Zoom: Webinaarilisenssi

Yliopiston Zoom-lisenssillä jokaiselle käyttäjälle kuuluu (1.5.2024 alkaen):

  • 500 henkilön kokoushuoneet
  • 500 henkilön webinaarihuoneet

Tämän lisäksi yliopistolla on käytössä rajallinen määrä webinaarilisenssejä, joilla pystyy pitämään suurempia Zoom-webinaareja:

  • 2 kpl webinaarilisenssejä max 1000 henkilön tapahtumiin
  • 1 kpl webinaarilisenssejä max 3000 henkilön tapahtumiin

Voit tilata erikoislisenssejä käyttöösi määräajaksi e-lomakkeella (ks. tarkemmat ohjeet varaukseen alta). Oletuksena varaamme erityislisenssejä käyttöön maksimissaan viikoksi kerrallaan. Jos sinulla on tarvetta pidempiaikaiselle käytölle, kirjoita siitä tieto e-lomakkeelle. Olemme sinuun yhteydessä, mikäli pyytämäsi varausaika ei ole mahdollinen.

    Erikoislisenssit

    Yliopistolla on käytössä 500, 1000 ja 3000 osallistujan Zoom-webinaarilisenssit. 500 osallistujan webinaarilisenssi kuuluu jokaiselle käyttäjälle automaattisesti, mutta 1000 ja 3000 käyttäjän lisenssit voidaan varata lomakkeella määräajaksi yliopistolaisen omalle Zoom-tunnukselle.

    Zoom-webinaari

    Webinaarilisenssi on Zoomin lisätoiminto, joka mahdollistaa webinaari-tyyppisten Zoom-kokousten luomisen.

    Zoom-webinaari on ominaisuuksiltaan erilainen kuin tavallinen Zoom-kokous mm. seuraavilla tavoilla:

    • Webinaarin osallistujan oikeudet ovat oletusasetuksilla rajatummat (videota tai ääntä ei ole käytettävissä, osallistuminen vain chatin/Q&A-toiminnon kautta).
    • Rooleista löytyy hostin ja co-hostin lisäksi rooli panelist, jolla osallistujaa laajemmat oikeudet. Panelistin rooli on mahdollista antaa etukäteen myös yliopiston ulkopuolisille henkilöille.
    • Webinaarissa on chatin lisäksi Q&A-toiminto, jossa osallistuja voi esittää kysymyksiä ja peukuttaa toisten kysymyksiä.
    • Webinaarissa Breakout rooms -toiminto ei ole käytössä.

    Erikoislisenssien varaaminen

    Voit varata webinaarilisenssejä käyttöösi e-lomakkeella.

    Webinaarilisenssien varaustilannetta voit tarkastella alla olevien linkkien kautta. Huomaa kuitenkin, että varauskalentereihin ei ole mahdollista itse tehdä varauksia, vaan kaikki varauksen tehdään vain yllä olevan lomakkeen kautta.

    Ohjeita webinaarin käyttöön

    Täältä Helpdeskin Zoom-ohjeissa ja Zoomin omissa ohjeissa löytyy kirjallisia ohjeita ja videoita webinaarin osalta. Kannattaa katsoa läpi ainakin seuraavat ennen ensimmäistä webinaaria:

    Erikoislisenssit

    Yliopistolla on käytössä 500, 1000 ja 3000 osallistujan Zoom-webinaarilisenssit. 500 osallistujan webinaarilisenssi kuuluu jokaiselle käyttäjälle automaattisesti, mutta 1000 ja 3000 käyttäjän lisenssit voidaan varata lomakkeella määräajaksi yliopistolaisen omalle Zoom-tunnukselle.

    Erikoislisenssien varaaminen

     Varaa webinaari- tai large meeting -lisenssi käyttöösi e-lomakkeella.

    Webinaarilisenssien varaustilannetta voit tarkastella alla olevien linkkien kautta. Huomaa kuitenkin, että varauskalentereihin ei ole mahdollista itse tehdä varauksia, vaan kaikki varauksen tehdään vain yllä olevan lomakkeen kautta.

    Zoom-webinaari

    Zoom-webinaari on ominaisuuksiltaan erilainen kuin tavallinen Zoom-kokous mm. seuraavilla tavoilla:

    • Webinaarissa on käytössä chatin lisäksi Q&A-toiminto, jossa osallistuja voi esittää kysymyksiä ja peukuttaa toisten kysymyksiä.
    • Webinaarissa on käytössä yksi uusi rooli, panelist.
    • Webinaarissa Breakout rooms -toiminto ei ole käytössä.

    Zoom-kokouksen muuttaminen Zoom-webinaariksi

    Zoom-webinaarin voi luoda etukäteen normaalina kokouksena (Meeting) ja muuttaa sen webinaariksi myöhemmin. Muuttaminen tapahtuu Zoomin selainversion kautta osoitteesta https://helsinki.zoom.us/.

    Valitse sivun vasemmasta reunasta kohta Meetings.

     Klikkaa sen kokouksen (Meeting) nimeä, jonka haluat muuttaa webinaariksi.

     Löydät linkin avautuneen sivun oikeasta alareunasta:

    Klikkaamisen jälkeen Zoom kysyy vielä, että muutetaanko kokous varmasti webinaariksi. Muutosta ei voi perua. Klikkaa painikkeesta Convert

     Muutoksen jälkeen tapahtuma löytyy Zoomin vasemman reunan valikosta kohdasta Webinars.

    Osallistujien roolit webinaarissa

    Webinaarissa osallistujien roolit ovat pitkälle samanlaiset kuin tavallisessa kokouksessa (Meetings). Webinaarissa on kuitenkin lisänä yksi uusi rooli, panelist, joka ei ole käytössä tavallisessa kokouksessa. Alla eriteltynä muutamia roolien erityispiirteitä. 

    Host

    Host voi antaa alternative host - (etukäteen ja vain Helsingin yliopiston tunnuksille) ja co-host- (webinaarin aikana ja kaikille tunnuksille) oikeudet.

    Vain host pystyy tekemään ja muokkaamaan kyselyitä, valtuuttaa toisen osallistujan aloittamaan tekstitystoiminnon (closed captions) ja päättämään webinaarin.

    Co-host/Alternative host

    Hostin lisäksi myös co-host ja alternative host voivat aloittaa webinaarin, käynnistää kyselyn ja ylläpitää osallistujia (mute, nosto panelistiksi, yms.)

    Panelist

    Panelisti on vain webinaarissa käytössä oleva rooli, jolla on tavallista osallistujaa laajemmat oikeudet esimerkiksi käyttää kameraa ja jakaa näyttöään. Webinaarin host voi antaa panelistin oikeudet osallistujalle joko etukäteen tai webinaarin aikana. Panelistin rooli on mahdollista antaa etukäteen myös yliopiston ulkopuolisille henkilöille.

    Attendee

    Tavallisella osallistujalla on webinaareissa lähinnä katsojan rooli. Kommunikointi tapahtuu pääsääntöisesti chatin ja Q&A:n kautta.

    Panelistin lisääminen

    Panelistin lisääminen manuaalisesti

    Mene Zoomin selainversion kautta webinaariisi (https://helsinki.zoom.us/ > Webinars) ja klikkaa webinaarisi nimeä. Valitse sivun alareunasta välilehti Invitations. Klikkaa Invite Panelist kohdan oikealta puolelta Edit, tai mikäli sinulla on valmis CSV-tiedosto, Import from CSV

    Sinulle avautuu uusi ikkuna:

    1. Kirjoita panelistin nimi
    2. Kirjoita panelistin sähköpostiosoite
    3. Mikäli panelisteja on enemmän, valitse Add Another Panelist
    4. Mikäli haluat, että Zoom lähettää panelisteille kutsun heti tallennettuasi panelistien tiedot, jätä valinta tähän.
    5. Tallenna panelistilistauksesi.

    Panelistin lisääminen CSV-tiedoston avulla

    Mikäli webinaarissa on paljon panelisteja, voi panelistit lisätä kerralla käyttämällä CSV-tiedostoa. CSV-tiedoston voi tehdä esimerkiksi Excelillä (ks. CSV-tiedoston pohja).

    Mene Zoomin selainversion kautta webinaariisi (https://helsinki.zoom.us/ > Webinars) ja klikkaa webinaarisi nimeä. Valitse sivun alareunasta välilehti Invitations. Klikkaa Invite Panelist kohdan oikealta puolelta Import from CSV.

    Voit lähettää panelisteille tarvittaessa uuden kutsun klikkaamalla Edit-painiketta ja klikkaamalla panelistin nimen perässä olevasta painikkeesta Resend.

     

    Q&A

    Webinaarissa on chatin lisäksi Q&A-toiminto, jossa osallistuja voi esittää kysymyksiä ja peukuttaa toisten kysymyksiä. Webinaarin oletusasetuksilla osallistujien rooli on paljon rajatumpi kuin tavallisissa kokouksissa, joten video tai ääni eivät ole oletuksena käytössä, ja osallistuminen tapahtuu vain chatin tai Q&A-toiminnon kautta.

    Löydät Q&A asetusten välilehden napsauttamalla webinaarisi nimeä ja vierittämällä sivun alalaitaan. Voit muokata asetuksia klikkaamalla oikeasta reunasta Edit-painiketta. Asetuksista voit valita mm. voiko kysymyksiä esittää anonyymisti ja voivatko kaikki osallistujat nähdä vastatut vai kaikki kysymykset.

     Webinaarin ollessa käynnissä, saat Q&A-ikkunan auki klikkaamalla alarivin Q&A-painiketta.

    Webinar practise session

    Zoom-webinaarin käyttöä, ylläpitoa ja rooleja on mahdollista harjoitella ennen webinaaria. Harjoitella voi milloin tahansa lisenssin voimassaoloaikana. Harjoitussession voi aktivoida webinaarin asetuksista (https://helsinki.zoom.us/ > Webinars) klikkaamalla webinaarin nimen vierestä Edit. Harjoitussessioon voi osallistua host, co-hostit ja panelistit.

    Sähköpostiasetukset ja automaattiset viestit

    Webinaariasetuksissa on myös erilaisia automaattisia viestejä, joita voi lähettää webinaaria ennen ja webinaarin jälkeen. Sähköpostiasetukset löytyvät: https://helsinki.zoom.us/ > Webinars klikkaamalla webinaarin nimeä ja valitsemalla sivun alalaidasta välilehden Email Settings.

    Follow-up email

    Webinaarin asetuksista löytyy mahdollisuus lähettää seurantasähköposti (follow-up email) webinaarin osallistujille ja osallistumatta jättäneille webinaarin jälkeen. Huomioithan, että webinaarilisenssisi tulee olla voimassa, jotta follow-up email lähetetään Zoomista. Kannattaa siis huomioida jo lisenssiä varatessa, että lisenssi pysyy voimassa tarvittavan ajan.

    Anna palautetta

    Helsingin yliopiston IT-Helpdeskin ohjesivusto auttaa sinua työhösi liittyvissä IT-aiheisissa kysymyksissä. Kerro meille, miten voisimme parantaa ohjeitamme. Arvostamme suuresti palautettasi!

    Kuinka parantaisit ohjeistusta?
    Takaisin ylös