Den nya verksamhetsmodellen för ibruktagande av universitetets arbetstelefoner implementeras på alla nya telefoner från och med 12.5.2025. Modellen testades under hösten 2024 och våren 2025 i projektet för hantering av mobila enheter, där målet var bl.a. en smidigare användarupplevelse samt bättre beaktande av datasäkerhet och dataskydd på universitetets mobila enheter.
I projektet för hantering av mobila enheter som inleddes förra året har man planerat, testat och provanvänt en ny verksamhetsmodell för ibruktagande och hantering av telefoner. Modellen kommer att implementeras på alla nya Android- och iOS-telefoner från och med 12.5.2025.
En viktig del av den nya verksamhetsmodellen är införandet av Microsoft Intune. Microsoft Intune är ett program för hantering av terminaler som möjliggör en mer strukturerad livscykelhantering av universitetets mobila enheter och med hjälp av vilket universitetet i fortsättningen centraliserat stöder en datasäker användning av mobila enheter, säkerställer installationen av datasäkerhetsuppdateringar på universitetets mobila enheter och i samband med ibruktagandet erbjuder användare de viktigaste arbetsapparna förinstallerade.
Centraliserad hantering av mobila enheter på universitetet stöds av olika laglighetskrav vad gäller både datasäkerhet, dataskydd och hantering av anläggningstillgångar. Universitetet måste känna till vilka som använder med offentliga medel finansierade mobila enheter. Dessutom strävar man efter att säkerställa att arbetsrelaterade uppgifter behandlas i enlighet med kraven för dataskydd och datasäkerhet, även på de mobila enheterna.
Vilka förändringar innebär den nya ibruktagandeprocessen för mobila enheter?
- I samband med ibruktagandet ansluts enheten automatiskt till universitetets Microsoft Intune-hantering av mobila enheter, där man loggar in med universitetets användarnamn.
- Ibruktagandet av telefoner underlättas genom att förinstallera ett visst urval av appar (t.ex. Microsoft Authenticator, Microsoft Intune, Outlook, Teams, Zoom, OneDrive och Geteduroam som krävs för anslutning till Eduroam).
- På Android-telefoner skapas två profiler: en arbetsprofil och en personlig profil. I arbetsprofilen finns alla förinstallerade appar och du kan lägga till fler arbetsappar från Helsingfors universitets egen appbutik. I den personliga profilen kan du installera andra appar du behöver även från Google Play. Läs mer i anvisningen Ta i bruk en centraliserat administrerad Android-mobilenhet på webbplatsen för IT-Helpdesk.
- På iOS-telefoner däremot finns förinstallerade och andra appar i samma vy. Du kan installera fler appar från Apple Store. Läs mer i anvisningen Ta i bruk en centraliserat administrerad iOS-mobilenhet på webbplatsen för IT-Helpdesk.
- Implementeringen av hanteringen av mobila enheter ställer vissa tekniska krav på terminalerna, vilket begränsar det tillgängliga sortimentet av enheter något. Processen för att skaffa telefoner ändras också något, till exempel får användaren i fortsättningen tillgång till sin nya mobila enhet via campusens lokala IT-stöd. Sidan Telefoner och telefontjänster på Flamma uppdateras till denna del enligt den nya processen senast den 12 maj.
Den nya modellen för ibruktagande upplevdes smidig utifrån responsen
Den nya modellen för ibruktagande av mobila enheter provanvändes under hösten 2024 och början av 2025. I pilotförsöket deltog förutom IT-centret även 58 universitetsanställda från bl.a. humanistiska, agrikultur-forstvetenskapliga och statsvetenskapliga fakulteten samt universitetsservicen. Alla deltagare i pilotförsöket var Android-användare, men under projektets gång testades även ibruktagande med iOS.
Responsenkäten besvarades av 26 personer som deltog i pilotförsöket. I responsenkäten frågades om behovet av stöd under processen, processens smidighet samt hur enkelt det var att använda de separata profilerna för arbete och personlig användning. Dessutom var det möjligt att ge verbal respons.
- Behov av stöd: Majoriteten av dem som gav respons (70 %) behövde inget externt stöd och genomförde ibruktagandet självständigt med hjälp av instruktionerna. 19 % av de tillfrågade behövde stöd i processen. Resten av de tillfrågade genomförde ibruktagandet utan instruktioner eller stöd.
- Vid bedömningen av hur enkel processen var ansåg 74 % att processen var mycket eller ganska smidig och 5 % att den var ganska svår, resten intog en neutral hållning.
- Användningen av de två separata profilerna i Android-telefoner ansåg majoriteten av de tillfrågade (65 %) vara mycket eller ganska enkel. 5 % av de tillfrågade upplevde användningen som ganska svår.
I den verbala responsen gavs beröm för instruktionerna. På basis av responsen utvecklade vi också instruktionerna och fick nya förslag till sortimentet av applikationer. Avsikten är att även i fortsättningen utveckla sortimentet av applikationer med hjälp av användarrespons.
Nya anvisningar för ibruktagning av din telefon finns på IT-Helpdesks webbplats:
- Ta i bruk en centraliserat administrerad Android-mobilenhet (IT-Helpdesks webbplatsen)
- Ta i bruk en centraliserat administrerad iOS-mobilenhet (IT-Helpdesks webbplatsen)
- Microsoft Defender på mobila Android-enheter som administreras centraliserat (IT-Helpdesks webbplatsen)
Om du behöver hjälp med ibruktagandet av din nya telefon, kontakta IT-Helpdesk:
- Chatt (vardagar 9–15, chatbot 24/7): helsinki.fi/helpdesk
- Tfn: 029 41 55555 (vardagar 9–15, lna/msa)
- E-post: helpdesk@helsinki.fi