Zoom

Zoom on videoviestintäpalvelu, jonka avulla kaikki yliopistolaiset voivat luoda kokoushuoneita ja osallistua reaaliaikaisesti äänen ja kuvan välityksellä kokouksiin, seminaareihin ja konferensseihin. Zoom soveltuu myös etäopetuskäyttöön.

Voit osallistua Zoom-kokouksiin joko koneelle ja mobiililaitteille saatavilla olevalla erillisohjelmalla tai selaimella. Helsingin yliopiston ylläpitämillä koneilla Zoom-ohjelma on asennettuna valmiiksi. Tarkan ohjeen kuvat on otettu Zoom-sovelluksesta Windows 10 -tietokoneella. Selaimella ja muilla käyttöjärjestelmillä käytettäessä näkymä voi olla erilainen.

Selainkäytössä Zoom toimii parhaiten Chrome-selaimella. Jos mahdollista, kannattaa kuitenkin käyttää sovellusversiota.

Zoom toimii osoitteessa www.helsinki.fi/zoom.

Tietoturva

Muista tietoturva, kun työskentelet Zoomin välityksellä. Siihen pätee samat säännöt ja ohjeet kuin esimerkiksi sähköpostiin. Lue lisää tietoturvasta Flammasta.

Tabs

Pikaohje

Asiakasohjelma

Zoom on asennettu yliopiston keskitetyssä ylläpidossa oleville tietokoneille. Käynnistä Zoom (Start > Zoom > Zoom).
Kotikoneille ja mobiililaitteille voit asentaa Zoom-asiakasohjelman osoitteesta https://zoom.us/download

Kirjautuminen asiakasohjelmassa: Valitse vaihtoehto Sign in with SSO. Aukeavassa ikkunassa kirjautumisosoitteen pitää olla helsinki.zoom.us. Klikkaa Continue.

Lue lisää Tarkka ohje -välilehdeltä.
 

Selainkäyttö

Zoom toimii Chrome-selaimella osoitteessa www.helsinki.fi/zoom. Kirjautumissivulta pääset liittymään kokouksiin, aloittamaan kokouksen, voit muokata tilisi asetuksia ja pääset Zoomin omille ohjesivuille.

Kokoukseen liittyminen

  • Jos olet saanut kutsun sähköpostissa, klikkaa viestissä olevaa linkkiä
    TAI
  • Avaa Zoom Chrome-selaimella osoitteessa www.helsinki.fi/zoom
    • Klikkaa Join
    • Kirjoita  kokoushuoneen numero Meeting ID or Personal Link Name -kenttään
    • Klikkaa Join

Kokouksen aloittaminen (isäntänä)

  • Avaa Zoom Chrome-selaimella osoitteessa www.helsinki.fi/zoom
  • Klikkaa Host
  • Zoom kysyy haluatko aloittaa kokouksen sovelluksessa vai selaimessa. Klikkaa start from you browser
  • Kokoushuone avautuu
  • Avautuvalla sivulla näkyy Conference ID ja klikkaamalla ruudun alareunassa Invite saat näkyviin kokouksen verkko-osoitteen. Voit käyttää kumpaa tahansa osallistujien kutsumiseen.

Tilin asetusten muokkaaminen

  • Avaa Zoom Chrome-selaimella osoitteessa www.helsinki.fi/zoom
  • Klikkaa Sign in.
  • Voit muuttaa joitakin tilisi asetuksia klikkaamalla edit. Osa asetuksista on ylläpidon määrittelemiä, niitä et voi muuttaa

Ohjeistus

  • Avaa Zoom Chrome-selaimella osoitteessa www.helsinki.fi/zoom
  • Klikkaamalla Support pääset Zoomin omille ohjesivuille.
  • Helpdeskin ohjeet ovat tämän ohjeen Tarkka ohje -välilehdellä.
Tarkka ohje

Zoom-asiakasohjelma on asennettu yliopiston keskitetyssä ylläpidossa oleville tietokoneille.

Tässä Tarkassa ohjeessa neuvotaan Zoomin asiakasohjelman käyttöä. Zoomia voi käyttää myös Chrome-selaimella asentamatta sovellusta (katso ohjeet Pikaohje-välilehdeltä).


Kirjautuminen

  • Käynnistä Zoom (Start > Zoom > Zoom).
    zoom_asiakasohjelma_aloita_1.png
  • Klikkaa Sign In.
    zoom_sign_in_1.png
  • Klikkaa Sign in with SSO.
    zoom_sign_in_2.png
  • Varmista, että asetukset ovat kuten kuvassa. Osoitteen alkuosa on helsinki (1) ja loppuosan kuuluu olla .zoom.us (2).
  • Klikkaa Continue.
    zoom_sign_in_3.png

 

Kokouksen luominen

  • Klikkaa New Meeting
    zoom_uusi_kokous_1b.png
  • Voit halutessasi testata kuulokkeiden ja mikrofonin toiminnan klikkaamalla Test speaker and microphone.
  • Klikkaa Join with Computer Audio.
    zoom_liity_testaus_1b.png
  • Kokoushuoneen osoite näkyy kohdassa (1). Klikkaamalla Copy URL voit kopioida sen leikepöydälle. Klikkaamalla ruudun alareunassa Invite (2), saat lisää vaihtoehtoja. Lue lisää alempana kohdasta Osallistujien lisääminen kokoukseen.
    zoom_liitytty_1c.png

 

Kutsun lähettäminen

1) Kutsun lähettäminen Outlook-ohjelmasta

  • Voit asentaa yliopiston keskitetyssä ylläpidossa oleville Windows-koneille Zoom Outlook Pluginin Software Centeristä. Plugin asentuu sähköpostin ja kalenterin työkaluriville. Tämä lisäosa kannattaa ilman muuta ottaa käyttöön, jos aiot käyttää Zoomia aktiivisesti. 
    Voit tehdä kokouskutsun tai aloittaa kokouksen klikkaamalla kyseistä kuvaketta.
    zoom_outlook_plugin_1b.png

2) Kutsun lähettäminen Zoom-ohjelmasta

  • Voit ajastaa kokouksen ja lähettää kutsun osallistujille hyvissä ajoin etukäteen myös Zoom-ohjelmasta. Käynnistä Zoom omalta koneeltasi (Start > Zoom > Zoom).
  • Klikkaa Schedule.
    zoom_schedule_1b.png
  • Tässä esimerkissä kutsu lähetetään Outlook-kalenterikutsuna.
  • Täytä kokouksen kestoa (1) ja ominaisuuksia (2) kuvaavat kentät ja valitse kalenteri (3).
  • Klikkaa Schedule.
    zoom_schedule_2b.png
  • Kalenteri aukeaa. Edellä täytetyt tiedot ovat valmiina. Muista lisätä osallistujat! Lähetä kutsu klikkaamalla Send.
    zoom_schedule_3.png

 

Osallistujien lisääminen kokoukseen

  • Kun kokous on jo käynnissä, voit lisätä uusia osallistujia klikkaamalla ruudun alareunassa Invite.
    zoom_invite_2.png
  • Uusi ikkuna avautuu. Yläreunassa (1) on mahdollisuus lähettää kutsu sähköpostilla (Invite by Email), valita osallistuja kontaktilistalta (Invite by Contacts) tai liittää mukaan videoneuvottelutila (Invite a Room System).
  • Alareunassa (2) klikkaamalla Copy URL saat kopioitua kokouksen osoitteen leikepöydälle. Copy Invitation kopioi kokouksesta samat  täydellisemmät tiedot, jotka lähtevät sähköpostikutsussa.
    zoom_kutsu_muita_2.png

 

Kokouksesta poistuminen

  • Voit poistua kokouksesta klikkaamalla oikeassa alakulmassa End Meeting (isäntä) tai Leave Meeting (osallistuja). Isäntä voi valita lopettaako hän kokouksen (End Meeting for All) vai poistuuko itse ja jättää kokouksen käyntiin (Leave Meeting).
    zoom_poistu_2.png
  • Jos olet isäntä ja haluat jättää kokouksen käyntiin muille, tee jostain osallistujasta ensin uusi isäntä. Klikkaa osallistujaluettelosta seuraavan isännän nimeä ja valitse More.
    zoom_make_host_1b.png
  • Klikkaa Make Host.
    zoom_make_host_2b.png

 

Henkilökohtainen pysyvä huone

Zoom luo sinulle automaattisesti pysyvän henkilökohtaisen huoneen (Personal Meeting Room). Huoneella on pysyvä ID-numero ja linkki, joka ei koskaan vaihdu. Ominaisuus on kätevä silloin, kun isännöit säännöllisesti kokouksia.  

  • Klikkaamalla New Meeting -ikonia voit avata pysyvän kokoushuoneesi.
  • Huomaa New Meeting -tekstin vieressä oleva pieni nuoli (1). Nuolesta avautuu valikko, jossa Use My personal Meeting ID (PMI) on oletuksena valittu. Sen alla oman huoneesi pysyvä ID-numero (2).
  • Jos et halua käyttää pysyvää huonettasi, poista valintamerkki ja käynnistä kokous klikkaamalla New Meeting. Uusi kokous käynnistyy. Invitation URL -kohdasta näet sen osoitteen.
    zoom_pmi_2.png
  • Vastaavasti, kun ajastat kokouksen, voit käyttää omaa pysyvää huonettasi tai luoda kokoukselle oman huoneen. Klikkaa Schedule > Advanced Options > Use Personal Meeting ID 123-456-7890. Oletuksena oma huone ei ole varattu, toisin kuin edellä.

 

Breakout Rooms

Kokouksen isäntä voi jakaa osallistujat erillisiin huoneisiin esimerkiksi pienryhmätöitä varten. Jos haluat käyttää tätä ominaisuutta, lue ohje Zoomin ohjesivulta! (englanniksi)

Isäntä voi vaihtaa vapaasti huoneesta toiseen. Huomaa kuitenkin, että ainoastaan ensisijaisen huoneen sisältö nauhoitetaan, riippumatta siitä missä huoneessa isäntä on. Osallistujat voivat nauhoittaa paikallisesti itse oman huoneensa tapahtumat

 

Kokouksen tallentaminen

Zoomin ohjevideo tallentamisesta (englanniksi).
Helsingin yliopiston Zoomissa tallenteiden teko onnistuu tällä hetkellä vain paikallisesti. Pilvitallennusmahdollisuus on tulossa käyttöön myöhemmin.

Kun tallennat paikalliselle koneelle, ota huomioon, että tallennuksen päättymisen jälkeen tallenne konvertoidaan automaattisesti mp4-tiedostoksi. Esimerkiksi luennon mittaisen tallenteen luominen voi viedä reilusti yli 15 minuuttia. Tällä voi olla merkitystä, jos käytät yhteiskäyttökoneita.
Varmista aina, mihin kansioon tallennat. Oletuskansion voi vaihtaa Zoomin asetuksista (katso alempaa).

 

Näytön jakaminen

Voit jakaa näytön tai jonkin avoinna olevan sovelluksen muiden nähtäväksi.

  • Klikkaa Share näytön alareunassa.
    zoom_share_1b.png
  • Avautuvasta ikkunasta voit valita joko koko ruudun jakamisen (1) tai jonkin sovellusikkunan (2). Valitse mitä haluat näyttää ja klikkaa Share (3).
    zoom_share_2d.png
  • Vihreä kehys (1) osoitaa jaettavan sovelluksen. Ikkunan yläreunassa on jakamisen ohjauspainikkeet (2).
    zoom_share_5b.png
  • Muut osallistujat näkevät ikkunan yläreunassa aktiivisen jakajan nimen.
    zoom_share_9c.png
  • Voit lisätä merkintöjä ja korostuksia näytölle. Klikkaa Annotate. Työkalurivi avautuu.
    zoom_share_6b.png
  • Useista työkaluista avautuu vielä tarkempi alivalikko.
    zoom_share_7b.png
  • Tehdyt merkinnät (1) voi poistaa Eraser-työkalulla tai klikkaamalla Undo työkalurivillä (2).
    zoom_share_8b.png
  • More-valikosta isäntä voi sallia (Allow participants to annotate) tai estää (Disable participants annotation) osallistujia tekemästä merkintöjä.Hän voi myös valita näytetäänkö merkinnän tekijän nimi (Show Names of Annotators) vai jätetäänkö ne näyttämättä (Hide Names of Annotators).
    zoom_share_12b.png
  • Voit tallentaa ruudunkaappauskuvan annotaatioineen kesken esityksen. Tässä esimerkissä Raimo Keski-vääntö (1) jakaa selainikkunansa. Raimo on tehnyt vihreällä korostuksia ikkunan päälle (2).
    zoom_annotate_save_1b.png
  • Klikkaa Save. Ohjelma ilmoitaa, että ruudunkaappauskuva on tallennettu (Screen saved). Voit avata tallennuskansio klikkaamalla Show in Folder.
    zoom_annotate_save_2b.png
  • Kuvat tallentuvat Documents > Zoom -kansioon.
    zoom_annotate_save_4b.png
  • Jakamisen voi lopettaa klikkaamalla Stop Share.
    zoom_share_13b.png

 

Kotikoneet ja mobiililaitteet

  • Voit ladata Zoom-asiakasohjelman, laajennusosat selaimiin ja muita lisäosia kotikoneille ja mobiililaitteille Zoomin kotisivuilta osoitteesta https://zoom.us/download.
  • Zoomin asennusohje Linuxille.
  • Zoomin asennusohje Macille.

 

Neuvonta ja ongelmatilanteet

  • Jos sinulla on ongelmia HY:n Zoom-palvelun kanssa tai kysyttävää siitä, voit lähettää sähköpostia palveluosoitteeseen helpdesk@helsinki.fi.

 

Valmistajan ohjesivut

 

Testaa ennalta laitteistosi sopivuus

  • Osoitteessa https://zoom.us/test  voit testata etukäteen laitteistosi sopivuuden Zoom-kokouksiin.

 

Asetukset

  • Käynnistä Zoom (Start > Zoom > Zoom).
  • Klikkaa ratas-kuvaketta oikeassa yläkulmassa. Aukeavassa uudessa ikkunassa voit muokata Zoomin asetuksia.
    zoom_asetukset_2.png