Zoom

Zoom är en videokommunikationstjänst som alla vid universitetet kan använda för att skapa mötesrum och delta i realtid med ljud och bild i möten, seminarier och konferenser. Zoom lämpar sig också för undervisning på distans.

Du kan delta i Zoom-möten med hjälp av ett särskilt program eller webbläsaren antingen på din dator eller på din mobila enhet. På de datorer som Helsingfors universitet förvaltar är Zoom-programmet färdigt installerat. Bilderna i den exakta instruktionen har tagits ur Zoom-applikationen på en Windows 10-dator. När du använder programmet i en webbläsare eller med andra operativsystem kan vyn se annorlunda ut.

Bland webbläsarna fungerar Zoom bäst med Chrome. Det lönar sig emellertid att använda applikationsversionen om det är möjligt.

Zoom fungerar via adressen www.helsinki.fi/zoom.

Tietoturva

Kom i håg datasäkerheten när du arbetar med Zoom. Samma regler och instruktioner gäller som till exempel för e-posten. Läs mer om datasäkerheten i Flamma.

Tabs

Snabbinstruktion

Klientprogram

Zoom är installerad i alla Windows- och Cubbli-datorer som universitetet förvaltar centraliserat. Starta Zoom (Start > Zoom > Zoom).
I hemdatorer och mobila enheter kan du installera Zoom-klientprogrammet via adressen https://zoom.us/download

Inloggning i klientprogrammet: Välj alternativet Sign in with SSO. Inloggningsadressen i fönstret som öppnas ska vara helsinki.zoom.us. Klicka på Continue.

Läs mer på fliken Exakt instruktion.

Användning med webbläsare

Zoom fungerar med webbläsaren Chrome via adressen www.helsinki.fi/zoom.

På inloggningssidan kan du ansluta till möten, inleda ett möte, redigera inställningarna för ditt konto och du kan besöka sidorna med Zooms egna anvisningar.

Anslut dig till ett möte

  • Klicka på länken i meddelandet om du har fått inbjudan per e-post
    ELLER
  • Öppna Zoom med webbläsaren Chrome via adressen www.helsinki.fi/zoom
    • Klicka på Join
    • Skriv in mötesrummets nummer i fälte Meeting ID or Personal Link Name
    • Klicka på Join

Börja mötet (som värd)

  • Öppna Zoom med webbläsaren Chrome via www.helsinki.fi/zoom
  • Klicka på Host
  • Zoom frågar om du vill inleda mötet i appen eller i webbläsaren. Klicka på start from you browser
  • Mötesrummet öppnas
  • På sidan som öppnas ser du Conference ID och genom att klicka på Invite i nedre kanten av rutan får du fram mötets webbadress. Du kan använda vilken som helst av dessa för att bjuda in deltagare.

Redigera inställningarna för kontot

  • Öppna Zoom med webbläsaren Chrome via adressen www.helsinki.fi/zoom
  • Klicka på Sign in
  • Du kan ändra vissa av inställningarna för ditt konto genom att klicka på edit.  En del av inställningarna bestäms av administrationen och dem kan du inte ändra på

Anvisning

  • Öppna Zoom med webbläsaren Chrome via adressen www.helsinki.fi/zoom
  • Klicka på Support  för att komma till Zooms egna anvisningar.
  • Helpdesks instruktioner hittar du på fliken Exakt instruktion i den här instruktionen.
Detaljerad hjälp

Klientprogrammet Zoom har installerats på alla Windows- och Cubbli-datorer som omfattas av universitetets centraliserade administration..

I den här Exakta instruktionen får du veta hur Zooms klientprogram används. Zoom kan också användas i webbläsaren Chrome utan att applikationen behöver installeras (se instruktionerna på mellanfliken Snabb instruktion).


Inloggningen

  • Starta Zoom (Start > Zoom > Zoom).
    zoom_asiakasohjelma_aloita_1.png
  • Klicka på Sign In.
    zoom_sign_in_1.png
  • Klicka på Sign in with SSO.
    zoom_sign_in_2.png
  • Försäkra dig om att inställningarna överensstämmer med inställningarna på bilden. Adressens första del är helsinki (1) och slutdelen ska vara .zoom.us (2).
  • Klicka på Continue.
    zoom_sign_in_3.png

 

Ordna ett nytt möte

  • Klicka på New Meeting
    zoom_uusi_kokous_1b.png
  • Om du vill kan du testa hörlurarna och mikrofonen genom att klicka på Test speaker and microphone.
  • Klicka på Join with Computer Audio.
    zoom_liity_testaus_1b.png
  • Mötesrummets adress anges under punkt (1). Klicka på Copy URL för att kopiera den till urklippsbordet. Klicka på Invite (2) i rutans nedre kant, du får fler alternativ. Lue lisää alempana kohdasta Läs mer längre ner under Lägg till deltagare på mötet.
    zoom_liitytty_1c.png

 

Skicka inbjudan

1) Skicka inbjudan i Outlook-programmet

  • Du kan installera Zoom Outlook Pluginin i Windowsdatorer som omfattas av universitetets centraliserade administration i Software Center. Plugin installeras på verktygsraden i e-posten och kalendern. Det lönar sig utan tvekan att ta i bruk det här tillägget om du tänker använda Zoom aktivt.  
    Du kan formulera en mötesinbjudan eller inleda mötet genom att klicka på symbolen.
    zoom_outlook_plugin_1b.png

2) Skicka inbjudan i Zoom-programmet

  • Du kan också schemalägga mötet och skicka ut en inbjudan till alla deltagare i god tid på förhand med hjälp av Zoomprogrammet. Starta Zoom i din egen dator (Start > Zoom > Zoom).
  • Klicka på Schedule.
    zoom_schedule_1b.png
  • I det här exemplet skickas en inbjudan ut som kalenderinbjudan i Outlook.
  • Fyll i hur länge mötet varade (1) och fälten som (2) beskriver egenskaperna och välj kalender (3).
  • Klicka på Schedule.
    zoom_schedule_2b.png
  • Kalendern öppnas. De ovan införda uppgifterna är redo. Kom ihåg att lägga till deltagarna! Skicka inbjudan med Send.
    zoom_schedule_3.png

 

Lägg till deltagare till mötet

  • När mötet redan pågår kan du lägga till nya deltagare genom att klicka i nedre kanten på Invite.
    zoom_invite_2.png
  • Ett nytt fönster öppnas.  I övre kanten (1) finns det en möjlighet att skicka inbjudan med e-post (Invite by Email), välja deltagare i kontaktlistan (Invite by Contacts) eller ansluta till ett videokonferensrum (på finska) ( Invite a Room System).
  • När du i nedre kanten (2) klickar på Copy URL kopierar du mötet till mötets adress i Urklipp. Copy Invitation kopierar samma mer kompletta information från mötet som skickas i inbjudan per e-post.
    zoom_kutsu_muita_2.png

 

Lämna mötet

  • Du kan lämna ett möte genom att klicka på End Meeting (värd) eller Leave Meeting (deltagare). Värden kan besluta om han eller hon avslutar mötet (End Meeting for All) eller avlägsnar sig medan mötet fortsätter (Leave Meeting).
    zoom_poistu_2.png
  • Om du är värd och vill lämna mötet öppet för andra ska du först utse en annan deltagare till värd. Klicka på deltagarlistan och välj ut värdens namn i deltagarlistan och välj ut följande värds namn i deltagarlistan och välj More.
    zoom_make_host_1b.png
  • Klicka på Make Host.
    zoom_make_host_2b.png

 

Personligt rum för varierande jobb

Zoom skapar automatiskt ett nytt personligt arbetsrum (Personal Meeting Room). Rummet har ett bestående ID-nummer och en länk som aldrig varierar. Egenskapen är behändig då du regelbundet är värd för möten.

  • Klicka på New Meeting för att öppna ett bestående mötesrum.
  • Observera den lilla nålen invid texten New Meeting (1). Nålen öppnar en meny där Use My personal Meeting ID (PMI) är standard. Under den är ditt eget rums permanenta ID-nummer (2).
  • Om du inte vill använda ditt bestående rum ska du ta bort valet och börja mötet genom att klicka på New Meeting. Ett nytt möte inleds. Under Invitation URL ser du adressen.
    zoom_pmi_2.png
  • När du schemalägger ett möte kan du på motsvarande sätt använda ditt eget permanenta rum eller skapa ett eget rum för mötet. Klicka på Schedule > Advanced Options > Use Personal Meeting ID 123-456-7890. Standardvalet är att det egna rummet inte är upptaget, till skillnad från tidigare.

 

Breakout Rooms

Mötets värd kan dela in deltagarna i olika rum till exempel för arbete i smågrupper.. Läs anvisningen på Zooms sida med instruktioner om du vill tillämpa den här funktionen! (engelska)

Värden kan röra sig fritt i rummen. Observera emellertid att endast innehållet i det primära rummet spelas in, oberoende i vilket rum värden befinner sig. Deltagarna kan spela in händelserna i sitt eget rum lokalt.

 

Spara mötet

Zooms videoinstruktion om hur du sparar möten (engelska).
Inspelningar i Helsingfors universitets Zoom fungerar för tillfället endast lokalt. Möjligheten att spara i molntjänster kommer först senare.

När du sparar på en lokal dator ska du observera att inspelningen efter att den har sparats automatiskt konverteras till en mp4-fil. Skapande av en inspelning av till exempel en föreläsning kan ta mer än 15 minuter. Det här är viktigt att veta när du använder datorer i sambruk.
Kontrollera alltid i vilken mapp du sparar. Du kan byta standardmapp i inställningarna för Zoom (se nedan).

 

Dela skärm

Du kan dela en skärm eller en app som är öppen så den syns för andra.

  • Klicka på Share längst nere.
    zoom_share_1b.png
  • I fönstret som öppnas kan du välja att antingen dela hela skärmen (1) eller något appfönster (2). Välj vad du vill visa och klicka på Share (3).
    zoom_share_2d.png
  • Den gröna ramen (1) visar appen som delas. I fönstrets övre kant finns styrknappar för delning (2).
    zoom_share_5b.png
  • Övriga deltagare ser den aktiva delarens namn i fönstrets övre kant.
    zoom_share_9c.png
  • Du kan lägga till anteckningar och betoningar på skärmen. Klicka på Annotate. Verktygsfältet öppnas.
    zoom_share_6b.png
  • Från de flesta verktygen öppnas ännu en mer detaljerad undermeny.
    zoom_share_7b.png
  • Gjorda anteckningar (1) kan tas bort med Eraser-verktyget eller genom att klicka på Undo i verktygsfältet (2).
    zoom_share_8b.png
  • I menyn More kan värden godkänna (Allow participants to annotate) eller förhindra (Disable participants annotation) deltagaranteckningar. Värden kan också välja om namn på de som gjort anteckningar ska visas (Show Names of Annotators) eller om de inte ska visas (Hide Names of Annotators).
    zoom_share_12b.png
  • Du kan spara en skärmdump med anteckningar mitt i en presentation. I exemplet delar Raimo Keski-Vääntö (1) sitt webbläsarfönster. Raimo har gjort betoningar med grönt på fönstret (2).
    zoom_annotate_save_1b.png
  • Klicka på Save. Programmet meddelar att skärmdumpen har sparats (Screen saved). Du kan öppna mappen där den sparades genom att klicka på Show in Folder.
    zoom_annotate_save_2b.png
  • Bilder sparas i mappen Documents > Zoom.
    zoom_annotate_save_4b.png
  • Du kan avbryta delningen genom att klicka på Stop Share.
    zoom_share_13b.png

 

Hemdatorer och mobila enheter

  • Du kan ladda ner klientprogrammet Zoom, tillägg för webbläsare och andra tilläggsdelar på hemdatorer och mobila enheter på Zooms webbplats https://zoom.us/download.
  • Anvisning för installation av Zoom på Linux.
  • Anvisning för installation av Zoom på  Mac.

 

Rådgivning och problem

  • Om du har problem med HU:s Zoom-tjänst eller frågor om den kan du skicka e-post till serviceadressen helpdesk@helsinki.fi.

 

Tillverkarens sidor med anvisningar

 

Testa på förhand att din enhet lämpar sig

 

Inställningar

  • Starta Zoom (Start > Zoom > Zoom).
  • Klicka på kugghjulet i det övre högra hörnet. I fönstret som öppnas kan du redigera inställningarna för Zoom.
    zoom_asetukset_2.png