Zoom

Zoom-klientprogrammet finns installerat på alla Windows- och Cubbli-datorer som underhålls centraliserat av universitetet. På Mac-datorer kan du installera programmet själv via Managed Software Center (se de separata anvisningarna för installation av Mac-program). 

Under Detaljerad hjälp får du veta hur Zooms klientprogram används. Zoom kan också användas i webbläsaren Chrome utan att applikationen behöver installeras (se instruktionerna på mellanfliken Snabb instruktion). Bilderna i den exakta instruktionen har tagits ur Zoom-applikationen på en Windows 10-dator. När du använder programmet i en webbläsare eller med andra operativsystem kan vyn se annorlunda ut, men funktionerna är i huvudsak likadana.

Starta Zoom (Start > Zoom > Zoom). Klicka på Sign In.

Klicka på Sign in with SSO.

Försäkra dig om att inställningarna överensstämmer med inställningarna på bilden. Adressens första del är helsinki (1) och slutdelen ska vara .zoom.us (2).
Klicka på  Continue.

Du kan ladda ner klientprogrammet Zoom, tillägg för webbläsare och andra tilläggsdelar på hemdatorer och mobila enheter på Zooms webbplats https://zoom.us/download.

• Se anvisning för att installera klientprogram på hemdatorn längre ner (Windows 10).
• Anvisning för installation av Zoom på Linux finns på Zooms webbplats (på engelska)
• Anvisning för installation av Zoom på Mac finns på Zooms webbplats (på engelska)

I detta exempel används webbläsaren Firefox. På andra webbläsare är vyerna annorlunda, men installationens skeden är samma.

Ladda ner installationsprogrammet på adressen https://zoom.us/download.

Klicka på nedladdningsknappen (Download).

Spara installationsprogrammet på din dator. Klicka på Save File (Spara fil).

Välj en mapp att spara filen i. Normalt sparas filer i mappen Downloads (Hämtade filer) (1). Klicka på Save (Spara fil) (2).

När programmet har laddats ner på din dator syns detta i webbläsaren. Öppna rullgardinsmenyn (1) och klicka på Open Containing Folder (Öppna mapp) (2).

Dubbelklicka på installationsfilen ZoomInstaller.exe.

Vänta tills installationen är klar. Zoom har nu installerats på din dator.

Fortsätt såsom det står om inloggning i början av instruktionen.

Uppdatering av klientprogrammet

• Kom också ihåg att då och då kontrollera om det finns uppdateringar. Uppdatera applikationen så här: välj din profilbild och klicka på Check for updates.
  

Ordna ett tidsinställt möte

Logga in på helsinki.zoom.us och klicka på Sign in. 
När du är inloggad på Zoom, gå till Meetings-fliken där du hittar en länk för tidsinställning av mötet: klicka på Schedule a Meeting 

Länken öppnar en meny där du kan skapa inställningar för mötet. 

• Topic (1) – Ge mötet ett namn som beskriver temat
• Description (2)  – Ge en kort beskrivning för mötet (inte obligatoriskt, men det är bra att beskriva agendan på något sätt) 
• When (3) – tidpunkt. Välj datum i kalendern och klockslag i rullgardinsmenyn
• Duration (4) – Mötets längd i timmar och minuter 
• Time Zone (5) – Tidszon för mötet. Standardzonen är (GMT +3:00) Helsingfors
• Recurring (6) – Återkommande möte. Kryssa i rutan, om du vill tidsinställa ett regelbundet återkommande eller permanent möte. Om du väljer återkommande möte, visar menyn fler inställningar.

När du valt återkommande möte, kan du ställa in följande:

• Recurrence (7)  – Hur ofta mötet upprepas (Daily, weekly, monthly, no fixed time), t.ex. om du vill ordna möte en gång i veckan, välj ”Weekly”. 
  • No fixed time = permanent möte. Om du väljer inställningen No fixed time, är mötet i kraft ett år framåt från mötets senaste användningsgång.
• Repeat every (8)  – Hur ofta mötet upprepas (välj önskad siffra i rullgardinsmenyn, t.ex. om du vill att mötet upprepas varje vecka välj 1, varannan vecka välj 2 osv.) 
• Occurs on (9) – Vilken dag mötet ordnas
• End date (10) – Välj avslutningsdatum eller hur många gånger mötet ordnas 

I bilden nedan ser du inställningarna för ett veckomöte (weekly) som upprepas en gång i veckan, varje torsdag. Avslutningsdatum är 24.11.2021. 

Säkerhetsinställningar: Minst en av följande säkerhetsfunktioner ska användas vid alla Zoom-möten: lösenord, väntrum eller obligatorisk inloggning.

• Registration (11) – Välj om mötet kräver registrering 
• Security (12) – Minst en av följande säkerhetsfunktioner ska användas vid Zoom-mötet: lösenord, väntrum eller obligatorisk inloggning. Du kan själv ställa in lösenordet. 

• Video (13) – Välj värdens och deltagarnas kamerainställningar, om standardinställningen för video är på eller av.
• Audio (14) – Välj ljudinställningar för mötesdeltagarna.
• Meeting options (15) – Tilläggsinställningar för mötet: Du kan välja bl.a. om deltagarna kan gå in i mötet före arrangörerna/värdarna och om mikrofonen stängs av då man kommer in i mötet. Här kan du också välja om du vill att mötet spelas in automatiskt. 
• Alternative hosts (16) – Du kan bevilja andra användare värd- eller presentationsrättigheter genom att lägga till deras e-postadresser här. De användare som du lägger till i alternative host-fältet kan öppna det egentliga mötet i värdens ställe och får co-host-rättigheter i mötet.
• Interpretation (17)  – Du kan lägga till och bjuda in en tolk till mötet.

När du har justerat mötets inställningar, klicka på Save för att skapa mötet. Det går att redigera inställningarna även senare.

Efter att du sparat mötet kan du granska mötets inställningar och öppna en Outlook-mötesinbjudan vid Add to > Outlook Calendar (.ics)

Alternativt kan du kopiera inbjudan vid Invite link. Klicka på Copy invitation

Funktionen öppnar ett fönster, där du kan se inbjudan och klicka på Copy meeting Invitation.

Nu kan du skapa en vanlig mötesinbjudan (eller uppdatera en existerande inbjudan) i Outlook och infoga informationen du nyss kopierat till inbjudan.

Du kan se kommande möten i webbläsarvyn på Zoom genom att gå till sidan Meetings och listan Upcoming Meetings.

Titta på videon om hur du ordnar ett säkert Zoom-möte

I videon behandlas

1. Skydda mötet med ett lösenord (0:08)
2. Använd väntrum (0:40)
3. Lås mötet (1:30)
4. Hantera inställningarna under mötet (1:42)
5. Begränsa möteslänkens synlighet i Outlook-kalendern (2:23)

1) Skicka inbjudan i Outlook-programmet

Du kan installera Zoom Outlook Plugin i Windowsdatorer som omfattas av universitetets centraliserade administration i Software Center. Plugin installeras på verktygsraden i e-posten och kalendern. Det lönar sig att ta i bruk det här tillägget om du använder Zoom aktivt. 

Du kan göra en mötesinbjudan (Schedule a Meeting) eller inleda ett möte (Start Instant Meeting) genom att klicka på ikonen i fråga.

2) Att skicka inbjudan från OWA.

Du kan även installera en Zoom-plugin i OWA.

• Öppna OWAs kalender och klicka på New event.
  
• Öppna menyn genom att klicka på de tre punkterna och på Get Add-ins.
  
  
• Sök på "Zoom" (1) och klicka på Zoom for Outlook (2).
  
  
• Klicka på Add.
  
  
• Klicka på Continue.
  
  
• Stäng installationsfönstret.
  
  
• Stäng fönstret.
  
  
• Nu hittar du Zoom-pluginen på OWAs övre rad.
  
  

3) Skicka inbjudan i Zoom-programmet

Obs! Detta är ett alternativt sätt.

Vi rekommenderar att du skapar mötet i webbläsaren (se anvisningar) eftersom där finns fler inställningar.
Du kan schemalägga mötet och skicka en inbjudan till deltagarna i förväg även från Zoom-programmet. Starta Zoom på din dator (Start > Zoom > Zoom).
Klicka på Schedule.

I det här exemplet skickas en inbjudan ut som kalenderinbjudan i Outlook.
Fyll i hur länge mötet varar (1) och fälten som beskriver egenskaperna (2) och välj kalender (3).
Klicka på Schedule.

Kalendern öppnas. De ovan införda uppgifterna är redo. Kom ihåg att lägga till deltagarna! Skicka inbjudan genom att klicka på Send.

När mötet redan pågår kan du lägga till nya deltagare genom att klicka på Invite längst ner.

Ett nytt fönster öppnas. I den övre kanten (1) kan du skicka en inbjudan per e-post (Invite by Email) eller välja deltagare via kontaktlistan (Invite by Contacts).
När du i nedre kanten (2) klickar på  Copy URL kopierar du mötets adress i Urklipp. Copy Invitation kopierar samma mer kompletta information från mötet som skickas i inbjudan per e-post.

Du kan lämna ett möte genom att klicka på End Meeting (värd) eller Leave Meeting (deltagare). Värden kan besluta om han eller hon avslutar mötet (End Meeting for All) eller avlägsnar sig medan mötet fortsätter (Leave Meeting).

Om du är värd och vill lämna mötet öppet för andra ska du först utse en annan deltagare till värd. Klicka på nästa värds namn i listan över deltagare och välj More.

Klicka på Make Host.

Zoom skapar automatiskt ett permanent personligt arbetsrum (Personal Meeting Room). Rummet har ett permanent ID-nummer och en länk som aldrig varierar. 

Klicka på  New Meeting för att öppna ett permanent mötesrum.

• Observera den lilla pilen invid texten New Meeting (1). Pilen öppnar en meny där Use My personal Meeting ID (PMI) är standard. Under den är ditt eget rums permanenta ID-nummer (2).
• Om du inte vill använda ditt permanenta rum ska du ta bort valet och börja mötet genom att klicka på New Meeting. Ett nytt möte inleds. Under Invitation URL ser du mötets adress.

När du schemalägger ett möte kan du på motsvarande sätt använda ditt eget permanenta rum eller skapa ett eget rum för mötet. Klicka på Schedule > Advanced Options > Use Personal Meeting ID 123-456-7890. Standardvalet är att det egna rummet inte är upptaget, till skillnad från tidigare.

Så skapar du mötesrum före mötet

Mötets värdar, dvs. host och co-host, kan dela in deltagarna i olika rum t.ex. för arbete i smågrupper.

Host kan skapa smågrupper  på förhand via mötesinställningarna i Zooms webbläsarvy (www.helsinki.fi/zoom > Sign in > Meetings > Mötets namn och Edit) genom att klicka på Breakout room pre-assign.

När du klickar på Create Rooms, öppnas ett fönster där du kan:

1. skapa rum
2. namnge rum och dela in deltagarna i rummen på förhand*
3. importera rum och deltagare från en CSV-fil (se Zooms egna anvisningar)

* Observera dock att endast användare av Helsingfors universitets Zoom-konto kan läggas till i smågrupper på förhand. De måste dessutom vara inloggade på Zoom innan de ansluter till mötet så att Zoom känner igen dem och kan dela in dem i grupper. Om utomstående Zoom-användare deltar i mötet, kan host och co-host dela in dem i grupper först under själva mötet.

Om fördefinierade grupper inte syns genast i Breakout rooms-fönstret kan du prova på Recreate → Recover to pre-assigned rooms.

Så skapar du rum under mötet

Om du inte vill skapa Breakout rooms på förhand, kan mötets värd skapa dem under själva mötet genom att klicka på More och Breakout Rooms.

Dialogrutan som öppnas låter dig välja:

1. Hur många rum du vill skapa
2. Om Zoom automatiskt ska dela in deltagarna i rummen
3. Om värden delar in mötesdeltagarna i grupper själv
4. Om deltagarna själva kan välja rum och röra sig mellan olika rum

Så startar du Breakout Rooms-rummen

När du har skapat dina rum, på förhand eller under mötet, kan du öppna Breakout Rooms-adminvyn genom att klicka på Breakout Rooms.

Adminvyn tillåter dig att:

1. Namnge och radera rum
2. Lägga till deltagare i rum
3. Skapa rummen på nytt
4. Lägga till nya rum
5. Öppna rummen för deltagare
6. Justera rummens inställningar

Host och co-host kan fritt besöka olika rum under smågruppsarbetet.

Om mötet bandas in, visar inspelningen endast det primära rummet oberoende av i vilket rum mötets värd befinner sig. Deltagarna kan göra en lokal inspelning av diskussionen i det egna rummet.

Om deltagaren anländer sent till mötet dirigeras hen till huvudrummet, utom om värden har delat deltagarna in i grupper på förhand. Då dirigeras deltagaren direkt till sin grupp, förutsatt att hen är inloggad på Zoom.

Broadcast

Host kan skicka meddelanden (broadcast) till alla aktuella Breakout-rum på en gång. Meddelandet kan vara skriftligt (Broadcast Message) eller ett röstmeddelande (Broadcast Voice).

Co-host kan endast skicka skriftliga meddelanden till rummen.

För att Broadcast-funktionen ska fungera måste både host och lyssnarna ha skrivbordsapplikationen i version 5.11.9 eller nyare. Broadcast-funktionen fungerar även i Zooms webbläsarversion. Knapparna för meddelanden finns i Breakout Rooms-fönstret.

Broadcast Message

Både host och co-host kan skicka skriftliga meddelanden till alla Breakout-rum samtidigt. Öppna Breakout Rooms-fönstret och välj Broadcast och Broadcast Message. Skriv ditt meddelande och välj Broadcast.

Texten visas längst upp i användarnas fönster:

Broadcast Voice

Host kan förmedla röstmeddelanden till alla Breakout-rum på en gång. Öppna Breakout Rooms-fönstret, välj Broadcast och Broadcast Voice. Klicka på Broadcast-knappen:

Broadcast är igång när linjerna på Broadcast-knappen rör sig:

Du kan också trycka på B-knappen på tangentbordet, varvid meddelandet (Broadcast) hörs i alla rum, Broadcast Voice-fönstret visas på skärmen och linjerna på knappen rör sig. Observera dock att knappen måste vara nedtryckt under hela meddelandet. Om man trycker på knappen medan man skriver öppnas alltså inte ett röstmeddelande.

Man kan stoppa meddelandet genom att klicka på samma knapp:

Ett meddelande visas längst upp i användarnas fönster när host skickar ett röstmeddelande:

Zooms Focus Mode erbjuder möjligheten att vid behov rikta deltagarnas uppmärksamhet till kamerabilden eller presentationen av endast en värd, co-host eller spotlight-deltagare. Mötets värd ska använda skrivbordsversionen av Zoom (version 5.7.3 och uppåt) för att Focus Mode ska kunna startas. Co-host kan administrera Focus Mode med Zooms webbläsarversion.

Focus Mode kan aktiveras och inaktiveras under mötet. När Focus Mode aktiveras:

• värd och co-host ser fortfarande deltagarnas kamerabild och skärmdelning
• deltagarna ser endast värdarnas kamerabilder och sin egen kamerabild •
• värdar kan välja en spotlight-deltagare så att kamerabilden och skärmdelningen av deltagaren i fråga är synlig för alla deltagare

Focus Mode kan aktiveras i Zoom-inställningarna. Logga in på Zoom med universitetets användarnamn på adressen https://helsinki.zoom.us/ och välj Settings. Focus Mode finns i inställningarna, vid In Meeting (Advanced).

Aktivera Focus Mode genom att välja More längst ned i Zoom och klicka på Start Focus Mode.

 Efter detta frågar Zoom om Focus Mode ska startas. Välj Start:

Efter att mötet har startats meddelar Zoom värden och deltagarna att Focus Mode har aktiverats.

Inaktivera Focus Mode genom att välja More och klicka på Stop Focus Mode.

Zooms nya (oktober 2023) Notes-funktion ger möjlighet att skapa memon och anteckningar, skriva i ett memo och dela memot med andra inom Zoom. Notes-memon fungerar under och utanför mötet. Notes-funktionen kan användas i Zooms skrivbordsprogram och i webbläsarversionen på adressen https://helsinki.zoom.us/

Lämna inte ut känsliga uppgifter i Zoom Notes.

För att kunna använda Notes-funktionen måste du vara inloggad i Zoom.

Du kan ta Zoom Notes i bruk via Zoom-inställningarna. Logga in på Zoom med ditt universitetsanvändarnamn på https://helsinki.zoom.us/ och välj Settings och Notes.

Under mötet kan du aktivera Notes genom att välja Notes längst ner i Zoom.

Därefter öppnas Notes-menyn till höger i Zoom.

I menyn kan du inleda ett nytt memo (New), och på en separat flik finns alla tillgängliga memon (All), de senaste memona (Recent), dina memon (My), memon som delats med dig (Shared) och stjärnmärkta memon (Starred). Du kan också söka och bläddra bland memon bland annat enligt redigeringsdatum (Last Modified) eller ägare (Owned by).

När du väljer ett nytt memo (New) öppnas ett tomt memo. Du kan ändra textinställningarna för ditt memo och namnge det.

Du kan dela ditt memo genom att klicka på den vita pilen på blå bakgrund (Share Note).

Fler inställningar finns bakom de tre punkterna (More).

Du hittar också tillgängliga memon i webbläsarversionen av Zoom. Man kan också redigera och dela memon utanför mötet.

Universitetet har en begränsad mängd speciallicenser som man kan hålla större Zoom-möten med (500–3 000 personer).

Mer information om speciallicenserna finns i en separat anvisning.

Att spela in en föreläsning eller ett möte är ett enkelt och smart sätt att också ställa innehållet till andras förfogande. Inspelningarna sparar tid och möda i fråga om föreläsningar, utbildningar eller möten som upprepas. 

• Zooms videoinstruktion om hur du sparar möten (engelska)

Inspelningar i Helsingfors universitets Zoom fungerar för närvarande lokalt och i NORDUnets molninspelningstjänst.

Om du vill klippa eller finslipa dina inspelningar eller lägga till textningar till dem, kan du använda ScreenPal. 

Om du vill dela dina inspelningar antingen till en viss kurs eller till en större publik, kan du ladda upp dem och dela dem på Unitube.

När du sparar på en lokal dator ska du observera att inspelningen efter mötets slut automatiskt konverteras till en mp4-fil. Skapande av en inspelning av till exempel en föreläsning kan ta mer än 15 minuter. Det här är viktigt att veta när du använder datorer i sambruk.

Kontrollera alltid i vilken mapp du sparar. Det lönar sig att välja datorns hårddisk som lagringsställe för inspelningen, t.ex. C-disken (C:\-diskens LocalData\användarnamn). Du kan välja standardmapp i inställningarna på Zoom. Då lagras filerna endast på datorns hårddisk och vi undviker möjliga problem som har med uppkopplingen att göra.  Då måste man själv se till att ta säkerhetskopior på videofilerna.

Lokal inspelning kan endast användas med Zooms skrivbordsapplikation.

Helsingfors universitet använder NORDUnets molninspelningstjänst för Zoom-evenemang och Zoom-möten. Observera om denna molninspelningstjänst:

1. I NORDUnets molninspelning skickas nedladdningslänken för inspelningen till mötets skapares e-post efter inspelningen.

• Om e-postmeddelandet inte har kommit fram nästa dag, kontrollera skräppostmappen.
• E-postens rubrik är Zoom recording ready for download och avsändaren är no-reply@zoom.nordu.net

2. Inspelningen lagras på NORDUnets nordiska server och måste laddas ner inom tio (10) dagar. Inspelningen kommer att tas bort från servern efter tio dagar och kan inte återställas.

3. Om du laddar ner inspelningen till din dator kan den sedan bearbetas eller laddas upp till en valfri plattform (Unitube, YouTube)

Ibruktagande

Logga in på Zoom på adressen https://helsinki.zoom.us/. Klicka på Sign in. Gå till fliken Recording på fliken Settings. Aktivera molninspelning genom att klicka på Cloud recording:

Inställningar för molninspelning

Aktivering av molninspelning öppnar inställningsmenyn för molninspelning:

De rekommenderade inställningarna är följande:

1. Det är viktigt att välja antingen Record active speaker with shared screen, Record gallery view with shared screen eller båda två. Om dessa inte är valda, sparas ingen bild i inspelningen.

• Record active speaker with shared screen och Record gallery view with shared screen: båda ska vara på.

2. Du kan emellertid välja att endast spela in ljud (Record an audio only file) eller endast spela in chatten (Save chat messages from meeting / webinar).

• Record an audio only file ska vara av
• Save chat messages from the meeting / webinar ska vara på.

3. Andra inställningar:

• Display participants’ names in the recording: du kan välja om du vill visa deltagarnas namn i inspelningen – på
• Record thumbnails when sharing: visas den lilla miniatyrbilden av talarens videobild medan skärmen delas – på
• Optimize the recording for 3rd party video editor: den här inställningen ökar filstorleken och bearbetningstiden – av, men om du har problem med att redigera inspelningen kan du prova att aktivera den
• Save panelist chat to the recording: visar paneldeltagarchatt under mötet – av

Observera att endast de ovan nämnda inställningarna är i bruk i Helsingfors universitets On-Prem Zooms molninspelningstjänst.

Användning av molninspelning

Starta molninspelning genom att klicka på Record to the Cloud i Zoom-mötets meny More.

Klicka på Stop Recording för att stoppa inspelningen.

Zoom meddelar dig då att du kommer att få ett e-postmeddelande när din inspelning är klar.

Nedladdning av molninspelning

Du får ett e-postmeddelande från NORDUnet när inspelningen är klar. Rubriken är Zoom recording ready for download och avsändaren är no-reply(at)zoom.nordu.net. E-postmeddelandet anger när inspelningen senast ska laddas ned, efter vilket inspelningen raderas från servern permanent.

Genom att klicka på länken i e-posten öppnas en nedladdningssida i webbläsaren, där du kan ladda ner inspelningen till din egen dator för vidare bearbetning.

Du kan spara en lista över deltagarna i ett Zoom-möte på följande sätt:

• Logga in på Zoom i webbläsaren på adressen www.helsinki.fi/zoom.
• Klicka på Reports > Usage (1). Klicka på Document (2) för att öppna Zooms egna instruktioner.
  
  
• Här (1) kan du välja tidsperioden från vilken du vill ha uppgifter om deltagarna.
  Observera att listan uppdateras först 15 minuter efter att mötet har avslutats och att endast uppgifter från den senaste månaden är tillgängliga. Vid (2) finns uppgifter om deltagarna. Vid Toggle columns (3) kan du välja vilka uppgifter som visas. Länken Document (4) öppnar Zooms egna instruktioner.
  
• Siffran i kolumnen Participants anger antalet deltagare. Klicka på siffran.
  
  
• Listan över deltagare öppnas. Vid (1) finns information om deltagarna. Genom att välja Export with meeting data (2) ser du grundläggande uppgifter om mötet. Flytta uppgifterna genom att klicka på Export (3). Filen är i formatet CSV, du kan öppna den till exempel i Excel eller spara den på datorn.
  
  

Du kan dela en skärm eller en app som är öppen så den syns för andra.

• Klicka på Share längst ner på skärmen.

• I fönstret som öppnas kan du välja att antingen dela hela skärmen (1) eller något appfönster (2). Välj vad du vill visa och klicka på Share (3).

• Den gröna ramen (1) visar appen som delas. I fönstrets övre kant finns styrknappar för delning (2).

• Övriga deltagare ser den aktiva delarens namn i fönstrets övre kant.

• Du kan lägga till anteckningar och betoningar på skärmen. Klicka på Annotate. Verktygsfältet öppnas.

• Från de flesta verktygen öppnas ännu en mer detaljerad undermeny.

• Gjorda anteckningar (1) kan tas bort med Eraser-verktyget eller genom att klicka på Undo på verktygsraden (2).

• Via More-menyn kan värden tillåta (Allow participants to annotate) eller förhindra (Disable participants annotation) att deltagarna gör anteckningar. Värden kan också välja om namn på de som gjort anteckningar ska visas (Show Names of Annotators) eller om de inte ska visas (Hide Names of Annotators).

Du kan spara en skärmdump med anteckningar mitt i en presentation. I exemplet delar Raimo Keski-Vääntö (1) sitt webbläsarfönster. Raimo har gjort betoningar med grönt på fönstret (2).

Klicka på Save. Programmet meddelar att skärmdumpen har sparats (Screen saved). Du kan öppna mappen där den sparades genom att klicka på  Show in Folder.

Bilder sparas i mappen Documents > Zoom.

Du kan sluta dela genom att klicka på Stop Share.

Ibruktagande

Logga in på Zoom på adressen www.helsinki.fi/zoom. Klicka på Sign in.

I Settings-fliken, gå till Meeting-fliken och välj In Meeting (Basic).

Aktivera whiteboarden med rullningslisten. Du kan också spara whiteboardens lagringsinställningar på samma ställe.

Användning

Du kan ta whiteboarden i bruk under Zoom-mötet genom att välja Share Screen.

I fönstret som öppnas, välj Whiteboard.

Klicka på Security-ikonen nedtill i rutan. Klicka på Lock Meeting.

Konferensen är låst. Nu kan ingen längre ansluta till konferensen.

Du kan avlägsna låsningen genom att på nytt klicka på Lock Meeting (genom att ta bort kryssmarkeringen).

Nu är konferensen inte längre låst. Andra kan åter ansluta till konferensen.

Starta Zoom (Start > Zoom > Zoom). Klicka på kugghjulet i det övre högra hörnet. I fönstret som öppnas kan du redigera inställningarna för Zoom.

Logga in på Zoom på adressen www.helsinki.fi/zoom.

• Klicka på Sign in.

• Klicka på profilbilden på fliken Profile.

• Klicka på Upload.

• Välj bild (1) och klicka på Open (Öppna) (2).

• Bilden öppnas i full storlek till vänster (1). En del av bilden är markerad innanför ramen (2). Till höger på den mindre bilden visas det markerade området. Du kan flytta på ramarna och hela ramen med justeringshandtagen (3). Miniatyrbilden (4) uppdateras när du avgränsar bilden.

• Klicka på Save när du är nöjd med avgränsningen av bilden.

Du kan radera bilden senare genom att klicka på Delete.

Bekräfta att du vill radera bilden genom att klicka på Yes.

Logga in på Zoom på adressen www.helsinki.fi/zoom. Klicka på Sign in.

Gå till Profile-fliken och klicka på Edit-knappen vid din profilbild.

Ange dina pronomen under Pronouns.

Du kan välja hur pronomen visas i Zoom-möten:

• Alltid (Always share in meetings and webinars),
• Fråga varje gång jag ansluter mig till ett möte (Ask me every time after joining meetings and webinars), eller
• Visas inte för andra (Do not share in meetings and webinars)

Spara dina inställningar genom att klicka på Save.

Logga in på Zoom på adressen www.helsinki.fi/zoom. Klicka på Sign in. Gå till fliken Profile.

Datum

Klicka på knappen Edit på raden Date Format. Du kan välja datumformat genom att klicka på önskat format i rullgardinsmenyn.

De svenska språkrekommendationerna rekommenderar formatet dd.mm.yyyy, dvs. till exempel 24.11.2021.

Klockslag

Klicka på knappen Edit på raden Time Format. Du kan välja 24-timmarsklockan genom att välja Use 24-hour time.

Du kan använda en virtuell bakgrundsbild eller -video på dina Zoom-möten. I följande exempel använder vi en självtagen bild, men det går även att använda en videobild som bakgrund.

Gå med webbläsaren till adressen www.helsinki.fi/zoom

• Klicka på Sign in.

Öppna Settings.

Leta reda på In Meeting (Advanced) (1) i inställningarna. Dra rullningslisten till höger (2).

Starta Zooms klientprogram (Start > Zoom > Zoom).

Klicka på din profilbild och välj Settings i menyn som öppnar sig.

Öppna mellanbladet Virtual Background och klicka på plus-markeringen till höger.

Klicka på Add Image.

Välj bakgrundsbild (1) och klicka på Open (2).

Om programmet ber dig ladda ner ett programpaket för att använda en virtuell bakgrundsbild, klicka på Download.

Efter nedladdningen kan du använda dina egna bakgrundsbilder. Klicka på en miniatyrbild (1). Samma bild syns i ett större format ovanför miniatyrbilderna (2).

Nu syns bilden du har valt som bakgrund till videobilden.

Du kan byta bakgrund medan videokonferensen pågår genom att klicka på pilen intill videokameran nere på sidan och välja en ny bakgrundsbild.

I god tid före mötet

Planera roller och ansvarsfördelning
Planera i förväg vilka roller mötesarrangörerna ska ha, till exempel:

• sändare av inbjudan till evenemanget
• administratör(er) för presentationsdator/-datorer
• person(er) som har koll på chatten – vid stora evenemang rekommenderas två personer!
• evenemangets ordförande/”moderator” och presentatörer
• eventuell administratör för smågrupper (Breakout rooms)
• eventuella facilitatorer för smågrupper
• person som spelar in mötet
• person som övervakar tidtabellen (om inte samma som moderatorn)
• eventuell redigerare av inspelning

Därutöver lönar det sig att komma överens om vem som ska ges värd-rättigheter på mötet och vem som eventuellt behöver co-host-rättigheter. Åtminstone den som spelar in mötet bör ha co-host-rättigheter. För att till exempel dela innehåll krävs däremot inte co-host-rättigheter. Värden kan ge co-host-rättigheter först när mötet börjar.

I samband med att mötet skapas är det även möjligt att utse alternativa värdar (alternative host) som med värd-rättigheter kan starta mötet i stället för mötets skapare.

Annat att observera i planeringsskedet

• Det är bra att ha en mötesplan/ett manuskript för mötet som delas ut i förväg till deltagarna.
• Meddela deltagarna i förväg, om mötet kommer att spelas in.
• Erfarenheter har visat att det fungerar bäst att dela presentationer från presentatörernas egna datorer. För att vara på den säkra sidan om det blir problem lönar det sig även att ha presentationerna på värdens dator.
• Om ett gemensamt rum (t.ex. ett konferensrum eller klassrum) har reserverats för mötesarrangörerna, är det bra att beroende på arrangörernas roller fundera på vilka som ska delta i mötet från sina egna datorer och vilka som ska komma till mötesrummet. Detta är bra att tänka på särskilt med tanke på eventuella facilitatorer för smågrupper, eftersom de kan ha svårt att fungera i samma rum.
• Kom överens och meddela på förhand om chatten ska sparas och eventuellt publiceras.

Polls (snabbenkäter)

• Polls, dvs. enkäter, kan du göra till mötet redan på förhand.

Breakout rooms (grupprum)

• Breakout rooms, dvs. egna rum för smågrupper, går att skapa på förhand till mötet, men i så fall måste deltagarna läggas till manuellt. Om du använder automatisk gruppindelning, kör den över eventuella gruppförändringar som du har gjort i förväg.
  • Du kan lägga till mötesdeltagarna i grupper på förhand (förutsätter att de redan är Zoom-användare), om du vet vilka som kommer att delta i mötet.
  • Du kan namnge rummen som du skapat manuellt och sätta en tidsgräns för dem (t.ex. för en viss uppgift).
  • Planera användningen av breakout rooms och anvisningarna för dessa till deltagarna samt eventuell facilitering i smågrupperna noggrant.

Före mötet i presentations- eller mötesrummet

• Reservera en halv timme eller en timme för förberedelser. Testa i förväg att tekniken fungerar i rummet du har bokat, särskilt mikrofonerna.
• Stäng av mikrofoner och högtalare på alla andra datorer förutom på presentationsdatorn.
• Sätt alla mobiltelefoner på ljudlöst.
• Öppna allt material färdigt på presentationsdatorn/-datorerna.
• Stäng Outlook, Teams och motsvarande program på presentationsdatorn, så att det inte syns någonting extra av misstag vid skärmdelning.
• Kontrollera att rätt person har värd-rollen och lägg till co-host-rättigheter till dem som eventuellt behöver dessa.

I början av mötet

• Försäkra dig om att ljudet hörs och att videobilden och presentationen syns.
• Ge deltagarna anvisningar för frågor: ska deltagarna i första hand använda mikrofonen eller chatten för att ställa frågor, och besvaras frågorna under mötets gång eller först i slutet av mötet. Ge också en kort introduktion om mötesknapparna (mikrofon, video, chatt, eventuella omröstningar).
• Lägg fram tidtabellen för mötet, så att alla deltagare kan se den.
• Om du spelar in evenemanget, påminn deltagarna om det.

Under mötet

Följ med chatten: om frågorna behandlas först i slutet av presentationen och diskussionen är livlig, kan det vara enklast för den som har i uppgift att hålla koll på chatten att plocka ut och spara frågorna vartefter de kommer.
Introduktioner, mellanprat, anvisningar vid behov.
Håll tidtabellen.
Om du inte sparar mötet, lönar det sig att ta en skärmdump av enkätresultaten under mötet. Efter mötet går resultaten endast att få som CVS-fil.

I slutet av mötet

• Spara chatten.
• Visa resultaten från en eventuell snabbenkät eller omröstning (Poll) för deltagarna, om det inte har gjorts redan tidigare. Spara även vid behov resultaten som en skärmdump på din dator.
• Avsluta evenemanget.
• En eventuell inspelning av mötet konverteras till en mp4-fil på inspelarens dator.

Att tänka på vid användningen av olika funktioner

Lokaler och utrustning

• Se till att det går att se en videobild av presentatörerna!
• I små utrymmen och för upptagning av ljudet från några personer räcker det med en Jabra-liknande bordsmikrofon.
• Vid större evenemang med flera talare i samma rum, lönar det sig att använda en lokal med någon form av fast ljudutrustning.
  • Bland annat I de av Helsingfors universitets salar som har Unitube finns möjlighet att ansluta en dator till salens kamera och mikrofon och överföra och spara video- och audioströmmar från datorn via Zoom.
  • I flera av universitetets konferenslokaler finns fasta mötesmikrofoner och t.ex. prismakameror.
  • Ovan nämnda utrustning fungerar i allmänhet helt enkelt genom att man ansluter en enhet till den och väljer rätt ljud- och bildkälla i Zoom.

Ytterligare anvisningar om mötesarrangemang

• Pre-assigning participants to breakout rooms (på engelska), Zoom Support-webbplatsen
• Managing breakout rooms (på engelska), Zoom Support-webbplatsen
• Polling for meetings (på engelska), Zoom Support-webbplatsen

På https://zoom.us/test kan du testa i förväg om din utrustning lämpar sig för Zoom-möten.

• Läs Zoom-guiden för lärare
• Om du har problem med eller frågor om HU:s Zoom-tjänst, kan du skicka e-post till IT-Helpdeskens serviceadress helpdesk@helsinki.fi.
• Zoom-kamratstödgrupp i Yammer

Zooms egna anvisningar