Majordomo: Ohjeita sähköpostilistojen ylläpitäjille

Yliopistolla on käytössä Majordomo-ohjelmiston käytön helpottamiseksi selainpohjainen liittymä MajorCool, joka lähettää hallintakomennot ohjelmistolle käyttäjän puolesta. Tämä helpottaa listan ylläpitoa, koska sähköpostitse toimittaessa tulee helposti virheitä.

MajorCoolin osoite on https://majordomo.helsinki.fi. Sen käyttäminen vaatii yliopiston käyttäjätunnuksen sekä listan nimen ja ylläpitosalasanan. Mikäli listan ylläpitäjällä ei ole yliopiston sähköpostia, voit hallinnoida listan jäseniä sähköpostin välityksellä.

Kaikista MajorCool-liittymässä tehdyistä toimenpiteistä tulee vastausviesti ylläpitäjien osoitteisiin. 
 

Majordomo-palvelussa on käytössä kaksi erillistä salasanaa. 

1. Tärkein salasana on ns. ylläpitosalasana, jonka voi vaihtaa MajorCold-palvelussa.
2. Yksittäiselle listalle voi asettaa vielä erillisen hyväksymissalasanan, eli approve_passwd. 

Salasanat on syytä vaihtaa ajoittain tietoturvasyistä. Ainakin silloin, jos (hyväksymis)salasana karkaa vahingossa esimerkiksi listalle. Myös listan ylläpitäjän vaihtuessa ylläpitosalasana on hyvä vaihtaa.

Approve_passwd

Sähköpostilistan asetustiedostossa pitää olla asetettuna approve_passwd. Tämä asetetaan seuraavasti:

• Siirry sivulle https://majordomo.helsinki.fi
• Kirjaudu sisään omalla käyttäjätunnuksellasi ja -salasanallasi
• Kirjoita listan nimi kohtaan List Name (ilman lainausmerkkejä ja nimen @helsinki.fi-osaa)
• Kirjoita listan ylläpitosalasana kohtaan Admin Password
• Valitse kohdasta Modify what? vaihtoehto Configuration Options
• Valitse sivun yläosan pudotusvalikosta All keywords
• Etsi kohta approve passwd, ja kirjoita siihen joku sopiva salasana, ei kuitenkaan mitään kovin tärkeää salasanaa
• Paina lopuksi Apply-painiketta
• Vastausviesti tulee viereisessä kentässä olevaan osoitteeseen

Approve_passwd:n käyttöä käsitellään ohjeessa BOUNCE-viestien edelleenlähetys listalle.

MajorCool-liittymällä

• Siirry sivulle https://majordomo.helsinki.fi
• Kirjaudu sisään omalla tunnuksellasi ja salasanallasi
• Kirjoita listan nimi kohtaan List Name (ilman lainausmerkkejä ja nimen @helsinki.fi-osaa)
• Kirjoita listan ylläpitosalasana kohtaan Admin Password
• Valitse kohdasta Modify What? vaihtoehto List Subscribers
• Lisää ja poista osoitteita tarpeen mukaan alle avautuvasta kentästä
• Paina lopuksi Apply-painiketta.
• Vastausviesti tulee viereisessä kentässä olevaan osoitteeseen

Huomioi osoitelistaa muokatessasi

• Varmista osoitteiden oikeinkirjoitus. Käytä osoitteista täydellisiä muotoja (ei esimerkiksi pelkkiä käyttäjätunnuksia).
• Huom! Vain yksi osoite per rivi. Älä jätä tyhjiä rivejä osoitteiden väleihin.

Sähköpostitse

Majordomo ei osaa tulkita html-muotoisia viestejä. Varmista sähköpostiohjelman asetuksista, että viesti lähtee plain text -muodossa.

Jos hallinnoit listan jäseniä sähköpostin välityksellä,

• voit liittää jäseniä subscribe-komennolla: approve listansalasana subscribe listan-nimi joku.osoite@helsinki.fi
• voit poistaa unsubscribe-komennolla: approve listansalasana unsubscribe listan-nimi joku.osoite@helsinki.fi

Samassa sähköpostiviestissä voit sekä lisätä että poistaa jäseniä. Esimerkki, jossa lisätään 2 ja poistetaan 1 jäsen:

approve listansalasana subscribe listan-nimi joku.osoite@helsinki.fi
approve listansalasana subscribe listan-nimi toinen.osoite@helsinki.fi
approve listansalasana unsubscribe listan-nimi kolmas.osoite@muualla.fi

Voit halutessasi asettaa uusille liittyville listan jäsenille lähetettävän tervetuloviestin. Tämän teksti liitetään Majordomon oman lyhyen tervetuloviestin perään. 

Viestissä voidaan kertoa esimerkiksi minkä tyyppiselle listalle käyttäjä on juuri liittynyt, onko kyse tiedotus- vai keskustelulistasta vai molemmista, keneen otetaan yhteyttä ongelmatilanteissa (owner-listan-nimi@helsinki.fi) ja miten listalta erotaan.

• Siirry sivulle https://majordomo.helsinki.fi
• Kirjaudu sisään omalla tunnuksellasi ja salasanallasi
• Kirjoita listan nimi kohtaan List Name (ilman lainausmerkkejä ja nimen @helsinki.fi-osaa)
• Kirjoita listan ylläpitosalasana kohtaan Admin Password
• Valitse kohdasta Modify what? vaihtoehto Configuration Options
• Tarkista, että kohdassa welcome on valittuna yes
  • Ellei ole, valitse yes ja paina Apply-painiketta
  • Jos on, valitse alhaalta 'Info' File ja paina Modify-painiketta
• Kirjoita vapaamuotoinen tekstisi kenttään
• Paina lopuksi Apply-painiketta
• Vastausviesti tulee viereisessä kentässä olevaan osoitteeseen

Mikäli tiedät, että kohta welcome on oikein, voit muuttaa tervetuloviestiä myös Majorcoolin etusivulta valitsemalla Modify What? -kohdasta List Info File.

Listan tilaajille voi olla hyödyllistä nähdä jo viestin otsikosta, että se on tullut tietyltä sähköpostilistalta. Voit määrittää tekstin, joka liitetään jokaisen viestin otsikon alkuun automaattisesti.

Tekstinpätkä määritetään muokkaamalla listan asetuksista kohtaa subject prefix. Kirjoita siihen joku kuvaava etuliite, vaikkapa [listan-nimi].

Tätä asetusta muokataan MajorCoolilla näin:

• Siirry sivulle https://majordomo.helsinki.fi
• Kirjaudu sisään omalla tunnuksellasi ja salasanallasi
• Kirjoita listan nimi kohtaan List Name (ilman lainausmerkkejä ja nimen @helsinki.fi-osaa)
• Kirjoita listan ylläpitosalasana kohtaan Admin Password
• Valitse kohdasta Modify what? vaihtoehto Configuration Options
• Valitse sivun yläosan pudotusvalikosta All keywords
• Etsi kohta subject prefix ja kirjoita siihen haluamasi otsikon etuliite
• Paina lopuksi Apply-painiketta
• Vastausviesti tulee viereisessä kentässä olevaan osoitteeseen

Sähköpostilistoille liittymisen rajoituksia voidaan muuttaa subscribe policy -asetuksella. 

Vaihtoehtoina ovat: open, closed ja auto:

• open on avoin, jolla kuka tahansa voi liittyä
• closed on suljettu lista. Vain ylläpitäjä voi liittää uusia osoitteita. Kaikki muut listalle liittymiset tulevat ylläpitäjän hyväksyttäväksi
• auto-asetuksella kuka hyvänsä voi lisätä kenet hyvänsä listalle, vaikka pilanpäiten. 
  Vaihtoehdolla auto+confirm osoitteeseen, jota ollaan lisäämässä listalle, lähetetään asiasta varmistusviesti, jolla hän voi hyväksyä tai hylätä liittymisen.

Oletusarvoisesti uudella listalla subscribe_policy on open+confirm, eli kuka tahansa voi liittyä listalle, mutta saa siitä varmistusviestin itselleen.

MajorCool-liittymällä asetusta muutetaan seuraavasti:

• Siirry sivulle https://majordomo.helsinki.fi
• Kirjaudu sisään omalla tunnuksellasi ja salasanallasi
• Kirjoita listan nimi kohtaan List Name (ilman lainausmerkkejä ja nimen @helsinki.fi-osaa)
• Kirjoita listan ylläpitosalasana kohtaan Admin Password
• Valitse kohdasta Modify what? vaihtoehto Configuration Options
• Etsi kohta subscribe policy ja valitse haluamasi vaihtoehto
• Paina lopuksi Apply-painiketta
• Vastausviesti tulee viereisessä kentässä olevaan osoitteeseen

Usein sähköpostilistan viestien alkuun tai loppuun halutaan lisätä tunniste, joka kertoo esimerkiksi mikä tai millainen lista on kyseessä tai ohjeistaa eroamaan listalta.

Tätä asetusta muokataan MajorCoolilla näin:

• Siirry sivulle https://majordomo.helsinki.fi
• Kirjaudu sisään omalla tunnuksellasi ja salasanallasi
• Kirjoita listan nimi kohtaan List Name (ilman lainausmerkkejä ja nimen @helsinki.fi-osaa)
• Kirjoita listan ylläpitosalasana kohtaan Admin Password
• Valitse kohdasta Modify what? vaihtoehto Configuration Options
• Etsi kohta message fronter tai message footer ja kirjoita niihin haluamasi ala- tai ylätunniste
• Paina lopuksi Apply-painiketta
• Vastausviesti tulee viereisessä kentässä olevaan osoitteeseen

Esimerkki alatunnisteesta:
_________________________________________________________
Tämä on humppalogian laitoksen tiedotus- ja keskustelulista. Ongelmatilanteissa lähetä postia osoitteeseen owner-humppa-lista@helsinki.fi WWW-sivumme ovat osoitteessa https://www.helsinki.fi.invalid/jarj/humppaa/. Sivuilla on listaltaeroamisohjeet. Älä lähetä eropyyntöjä listalle!
_________________________________________________________

Seuraavassa joitakin muita olennaisia asetuksia. Kaikkia näitä muutetaan MajorCoolilla suunnilleen samalla tavalla:

• Siirry sivulle https://majordomo.helsinki.fi
• Kirjaudu sisään omalla tunnuksellasi ja salasanallasi
• Kirjoita listan nimi kohtaan List Name (ilman lainausmerkkejä ja nimen @helsinki.fi-osaa)
• Kirjoita listan ylläpitosalasana kohtaan Admin Password
• Valitse kohdasta Modify what? vaihtoehto Configuration Options
• Valitse sivun yläosan pudotusvalikosta All keywords
• Etsi haluamasi asetukset
• Tee haluamasi muutokset, lue kuitenkin MajorCoolin ohjetekstit
• Paina lopuksi Apply-painiketta
• Vastausviesti tulee viereisessä kentässä olevaan osoitteeseen

advertise

• Tällä voidaan rajoittaa sitä, kenelle lista näkyy Majordomon lists-komennolla. Tähän voidaan laittaa säännöllinen lauseke, joka tunnistaa ne sähköpostiosoitteet, joille listan halutaan näkyvän. Esim. kaikille suomalaisille (regexp on tällöin /*.fi/).
  lists-komento ei ole käytössä yliopistossa väärinkäytön takia.
• Oletusarvo + rajoitukset: OFF

announcements

• Lähetetäänkö listan ylläpitäjälle viestejä eroamisista ja liittymisistä. Kannattaa pitää käytössä väärinkäytösten estämiseksi.
• Oletusarvo + rajoitukset: yes

approve_passwd

• Salasana, jolla voi edelleenlähettää BOUNCE-viestit listalle (Katso ohje Bounce-viestien edelleenlähetykseen). Tässä pitää olla joku arvo, muuten Majordomo ei toimi oikein. Vaihda oletusarvo muuksi mahdollisimman pian. Voi olla myös sama kuin ylläpitosalasana, joskaan tätä ei suositella, koska sitä käytettäessä huolimattomasti se saattaa karata listalle. Siksi tässä on hyvä olla "vähempiarvoinen" salasana.
• Oletusarvo + rajoitukset: listan-nimi.pass

description

• Listan kuvaus lists-komentoa varten.
• Oletusarvo + rajoitukset: OFF. Suurin sallittu pituus 50 merkkiä.

info_access

• jos closed, info-komento toimii vain listan jäsenille
• Oletusarvo + rajoitukset: open

maxlength

• Listan viestien suurin sallittu koko.
• Oletusarvo + rajoitukset: 40000 merkkiä. 
  Huom! Kokoa ei kannata kasvattaa kovin paljon varsinkaan isoilla listoilla, koska isot viestit tukkivat postijärjestelmät. Postijärjestelmissä voi myös olla kokorajoituksia viesteille.

message_footer

• Jokaisen viestin loppuun liitettävä teksti (Lue lisää kappaleesta Viestien ylä- ja alatunnisteet).
• Oletusarvo + rajoitukset: NONE

message_fronter

• Jokaisen viestin alkuun liitettävä teksti (Lue lisää kappaleesta Viestien ylä- ja alatunnisteet).
• Oletusarvo + rajoitukset: NONE

message_headers

• Jokaisen lähtevän viestin otsikkotietoihin liitettävä otsakerivi.
• Oletusarvo + rajoitukset: NONE. Muodon pitää olla X-otsikon-nimi: otsikkokentän arvo

moderate

• Listan moderointitila. Moderoidussa listassa kaikki viestit menevät listan ylläpitäjälle hyväksyttäväksi ennen listalle lähettämistä.
• Oletusarvo + rajoitukset: NONE

noadvertise

• Säännöllinen lauseke, johon sopiville sähköpostiosoitteille listan nimi ei näy lists-komennolla.
  lists-komento ei ole käytössä yliopistossa väärinkäytön takia.
• Oletusarvo + rajoitukset: NONE. Vrt. muuttuja advertise. Jos käyttäjä sopii sekä noadvertise-lausekkeeseen että advertise-lausekkeeseen, ensin mainittu on voimakkaampi eikä listaa näytetä.

reply_to

• Kenelle vastaus listalta tulevaan viestiin lähetetään: viestin kirjoittajalle ($SENDER) vai listalle ($LIST).
• Oletusarvo + rajoitukset: $SENDER

restrict_post

• Tiedosto, jossa on listattu osoitteet, joista pystyy lähettämään listalle postia.
• Oletusarvo + rajoitukset: NONE

subject_prefix

• Sana tai lause, joka lisätään jokaisen listaviestin otsikon alkuun, mikä helpottaa esim. viestien lajittelua. Arvo voi olla esimerkiksi $LIST. Katso kappale Viestien otsikon etuviite.

subscribe_policy

• Listalle liittymisen politiikka:
  • auto: kuka tahansa saa lisätä listalle kenet tahansa
  • open: kuka tahansa saa lisätä itsensä listalle
  • closed: vain ylläpitäjä voi suorittaa lisäyksen
  • confirm: edellä mainittuihin voi liittää tämän piirteen, jolloin liitettävä henkilölle lähetään varmistusviesti, ja kiusalla tehdyt liittämiset estyvät.
    Ylläpitäjälle lähetettävä tieto liittymisistä ja eroamisista riippuu asetuksesta announcements.

taboo_body

• •    Viesti, jonka tekstiosassa on taboo_body-asetuksessa määritelty merkkijono, ei pääse suoraan listalle, vaan se lähetetään ylläpitäjälle hyväksyttäväksi. Syntaksi on perlin regexp. Katso kohta Ei-toivottujen viestien torjunta.
  •    Oletusarvo + rajoitukset: NONE

taboo_headers

• •    Kuten taboo_body, mutta tekstiä etsitään viestien otsikkotiedoista.
  •    Oletusarvo + rajoitukset: NONE

unsubscribe_policy

• •    Saako listalta erota omin neuvoin. Vertaa subscribe_policy.
  •    Oletusarvo + rajoitukset: open

Listalle lähetetyt viestit voivat tulla listan ylläpitäjälle hyväksyttäväksi esimerkiksi, kun

• viestin täsmää listan omiin tai Majordomon yleisiin suodattimiin
• viestin on lähettänyt listan ulkopuolinen lähettäjä, kun listalle postittaminen on varattu vain sen tilaajille
• lista on moderoitu, jolloin kaikki viestit kulkevat ylläpitäjän kautta
• viesti on liian iso (oletus on 40 000 merkkiä)
• viestin otsaketiedot ovat poikkeuksellisen pitkät (useimmiten pitkä vastaanottajalista)

BOUNCE-viestin otsikko kertoo, mistä oli kyse, esimerkiksi

• BOUNCE listan-nimi@helsinki.fi: Non-member submission from [joku.tyyppi@hellsinki.if]
• BOUNCE listan-nimi@helsinki.fi: taboo body match "/\.pif/" at line 7
• BOUNCE listan-nimi@helsinki.fi: global taboo header: /^subject:\s*FREE/i
• BOUNCE listan-nimi@helsinki.fi: taboo header: m%content-type:.*text/html%i
• BOUNCE listan-nimi@helsinki.fi: Message too long (>40000 chars)
• BOUNCE listan-nimi@helsinki.fi: Approval required
• BOUNCE listan-nimi@helsinki.fi: Header field too long (>3072)

BOUNCE-viesti tulee yleensä osoitteeseen listan-nimi-approval@helsinki.fi. Viesti hyväksytään lisäämällä viestin otsakkeiden ensimmäiseksi riviksi

Approved: salasana

ja lähettämällä viesti edelleen listan osoitteeseen. Kun viestissä on Approved-otsake ja oikea salasana, se pääsee suodattimien ohi listalle.

Tähän on kaksi tapaa:

• Hyväksyntä käsityönä postiohjelmassa
• Approve-komennon käyttö unix-postiohjelmissa

Hyväksyntä käsityönä

BOUNCE-viestin tekstiosan alkuun tulee näkyviin alkuperäisen listalle tarkoitetun viestin otsaketiedot. Näiden edelle viestin tekstiosaan lisätään edellä mainittu Approve-rivi välittömästi ennen alkuperäisiä otsakkeita ilman tyhjää riviä.
Menettelytapa on sama riippumatta BOUNCE-viestin syystä.

Vastaavalla tavalla liittämällä Approve-rivi viestinsä alkuun voi lähettää postia ylläpitäjänä moderoidulle listalle, ilman että sitä tarvitsee enää erikseen hyväksyä. Tässä tilanteessa Approve-rivin ja tekstin välissä on oltava tyhjä rivi.

Erityisohjeet vanhempien sähköpostiohjelmien käyttäjille

Kenttä, jossa lähetettävää viestiä muokataan, on sen verran kapea, että viestin pitkien rivien loppuosat saattavat siirtyä seuraavalle riville. Erityisesti tämä koskee pitkiä otsaketietoja.

Pitkät rivit täytyy poistaa tai muokata lyhyemmiksi. Seuraavalle riville siirtyneitä tekstejä on hieman hankala erottaa tavallisista tekstiriveistä, joten kannattaa olla tarkkana.

Yleensä ongelma koskee pitkiä monirivisiä Received-otsakkeita (viestien välitystietoja) ja Subject-riviä. Received-rivit on syytä poistaa kokonaan, niitä ei tule muokata. Majordomo-ohjelma tulkitsee vialliset otsakerivit väärin ja listalle pääsee luettavaksi tekstisotkua, jota ei kukaan halua lukea.

Kannattaa huomata myös, että sähköpostiohjelma saattaa lisätä viestin loppuun automaattisesti tekstejä kuten "Edelleenlähetetty viesti päättyy" ja mahdollisesti allekirjoituksesi. Muista poistaa myös nämä.

Hyväksyntä approve-komennolla

Listan ylläpitäjä voi käyttää mitä tahansa postiohjelmaa, kunhan siinä on mahdollisuus lähettää plain text -muodossa. 
Aluksi luodaan kotihakemistoon .majordomo-tiedosto (huomaa piste alussa).

Lisätään tiedostoon tekstirivi

listan-nimi salasana majordomo@helsinki.fi

Jos ylläpidettävän on useampia listoja, jokainen lista tulee olla omalla rivillään.
Etsi postiohjelman viestilistasta käsiteltävä viesti ja paina viestin kohdalla | -merkkiä (pystyviiva, näppäimistöltä AltGr + >), kirjoita approve ja paina Enter-näppäintä. Majordomon approve-komento huolehtii viestin siivoamisen ja hyväksynnän.

Mahdollisia ongelmia 

Jos viestien hyväksymisessä on ongelmia varmista, että listan asetuksissa on asetettuna approve_passwd. Katso ohje salasanan asettamiseksi Muita asetuksia -kohdasta.

Tämä puuttuessa, koko Approved: -otsake salasanoineen ja myös muut otsaketiedot välittyvät kaikille listalaisille.

• Salasana on kirjoitettu täsmälleen oikein. Tarkoitukseen käy sekä listan salasana että approve_passwd-salasana, mutta riskien välttämiseksi käytä jälkimmäistä.
• Käyttämäsi sähköpostiohjelma ei katkaise liian pitkiä rivejä.
• Lähetit hyväksytyn viestin listalle osoitteeseen listan-nimi@helsinki.fi, et kä Majordomolle osoitteeseen majordomo@helsinki.fi.
• Approved: salasana on viestisi ensimmäinen rivi.
• Approved-sana alkaa isolla A-kirjaimella ja muut kirjaimet ovat pieniä, sana alkaa täsmälleen rivin alusta ja kaksoispisteen jälkeen on välilyönti.
• Approved-rivin edellä tai jäljessä ei ole tyhjiä rivejä.

Majordomo tarjoaa muutamia kevyehköjä keinoja roskapostin torjuntaan.
Kaikilla on hyvät ja huonot puolensa ja käyttötarkoituksensa. Mikäli listan ylläpitäjä hoitaa tehtäväänsä passiivisesti, näiden käytössä kannattaa olla maltillinen. Alla taulukko torjuntakeinojen eduista ja haitoista.
Keskitetyn roskapostintunnistuksen avulla myös sähköpostilistoille pyrkivää roskapostia voidaan suodattaa helposti.
Vaihtoehtoisia torjuntatapoja:

Suodatus avainsanojen perusteella

Plussat

• melko toimiva yhdistettynä yliopiston keskitettyyn roskapostintunnistukseen
• ainoa mahdollinen täysin avoimella keskustelulistalla
• joustava: suodatuksen tiukkuus ylläpitäjän määriteltävissä
• myös mahdolliset listahäiriköt tehokkaasti kuriin

Miinukset

• ei aukoton, roskapostittajat ovat ovelia ja kiertävät suojauksia
• saattaa olla ylläpitäjälle työläs

Suljettu postitus

Plussat

• vain listalaiset lähettävät: ei roskapostia
• sopii hyvin tiedotuslistoille, välttävästi keskustelulistoille

Miinukset

• kaikki eivät lähetä postia samasta osoitteesta kuin jolla ovat listan tilaajia: viesti tulee ylläpitäjälle hyväksyttäväksi
• em. syystä on ylläpitäjälle työläs, jos lista on aktiivinen

Listan moderointi

Plussat

• kaikki viestit tarkastetaan: ei roskapostia
• sopii melko hiljaiselle tiedotuslistalle

Miinukset

• ei sovi keskustelulistalle
• täydellinen ylläpitäjän kontrolloima sensuuri
• ylläpitäjälle työläs: hänen on oltava valmiina tai tiedettävä etukäteen viestistä, jotta se pääsisi listalle

Kaikilla torjuntatavoilla ei-toivottu viesti lähetetään listan ylläpitäjälle, joka harkintansa mukaan hyväksyy viestin listalle. Lue tästä lisää BOUNCE-viestien edelleenlähetys listalle -kappaleesta. 

Majordomon suodatuksessa viesteistä etsitään ylläpitäjän määrittelemiä merkkijonoja (sanoja). Jos määritelty sana löytyy, viesti lähetetään ylläpitäjälle ns. BOUNCE-viestinä. Ylläpitäjä hyväksyy tai hylkää viestin. Hyväksytty viesti ohjataan listalle.

Avainsanat määritellään kahteen listaan: taboo body ja taboo headers

• taboo body -listan sanoja etsitään viestin tekstiosasta.
• taboo headers -listan sanoja haetaan viestin otsaketiedoista. Näitä ovat mm. From-, To- ja Subject-kentät sekä viestin välitystiedot.

Avainsanalistat määritellään seuraavasti:

• Siirry sivulle https://majordomo.helsinki.fi
• Kirjaudu sisään omalla käyttäjätunnuksellasi ja -salasanallasi
• Kirjoita listan nimi kohtaan List Name (ilman lainausmerkkejä ja nimen @helsinki.fi-osaa)
• Kirjoita listan ylläpitosalasana kohtaan Admin Password
• Valitse kohdasta Modify what? vaihtoehto Configuration Options
• Valitse sivun yläosan pudotusvalikosta All keywords
• Etsi kohdat taboo body tai taboo headers ja lisää niihin haluamasi lausekkeet
• Paina lopuksi Apply-painiketta
• Vastausviesti tulee viereisessä kentässä olevaan osoitteeseen

Yliopiston keskitetty roskapostin tunnistus parantaa Majordomon suodattimien kykyä estää roskaviestien pääsy listoille. Liittämällä taboo_headers-listaa avainsana X-HY-Spam-Status löydetään kaikki mahdolliseksi roskapostiksi tunnistetut viestit (ks. seuraavan luettelon ensimmäisen esimerkki).

Esimerkkejä Majordomon taboo-lausekkeista

taboo headers

• /^X-HY-Spam-Status/  Mahdolliseksi roskapostiksi tunnistetut viestit
• /mail\.yahoo\.co\./  Kaikki viestit mail.yahoo.co-osoitteista
• /joku\.pontto\@jossa\.kin/  Häirikköjen sähköpostiosoitteet
• /^subject:\s*virgin/i
• /^subject:\s*teen/i  Tyypilliset pornopostit

taboo body

• /not a spam/i
  /not spam/i  Roskapostittajat mainostavat usein ettei viesti ole roskapostia (spam)
• /opt-in/i
  /opt-out/i  Roskapostittajat tarjoavat usein (valheellisesti) mahdollisuutta lopettaa asiattomat lähetykset.
• /adult/
• /MAKE\sMONEY/
• /investment/i
• /viagra/i  

Hyväksi havaittuja avainsanoja, joista osa toimii myös taboo_headers-estolistassa. Kannattaa kuitenkin varoa liian yleisiä sanoja, etteivät asialliset viestit tartu suodattimeen.

• /voitteko.*listaltanne/i  Listalta eroamispyynnöt
• /\.(exe|pif|scr)/  Mahdollisesti viruksia sisältävät tiedostotyypit
• /^Content-Transfer-Encoding:\s*base64/i  Ainoa keino tarkastaa BASE64-koodatut viestit, joita roskapostittajat ahkerasti käyttävät.
• /\.gif/ /\.jpg/  Tavallisimmat kuvaformaatit. Näitä ei yleensä ole tavallisissa sähköpostiviesteissä.
• //i  HTML-koodi ei kuulu sähköposteihin, vaikka monet sitä käyttävät sitä, roskapostittajat lähes poikkeuksetta.
• /content-type:.*text\/html/i  HTML-viestien suodattaminen lisää ylläpitäjän työtä, koska asiallisetkin viestit usein sisältävät HTML-kieltä. Tätä voi käyttää myös taboo_headers-estolistassa.

Lisää voi lisätä tarpeen mukaan.

Teknisiä huomioita

• avainsanat esitetään kukin omalla rivillään
• jokaisen merkkijonon alussa ja lopussa on yleensä kauttaviivamerkki ( / )
• viimeisen /-merkin jälkeinen i tarkoittaa, ettei kirjainkoosta välitetä (case insensitive). Ilman tätä SPAM ja Spam ovat eri sanoja
• mikäli sanaan sisältyy /-merkki, sen eteen laitettava kenoviiva-merkki ( \ ), siis näin \/
• \s tarkoittaa välilyöntiä
• piste ( . ) tarkoittaa 'mikä tahansa merkki'
• tähti ( * ) tarkoittaa 'mielivaltainen määrä edeltävää merkkiä', eli \s* on 'mielivaltaisen monta välilyöntiä' ja .* taas on 'mielivaltainen määrä mitä tahansa merkkiä'
• kenoviivamerkkiä ( \ ) voidaan käyttää erikoismerkkien, kuten tähden, pisteen tai kauttaviivan edellä, jolloin niiden erikoismerkitys katoaa

Postitus estetään listan ulkopuolisilta seuraavasti

• Siirry sivulle https://majordomo.helsinki.fi
• Kirjaudu sisään omalla käyttäjätunnuksellasi ja -salasanallasi
• Kirjoita listan nimi kohtaan List Name (ilman lainausmerkkejä ja nimen @helsinki.fi-osaa)
• Kirjoita listan ylläpitosalasana kohtaan Admin Password
• Valitse kohdasta Modify what? vaihtoehto Configuration Options
• Valitse sivun yläosan pudotusvalikosta All keywords
• Etsi kohta restrict post, kirjoita siihen listan nimi (esim. humppa-lista), varo kirjoitusvirheitä!
• Paina lopuksi Apply-painiketta
• Vastausviesti tulee viereisessä kentässä olevaan osoitteeseen

Näin vain listan tilaajat voivat postittaa listalle, muiden lähettämät viestit kiertävät ylläpitäjän hyväksynnän kautta. Viestien hyväksymisestä lisää luvussa BOUNCE-viestien edelleenlähetys listalle. Katso ohje Bounce-viestien edelleenlähetykseen.

Listan moderointi on eräänlaista ennakkosensuuria. Kaikki viestit kiertävät listan ylläpitäjän hyväksynnän kautta. Se on kätevä tapa valvoa kaikkea listalle postittamista, mikäli tällä on tarpeen.

Listan moderointi asetetaan käyttöön seuraavasti

• Siirry sivulle https://majordomo.helsinki.fi
• Kirjaudu sisään omalla käyttäjätunnuksellasi ja -salasanallasi
• Kirjoita listan nimi kohtaan List Name (ilman lainausmerkkejä ja nimen @helsinki.fi-osaa)
• Kirjoita listan ylläpitosalasana kohtaan Admin Password
• Valitse kohdasta Modify what? vaihtoehto Configuration Options
• Valitse sivun yläosan pudotusvalikosta All keywords
• Etsi kohta moderate ja valitse yes
• Paina lopuksi Apply-painiketta
• Vastausviesti tulee viereisessä kentässä olevaan osoitteeseen

Moderointi vaatii ylläpitäjältä jatkuvaa listan seuraamista, jottei viestien listalle pääsyyn tulisi kohtuuttomia viiveitä. Viestien hyväksymisestä lisää luvussa BOUNCE-viestien edelleenlähetys listalle.

Viestien ennakkohyväksyminen (pre-approve)

Moderoinnissa on myös ylläpitäjän lähettämät viestit joudutaan erikseen hyväksymään listalle. On mahdollista lähettää viestejä moderoinnin ja muiden suodatuskeinojen ohi lisäämällä viestin alkuun rivi

Approved: salasana

Tämä voidaan lisätä

• joko oman viestin ensimmäiseksi riviksi, jonka jälkeen on tultava tyhjä rivi
• tai viestin otsakkeisiin (headers), mikäli postiohjelmasi tukee tätä.

Pine-ohjelma tukee jälkimmäistä mahdollisuutta lisäämällä sana Approved ohjelman asetuksien kohtaan customized-hdrs. Viestiä kirjoitettaessa otsakkeiden kohdalla näppäillään Ctrl+R ja kirjoitetaan salasana.

Moderoidussa sähköpostilistassa ylläpitäjä joutuu hyväksymään kaikki viestit, ennen kuin ne pääsevät jakeluun listalle. Viestin hyväksyminen onnistuu helposti selainpohjaisella MajorCool-ohjelmalla.

• Kirjaudu MajorCool-ohjelmaan osoitteessa https://majordomo.helsinki.fi
• Anna kirjautumisikkunaan yliopiston käyttäjätunnuksesi ja salasanasi
• Anna ylläpitämäsi listan nimi kenttään List Name ja listan ylläpitosalana kenttään Admin Password
• Valitse Approval Queue
• Paina Go-painiketta

• Napsauta tarvittaessa hyväksyttävän viestin otsikkotietojen alta View-linkkiä katsoaksesi viestin sisältöä
• Valitse Action-pudotusvalikosta Approve
• Paina Apply-painikketta

• Saat lopuksi ilmoituksen viestin onnistuneesta hyväksymisestä

Huom! Tarvitset VPN-yhteyden (esim. eduVPN) käyttääkseesi MajorCold-työkalua.

Jos näet MajorCold-työkalun näkymässäsi käyttämättömiä tai kauan sitten luotuja ja unohdettuja sähköpostilistoja, pyydäthän niiden poistoa IT-Helpdeskistä.

Majordomo-sähköpostilistojen ylläpitäjien ja salasanan vaihtamiseen käytetään MajorCold-työkalua. Voit kirjautua MajorColdiin osoitteessa https://majorcold.it.helsinki.fi käyttämällä HY-tunnuksesi perusmuotoa (ns. kasitunnus, esim. rkeskiva).

• Kun kirjaudut sisään, tulet sivulle, jossa näet sähköpostiosoitteeseesi perustuen kaikki Majordomo-sähköpostilistat, joiden ylläpitäjä olet. Voit palata takaisin tähän näkymään painamalla yläpalkista (1) Lists (”Listat”). Klikkaamalla listan nimeä (esimerkissä ”testi6-lista”) näet kyseisen listan ylläpitäjien sähköpostiosoitteet.
• Kun klikkaat tietyn listan kohdalla tai yläpalkista:
  • (2) Vaihda listan ylläpitäjä (”Change list admin”), pääset vaihtamaan listan ylläpitäjiä.
  • (3) Vaihda listan salasana (”Change lista password”), pääset vaihtamaan listan salasanan.

Muokkaa listan ylläpitäjiä

• Valitse (1) pudotusvalikosta sen listan osoite, jonka ylläpitäjiä haluat vaihtaa tai kirjoita listan nimi tekstikenttään (listan nimi ilman @helsinki.fi päätettä). Vaikka et ole ennestään listan ylläpitäjä, voit vaihtaa silti muokata ylläpitäjiä jos tiedät listan salasanan.
• Syötä kohtaan (2) Listan ylläpitäjien sähköpostiosoitteet (”Email address(es) of new admins”) kaikki sähköpostiosoitteet, joiden haltijoille haluat listan ylläpito-oikeudet. Jos ylläpitäjiä on useampia, erottele osoitteet pilkulla.
• Syötä (3) sähköpostilistan nykyinen salasana ja paina (4) Tallenna (”Save”). Muutoksesta lähtee sähköposti sekä uusille että vanhoille ylläpitäjille, mutta voit halutessasi estää sen valitsemalla Älä lähetä sähköpostia ylläpitäjille (”Do not send email to list admins”).

Vaihda listan salasana

• Valitse (1) pudotusvalikosta sen listan osoite, jonka salasanan haluat vaihtaa (listan nimi ilman @helsinki.fi päätettä).

• Syötä (2) sähköpostilistan uusi salasana kohtaan Listan uusi salasana (”List new password”).

• Paina (3) Tallenna (”Save”). Muutoksesta lähtee sähköposti ylläpitäjille, jonka voit halutessasi estää valitsemalla Älä lähetä sähköpostia ylläpitäjille (”Do not send email to list admins”).

Listan ylläpitäjä (owner) voi itse siirtää tehtäviään seuraajalleen MajorCold-sovelluksella. Lue lisää ohjeen kohdasta MajorCold.

Listan voi poistaa vain ylläpito. Ilmoita käyttämättömäksi jääneestä listasta IT-Helpdeskiin (katso yhteydenotto-ohje erillisestä ohjeesta).