Zoom: Webinaari- ja Large Meeting -toiminnot

Yliopistolla on käytössä Zoom-webinaari ja Large meeting -erikoislisenssit. Molemmat lisenssit voidaan varata lomakkeella määräajaksi yliopistolaisen omalle Zoom-tunnukselle.

Voit varata webinaari- ja large meeting -lisenssejä käyttöösi tällä lomakkeella.

Webinaarilisenssien varaustilannetta voit tarkastella alla olevien linkkien kautta. Huomaa kuitenkin, että varauskalentereihin ei ole mahdollista itse tehdä varauksia, vaan kaikki varauksen tehdään vain yllä olevan lomakkeen kautta.

• Zoom webinaarilisenssi 1 -varaustilanne (max 1000)
• Zoom webinaarilisenssi 2 -varaustilanne (max 1000)
• Zoom webinaarilisenssi 3 -varaustilanne (max 1000)
• Zoom webinaarilisenssi 4 -varaustilanne (max 1000)
• Zoom webinaarilisenssi 5 -varaustilanne (max 1000)
• Zoom webinaarilisenssi 6 -varaustilanne (max 1000)
• Zoom webinaarilisenssi 7 -varaustilanne (max 3000)

Zoom-webinaari on ominaisuuksiltaan erilainen kuin tavallinen Zoom-kokous mm. seuraavilla tavoilla:

• Webinaarissa on käytössä chatin lisäksi Q&A-toiminto, jossa osallistuja voi esittää kysymyksiä ja peukuttaa toisten kysymyksiä.
• Webinaarissa on käytössä yksi uusi rooli, panelist.
• Webinaarissa Breakout rooms -toiminto ei ole käytössä.

Zoom-webinaarin voi luoda etukäteen normaalina kokouksena (Meeting) ja muuttaa sen webinaariksi myöhemmin. Muuttaminen tapahtuu Zoomin selainversion kautta https://helsinki.zoom.us/.

Valitse sivun vasemmasta reunasta kohta Meetings.

 Klikkaa sen kokouksen (Meeting) nimeä, jonka haluat muuttaa webinaariksi.

 Löydät linkin avautuneen sivun oikeasta alareunasta:

Klikkaamisen jälkeen Zoom kysyy vielä, että muutetaanko kokous varmasti webinaariksi. Muutosta ei voi perua. Klikkaa painikkeesta Convert. 

 Muutoksen jälkeen tapahtuma löytyy Zoomin vasemman reunan valikosta kohdasta Webinars.

Webinaarissa osallistujien roolit ovat pitkälle samanlaiset kuin tavallisessa kokouksessa (Meetings). Webinaarissa on kuitenkin lisänä yksi uusi rooli, panelist, joka ei ole käytössä tavallisessa kokouksessa. Alla eriteltynä muutamia roolien erityispiirteitä. Löydät tarkemman vertailun eri roolien toiminnallisuuksista Zoomin ohjesivuilta. 

Host

Host voi antaa alternative host (etukäteen ja vain Helsingin yliopiston tunnuksille) ja co-host (webinaarin aikana ja kaikille tunnuksille) oikeudet.

Vain host pystyy tekemään ja muokkaamaan kyselyitä, valtuuttaa toisen osallistujan aloittamaan tekstitystoiminnon (closed captions) ja päättämään webinaarin.

Co-host/Alternative host

Hostin lisäksi myös co-host ja alternative host voivat aloittaa webinaarin, käynnistää kyselyn ja ylläpitää osallistujia (mute, nosto panelistiksi, yms.)

Panelist

Panelisti on vain webinaarissa käytössä oleva rooli, jolla on tavallista osallistujaa laajemmat oikeudet esimerkiksi käyttää kameraa ja jakaa näyttöään. Webinaarin host voi antaa panelistin oikeudet osallistujalle joko etukäteen tai webinaarin aikana. Panelistin rooli on mahdollista antaa etukäteen myös yliopiston ulkopuolisille henkilöille.

Attendee

Tavallisella osallistujalla on webinaareissa lähinnä katsojan rooli. Kommunikointi tapahtuu pääsääntöisesti chatin ja Q&A:n kautta.

Panelistin lisääminen manuaalisesti

Mene Zoomin selainversion kautta webinaariisi (https://helsinki.zoom.us/ > Webinars) ja klikkaa webinaarisi nimeä. Valitse sivun alareunasta välilehti Invitations. Klikkaa Invite Panelist kohdan oikealta puolelta Edit, tai mikäli sinulla on valmis CSV-tiedosto, Import from CSV (ks. ohjeet CSV-tiedostoon liittyen).

Sinulle avautuu uusi ikkuna:

1. Kirjoita panelistin nimi
2. Kirjoita panelistin sähköpostiosoite
3. Mikäli panelisteja on enemmän, valitse Add Another Panelist
4. Mikäli haluat, että Zoom lähettää panelisteille kutsun heti tallennettuasi panelistien tiedot, jätä valinta tähän.
5. Tallenna panelistilistauksesi.

Panelistin lisääminen CSV-tiedoston avulla

Mikäli webinaarissa on paljon panelisteja, voi panelistit lisätä kerralla käyttämällä CSV-tiedostoa. CSV-tiedoston voi tehdä esimerkiksi Excelillä (ks. CSV-tiedoston pohja).

Mene Zoomin selainversion kautta webinaariisi (https://helsinki.zoom.us/ > Webinars) ja klikkaa webinaarisi nimeä. Valitse sivun alareunasta välilehti Invitations. Klikkaa Invite Panelist kohdan oikealta puolelta Import from CSV.

Voit lähettää panelisteille tarvittaessa uuden kutsun klikkaamalla Edit-painiketta ja klikkaamalla panelistin nimen perässä olevasta painikkeesta Resend.

Webinaarissa on chatin lisäksi Q&A-toiminto, jossa osallistuja voi esittää kysymyksiä ja peukuttaa toisten kysymyksiä. Webinaarin oletusasetuksilla osallistujien rooli on paljon rajatumpi kuin tavallisissa kokouksissa, joten video tai ääni eivät ole oletuksena käytössä, ja osallistuminen tapahtuu vain chatin tai Q&A-toiminnon kautta.

Löydät Q&A asetusten välilehden napsauttamalla webinaarisi nimeä ja vierittämällä sivun alalaitaan. Voit muokata asetuksia klikkaamalla oikeasta reunasta Edit-painiketta. Asetuksista voit valita mm. voiko kysymyksiä esittää anonyymisti ja voivatko kaikki osallistujat nähdä vastatut vai kaikki kysymykset.

 Webinaarin ollessa käynnissä, saat Q&A-ikkunan auki klikkaamalla alarivin Q&A-painiketta.

Zoom-webinaarin käyttöä, ylläpitoa ja rooleja on mahdollista harjoitella ennen webinaaria. Harjoitella voi milloin tahansa lisenssin voimassaoloaikana. Harjoitussession voi aktivoida webinaarin asetuksista (https://helsinki.zoom.us/ > Webinars) klikkaamalla webinaarin nimen vierestä Edit. Harjoitussessioon voi osallistua host, co-hostit ja panelistit.

Webinaariasetuksissa on myös erilaisia automaattisia viestejä, joita voi lähettää webinaaria ennen ja webinaarin jälkeen. Sähköpostiasetukset löytyvät: https://helsinki.zoom.us/ > Webinars klikkaamalla webinaarin nimeä ja valitsemalla sivun alalaidasta välilehden Email Settings.

Follow-up email

Webinaarin asetuksista löytyy mahdollisuus lähettää seurantasähköposti (follow-up email) webinaarin osallistujille ja osallistumatta jättäneille webinaarin jälkeen. Huomioithan, että webinaarilisenssisi tulee olla voimassa, jotta follow-up email lähetetään Zoomista. Kannattaa siis huomioida jo lisenssiä varatessa, että lisenssi pysyy voimassa tarvittavan ajan.

Large meeting -toiminto mahdollistaa sen, että käyttäjän luomiin tavallisiin Zoom-kokouksiin mahtuu 300 hengen maksimin sijaan 500 henkeä. Muilta ominaisuuksiltaan Large meeting ei siis poikkea tavallisesta Zoom-kokouksesta.
 

Täällä Helpdeskin Zoom-ohjeissa ja Zoomin omissa ohjeissa löytyy kirjallisia ohjeita ja videoita webinaarin osalta. Kannattaa katsoa läpi ainakin seuraavat ennen ensimmäistä webinaaria.

• Muistilista Zoom-tapahtuman järjestämiseen
• Getting started with webinar (englanniksi), Zoom Support -sivusto
• Meeting and Webinar in comparison (englanniksi), Zoom Support -sivusto
• Roles in a webinar (englanniksi), Zoom Support –sivusto
• Using Q&A as the webinar host (englanniksi), Zoom Support -sivusto
• Webinar practice session (englanniksi), Zoom support –sivusto