RYHTI - Ryhmätallennustilan hallinta

Yliopiston henkilökuntaan kuuluva käyttäjä voi tilata uuden ryhmätallennustilan välilehden Uusi ryhmähakemisto -lomakkeella. Pääkäyttäjät voivat perustaa tallennustilan samalla lomakkeella suoraan ilman tilaus-hyväksyntä-ketjua.

1. Valitse pudotusvalikosta yksikkö (= H-koodi / yksikkö lista Flammassa), jonka omistukseen ja alle P-levylle ryhmätallennustila tehdään.
2. Anna tallennustilalle nimi (4–24 merkkiä). Yksiköllä saattaa olla jokin käytäntö hakemistojen nimeämiseen.
3. Toivottu tallennustilan määrä. Minimi on 10 GB. Myöhemmin on mahdollista tilata lisää tilaa tarvittaessa.
4. Ryhmätallennustilan kuvaus -kenttään kannattaa kirjoittaa mahdollisimman selkeä kuvaus hakemiston sisällöstä, tiedon elinkaaresta jne. Katso ajantasaiset ohjeet työkalun opasteista.
5. Tilauksen lisätiedot -kenttään voit kirjoittaa lisähuomioita tilauksen hyväksyjälle. Nämä lisätiedot eivät jää Ryhtiin.
6. Anna ryhmätallennustilan omistajaryhmä eli niiden henkilöiden IAM-ryhmä, jotka omistavat tallennustilan tiedot. Omistajaryhmän jäsenet voivat muuttaa ryhmätallennustilan tietoja (voimassaolo, kuvaus, omistajaryhmä, käyttäjäryhmät, lisätilan tilaus). Omistajaryhmän sähköpostiosoitteeseen lähetetään viestit tallennustilan vanhenemisesta ja tilan loppumisesta.
   HUOM: Omistajaryhmä ei saa automaattisesti tallennustilan käyttöoikeutta, joten lisää se tarvittaessa myös käyttöoikeusryhmäksi. Samaa omistajaryhmää voidaan käyttää useamman tallennustilan hallitsemiseen. Näin esim. koko tiedekunnan tallennustilojen käyttöoikeusryhmiä voivat hoitaa saman omistajaryhmän jäsenet.
7. Lisää halutut käyttöoikeusryhmät halutuilla oikeuksilla: luku tai luku ja kirjoitus. Pääsyä ryhmätallennustilaan hallitaan käyttöoikeusryhmien kautta. Tarkista IAM-ryhmienhallintatyökalulla onko tarkoitukseen sopiva ryhmä jo olemassa. Jos sopivaa ryhmää ei ole, luo uusi ryhmä samalla työkalulla.
8. Tilaa tallennustila painamalla nappia Tilaa.

Tilaus menee valitsemasi yksikön palvelukoordinaattoreiden käsittelyyn Efecte-järjestelmään. Saat sähköpostia tilauksen onnistumisesta tai ongelmista. Hylätystä tilauksesta voit tehdä korjatun version RYHTI:n välilehdeltä Tilaukset. Hyväksytty tallennustila tulee näkyviin yleensä alle tunnissa hyväksymiskuittauksesta.

Tekemäsi tilaukset näet välilehdellä Tilaukset, pääkäyttäjät näkevät kaikki tehdyt tilaukset. Tilausta klikkaamalla näet

1. tallennustilaa tilattaessa annetut tiedot, jos kuulut omistajaryhmään.
2. hylätyn tilauksen tiedot ja hylkäämisen syyn. Voit korjata tietoja ja tilata tallennustilan korjatuilla tiedoilla.

Listaus ryhmätallennustiloista, joihin käyttäjätunnuksellasi on hallintaoikeudet omistajaryhmän kautta.

• Hakemistoja voi hakea nimen, yksikön, yksikkökoodit jne. perusteella.
• Tallennustilan tiedot aukeavat listanäkymän alapuolelle.
  • Klikkaamalla listalla näkyvää tallennustilaa saa sen tiedot auki.
  • Tallennustilan kuvaus kannattaa tehdä niin, että sen käyttötarkoituksen ymmärtää vielä vuosien päästä muutkin kuin kirjoittaja itse. Kuvaus tallentuu automaattisesti, kun kirjoitat.
  • Tiedoista selviää myös ryhmätallennustilan omistaja ja muille käyttäjille myönnetyt käyttöoikeudet. Oletuksena käyttöoikeusryhmä saa vain katseluoikeudet. Muokkausoikeus pitää valita erikseen!
• Vanhentuneesta (eli toimimattomasta) käyttöoikeusryhmästä näytetään varoitusteksti. Vanhentunut käyttöoikeusryhmä pitää virkistää ryhmienhallinnasta tai korvata paremmalla.
• Ryhmätallennustilan voimassaoloa jatketaan automaattisesti 3 kk eteenpäin, jos siellä olevia tiedostoja käydään avaamassa.
• Ryhmätallennustilan vanhenemisesta varoitetaan 30 päivää etukäteen. Varoitus lähtee myös omistajaryhmän sähköpostiosoitteeseen.
• Vanhentuneen tallennustilan tiedostoja voi vielä lukea, mutta niiden muuttaminen on estetty. Vanhentuneen tallennustilan saa takaisin käyttöön jatkamalla sen voimassaoloa.
• Tarpeettomaksi todetun tallennustilan voi merkata poistettavaksi. Poistettavaksi merkatun tallennustilan voi palauttaa käyttöön 30 päivän sisällä poistopyynnöstä.
• Muutokset käyttöoikeuksiin ja voimassaoloon tulevat käyttöön alle tunnissa.

• Ryhmätallennustilan omistajaryhmä on niiden henkilöiden IAM-ryhmä, jotka omistavat tallennustilan tiedot ja vastaavat niiden käytöstä. 

• Omistajaryhmän jäsenet voivat RYHTI-työkalulla muuttaa ryhmätallennustilan tietoja (voimassaolo, kuvaus, omistajaryhmä, käyttäjäryhmät, lisätilan tilaus). 

• Omistajaryhmän sähköpostiosoitteeseen lähetetään viestit tallennustilan vanhenemisesta ja tilan loppumisesta, joten ryhmälle pitää tilata sähköpostiosoite.

  HUOM: Omistajaryhmä ei saa automaattisesti tallennustilan käyttöoikeutta, joten lisää se tarvittaessa myös käyttöoikeusryhmäksi.

• Samaa omistajaryhmää voidaan käyttää useamman tallennustilan hallitsemiseen. Näin esim. koko tiedekunnan tallennustilojen käyttöoikeusryhmiä voivat hoitaa saman omistajaryhmän jäsenet.

• Niitä tallennustilan käyttäjiä varten, joille ei haluta antaa tallennustilan hallintaoikeuksia omistajaryhmän jäsenyyden kautta (esim. opiskelijat), pitää perustaa oma IAM-ryhmä ja lisätä se tallennustilan käyttöoikeusryhmiin.

Lue kuvalliset ohjeet tarkka ohje -välilehdeltä