Zoom-tapahtuman järjestäminen

Suunnittele etukäteen roolit, joissa tapahtuman organisoijat toimivat. Mitä suurempi tapahtuma, sitä enemmän kannattaa varata henkilöitä avuksi. Organisoijapuolen roolit voidaan jakaa karkeasti neljään osaan hybridi- ja etätapahtumissa:

Järjestäjä 

• muistettavia asioita ennen tapahtumaa:
  • Zoom-huoneen luominen 
  • kutsut tapahtumaan 
  • mahdolliset Breakout-huoneet ja niiden fasilitoijat 
• rekrytoi kaikki muut 
• pitää huolen, että kaikki toimii tapahtuman aikana 
• vahtii aikataulun pitävyyttä 
• ohjaa lähiosallistujat tauolle/tauolta pois ajoissa 

Juontaja 

• aloittaa tapahtuman aikataulussa 
• juontaa panelistit sisään 
• liikuttelee liikuteltavaa mikkiä lähiosallistujille 

Tekniikkavastaava

•  laittaa esityslaitteiston kuntoon 
• tarkkailee esityslaitteiston toimivuutta (hyppää tarvittaessa, vaikka kesken esityksen korjaamaan tilannetta tai jakaa esitykset omalta koneeltaan Zoomiin/Teamsiin) 
• tarkkailee Zoomin/Teamsin toimivuutta (istuu salissa kuulokkeet päässä, jotta tietää miltä etäosallistujille kuulostaa ja näyttää) 
• hoitaa tallennuksen 

Moderaattori 

• tarkkailee Zoomin/Teamsin chattia 
• kertoo tarvittaessa chatin kysymykset livenä 

Näiden neljän lisäksi: 

• Q&A-vastaajat 
  • moderaattorin lisäksi isossa tapahtumassa voi olla henkilöitä, jotka ovat co-hostin tai panelistin oikeuksilla vastaamassa Q&A:ssa esitettyihin asiakysymyksiin • 
• Panelistit 
  • panelistit ovat tapahtumassa esiintyviä puhujia 
  • kutsutaan Zoomiin etukäteen tapahtuman asetuksissa, jolloin he saavat henkilökohtaiset kutsulinkit tapahtumaan 
• tallenteen jatkokäsittelijä 

Zoomissa tapahtuman luoja saa automaattisesti host-oikeudet. Tämän lisäksi co-host-oikeudet kannattaa antaa järjestäjälle, juontajalle, tekniikkavastaavalle, moderaattoreille ja Q&A:n vastaajille. Helsingin yliopistolaisille oikeudet voi antaa etukäteen lisäämällä heidät alternative hosteiksi, mutta ulkopuolisille oikeudet voi antaa vasta kokouksen alkaessa (heidät voi kuitenkin kutsua etukäteen panelisteiksi).

Zoomin lisenssit ja tilit:

•  Yliopiston Zoomissa käyttäjien kokouksiin ja webinaareihin mahtuu molempiin 500 osallistujaa. 
• Zoom-ylläpidolta voi varata erikseen lisenssin joko 1000 tai 3000 osallistujan webinaareihin tai 500 osallistujan Zoom Eventsiin Lue lisää Zoomin erikoislisensseistä. 
• Sovi jo etukäteen, että kenen tiliä käytetään esityskoneella! 
• Tutustu etukäteen Zoomin ominaisuuksiin, kuten automaattitekstitykseen ja päätä, onko näitä ominaisuuksia käytössä tapahtumassa. 
  • Luo ohjeistus ominaisuuksien käyttöä varten! 

Ohjelma ja esitykset:

• Tee yksityiskohtainen ohjelmarunko tapahtumalle etukäteen ja jaa se kaikille organisoijille 
• Esitysten jakaminen toimii yleensä parhaiten niin, että esiintyjä (panelisti) jakaa esityksen omalta koneeltaan. Ongelmatilanteita varten esitys kannattaa kuitenkin olla ladattuna vähintään yhdelle organisoijalle, joka voi ottaa jaon haltuun tarvittaessa. 
• Pyydä esiintyjien esitykset itsellesi ajoissa. 
  • HUOM! Esitykset pitää toimittaa mm. simultaanitulkeille hyvissä ajoin! 
• Luo tapahtuman alkuun Tervetuloa-dia, josta näkyy tapahtuman ohjelma ja muu tärkeä info kuten Zoom-ohjeet tai linkit (QR-koodi) muualle. Luo myös dia, jota voi näyttää tauon aikana. 

Pollit (kyselyt):

•  Polleja eli kyselyitä pystyy tekemään tapahtumaan jo etukäteen. Lue lisää polleista. 

Breakout roomit (pienryhmähuoneet): 

• Myös Breakout roomeja eli pienryhmähuoneita voit tehdä etukäteen tapahtumaan, mutta tällöin jäsenet tulee lisätä käsin. Jos käytät automaattista ryhmäjakoa, se ajaa tiedot mahdollisten ennalta tekemiesi ryhmämuutosten päälle. 
• Jos kuitenkin tiedät etukäteen, keitä tapahtumaan on tulossa, pystyt lisäämään heidät myös ryhmiin etukäteen (edellyttää, että he ovat jo Zoom-käyttäjiä ja ovat kirjautuneina sisään). 
• Voit nimetä käsin luodut huoneet ja asettaa niille aikarajan (esim. tehtävää varten). 
• Breakout-huoneiden käyttö ja niiden ohjeistus osallistujille sekä mahdollinen pienryhmien fasilitointi kannattaa suunnitella huolella. Lue lisää Breakout -huoneista.

Ennen kokousta tapahtumatilassa

• Varaa vähintään puoli tuntia aikaa laitteiden testaamista ja muita alkutoimia varten. 
  • Pyydä esittäjät paikalle myös tuolloin 15-30 minuuttia ennen tapahtuman alkua ja varmista, että heidän jakonsa ja laitteensa toimivat. 
• Avaa esityskone, sekä toinen kone, jolla etäpuolta monitoroidaan. 
  • Tarkista toiselta koneelta, että miltä jako Zoomiin näyttää. 
• Avaa kaikki materiaalit esityskoneelle valmiiksi auki. Parasta olisi, jos lataisit ne esityskoneen kovalevylle, sillä mikäli yhteydet pätkivät, voi verkon kautta auki oleva ohjelma lopettaa toimintansa. 
  • Avaa Tervetuloa-, otsikko- tai aikatauludia valmiiksi esityskoneelle ja jaa se tapahtuman Zoomissa. 
• Sulje esittäjäkoneelta Outlook, Teams ja vastaavat ohjelmat, jotta ruudunjaossa ei näy vahingossa mitään ylimääräistä. 
• Varmista, että oikea henkilö on Host-roolissa ja lisää Co-Host-oikeudet niitä mahdollisesti tarvitseville. 
  • Voit myös nimetä esityskoneen Zoom-käyttäjän haluamaksesi (Oma nimi → Tapahtuman nimi) väliaikaisesti. 

Tapahtuman alussa

• Varmista että ääni kuuluu sekä videokuva ja esitys näkyy. 
• Ohjeista osallistujia kysymysten osalta: käytetäänkö kysymyksiin ensisijaisesti mikkiä vai chattiä, ja vastataanko kysymyksiin kokouksen aikana vai vasta kokouksen lopussa. Ohjeista myös lyhyesti kokouspainikkeet (mikki, video, chat, mahdolliset äänestykset). 
• Jos tallennat tilaisuuden, muistuta siitä vielä osallistujia. 
  • Käynnistä tallennus viimeistään 5 minuuttia ennen tapahtumaa, näin se ei unohdu.
  • Tapahtuma kannattaa tallentaa Zoomin pilvitallennuksella. Tällöin mahdolliset häiriöt verkossa vaikuttavat huomattavasti vähemmän. Lue lisää pilvitallennuksesta. 

Tapahtuman aikana 

• Mikäli chat on käytössä tapahtumassa, niin moderaattorit valvovat sitä. Suuremmissa tapahtumissa chattia ei kannata pitää päällä osallistujille, vaan sen sijaan käytössä kannattaa pitää Q&A-toimintoa. 
  • Chat näkyy vain hosteille, panelisteille ja tulkeille. 
• Juontaja seuraa tapahtumaa, on tapahtuma sitten hybridi- tai etätapahtuma. Hän ottaa lavan tai tapahtuman haltuun aikataulun mukaisesti. 
• Järjestäjä ja juontaja huolehtivat aikataulusta! 
• Huolehdi, että tauon aikana osallistujille näkyy selvästi taukodia (aikataulu, ohjeistus, yms.) 

Tapahtuman lopussa 

• Ota chatti talteen, mikäli se oli käytössä. 
  • Zoomin asetuksista saa myös laitettua päälle chatin automaattisen tallentumisen. 
• Mahdollisen kyselyn (Poll) tulosten jakaminen osallistujille, mikäli sitä ei ole tehty aiemmin. 
  • Ota myös tarvittaessa tulokset ruutukaappauksena itsellesi talteen. 
  • Tulokset löytyvät tekstimuodossa Zoomin selainversiosta tapahtuman jälkeen  
• Päätä kokous selkeästi.

• Yliopistolla on tarjolla yliopiston ilmeen mukaisia pohjia, jotka löytyvät UnimaterialBankista 
  • Voit myös luoda omia pohjia! 
• Käytä tehosteita maltilla. Tehosteet syövät tietokoneen tehoja ja saattavat toimia huonosti verkon yli. 
• Ohjediassa voi olla esimerkiksi: 
  • Aikataulu 
  • Toimintaohjeet 
  • Ilmoitus nauhoittamisesta 
  • Ohjeet tulkkaukseen/automaattitekstityksen käyttöön 
  • Muita vinkkejä 
• • PowerPointin lisäksi käytössä voi olla myös esimerkiksi Howspace, Miro tai Mentimeter 
  • Älä käytä yhdessä tapahtumassa liian montaa työkalua 
• Tarkista Powerpointien toimivuus ennen tapahtuman alkua 
• Varmista mitä jaat Zoomissa

  • Zoomin hallintatyökalun yläreunassa on vihreä palkki/laatikko, josta näet miltä jakosi näyttää

    
  • Tarkista tarvittaessa toiselta koneelta miltä jako näyttää 
• Jos käytössä on vain yksi kone esityksiä varten, kannattaa esitykset yhdistää yhdeksi esitykseksi ja laittaa väliin ”välidia” 
• Muista ottaa esitykset talteen myös toiselle koneelle 
• Muista kieliversiot, mikäli tapahtuma on koko yliopiston laajuinen

• Huolehdithan, että esiintyjistä on tarjolla myös videokuvaa mahdollisuuksien mukaan. Salien kameroita hallinnoidaan salipaneelista. 
• Pienissä tiloissa ja muutaman hengen äänen kaappaamiseen riittää hyvin Jabran kaltainen pöytämikrofoni. 
• Isommissa tapahtumissa, joissa samassa tilassa on monta puhujaa, kannattaa käyttää jotakin kiinteällä laitteistolla varustettua tilaa. 
  • Mm. Unitube-tallentavissa HY:n saleissa on mahdollisuus kytkeä tietokone salin kameraan ja mikkiin ja välittää sekä tallentaa tätä kuva- ja äänivirtaa koneelta Zoomin kautta.
  • Monissa yliopiston kokoustiloissa on varustuksena kiinteät kokousmikit ja esim. prismakamerat. 
  • Yllä mainitut laitteistot toimivat yleensä yksinkertaisesti vain kytkemällä laite kiinni ja valitsemalla Zoomissa oikea kuva- ja äänilähde.

• Zoomiin liittyvissä kysymyksissä (tekniikka, käytännöt, lisenssit) voit olla yhteydessä Helpdeskiin, josta kysymys ohjataan tarvittaessa Zoomin ylläpitoon.
• Tukea tapahtuman järjestämiseen löytyy Tapahtumat ja konferenssit -sivulta Flammasta.
• Av-tuelta saat ohjeistusta ja tukea tapahtumatilojen laitteiston käyttöön.
• Unigrafialta voit ostaa av- ja striimauspalveluita.