Zoom - kysymyksiä ja vastauksia

Kysymys: Kuinka kauan luomani Zoom-kokous on voimassa?

Vastaus: Voimassaolo riippuu kokouksen tyypistä:

• jos kokous on toistuva kokous (Recurring meeting), on kokous voimassa aina 365 päivää eteenpäin sen viimeisimmästä käyttökerrasta,
• jos taas kyseessä on ei-toistuva kokous (eli ei ruksia Recurring-kohdassa), on kokous voimassa 30 päivää sen aikataulutetun ajan jälkeen,
• jos kyseessä taas on ns. kertaluonteinen kokous (instant meeting, eli käynnistetty Zoom-sovelluksen Home-sivun oranssista nappulasta), lakkaa kokouksen voimassaolo heti kokouksen loppumisen jälkeen.

Kysymys: Minulla ei näy Outlookissa Zoomin painikkeita. Mistä saan Zoomin Outlook-pluginin asennettua? Saako Zoomin kalenterivaraus office-yhteyttä nettikalenteriin?

Vastaus: Zoomin pluginin saa asennettua:

(1) Outlookin Zoom-pluginin saa asennettua yliopiston Windows-koneilla Software Centeristä, hakemalla hakusanalla Zoom ja kotikoneille Zoomin lataussivuilta. 
(2) Asennuksen jälkeen painikkeet näkyvät Outlookin ylälaidassa. 

Katso ohjeet nettikalenterin eli OWA:n osalta löydät Helpdeskin ohjesivulta (Zoom > Tarkka ohje > Kutsun lähettäminen > 2) Kutsun lähettäminen OWAsta).

Kysymys: Pääseekö yliopiston lisenssillä tehtyyn Zoom-kokoukseen mukaan myös ulkopuolisia osallistujia?

Vastaus: Kyllä. Zoom-palavereihin pääsee mukaan myös ilman yliopiston Zoom-lisenssiä tai ilman Zoom-sovellusta. Suosittelemme Google Chromen käyttöä Zoomin selainkäyttöön. Host-roolin (alternative host) voi kuitenkin määrittää etukäteen vain niille, joilla on HY:n Zoom-tunnus. Kokouksen alussa host- tai co-host -rooli on mahdollista antaa kenelle tahansa kokouksen osallistujista.

Kysymys: Voiko kalentereissa jo olevan tavallisen kokouksen muuttaa Zoom-kokoukseksi?

Vastaus: Kyllä voi. Avaa aiemmin tehty kalenterivaraus ja paina sen jälkeen ylälaidan Schedule a meeting –painiketta. Tällöin Zoom-kokouksen tiedot tulevat varaukseen, ja voit halutessasi muokata niitä. Jos et näe Schedule a meeting -painiketta, et ehkä ole asentanut Outlookin Pluginiä.

Kysymys: Kannattaako salasanaa käyttää kokouksessa? Onko salasanasta paljonkaan hyötyä, koska liittymislinkki sisältää tuon salasanan? Entä milloin odotushuoneen käyttö on tarpeen?

Vastaus: Suosittelemme vahvasti joko salasanasuojauksen tai odotushuoneen käyttöä kokouksissa. Salasanasuojauksen ja odotushuoneen saa päälle kokousta perustettaessa, kohdassa Security.

Oletusasetuksilla salasana tulee kryptattuna mukaan osallistumislinkkiin, jolloin linkkiä klikatessa salasanaa ei Zoom-sovellusta käytettäessä tarvitse erikseen antaa. Salasanasuojaus kuitenkin estää Meeting ID -numerolla liittymisen ilman salasanaa. Jos haluat kokouksesi kysyvän aina kaikilta osallistujilta erikseen salasanaa, voit poistaa salasanan linkkiin upotuksen Zoomin asetuksista. Ks. tarkemmat ohjeet videolta ”5 vinkkiä turvalliseen Zoom-kokoukseen”.

Odotushuoneen ollessa päällä kokouksen järjestäjät (host ja alternative host) pääsevät kokoukseen suoraan. Muut osallistujat ohjautuvat ensin odotushuoneeseen. Kokouksen järjestäjät voivat rauhassa valmistautua tilaisuuteen ja osallistujat pääsevät sisään järjestäjän hyväksyttyä heidät Admit-painikkeesta. Admit all –painikkeesta voi hyväksyä kaikki odotushuoneessa odottavat kokoukseen. Muista kuitenkin päästää myös mahdolliset myöhässä tulijat kokoukseen!

Odotushuoneen saat päälle tai pois päältä myös kokouksen aikana Security-painikkeen takaa kohdasta Enable waiting room.

Kysymys: Saanko jotenkin kaikista osallistujista kätevästi listaa?

Vastaus: Ohjeet osallistujalistan talteen ottamisesta löydät Helpdeskin Zoom-ohjeesta: Tarkka ohje > Osallistujalistan kerääminen.

Kysymys: Yritin lisätä Alternative host -kenttään käyttäjän ja sain viestin "users could not be added as alternative hosts because they are not members of the same account". Mitä tämä tarkoittaa? Voiko Alternative hostina toimia toisen yliopiston (jolla on Zoom-lisenssi) palveluksessa oleva henkilö?

Vastaus: Kokouksen Alternative host -kenttään voi lisätä ainoastaan henkilön, jolla on Helsingin yliopiston Zoom-lisenssi. Henkilön täytyy myös olla kirjautunut vähintään kerran Zoomiin yliopiston käyttäjätunnuksella, jotta hänet voidaan lisätä Alternative hostiksi.

Ulkopuolista henkilöä ei siis etukäteen voi lisätä Alternative hostiksi, mutta kokouksen aikana hänelle voi antaa lisää oikeuksia klikkaamalla Participants, menemällä hänen nimensä kohdalle ja klikkaamalla More → Make Host / Make co-host.

Kysymys: Voiko kokouksessa olla monta hostia?

Vastaus: Kokouksessa voi olla vain yksi host. Kokousta perustettaessa on kuitenkin mahdollista lisätä Alternative hosteja, jotka pystyvät myös avaamaan kokouksen hostina. Lisäksi kokouksen aikana on mahdollista vaihtaa host-rooli toiselle käyttäjälle, sekä lisätä co-hosteja. Co-hostien määrään ei ole rajoituksia.

Kysymys: Voinko olla useassa perustamassani kokouksessa samaan aikaan? Entä voiko Alternative host vetää perustamaani kokousta samaan aikaan kuin minä vedän toista kokousta?

Vastaus: Sinulla voi olla kaksi (2) itse perustamaasi Zoom-kokousta samaan aikaan käynnissä. Alternative hostit ja co-Hostit voivat hallinnoida kokouksia, kun olet toisaalla. Kannattaa varmistaa, että molemmissa kokouksissa on toinen henkilö hallinnoimassa kokousta poissaollessasi.

Kysymys: Mitä tarkoittaa Lock meeting?

Vastaus: Kun kokouksen aikana laittaa päälle Lock meeting -toiminnon, kokoukseen ei enää pääse sisälle enempää osallistujia. Lock meeting -toiminto löytyy hostin tai co-hostin oikeuksilla Zoom-ikkunan alalaidasta, Security-valikon takaa.

Kysymys: Miten estän muiden kuin esiintyjien mikkien päälle laittamisen?

Vastaus: Kokouksen alussa ja sen aikana voit hallinnoida osallistujien asetuksia Security-painikkeen takaa. Voit estää osallistujien ruudun jakamisen, chattiin kirjoittamisen, oikeuden nimetä itsensä uudelleen, mikin päälle laittamisen, profiilikuvan näyttämisen ja videokuvan näyttämisen. Valikossa on myös Suspend Participant Activities -kohta, joka ottaa kerralla osallistujilta kaikki oikeudet pois. 

Kysymys: Voivatko muutkin kuin host jakaa näyttönsä osallistujille? Voiko yliopiston ulkopuolinen henkilö jakaa Zoomissa?

Vastaus: Oletuksen kaikki kokouksen osallistujat (sekä sovelluksella että selaimella osallistuvat) voivat jakaa näkyville koneensa ruutua tai jotakin yksittäistä tiedostoa. Vain hostilla on kuitenkin oikeus alkaa jakaa jonkun toisen esityksen päälle. Ruudunjakamisen voi myös estää osallistujilta Security-valikon kautta.

Kysymys: Pystyykö zoomilla jakamaan äänitiedostoja tai videoita?

Vastaus: Zoomilla pystyy jakamaan ääntä tai videota; tärkeintä tällöin on laittaa ruksi Share-ikkunan alalaidassa kohtaan Share sound, ja jos kyseessä on video, valitse myös Optimize for video clip. Sen jälkeen jaetaan haluttu sisältö (esim. auki oleva videoikkuna, joka halutaan jakaa, tai koko ruutu) ja laitetaan omalla koneella pyörimään haluttu sisältö.

Kysymys: Saako chattiä mitenkään näkyviin samaan aikaan, kun jakaa sisältöä?

Vastaus: Jos käytettävissä on kaksi näyttöä, kannattaa pitää auki toisessa ikkunassa jaettavaa sisältöä ja toisessa esimerkiksi Zoomin chat-ikkunaa ja osallistujalistaa. Tämä on mahdollista, kun käyttää laajennettua työpöytää, jonka esimerkiksi Windows-koneissa saa käyttöönsä Windows-näppäintä ja P-kirjainta painamalla ja valitsemalla extend. Tämä ratkaisu kahdella näytöllä on esittäjän kannalta paras vaihtoehto.

Jos näyttöjä kuitenkin on vain yksi, voi olla hankala joka tapauksessa seurata chattia samalla. Tämä on kuitenkin mahdollista esimerkiksi silloin, jos jakaa pelkästään vaikkapa PowerPointia tai muuta yksittäistä ikkunaa, eli ei koko ruutua. Tällöin chat-ikkunaa on mahdollista pitää auki PowerPointin päällä. 

Kysymys: Saako hiiren kursorin näkymään osallistujille?

Vastaus: Hiiren kursori näkyy, kun jakaa omalta koneeltaan näkymää, ja kursori tallentuu myös tallenteeseen. Ainut poikkeus tähän on, jos jakaessaan laittaa ruksin kohtaan ”Optimize for Video Clip”. Tällöin hiiren kursori ei tallennu tallenteeseen.

Kysymys: Minkä kokoinen tiedosto noin tunnin mittaisen kokouksen tallenteesta tulee?

Vastaus: Koko vaihtelee jonkin verran, mutta esim. 63 minuutin mittainen tallenne oli konvertoimattomana 780 megatavua (sisälsi sekä esitysmateriaalia että esiintyjän videokuvan koko tallenteen ajan). Konvertoitu, valmis mp4-tiedosto tallenteesta oli kooltaan 135 MB.

Kysymys: Voiko chattia tallentaa ja miten? Näkyykö myös chatti tallenteessa?

Vastaus: Chat-ikkuna ei tule mukaan tallenteeseen. Se kuitenkin tallentuu tekstitiedostona samaan kansioon videotallenteen kanssa, ja sen saa myös talteen kokouksen aikana chat-ikkunan alalaidasta kolmen pisteen takaa → Save chat.

Kysymys: Miten vien Zoomissa tehdyn tallenteen Moodleen?

Vastaus: Moodleen ei voi viedä videoita suoraan, vaan ne kannattaa viedä ensin Unituben lataamoon. Katso ohjeet videoiden linkityksestä.

Kysymys: En saa tallennettani konvertoitua, mitä teen?

Vastaus: Zoom alkaa konvertoida tallennetta automaattisesti kokouksen päätyttyä. Jos konvertointiprosessi on jäänyt kesken, saat jatkettua konvertointia seuraavasti:

1. Avaa Zoom-sovellus ja klikkaa Meetings
2. Valitse vasemmasta laidasta välilehti Recorded.
3. Valitse kyseessä oleva kokous ja klikkaa Convert.

Konvertoinnista ja siihen liittyvistä ongelmista löydät lisätietoa Zoomin omista ohjeista. 

Kysymys: Mitä tallennustapaa (paikallinen tallennus, pilvitallennus) Zoomissa kannattaa käyttää milloinkin?

Vastaus: Suositeltavin tallennustapa on palveluntarjoajamme NORDUnetin kehittämä pilvitallennus, jossa tallenteen latauslinkki toimitetaan tapahtuman luojan sähköpostiin tapahtuman jälkeen. Sähköpostista tallenne pitää muistaa ladata 10 päivän sisällä sähköpostin saapumisesta, sillä 10 päivän jälkeen tallenne tuhoutuu lopullisesti.

Myös paikallista tallentamista voi kuitenkin käyttää erikoistilanteissa, kuten Breakout Roomeja ja tulkkauksia tallennettaessa. Paikalliseen tallenteeseen tallentuu aina tallentajan oma Zoom, eli esimerkiksi tulkkaustilanteessa tallenteelle tallentuu tulkattu ääniraita.

Kysymys: Miten teen Breakout roomin ryhmät etukäteen?

Vastaus: Pienryhmiä on mahdollista nimetä etukäteen Zoomin selainnäkymän (www.helsinki.fi/zoom > Sign in) kautta, kokouksen asetuksista, kohdasta Breakout room pre-assign. Meetings-sivulta löydät kaikki luomasi kokoukset ja pääset muokkaamaan niiden asetuksia menemällä kokouksen nimen päälle ja klikkaamalla Edit.

Kun laitat ruksin kohtaan Breakout room pre-assign, pääset lisäämään ryhmiä ja nimeämään niitä. Voit myös jakaa osallistujia ryhmiin. Huomioi kuitenkin, että ainoastaan Helsingin yliopiston Zoom-tilin käyttäjiä on mahdollista lisätä pienryhmiin ennakkoon. Heidän tulee myös olla kirjautuneena Zoomiin ennen kokoukseen liittymistä, jotta Zoom tunnistaa heidät ja pystyy jakamaan ryhmiin. Muut kuin HY:n Zoom-käyttäjät voi host jakaa vasta kokouksen aikana ryhmiin.

Jos ennakkoon tehdyt ryhmät eivät heti näy Breakout rooms -ikkunassa, voi kokeilla Recreate → Recover to pre-assigned rooms. 

Zoomin omista ohjeista löytyy kaksi hyvää ohjetta tähän (englanniksi): 

• Pre-assigning participants to breakout rooms
• Managing Breakout rooms

Kysymys: Voiko myös co-host hallinnoida Breakout rooms -toiminnon kokouksessa?

Vastaus: Pitkään Breakout rooms -toiminnon hallinnointi oli vain hostin oikeuksilla mahdollista, mutta Zoom-sovelluksen versiossa 5.4.6 ja sitä uudemmissa on Breakout rooms -toiminnon aloittaminen ja hallinnointi mahdollista myös co-hostin oikeuksilla. Kannattaa kuitenkin huomioida, että Breakout room -toimintoa voi hallinnoida kerrallaan kuitenkin vain yksi henkilö. Sekä hostit että co-hostit voivat liikkua vapaasti pienryhmien välillä. 

Kysymys: Onko osallistujien mahdollista valita, mihin pienryhmään menee?

Vastaus: Tämä ominaisuus on käytettävissä Zoom-sovelluksen versioissa 5.3.0 ja uudemmissa. Kannattaa kuitenkin huomioida, että ominaisuus ei toimi osallistujilla, jotka tulevat kokoukseen vanhemmilla versioilla tai selaimella osallistuttaessa. Osallistujia kannattaa siis suositella tulemaan mukaan sovelluksella, ja mielellään myös tarkistamaan Zoom-sovelluksen versio. Jos kokoukseen kuitenkin tulee osallistuja mukaan vanhemmalla sovellusversiolla tai selaimella, saa host hänet lisättyä haluttuun pienryhmään.

Kysymys: Jos osallistuja liittyy kokoukseen vasta kun Breakout rooms on jo aloitettu, mihin liittynyt osallistuja joutuu?

Vastaus: Jos osallistuja tulee myöhässä kokoukseen, hän ohjautuu päähuoneeseen, paitsi silloin kun host on jakanut osallistujat ryhmiin jo ennakkoon. Tällöin osallistuja ohjautuu suoraan pienryhmään (Zoom-sovelluksen versiossa 5.4.0 ja uudemmissa), edellyttäen että hän on kirjautunut Zoomiin.

Kysymys: Miten tapahtuman host tai co-host saa parhaiten yhteyden eri Breakout roomeihin?

Vastaus: Tapahtuman host voi kuuluttaa kerralla kaikkiin huoneisiin joko kirjoittamalla tai ääneen. Co-host pystyy kuuluttamaan huoneisiin vain kirjoittamalla.

Kysymys: Kumpi on parempi selain vai sovellus?

Vastaus:

Ennakkotoimenpiteisiin eli kokousten perustamiseen, kokousten asetuksien muokkaamiseen ja Zoom-tilin yleisten asetusten muokkaukseen paras on Zoomin selainnäkymä (www.helsinki.fi/zoom > Sign in). 

Zoom-sovelluksesta löytyy myös hiukan rajatummin erilaisia asetuksia ja luonnollisesti kokousten perustaminen onnistuu myös sieltä. Lisäksi kokouksia on mahdollista luoda myös Outlookin kalenterin kautta, mutta asetukset ovat rajatummat. Pysyvien kokouslinkkien luominen onnistuu vain Zoomin selainnäkymän kautta, kuten myös Pollien eli kyselyjen teko ennen kokousta.

Kokoukseen osallistumiseen on Zoom-sovellus ehdottomasti paras väline, ja kokous avautuukin automaattisesti sovelluksessa, jos se vain on koneella/mobiililaitteella asennettuna. Selaimella osallistumiseen suosittelemme Google Chrome -selainta, mutta siinäkään eivät kaikki uusimmat sovelluksessa jo saatavilla olevat ominaisuudet toimi. Zoomin sivuilta löytyy tarkempaa vertailua eroista työpöytäsovelluksen, mobiilisovelluksen ja selainkäyttöliittymän välillä.

Kysymys: Miten Poll-toimintoa käytetään käytännössä? Voiko polleja tehdä etukäteen? Jos co-host on mukana, niin voiko hän tehdä myös Poll kysymykset? Miten äänestyksessä saa esitettyä yhden kysymyksen kerrallaan?

Vastaus: Kokouksen perustaja pääsee luomaan pollin eli kyselyn Zoomin selainnäkymässä (www.helsinki.fi/zoom > Sign in), Meetings-sivulla. Klikkaa halutun kokouksen nimeä ja näet kokouksen tietojen alalaidassa tekstin ”You have not created any poll yet” ja sen vierellä Add-painike. Sieltä pääset lisäämään kysymyksiä. Voit tehdä useita polleja samaan kokoukseen.

Alkaessasi käyttää pollia kokouksessa, saat ikkunan ylälaidasta valittua, minkä tekemistäsi polleista haluat aloittaa. Etukäteen polleja voi tehdä vain kokouksen perustaja. Kokouksen aikana myös co-hostin on mahdollista käynnistää poll. Kannattaa huomioida, että hostit tai co-hostit eivät voi osallistua kyselyihin. 

HUOM! Jos haluat kyselyn tulokset visuaalisessa muodossa talteen, kannattaa ottaa ruutukaappaus tuloksista kokouksen aikana. Jälkeenpäin kyselyn tulokset on mahdollista ottaa csv-tiedostona ulos Zoomin selainnäkymästä, hakemalla oikealla ajankohdalla kohdasta Reports > Meeting > Poll report.

Kysymys: Voiko webinaarin streamata esimerkiksi Youtubeen?

Vastaus: Ei, Helsingin yliopiston Zoom-lisenssiin ei tällä hetkellä kuulu webinaarien streamaus ulkopuoliseen palveluun.

Kysymys: Kuinka voin tekstittää tapahtumani? Onko meillä käytössä automaattitekstitys?

Vastaus: Tällä hetkellä voit tekstittää tapahtumasi manuaalisesti, eli käytännössä hankkimalla pikakirjoittajan kirjoittamaan tekstiä.

Automaattitekstitys ei tällä hetkellä ole käytössä Helsingin yliopiston Zoom-lisenssillä.

Kysymys: Voiko Zoomin chattia käyttää?

Vastaus: Zoom-sovelluksen chat muistuttaa monelta osin Teamsin chattia. Sovelluksen chattia voi käyttää turvallisin mielin.

Kysymys: Voiko yliopiston Zoomissa käyttää valkotaulua (Whiteboard)?

Vastaus: Helsingin yliopiston Zoomissa on käytössä vain tapaamisen aikana jakoikkunasta (Share) avattava valkotaulu (Whiteboard).

Tapaamisten ulkopuolella oleva ja pilveen tallentuva Whiteboards-toiminto ei kuulu yliopiston On-Prem Zoomiin.