Zoom-tarkistuslista tapahtuman järjestäjälle

Suunnittele roolit ja vastuut

Suunnittele etukäteen roolit, joissa kokouksen järjestäjät toimivat, esimerkiksi:

• tapahtuman kutsun lähettäjä
• esittäjäkoneen/-koneiden hallinnoija(t)
• chatin seuraaja(t) - isoissa tapahtumissa suositellaan kahta henkilöä!
• tapahtuman puheenjohtaja/”juontaja” ja esiintyjät
• mahdollinen pienryhmien (Breakout rooms) hallinnoija
• mahdolliset pienryhmien fasilitoijat
• kokouksen tallentaja
• aikataulusta huolehtija (jos ei sama kuin juontaja)
• tallenteen mahdollinen editoija

Lisäksi kannattaa sopia kuka toimii hostin oikeuksilla kokouksessa ja kuka mahdollisesti tarvitsee co-hostin oikeuksia. Co-hostin oikeudet kannattaa olla ainakin kokouksen tallentajalla. Esimerkiksi sisällön jakaminen ei kuitenkaan vaadi co-hostin oikeuksia. Host voi antaa Co-hostin oikeuksia vasta kokouksen alkaessa. Kokousta luodessa on mahdollista määrittää myös vaihtoehtoisia hosteja (alternative host); he voivat kokouksen perustajan sijasta aloittaa kokouksen hostin oikeuksilla.

Muuta huomioitavaa suunnitteluvaiheessa

• Riittääkö tavallinen Zoom-kokous vai tarvitsetko tilaa suuremmalle osallistujamäärälle?  Erillisessä ohjeessa kerrotaan Zoomin Webinaari- ja Large meeting -lisensseistä. Tarvittaessa voit tilata niitä määräajaksi käyttöösi.
• Ohjelmarunko/käsikirjoitus kokoukselle on hyvä olla olemassa ja jaettuna etukäteen osallistujille.
• Kokouksen mahdollisesta tallentamisesta kannattaa ilmoittaa osallistujille etukäteen.
• Kokemusten mukaan esitysten jakaminen toimii parhaiten esiintyjien omilta koneilta. Mahdollisten ongelmien varalta esitykset kannattaa olla myös hostin koneella.
• Jos kokouksen järjestäjille on varattu yhteinen tila (esim. kokoustila tai luokkahuone), kannattaa järjestäjien rooleista riippuen miettiä, keiden kannattaa osallistua omilta koneiltaan muualta ja keiden tulla kokoustilaan paikalle. Tämä kannattaa huomioida erityisesti mahdollisten pienryhmien fasilitoijien osalta, koska heidän voi olla hankala toimia samassa tilassa.
• Chatin tallentamisesta ja mahdollisesta julkaisusta kannattaa sopia ja ilmoittaa etukäteen.

Pollit (kyselyt)

• Polleja eli kyselyitä pystyt tekemään kokoukseen jo etukäteen.
  • Jos et tallenna kokousta, kannattaa ottaa kyselyn tuloksista ruutukaappaus kokouksen aikana. Tulokset saa kokouksen jälkeen ulos vain csv-tiedostona.

Breakout roomit (pienryhmähuoneet)

• Myös Breakout roomeja eli pienryhmähuoneita voit tehdä etukäteen kokoukseen, mutta tällöin jäsenet tulee lisätä käsin. Jos käytät automaattista ryhmäjakoa, se ajaa tiedot mahdollisten ennalta tekemiesi ryhmämuutosten päälle.
  • Jos kuitenkin tiedät etukäteen, keitä kokoukseen on tulossa, pystyt lisäämään heidät myös ryhmiin etukäteen (edellyttää, että he ovat jo Zoom-käyttäjiä).
  • Voit nimetä käsin luodut huoneet ja asettaa niille aikarajan (esim. tehtävää varten).
  • Breakout-huoneiden käyttö ja niiden ohjeistus osallistujille sekä mahdollinen pienryhmien fasilitointi kannattaa suunnitella huolella.
     

• Varaa aikaa puoli tuntia tai tunti valmistautumiseen. Testaa etukäteen varaamasi tilan tekniikan toimivuus, etenkin mikit.
• Mikit ja kaiuttimet pois päältä kaikilta muilta paitsi esityskoneelta.
• Kännykät äänettömälle.
• Esittäjäkoneelle/-koneille materiaalit auki valmiiksi.
• Sulje esittäjäkoneelta Outlook, Teams ja vastaavat ohjelmat, jotta ruudunjaossa ei näy vahingossa mitään ylimääräistä.
• Varmista, että oikea henkilö on Host-roolissa ja lisää Co-Host -oikeudet niitä mahdollisesti tarvitseville.

• Varmista että ääni kuuluu sekä videokuva ja esitys näkyy.
• Ohjeista osallistujia kysymysten osalta: käytetäänkö kysymyksiin ensisijaisesti mikkiä vai chattiä, ja vastataanko kysymyksiin kokouksen aikana vai vasta kokouksen lopussa. Ohjeista myös lyhyesti kokouspainikkeet (mikki, video, chat, mahdolliset äänestykset).
• Laita kokouksen aikataulurunko osallistujille näkyville.
• Jos tallennat tilaisuuden, muistuta vielä siitä.

• Chatin seuraaminen; jos kysymyksiä käsitellään vasta esityksen lopuksi ja keskustelu on vilkasta, voi chatin seuraajalle olla helpointa poimia kysymyksiä talteen sitä mukaa kun niitä tulee.
• Juonnot, ohjeistukset tarvittaessa.
• Huolehdi aikataulusta.

• Ota chatti talteen.
• Mahdollisen kyselyn (Poll) tulosten jakaminen osallistujille, mikäli sitä ei ole tehty aiemmin. Ota myös tarvittaessa tulokset ruutukaappauksena itsellesi talteen.
• Tilaisuuden päättäminen.
• Kokouksen mahdollinen tallenne konvertoituu tallentajan koneelle mp4-tiedostoksi.
  • Lue tarkemmin pilvitallennuksesta erillisestä ohjeesta

Tilat ja laitteet

• Huolehdithan, että esiintyjistä on tarjolla myös videokuvaa!
• Pienissä tiloissa ja muutaman hengen äänen kaappaamiseen riittää hyvin Jabran kaltainen pöytämikrofoni.
• Isommissa tilaisuuksissa, joissa samassa tilassa on monta puhujaa, kannattaa käyttää jotakin kiinteällä laitteistolla varustettua tilaa.
  • Mm. Unitube-tallentavissa HY:n saleissa on mahdollisuus kytkeä tietokone salin kameraan ja mikkiin ja välittää sekä tallentaa tätä kuva- ja äänivirtaa koneelta Zoomin kautta.
  • Monissa yliopiston kokoustiloissa on varustuksena kiinteät kokousmikit ja esim. prismakamerat.
  • Yllä mainitut laitteistot toimivat yleensä yksinkertaisesti vain kytkemällä laite kiinni ja valitsemalla Zoomissa oikea kuva- ja äänilähde.

Pre-assigning participants to breakout rooms (englanniksi), Zoom Support -sivusto
Managing breakout rooms (englanniksi), Zoom Support -sivusto
Polling for meetings (englanniksi), Zoom Support -sivusto