Zoom

Zoom toimii osoitteessa www.helsinki.fi/zoom

Zoom on videoviestintäpalvelu, jonka avulla kaikki yliopistolaiset voivat luoda kokoushuoneita ja osallistua reaaliaikaisesti äänen ja kuvan välityksellä kokouksiin, seminaareihin ja konferensseihin. Zoom soveltuu myös etäopetuskäyttöön.

Voit osallistua Zoom-kokouksiin joko koneelle ja mobiililaitteille saatavilla olevalla erillisohjelmalla tai selaimella. Yliopistolaisten luomiin Zoom-huoneisiin mahtuu enimmillään 300 yhtäaikaista osallistujaa. Helsingin yliopiston ylläpitämillä koneilla Zoom-ohjelma on asennettuna valmiiksi. Tarkan ohjeen kuvat on otettu Zoom-sovelluksesta Windows 10 -tietokoneella. Selaimella ja muilla käyttöjärjestelmillä käytettäessä näkymä voi olla erilainen, mutta pääosin toiminnot ovat hyvin samanlaiset.

Zoom toimii sekä selaimella että erikseen asennettavalla asiakasohjelmalla. Niiden ominaisuudet poikkeavat hieman toisistaan. Käytännössä voit osallistua kokouksiin kummalla tahansa tavalla, mutta joissakin tapauksissa käyttömukavuudessa on eroja.

  • Käytä selainversiota silloin, kun valmistelet kokousta ja teet muutoksia ohjelman oletusasetuksiin. Selainkäytössä Zoom toimii parhaiten Chrome-selaimella.
  • Käytä asiakasohjelmaa, kun osallistut kokouksiin. Kokoukset aukeavat aina oletuksena asiakasohjelmalla, mikäli se koneessa on asennettuna.
Zoomista ja muista opetusvideoiden tekemiseen ja luentojen suoratoistamiseen tarkoitetuista ohjelmista on kerrottu Opetustyön ohjeissa. Löydät sieltä paljon vinkkejä työskentelyn tehostamiseen, muuta ohjemateriaalia ja ohjevideoita.

Tietoturva
Muista tietoturva, kun työskentelet Zoomin välityksellä. Siihen pätee samat säännöt ja ohjeet kuin esimerkiksi sähköpostiin. Lue lisää tietoturvasta Flammasta.

Tabs

Pikaohje

Asiakasohjelma

Zoom on asennettu yliopiston keskitetyssä ylläpidossa oleville Windows- ja Cubbli-tietokoneille. Mac-tietokoneille ohjelman voi itse asentaa Managed Software Centeristä (katso ohje). Kotikoneille ja mobiililaitteille voit asentaa Zoom-asiakasohjelman osoitteesta https://zoom.us/download

Käynnistä Zoom kirjoittamalla koneesi hakukenttään Zoom. Napsauta ohjelman kuvaketta ja ohjelma avautuu. 

Kirjautuminen asiakasohjelmassa: Valitse vaihtoehto Sign in with SSO. Aukeavassa ikkunassa kirjautumisosoitteen pitää olla helsinki.zoom.us. Klikkaa Continue.

Lue lisää Tarkka ohje -välilehdeltä.
 

Selainkäyttö

Zoom toimii Chrome-selaimella osoitteessa www.helsinki.fi/zoom. Kirjautumissivulta pääset liittymään kokouksiin, aloittamaan kokouksen, voit muokata tilisi asetuksia ja pääset Zoomin omille ohjesivuille.

Kokouksen perustaminen ja kutsujen lähettäminen

Kokous kannattaa luoda selaimen kautta, koska asetukset ovat laajemmat sitä kautta kuin sovelluksessa. Selaimessa on helpompi valmistella

  • pienryhmien ennakkotoimenpiteet (Breakout Room pre-assign)
  • kyselyiden (poll) teko etukäteen
  • luoda pysyvä huone (Recurring meeting, Recurrence: No fixed time)
  • Pysyvän huoneen teko on ohjeistettu opetustyön ohjeissa ohjevideolla.
     

Kokoukseen liittyminen

  • Jos olet saanut kutsun sähköpostissa, klikkaa viestissä olevaa linkkiä
    TAI
  • Avaa Zoom Chrome-selaimella osoitteessa www.helsinki.fi/zoom
    • Klikkaa Join
    • Kirjoita  kokoushuoneen numero Meeting ID or Personal Link Name -kenttään
    • Klikkaa Join

Kokouksen aloittaminen (isäntänä)

  • Avaa Zoom Chrome-selaimella osoitteessa www.helsinki.fi/zoom
  • Klikkaa Host
  • Zoom kysyy haluatko aloittaa kokouksen sovelluksessa vai selaimessa. Klikkaa start from you browser
  • Kokoushuone avautuu
  • Avautuvalla sivulla näkyy Conference ID ja klikkaamalla ruudun alareunassa Invite saat näkyviin kokouksen verkko-osoitteen. Voit käyttää kumpaa tahansa osallistujien kutsumiseen.

Tilin asetusten muokkaaminen

  • Avaa Zoom Chrome-selaimella osoitteessa www.helsinki.fi/zoom
  • Klikkaa Sign in.
  • Voit muuttaa joitakin tilisi asetuksia klikkaamalla edit. Osa asetuksista on ylläpidon määrittelemiä, niitä et voi muuttaa

Ohjeistus

  • Avaa Zoom Chrome-selaimella osoitteessa www.helsinki.fi/zoom
  • Klikkaamalla Support pääset Zoomin omille ohjesivuille.
  • Helpdeskin ohjeet ovat tämän ohjeen Tarkka ohje -välilehdellä.
Tarkka ohje

Zoom-asiakasohjelma on asennettu yliopiston keskitetyssä ylläpidossa oleville Windows- ja Cubbli-tietokoneille.

Tässä Tarkassa ohjeessa neuvotaan Zoomin asiakasohjelman käyttöä. Zoomia voi käyttää myös Chrome-selaimella asentamatta sovellusta (katso ohjeet Pikaohje-välilehdeltä).


Kirjautuminen

Käynnistä Zoom (Start > Zoom > Zoom).

zoom_asiakasohjelma_aloita_1.png

Napsauta Sign In.

zoom_sign_in_1.png

Napsauta Sign in with SSO.

zoom_sign_in_2.png

Varmista, että asetukset ovat kuten kuvassa. Osoitteen alkuosa on helsinki (1) ja loppuosan kuuluu olla .zoom.us (2).
Napsauta Continue.

zoom_sign_in_3.png

 

5 vinkkiä turvalliseen Zoom-kokoukseen

Katso video turvallisen Zoom-kokouksen järjestämisestä
Videossa käsitellään
1. Suojaa kokous salasanalla (0:08)
2. Käytä odotushuonetta (0:40)
3. Lukitse kokous (1:30)
4. Hallinnoi asetuksia kokouksen aikana (1:42)
5. Rajaa kokouslinkin näkyvyyttä Outlookin kalenterissa (2:23)

 

Kokouksen luominen

Kokous kannattaa luoda selaimessa (Chrome), sillä silloin kaikki tärkeät asetukset ovat käytettävissä.

Ajastetun kokouksen luominen

Kirjaudu helsinki.zoom.us ja napsauta Sign in
Zoomin Meetings-välilehdellä on linkki kokouksen ajastamiseen: napsauta Schedule a New Meeting 

zoom-schedule1.png

 
Linkistä avautuvassa ikkunassa voit säätää tarkemmin kokouksen yksityiskohdat. 

  • Topic (1) – anna kokoukselle kuvaava nimi
  • Description (2) – anna tarkempi kuvaus kokoukselle (ei pakollinen, mutta suotava kuvailla jotenkin agendaa) 
  • When (3) – ajankohta. Valitse kalenterista päivämäärä ja alasvetovalikosta kellonaika
  • Duration (4) – kesto tunneissa ja minuuteissa 
  • Time Zone (5) – aikavyöhyke minkä ajassa kokous järjestetään. Oletuksena on (GMT +3:00) Helsinki
  • Recurring (6) – toistuvuus. Laita ruksi ruutuun, jos haluat luoda ajastaa toistuvan tai pysyvän kokouksen. Kun valitsee toistuvan kokouksen, avautuu lisäasetuksia.
zoom-chedule2.png

Toistuvan kokouksen valittua voit valita seuraavat:

  • Recurrence (1) – miten kokous toistuu (Daily, weekly, monthly, no fixed time) Esim. Jos haluat kerran viikossa kokouksen, valitse ”Weekly”. 
    • No fixed time = pysyvä kokous. No fixed time -asetuksella kokous on voimassa aina vuoden eteenpäin viimeisimmästä käyttökerrasta.
  • Repeat every (2) – minkä välein toistuu (valitse alasvetovalikosta tarvittava luku, esim. jos haluat kokouksen toistuvan joka viikko valitse 1, tai kahden viikon välein, valitse 2. jne… 
  • End date (3) – valitse päättymispäivä tai kokouksen toistumiskerrat 

Alla olevassa kuvassa tehty valinta viikottaisesta (weekly) kokouksesta joka toistuu kerran viikossa, joka keskiviikko. Päättymispäiväksi määritelty 16.12.2020. 

zoom-chedule3.png
  • Registration (1) – tarvitaanko rekisteröinti 
  • Security (2) – turvallisuus: pääsykoodi sisäänpääsyyn tai odotustila. Jompikumpi pitää valita. Voit itse määritellä pääsykoodin. 
  • Video (3) – Voit määritellä onko isännän tai osallistujien video oletuksena päällä vai pois.
  • Audio (4) – Voit määritellä millä ääniasetuksilla kokoukseen voi osallistua.
  • Meeting options (5) – Lisäasetuksia kokoukselle. Tässä voit määritellä mm. voivatko kokoukseen osallistujat saapua sisään ennen järjestäjiä/ isäntiä ja laitetaanko mikit pois päältä sisään tullessa. Tästä määrittelet myös, jos haluat tallentaa kokouksen automaattisesti. 
  • Alternative hosts (6) – Voit antaa tässä oikeudet muille esittäjille / isännille lisäämällä heidän sähköpostiosoitteensa. Alternative hostiksi määritetty pystyy avaamaan kokouksen varsinaisen isännän puolesta ja saa kokouksessa co-hostin oikeudet.
zoom-chedule4.png

Kun olet määritellyt kokouksen asetukset, napsauta Save ja kokous luodaan. Voit muokata vielä myöhemminkin kokouksen asetuksia.

Tallennuksen jälkeen näet kokouksen asetukset ja voit napsauttaa auki Outlook-kokouskutsun kohdasta Add to > Outlook Calendar (.ics)

zoom-chedule5.png

Tai vaihtoehtoisesti voit kopioida kutsun kohdasta Invite link. Napsauta Copy invitation.

zoom-chedule6.png

Avautuu ikkuna, josta näet kutsun ja voit napsauttaa Copy meeting Invitation.

zoom-chedule-copy.png

Nyt voit luoda normaalin kokouskutsun (tai päivittää olemassaolevaa kokouskutsua) Outlookissa ja liittää siihen juuri kopioidut tiedot.

Voit tarkastella tulevia kokouksia Zoomin selainnäkymän Meeting-sivuilta etusivulla Upcoming Meetings -listalta

zoom-chedule-upcoming.png

Kutsun lähettäminen

1) Kutsun lähettäminen Outlook-ohjelmasta
Voit asentaa yliopiston keskitetyssä ylläpidossa oleville Windows-koneille Zoom Outlook Pluginin Software Centeristä. Plugin asentuu sähköpostin ja kalenterin työkaluriville. Tämä lisäosa kannattaa ilman muuta ottaa käyttöön, jos aiot käyttää Zoomia aktiivisesti. 
Voit tehdä kokouskutsun (Schedule a Meeting) tai aloittaa kokouksen (Start Instant Meeting) napsauttamalla kyseistä kuvaketta.

zoom_outlook_plugin_1b.png

2) Kutsun lähettäminen Zoom-ohjelmasta
Huom! Tämä on vaihtoehtoinen tapa. Suosittelemme kokouksen luomista selaimessa (katso ohje) koska siellä on enemmän asetuksia.
Voit ajastaa kokouksen ja lähettää kutsun osallistujille etukäteen myös Zoom-ohjelmasta. Käynnistä Zoom omalta koneeltasi (Start > Zoom > Zoom).
Napsauta Schedule.

zoom_schedule_1b.png

Tässä esimerkissä kutsu lähetetään Outlook-kalenterikutsuna.
Täytä kokouksen kestoa (1) ja ominaisuuksia (2) kuvaavat kentät ja valitse kalenteri (3).
Napsauta Schedule.

zoom_schedule_2b.png

Kalenteri aukeaa. Edellä täytetyt tiedot ovat valmiina. Muista lisätä osallistujat! Lähetä kutsu napsauttamalla Send.

zoom_schedule_3.png

Osallistujien lisääminen kokoukseen

Kun kokous on jo käynnissä, voit lisätä uusia osallistujia napsauttamalla ruudun alareunassa Invite.

zoom_invite_2.png

Uusi ikkuna avautuu. Yläreunassa (1) on mahdollisuus lähettää kutsu sähköpostilla (Invite by Email), valita osallistuja kontaktilistalta (Invite by Contacts) tai liittää mukaan videoneuvottelutila (Invite a Room System).
Alareunassa (2) napsauttamalla Copy URL saat kopioitua kokouksen osoitteen leikepöydälle. Copy Invitation kopioi kokouksesta samat täydellisemmät tiedot, jotka lähtevät sähköpostikutsussa.

zoom_kutsu_muita_2.png

Kokouksesta poistuminen

Voit poistua kokouksesta napsauttamalla oikeassa alakulmassa End Meeting (isäntä) tai Leave Meeting (osallistuja). Isäntä voi valita lopettaako hän kokouksen (End Meeting for All) vai poistuuko itse ja jättää kokouksen käyntiin (Leave Meeting).

zoom_poistu_2.png

Jos olet isäntä ja haluat jättää kokouksen käyntiin muille, tee jostain osallistujasta ensin uusi isäntä. Napsauta osallistujaluettelosta seuraavan isännän nimeä ja valitse More.

zoom_make_host_1b.png

Napsauta Make Host.

zoom_make_host_2b.png

Henkilökohtainen pysyvä huone

Zoom luo sinulle automaattisesti pysyvän henkilökohtaisen huoneen (Personal Meeting Room). Huoneella on pysyvä ID-numero ja linkki, joka ei koskaan vaihdu. Ominaisuus on kätevä silloin, kun isännöit säännöllisesti kokouksia.  

Napsauttamalla New Meeting -ikonia voit avata pysyvän kokoushuoneesi.

  • Huomaa New Meeting -tekstin vieressä oleva pieni nuoli (1). Nuolesta avautuu valikko, jossa Use My personal Meeting ID (PMI) on oletuksena valittu. Sen alla oman huoneesi pysyvä ID-numero (2).
  • Jos et halua käyttää pysyvää huonettasi, poista valintamerkki ja käynnistä kokous napsauttamalla New Meeting. Uusi kokous käynnistyy. Invitation URL -kohdasta näet sen osoitteen.
zoom_pmi_2.png

Vastaavasti, kun ajastat kokouksen, voit käyttää omaa pysyvää huonettasi tai luoda kokoukselle oman huoneen. Napsauta Schedule > Advanced Options > Use Personal Meeting ID 123-456-7890. Oletuksena oma huone ei ole varattu, toisin kuin edellä.

Breakout Rooms

Kokouksen isäntä voi jakaa osallistujat erillisiin huoneisiin esimerkiksi pienryhmätöitä varten. Jos haluat käyttää tätä ominaisuutta, lue ohje Zoomin ohjesivulta! (englanniksi)

Isäntä voi vaihtaa vapaasti huoneesta toiseen. Huomaa kuitenkin, että ainoastaan ensisijaisen huoneen sisältö nauhoitetaan, riippumatta siitä missä huoneessa isäntä on. Osallistujat voivat nauhoittaa paikallisesti itse oman huoneensa tapahtumat

Webinaari- ja Large meeting -toiminnot

Yliopistolla on käytössä rajallinen määrä erikoislisenssejä, joilla pystyy pitämään suurempia Zoom-kokouksia (500-1000 henkilöä). Näistä erikoislisensseistä kerrotaan tarkemmin tässä ohjeessa.

Kokouksen tallentaminen

Luennon tai kokouksen tallentaminen on helppo ja fiksu tapa saattaa tallenteet muidenkin nähtäville. Lisäksi tallenteiden avulla voi säästää aikaa ja vaivaa toistuvilta luennoilta, koulutuksilta tai kokouksilta. 

Helsingin yliopiston Zoomissa tallenteiden teko onnistuu tällä hetkellä vain paikallisesti. Pilvitallennusmahdollisuus on tulossa käyttöön myöhemmin.

Kun tallennat paikalliselle koneelle, ota huomioon, että tallennuksen päättymisen jälkeen tallenne konvertoidaan automaattisesti mp4-tiedostoksi. Esimerkiksi luennon mittaisen tallenteen luominen voi viedä reilusti yli 15 minuuttia. Tällä voi olla merkitystä, jos käytät yhteiskäyttökoneita.
Varmista aina, mihin kansioon tallennat. Oletuskansion voi vaihtaa Zoomin asetuksista (katso alempaa).

Jos haluat leikata tai trimmata tallenteitasi tai lisätä niihin tekstityksiä, voit käyttää siihen Screencast-o-Maticia

Jos haluat jakaa tallenteitasi joko tietylle kurssille tai laajemmalle yleisölle, voit ladata ja jakaa ne Unitubessa.

Osallistujalistan kerääminen

Voit saada Zoom-kokoukseen osallistuneista listan talteen seuraavasti:

  • Kirjaudu Zoomiin selaimella osoitteessa www.helsinki.fi/zoom
  • Klikkaa Reports > Usage (1). Kohdasta Document (2) aukeaa Zoomin oma ohjeistus.
    zoom_osallistujalista_1b.png
  • Kohdasta (1) voit valita aikavälin, jolta haet osallistujatietoja. Huomaa, että lista päivittyy vasta 15 minuutin kuluttua kokouksen päättymisestä ja vain alle kuukauden vanhat tiedot ovat saatavissa. Kohdassa (2) on tiedot osallistujista. Kohdasta Toggle columns (3) voi valita mitä tietoja näytetään. Linkki Document (4) avaa Zoomin oman ohjeistuksen.
    zoom_osallistujalista_2b.png
  • Participants-sarakkeessa oleva numero kertoo osallistujien lukumäärän. Klikkaa numeroa.
    zoom_osallistujalista_2d.png
  • Osallistujalista aukeaa. Tiedot osallistujista ovat kohdassa (1). Valitsemalla Export with meeting data (2) saat näkyviin perustiedot kokouksesta. Siirrä tiedot klikkaamalla Export (3). Tiedosto on csv-muodossa, voit avata sen esimerkiksi Excelillä tai tallentaa koneellesi.
    zoom_osallistujalista_export_participants_with_meeting_data_1b.png

Näytön jakaminen

Voit jakaa näytön tai jonkin avoinna olevan sovelluksen muiden nähtäväksi.

  • Napsauta Share näytön alareunassa.
zoom_share_1b.png
  • Avautuvasta ikkunasta voit valita joko koko ruudun jakamisen (1) tai jonkin sovellusikkunan (2). Valitse mitä haluat näyttää ja napsauta Share (3).
zoom_share_2d.png
  • Vihreä kehys (1) osoittaa jaettavan sovelluksen. Ikkunan yläreunassa on jakamisen ohjauspainikkeet (2).
zoom_share_5b.png
  • Muut osallistujat näkevät ikkunan yläreunassa aktiivisen jakajan nimen.
zoom_share_9c.png
  • Voit lisätä merkintöjä ja korostuksia näytölle. Napsauta Annotate. Työkalurivi avautuu.
zoom_share_6b.png
  • Useista työkaluista avautuu vielä tarkempi alivalikko.
zoom_share_7b.png
  • Tehdyt merkinnät (1) voi poistaa Eraser-työkalulla tai napsauttamalla Undo työkalurivillä (2).
zoom_share_8b.png
  • More-valikosta isäntä voi sallia (Allow participants to annotate) tai estää (Disable participants annotation) osallistujia tekemästä merkintöjä. Hän voi myös valita näytetäänkö merkinnän tekijän nimi (Show Names of Annotators) vai jätetäänkö ne näyttämättä (Hide Names of Annotators).
zoom_share_12b.png

Voit tallentaa ruudunkaappauskuvan annotaatioineen kesken esityksen. Tässä esimerkissä Raimo Keski-vääntö (1) jakaa selainikkunansa. Raimo on tehnyt vihreällä korostuksia ikkunan päälle (2).

zoom_annotate_save_1b.png

Napsauta Save. Ohjelma ilmoittaa, että ruudunkaappauskuva on tallennettu (Screen saved). Voit avata tallennuskansio napsauttamalla Show in Folder.

zoom_annotate_save_2b.png

Kuvat tallentuvat Documents > Zoom -kansioon.

zoom_annotate_save_4b.png

Jakamisen voi lopettaa napsauttamalla Stop Share.

zoom_share_13b.png

Kokouksen lukitseminen

Kun kokous on alkanut (Zoomin vanhempi versio)

  • Napsauta Manage Participants.
zoom_lukitse_1.png
  • Avaa More ja napsauta Lock Meeting.
zoom_lukitse_2.png
  • Vahvista lukitseminen napsauttamalla Yes.
zoom_lukitse_3.png
  • Voit avata lukituksen napsauttamalla More > Unlock Meeting.

Kun kokous on alkanut (Zoomin uudempi versio)

  • Napsauta ruudun alareunassa olevaa Security-ikonia. Napsauta Lock Meeting.
zoom_uusi_lukitse_2b.png
  • Kokous on lukittu. Kukaan ei enää voi liittyä mukaan.
zoom_uusi_lukitse_3b.png
  • Voi poistaa lukituksen napsauttamalla uudelleen Lock Meeting (poistamalla oikein-merkin).
zoom_uusi_lukitse_4b.png
  • Lukitus ei enää ole päällä. Muut voivat liittyä taas kokoukseen.
zoom_uusi_lukitse_5b.png

Kotikoneet ja mobiililaitteet

Voit ladata Zoom-asiakasohjelman, laajennusosat selaimiin ja muita lisäosia kotikoneille ja mobiililaitteille Zoomin kotisivuilta osoitteesta https://zoom.us/download.

Tarkistuslista Zoom-kokousten järjestäjille

Hyvissä ajoin ennen kokousta

Suunnittele roolit ja vastuut
Suunnittele etukäteen roolit, joissa kokouksen järjestäjät toimivat, esimerkiksi:

  • tapahtuman kutsun lähettäjä
  • esittäjäkoneen/-koneiden hallinnoija(t)
  • chatin seuraaja(t) - isoissa tapahtumissa suositellaan kahta henkilöä!
  • tapahtuman puheenjohtaja/”juontaja” ja esiintyjät
  • mahdollinen pienryhmien (Breakout rooms) hallinnoija
  • mahdolliset pienryhmien fasilitoijat
  • kokouksen tallentaja
  • aikataulusta huolehtija (jos ei sama kuin juontaja)
  • tallenteen mahdollinen editoija

Lisäksi kannattaa sopia kuka toimii hostin oikeuksilla kokouksessa ja kuka mahdollisesti tarvitsee co-hostin oikeuksia. Co-hostin oikeudet kannattaa olla ainakin kokouksen tallentajalla. Esimerkiksi sisällön jakaminen ei kuitenkaan vaadi co-hostin oikeuksia. Host voi antaa Co-hostin oikeuksia vasta kokouksen alkaessa.

Kokousta luodessa on mahdollista määrittää myös vaihtoehtoisia hosteja (alternative host); he voivat kokouksen perustajan sijasta aloittaa kokouksen hostin oikeuksilla.

Muuta huomioitavaa suunnitteluvaiheessa

  • Ohjelmarunko/käsikirjoitus kokoukselle on hyvä olla olemassa ja jaettuna etukäteen osallistujille.
  • Kokouksen mahdollisesta tallentamisesta kannattaa ilmoittaa osallistujille etukäteen.
  • Kokemusten mukaan esitysten jakaminen toimii parhaiten esiintyjien omilta koneilta. Mahdollisten ongelmien varalta esitykset kannattaa olla myös hostin koneella.
  • Jos kokouksen järjestäjille on varattu yhteinen tila (esim. kokoustila tai luokkahuone), kannattaa järjestäjien rooleista riippuen miettiä, keiden kannattaa osallistua omilta koneiltaan muualta ja keiden tulla kokoustilaan paikalle. Tämä kannattaa huomioida erityisesti mahdollisten pienryhmien fasilitoijien osalta, koska heidän voi olla hankala toimia samassa tilassa.
  • Chatin tallentamisesta ja mahdollisesta julkaisusta kannattaa sopia ja ilmoittaa etukäteen.

Pollit (kyselyt)

  • Polleja eli kyselyitä pystyt tekemään kokoukseen jo etukäteen.

Breakout roomit (pienryhmähuoneet)

  • Myös Breakout roomeja eli pienryhmähuoneita voit tehdä etukäteen kokoukseen, mutta tällöin jäsenet tulee lisätä käsin. Jos käytät automaattista ryhmäjakoa, se ajaa tiedot mahdollisten ennalta tekemiesi ryhmämuutosten päälle.
    • Jos kuitenkin tiedät etukäteen, keitä kokoukseen on tulossa, pystyt lisäämään heidät myös ryhmiin etukäteen (edellyttää, että he ovat jo Zoom-käyttäjiä).
    • Voit nimetä käsin luodut huoneet ja asettaa niille aikarajan (esim. tehtävää varten).
    • Breakout-huoneiden käyttö ja niiden ohjeistus osallistujille sekä mahdollinen pienryhmien fasilitointi kannattaa suunnitella huolella.

Ennen kokousta esitys- tai kokoustilassa

  • Varaa aikaa puoli tuntia tai tunti valmistautumiseen. Testaa etukäteen varaamasi tilan tekniikan toimivuus, etenkin mikit.
  • Mikit ja kaiuttimet pois päältä kaikilta muilta paitsi esityskoneelta.
  • Kännykät äänettömälle.
  • Esittäjäkoneelle/-koneille materiaalit auki valmiiksi.
  • Sulje esittäjäkoneelta Outlook, Teams ja vastaavat ohjelmat, jotta ruudunjaossa ei näy vahingossa mitään ylimääräistä.
  • Varmista, että oikea henkilö on Host-roolissa ja lisää Co-Host -oikeudet niitä mahdollisesti tarvitseville.

Kokouksen alussa

  • Varmista että ääni kuuluu sekä videokuva ja esitys näkyvät.
  • Ohjeista osallistujia kysymysten osalta: käytetäänkö kysymyksiin ensisijaisesti mikkiä vai chattiä, ja vastataanko kysymyksiin kokouksen aikana vai vasta kokouksen lopussa. Ohjeista myös lyhyesti kokouspainikkeet (mikki, video, chat, mahdolliset äänestykset).
  • Laita kokouksen aikataulurunko osallistujille näkyville.
  • Jos tallennat tilaisuuden, muistuta vielä siitä.

Kokouksen aikana

Chatin seuraaminen; jos kysymyksiä käsitellään vasta esityksen lopuksi ja keskustelu on vilkasta, voi chatin seuraajalle olla helpointa poimia kysymyksiä talteen sitä mukaa kun niitä tulee.
Juonnot, ohjeistukset tarvittaessa.
Huolehdi aikataulusta.
Jos et tallenna kokousta, kannattaa ottaa kyselyn tuloksista ruutukaappaus kokouksen aikana. Tulokset saa kokouksen jälkeen ulos vain csv-tiedostona.

Kokouksen lopussa

  • Ota chatti talteen.
  • Mahdollisen kyselyn (Poll) tulosten jakaminen osallistujille, mikäli sitä ei ole tehty aiemmin. Ota myös tarvittaessa tulokset ruutukaappauksena itsellesi talteen.
  • Tilaisuuden päättäminen.
  • Kokouksen mahdollinen tallenne konvertoituu tallentajan koneelle mp4-tiedostoksi.

Eri toiminnallisuuksissa huomioon otettavaa

Tilat ja laitteet

  • Huolehdithan, että esiintyjistä on tarjolla myös videokuvaa!
  • Pienissä tiloissa ja muutaman hengen äänen kaappaamiseen riittää hyvin Jabran kaltainen pöytämikrofoni.
  • Isommissa tilaisuuksissa, joissa samassa tilassa on monta puhujaa, kannattaa käyttää jotakin kiinteällä laitteistolla varustettua tilaa.
    • Mm. Unitube-tallentavissa HY:n saleissa on mahdollisuus kytkeä tietokone salin kameraan ja mikkiin ja välittää sekä tallentaa tätä kuva- ja äänivirtaa koneelta Zoomin kautta.
    • Monissa yliopiston kokoustiloissa on varustuksena kiinteät kokousmikit ja esim. prismakamerat.
    • Yllä mainitut laitteistot toimivat yleensä yksinkertaisesti vain kytkemällä laite kiinni ja valitsemalla Zoomissa oikea kuva- ja äänilähde.

Lisäohjeistusta kokousjärjestelyistä

Neuvonta ja ongelmatilanteet

Zoom-koulutuswebinaari

Katso videotallenne Zoom-videoviestintäpalvelun käyttöönottokoulutuksesta.

Valmistajan ohjesivut

Zoomilla on hyvät ohjevideot, joihin kannattaa tutustua

Testaa ennalta laitteistosi sopivuus

Osoitteessa https://zoom.us/test  voit testata etukäteen laitteistosi sopivuuden Zoom-kokouksiin.

Mikäli mikrofonin testaustoiminto ei käynnisty automaattisesti, napsauta Mute-näppäimen pientä nuolta ja valitse Test Speaker & Microphone... 

Zoomin asetukset

Käynnistä Zoom (Start > Zoom > Zoom).
Napsauta ratas-kuvaketta oikeassa yläkulmassa. Aukeavassa uudessa ikkunassa voit muokata Zoomin asetuksia.

Huomaa, että osa asetuksista (esim. virtuaalinen taustakuva ja annotointi) pitää aktivoida selaimen kautta asetuksista, osoitteessa https://helsinki.zoom.us/profile/setting

zoom_asetukset_2.png

Profiilikuvan lisääminen

Kirjaudu Zoomiin osoitteessa www.helsinki.fi/zoom

  • Napsauta Sign in.
zoom_profiilikuva_1b.png
  • Napsauta Profile-välilehdellä profiilikuvaasi.
zoom_profiilikuva_2b.png
  • Napsauta Upload.
zoom_profiilikuva_3b.png
  • Valitse kuva (1) ja napsauta Open (2).
zoom_profiilikuva_4b.png
  • Täysikokoinen kuva aukeaa vasemmalla (1). Osa kuvasta on kehyksen sisällä valittuna (2). Oikealla pienemmässä kuvassa näkyy valittu alue. Voit siirtää kehyksen rajoja ja paikkaa säätökahvoista (3). Pikkukuva (4) päivittyy, kun rajaat kuvaa.
zoom_profiilikuva_5b.png
  • Napsauta Save, kun olet tyytyväinen kuvan rajaukseen.
zoom_profiilikuva_6b.png

Voit myöhemmin poistaa kuvan napsauttamalla Delete.

zoom_profiilikuva_7b.png

Vahvista kuvan poistaminen napsauttamalla Yes.

zoom_profiilikuva_8.png

Taustakuvan vaihtaminen

Voit käyttää Zoom-kokouksissa virtuaalista taustakuvaa tai -videota. Tässä esimerkissä vaihdetaan taustakuvaksi itse otettu valokuva, mutta voit käyttää myös videokuvaa taustana.

Mene selaimella osoitteeseen www.helsinki.fi/zoom

  • Napsauta Sign in.
zoom_tausta_1b.png

Avaa Settings.

zoom_tausta_2b.png

Etsi asetuksista kohta In Meeting (Advanced) (1). Vedä liukusäädin oikealle (2).

zoom_tausta_3b.png

Käynnistä Zoom-asiakasohjelma (Start > Zoom > Zoom).

zoom_asiakasohjelma_aloita_1.png

Napsauta profiilikuvaasi ja valitse avautuvasta valikosta Settings.

zoom_tausta_4b.png

Avaa Virtual Background -välilehti ja napsauta oikealla olevaa plus-merkkiä.

zoom_tausta_5b.png

Napsauta Add Image.

zoom_tausta_6b.png

Valitse taustakuva (1) ja napsauta Open (2).

zoom_tausta_7b.png

Jos ohjelma pyytää lataamaan ohjelmapaketin virtuaalisen taustakuvan käyttämistä varten, napsauta Download.

zoom_taustakuva_8b.png

Lataamisen jälkeen voit käyttää omia taustakuvia. Napsauta pienoiskuvaa (1). Sama kuva näkyy isompana pienoiskuvien yläpuolella (2).

zoom_tausta_10c.png

Nyt videokuvan taustana näkyy valitsemasi kuva.

zoom_tausta_11c.png

Voit vaihtaa taustan videoneuvottelun ollessa käynnissä napsauttamalla alareunassa videokameran vieressä olevaa nuolta ja valitsemalla uuden taustakuvan.

zoom_tausta_12b.png

Zoom-asiakasohjelman asentaminen kotikoneelle (Windows 10)

Tässä esimerkissä käytetään Firefox-selainta. Muilla selaimilla näkymät ovat erilaisia, mutta asennuksen vaiheet samat.

Lataa asennusohjelma osoitteesta https://zoom.us/download.

Napsauta latauspainiketta.

zoom_kotikone_1b.png

Tallenna asennusohjelma koneellesi. Napsauta Save File (Tallenna tiedosto).

zoom_kotikone_2b.png

Valitse tallennuskansio. Normaalisti tiedostot tallentuvat Downloads (Lataukset) -kansioon (1). Napsauta Save (Tallenna tiedosto) (2).

zoom_kotikone_3b.png

Kun ohjelma on ladattu koneellesi, selain ilmaisee sen. Avaa alasvetovalikko (1) ja napsauta Open Containing Folder (Avaa tallennustiedosto) (2).

zoom_kotikone_4c.png

Kaksoisnapsauta asennustiedostoa ZoomInstaller.exe.

zoom_kotikone_6c.png

Odota asennuksen päättymistä. Zoom on nyt asennettu koneellesi.

zoom_kotikone_7b.png

Jatka kuten ohjeen alussa neuvotaan kohdassa kirjautuminen.