cubbli-datorer som omfattas av universitetets centraliserade administration..

I den här Exakta instruktionen får du veta hur Zooms klientprogram används. Zoom kan också användas i webbläsaren Chrome utan att applikationen behöver installeras (se instruktionerna på mellanfliken Snabb instruktion).

Inloggningen

  • Starta Zoom (Start > Zoom > Zoom).
  • Klicka på Sign In.
  • Klicka på Sign in with SSO.
  • Försäkra dig om att inställningarna överensstämmer med inställningarna på bilden. Adressens första del är helsinki (1) och slutdelen ska vara .zoom.us (2).
  • Klicka på Continue.

 

Ordna ett nytt möte

  • Klicka på New Meeting
  • Om du vill kan du testa hörlurarna och mikrofonen genom att klicka på Test speaker and microphone.
  • Klicka på Join with Computer Audio.
  • Mötesrummets adress anges under punkt (1). Klicka på Copy URL för att kopiera den till urklippsbordet. Klicka på Invite (2) i rutans nedre kant, du får fler alternativ. Lue lisää alempana kohdasta Läs mer längre ner under Lägg till deltagare på mötet.

 

Skicka inbjudan

1) Skicka inbjudan i Outlook-programmet

  • Du kan installera Zoom Outlook Pluginin i Windowsdatorer som omfattas av universitetets centraliserade administration i Software Center. Plugin installeras på verktygsraden i e-posten och kalendern. Det lönar sig utan tvekan att ta i bruk det här tillägget om du tänker använda Zoom aktivt.  
    Du kan formulera en mötesinbjudan eller inleda mötet genom att klicka på symbolen.

2) Att skicka inbjudan från OWA.

Du kan även installera en Zoom-plugin i OWA.

  • Öppna OWAs kalender och klicka på New event.
  • Öppna menyn genom att klicka på de tre punkterna och på Get Add-ins.
  • Sök på "Zoom" (1) och klicka på Zoom for Outlook (2).
  • Klicka på Add.
  • Klicka på Continue.
  • Stäng installationsfönstret.
  • Stäng fönstret.
  • Nu hittar du Zoom-pluginen på OWAs övre rad.

 

3) Skicka inbjudan i Zoom-programmet

  • Du kan också schemalägga mötet och skicka ut en inbjudan till alla deltagare i god tid på förhand med hjälp av Zoomprogrammet. Starta Zoom i din egen dator (Start > Zoom > Zoom).
  • Klicka på Schedule.
  • I det här exemplet skickas en inbjudan ut som kalenderinbjudan i Outlook.
  • Fyll i hur länge mötet varade (1) och fälten som (2) beskriver egenskaperna och välj kalender (3).
  • Klicka på Schedule.
  • Kalendern öppnas. De ovan införda uppgifterna är redo. Kom ihåg att lägga till deltagarna! Skicka inbjudan med Send.

 

Lägg till deltagare till mötet

  • När mötet redan pågår kan du lägga till nya deltagare genom att klicka i nedre kanten på Invite.
  • Ett nytt fönster öppnas.  I övre kanten (1) finns det en möjlighet att skicka inbjudan med e-post (Invite by Email), välja deltagare i kontaktlistan (Invite by Contacts).
  • När du i nedre kanten (2) klickar på Copy URL kopierar du mötet till mötets adress i Urklipp. Copy Invitation kopierar samma mer kompletta information från mötet som skickas i inbjudan per e-post.

 

Lämna mötet

  • Du kan lämna ett möte genom att klicka på End Meeting (värd) eller Leave Meeting (deltagare). Värden kan besluta om han eller hon avslutar mötet (End Meeting for All) eller avlägsnar sig medan mötet fortsätter (Leave Meeting).
  • Om du är värd och vill lämna mötet öppet för andra ska du först utse en annan deltagare till värd. Klicka på deltagarlistan och välj ut värdens namn i deltagarlistan och välj ut följande värds namn i deltagarlistan och välj More.
  • Klicka på Make Host.

 

Personligt rum för varierande jobb

Zoom skapar automatiskt ett nytt personligt arbetsrum (Personal Meeting Room). Rummet har ett bestående ID-nummer och en länk som aldrig varierar. Egenskapen är behändig då du regelbundet är värd för möten.

  • Klicka på New Meeting för att öppna ett bestående mötesrum.
  • Observera den lilla nålen invid texten New Meeting (1). Nålen öppnar en meny där Use My personal Meeting ID (PMI) är standard. Under den är ditt eget rums permanenta ID-nummer (2).
  • Om du inte vill använda ditt bestående rum ska du ta bort valet och börja mötet genom att klicka på New Meeting. Ett nytt möte inleds. Under Invitation URL ser du adressen.
  • När du schemalägger ett möte kan du på motsvarande sätt använda ditt eget permanenta rum eller skapa ett eget rum för mötet. Klicka på Schedule > Advanced Options > Use Personal Meeting ID 123-456-7890. Standardvalet är att det egna rummet inte är upptaget, till skillnad från tidigare.

Breakout Rooms

Mötets värd kan dela in deltagarna i olika rum till exempel för arbete i smågrupper.. Läs anvisningen på Zooms sida med instruktioner om du vill tillämpa den här funktionen! (engelska)

Värden kan röra sig fritt i rummen. Observera emellertid att endast innehållet i det primära rummet spelas in, oberoende i vilket rum värden befinner sig. Deltagarna kan spela in händelserna i sitt eget rum lokalt.

Funktionerna Webbseminarium och Large meeting

Universitetet har en begränsad mängd speciallicenser som man kan hålla större Zoom-möten med (500–1 000 personer). Mer information om dessa speciallicenser finns i denna anvisning.

Spara mötet

Att spela in en föreläsning eller ett möte är ett enkelt och smart sätt att också ställa innehållet till andras förfogande. Inspelningarna sparar tid och möda i fråga om föreläsningar, utbildningar eller möten som upprepas. 

Om du vill klippa eller finslipa dina inspelningar eller lägga till textningar till dem, kan du använda Screencast-o-Matic.

Om du vill dela dina inspelningar antingen till en viss kurs eller till en större publik, kan du ladda upp dem och dela dem på Unitube.

Zooms videoinstruktion om hur du sparar möten (engelska).
Inspelningar i Helsingfors universitets Zoom fungerar för tillfället endast lokalt. Möjligheten att spara i molntjänster kommer först senare.

När du sparar på en lokal dator ska du observera att inspelningen efter att den har sparats automatiskt konverteras till en mp4-fil. Skapande av en inspelning av till exempel en föreläsning kan ta mer än 15 minuter. Det här är viktigt att veta när du använder datorer i sambruk.
Kontrollera alltid i vilken mapp du sparar. Du kan byta standardmapp i inställningarna för Zoom (se nedan).

Insamling av lista över deltagare

Du kan spara en lista över deltagarna i ett Zoom-möte på följande sätt::

  • Logga in på Zoom i webbläsaren på adressen www.helsinki.fi/zoom
  • Klicka på Reports > Usage (1). Klicka på Document (2) för att öppna Zooms egna instruktioner.
  • Här (1) kan du välja tidsperioden från vilken du vill ha uppgifter om deltagarna. Observera att listan uppdateras först 15 minuter efter att mötet har avslutats och att endast uppgifter från den senaste månaden är tillgängliga. Vid (2) finns uppgifter om deltagarna. Vid Toggle columns (3) kan du välja vilka uppgifter som visas. Länken Document (4) öppnar Zooms egna instruktioner.
  • Siffran i kolumnen Participants anger antalet deltagare. Klicka på siffran.
  • Listan över deltagare öppnas. Vid (1) finns information om deltagarna. Genom att välja Export with meeting data (2) ser du grundläggande uppgifter om mötet. Flytta uppgifterna genom att klicka på Export (3). Filen är i formatet CSV, du kan öppna den till exempel i Excel eller spara den på datorn.

Dela skärm

Du kan dela en skärm eller en app som är öppen så den syns för andra.

  • Klicka på Share längst nere.
  • I fönstret som öppnas kan du välja att antingen dela hela skärmen (1) eller något appfönster (2). Välj vad du vill visa och klicka på Share (3).
  • Den gröna ramen (1) visar appen som delas. I fönstrets övre kant finns styrknappar för delning (2).
  • Övriga deltagare ser den aktiva delarens namn i fönstrets övre kant.
  • Du kan lägga till anteckningar och betoningar på skärmen. Klicka på Annotate. Verktygsfältet öppnas.
  • Från de flesta verktygen öppnas ännu en mer detaljerad undermeny.
  • Gjorda anteckningar (1) kan tas bort med Eraser-verktyget eller genom att klicka på Undo i verktygsfältet (2).
  • I menyn More kan värden godkänna (Allow participants to annotate) eller förhindra (Disable participants annotation) deltagaranteckningar. Värden kan också välja om namn på de som gjort anteckningar ska visas (Show Names of Annotators) eller om de inte ska visas (Hide Names of Annotators).
  • Du kan spara en skärmdump med anteckningar mitt i en presentation. I exemplet delar Raimo Keski-Vääntö (1) sitt webbläsarfönster. Raimo har gjort betoningar med grönt på fönstret (2).
  • Klicka på Save. Programmet meddelar att skärmdumpen har sparats (Screen saved). Du kan öppna mappen där den sparades genom att klicka på Show in Folder.
  • Bilder sparas i mappen Documents > Zoom.
  • Du kan avbryta delningen genom att klicka på Stop Share.

 

Låsa en konferens

När konferensen har börjat (den äldre versionen av Zoom)

  • Klicka på Manage Participants.
  • Öppna More och klicka på Lock Meeting.
  • Bekräfta låsningen genom att klicka på Yes.
  • Du kan låsa upp konferensen genom att klicka på More > Unlock Meeting.

När konferensen har börjat (den nyare versionen av Zoom)

  • Klicka på Security-ikonen nedtill på rutan. Klicka på Lock Meeting.
  • Konferensen är låst. Nu kan ingen längre ansluta till konferensen.
  • Du kan avlägsna låsningen genom att på nytt klicka på Lock Meeting (genom att ta bort kryssmarkeringen).
  • Nu är konferensen inte längre låst. Andra kan åter ansluta till konferensen.

 

Hemdatorer och mobila enheter

Checklista för arrangörer av Zoom-möten

I god tid före mötet

Planera roller och ansvarsfördelning

Planera i förväg vilka roller mötesarrangörerna ska ha, till exempel:

  • sändare av inbjudan till evenemanget
  • administratör(er) för presentationsdator/-datorer
  • person(er) som har koll på chatten – vid stora evenemang rekommenderas två personer!
  • evenemangets ordförande/”moderator” och presentatörer
  • eventuell administratör för smågrupper (Breakout rooms)
  • eventuella facilitatorer för smågrupper
  • person som spelar in mötet
  • person som övervakar tidtabellen (om inte samma som moderatorn)
  • eventuell redigerare av inspelning

Därutöver lönar det sig att komma överens om vem som ska ges värd-rättigheter på mötet och vem som eventuellt behöver co-host-rättigheter. Åtminstone den som spelar in mötet bör ha co-host-rättigheter. För att till exempel dela innehåll krävs däremot inte co-host-rättigheter. Värden kan ge co-host-rättigheter först när mötet börjar.

I samband med att mötet skapas är det även möjligt att utse alternativa värdar (alternative host) som med värd-rättigheter kan starta mötet i stället för mötets skapare.

Annat att observera i planeringsskedet

  • Det är bra att ha en mötesplan/ett manuskript för mötet som delas ut i förväg till deltagarna.
  • Meddela deltagarna i förväg, om mötet kommer att spelas in.
  • Erfarenheter har visat att det fungerar bäst att dela presentationer från presentatörernas egna datorer. För att vara på den säkra sidan om det blir problem lönar det sig även att ha presentationerna på värdens dator.
  • Om ett gemensamt rum har reserverats för mötesarrangörerna, är det bra att beroende på arrangörernas roller fundera på vilka som ska delta i mötet från sina egna datorer och vilka som ska komma till mötesrummet. Detta är bra att tänkta på särskilt med tanke på eventuella facilitatorer för smågrupper, eftersom de kan ha svårt att fungera i samma rum.
  • Kom överens och meddela på förhand om chatten ska sparas och eventuellt publiceras.

Polls (snabbenkäter)

  • Polls, dvs. enkäter, kan du göra till mötet redan på förhand.

Breakout rooms (grupprum)

  • Breakout rooms, dvs. egna rum för smågrupper, går att skapa på förhand till mötet, men i så fall måste deltagarna läggas till manuellt. Om du använder automatisk gruppindelning, kör den över eventuella gruppförändringar som du har gjort i förväg.
    • Du kan lägga till mötesdeltagarna i grupper på förhand (förutsätter att de redan är Zoom-användare), om du vet vilka som kommer att delta i mötet.
    • Du kan namnge rummen som du skapat manuellt och sätta en tidsgräns för dem (t.ex. för en viss uppgift).
    • Planera användningen av breakout rooms och anvisningarna för dessa till deltagarna samt eventuell facilitering i smågrupperna noggrant.

Före mötet i presentations- eller mötesrummet

  • Reservera en halv timme eller en timme för förberedelser. Testa i förväg att tekniken fungerar i rummet du har bokat, särskilt mikrofonerna.
  • Stäng av mikrofoner och högtalare på alla andra datorer förutom på presentationsdatorn.
  • Sätt alla mobiltelefoner på ljudlöst.
  • Öppna allt material färdigt på presentationsdatorn/-datorerna.
  • Stäng Outlook, Teams och motsvarande program på presentationsdatorn, så att det inte syns någonting extra av misstag vid skärmdelning.
  • Kontrollera att rätt person har värd-rollen och lägg till co-host-rättigheter till dem som eventuellt behöver dessa.

I början av mötet

  • Försäkra dig om att ljudet hörs och att videobilden och presentationen syns.
  • Ge deltagarna anvisningar för frågor: ska deltagarna i första hand använda mikrofonen eller chatten för att ställa frågor och besvaras frågorna under mötets gång eller först i slutet av mötet. Ge också en kort introduktion om mötesknapparna (mikrofon, video, chatt, eventuella omröstningar).
  • Lägg fram tidtabellen för mötet, så att alla deltagare kan se den.
  • Om du spelar in evenemanget, påminn deltagarna om det.

Under mötet

  • Följ med chatten: om frågorna behandlas först i slutet av presentationen och diskussionen är livlig, kan det vara enklast för den som har i uppgift att hålla koll på chatten att plocka ut och spara frågorna vartefter de kommer.
  • Introduktioner, mellanprat, anvisningar vid behov.
  • Håll tidtabellen.
  • Om du inte sparar mötet, lönar det sig att ta en skärmdump av resultaten under mötet. Efter mötet går resultaten endast att få som CVS-fil.

I slutet av mötet

  • Spara chatten.
  • Visa resultaten från en eventuell snabbenkät eller omröstning (Poll) för deltagarna, om det inte har gjorts redan tidigare. Spara även vid behov resultaten som en skärmdump på din dator.
  • Avsluta evenemanget.
  • En eventuell inspelning av mötet konverteras till en mp4-fil på inspelarens dator.

Att tänka på vid användningen av olika funktioner

Lokaler och utrustning

  • Se till att det går att se en videobild av presentatörerna!
  • I små utrymmen och för upptagning av ljudet från några personer räcker det med en Jabra-liknande bordsmikrofon.
  • Vid större evenemang med flera talare i samma rum, lönar det sig att använda en lokal med någon form av fast ljudutrustning.
    • Bland annat i de av Helsingfors universitets salar som har Unitube (sidan endast på finska eller på engelska) finns möjlighet att ansluta en dator till salens kamera och mikrofon och överföra och spara video- och audioströmmar från datorn via Zoom.
    • I flera av universitetets konferenslokaler finns fasta mötesmikrofoner och t.ex. prismakameror.
    • Ovan nämnda utrustning fungerar i allmänhet helt enkelt genom att man ansluter en enhet till den och väljer rätt ljud- och bildkälla i Zoom.

Andra anvisningar

Pre-assigning participants to breakout rooms (på engelska), Zoom Help Center
Managing breakout rooms (på engelska), Zoom Help Center
Polling for meetings (på engelska), Zoom Help Center
 

Rådgivning och problem

  • Om du har problem med HU:s Zoom-tjänst eller frågor om den kan du skicka e-post till serviceadressen helpdesk@helsinki.fi.

Tillverkarens sidor med anvisningar

Testa på förhand att din enhet lämpar sig

Inställningar

  • Starta Zoom (Start > Zoom > Zoom).
  • Klicka på kugghjulet i det övre högra hörnet. I fönstret som öppnas kan du redigera inställningarna för Zoom.

 

Att lägga till en profilbild

  • Klicka på profilbilden på fliken Profile.
  • Klicka på Upload.
  • Välj bild (1) och klicka på Open (2).
  • Bilden öppnas i full storlek till vänster (1). En del av bilden är markerad innanför ramen (2). Till höger på den mindre bilden visas det markerade området. Du kan flytta på ramarna och hela ramen med justeringshandtagen (3). Miniatyrbilden (4) uppdateras när du avgränsar bilden.
  • Klicka på Save när du är nöjd med avgränsningen av bilden.
  • Du kan radera bilden senare genom att klicka på Delete.
  • Bekräfta att du vill radera bilden genom att dubbelklicka på Yes.

Byte av bakgrundsbild

Du kan använda en virtuell bakgrundsbild eller -video på dina Zoom-möten. I följande exempel använder vi en självtagen bild, men det går även att använda en videobild som bakgrund.

  • Öppna Settings.
  • Leta reda på In Meeting (Advanced) (1) i inställningarna. Dra rullningslisten till höger (2).
  • Starta Zooms klientprogram (Start > Zoom > Zoom).
  • Klicka på din profilbild och välj Settings i menyn som öppnar sig.
  • Öppna mellanbladet Virtual Background och klicka på plus-markeringen till höger.
  • Klicka på Add Image.
  • Välj bakgrundsbild (1) och klicka på Open (2).
  • Om programmet ber dig ladda ner ett programpaket för att använda en virtuell bakgrundsbild, klicka på Download.
  • Efter nedladdningen kan du använda dina egna bakgrundsbilder. Klicka på miniatyrbilden (1). Samma bild syns i ett större format ovanför miniatyrbilderna (2).
  • Nu syns bilden du har valt som bakgrund till videobilden.
  • Du kan byta bakgrund medan videokonferensen pågår genom att klicka på pilen intill videokameran nere på sidan och välja en ny bakgrundsbild.

Videoinstruktion och tips för bästa slutresultat på Zooms instruktionssidor (på engelska).
Utrustnings- och systemkrav på Zooms instruktionssidor (på engelska).

Installation av Zoom-klientprogrammet på hemdatorn (Windows 10)

I detta exempel används webbläsaren Firefox. På andra webbläsare är vyerna annorlunda, men installationens skeden är samma.

Ladda ner installationsprogrammet på adressen https://zoom.us/download.

  • Klicka på nedladdningsknappen.
  • Spara installationsprogrammet på din dator. Klicka på Save File (Spara fil).
  • Välj en mapp att spara filen i. Normalt sparas filer i mappen Downloads (Hämtade filer) (1). Klicka på Save (Spara fil) (2).
  • När programmet har laddats ner på din dator syns detta i webbläsaren. Öppna rullgardinsmenyn (1) och klicka på Open Containing Folder (Öppna mapp) (2).
  • Dubbelklicka på installationsfilen ZoomInstaller.exe.
  • Vänta tills installationen är klar. Zoom har nu installerats på din dator.

Fortsätt såsom det står om inloggning i början av instruktionen.

Ge respons

Webbplatsen med anvisningar från IT-Helpdesk vid Helsingfors universitet hjälper dig i dina jobbrelaterade IT-frågor. Berätta för oss hur vi skulle kunna förbättra våra anvisningar. Vi uppskattar verkligen din respons!

Hur skulle du förbättra denna instruktion?
Tillbaka upp