Ryhmienhallintatyökalu IAM

Ryhmienhallintatyökalu on osoitteessa https://idm.helsinki.fi/web

Ryhmiä voi käyttää mm. seuraavissa palveluissa:

Ota huomioon myös nämä:

  1. Ryhmälle on hyvä jo heti alussa antaa vähintään kaksi omistajaa, jotta ryhmän päivitykset onnistuvat myös mahdollisten poissaolojen aikana. Helpdesk ei pysty lisäämään jäseniä tai omistajia ryhmiin.
  2. Sähköpostijärjestelmän ominaisuuksista johtuen ylläpito luo sähköpostilistan vielä toistaiseksi käsin, siksi siinä on pientä viivettä. Jos ryhmän tekee iltapäivällä/illalla, niin ylläpito luo postilistan seuraavana arkipäivänä.

Näistä ryhmistä EI synny O365-sähköpostilistaa, eivätkä ne löydy O365:n osoitekirjasta. Niistä EI synny O365-kalenteria. Ryhmille voi lähettää normaalisti sähköpostia, jos tietää ryhmän osoitteen.

  • Jos tarvitset ryhmää vain sähköpostilistaa varten, niin huomaathan, että että majordomo-listalla on seuraavat edut tähän ryhmien hallinnalla perustettuun sähköpostilistaan verrattuna:
    • ryhmään voi lisätä myös muita kuin yliopiston (etunimi.sukunimi@helsinki.fi) postiosoitteita
    • ryhmän jäsenet voivat omatoimisesti liittyä ja poistua sähköpostilistalta

Muiden ryhmän jäsenten näkyvyyttä on rajattu tietoturvasyistä. Mikäli tarvitset tiedon keitä ryhmään kuuluu, ota yhteyttä ryhmän omistajiin.

Tabs

Pikaohje

Kirjaudu osoitteeseen https://idm.helsinki.fi/web

Muutokset päivittyvät eri järjestelmiin muutamassa tunnissa.

Työpöydältä löydät suorat linkit yleisimmin käytettyihin toimintoihin:

Tarkempia ohjeita löydät tarkka ohje -välilehdeltä

Tarkka ohje


Muutokset päivittyvät eri järjestelmiin muutamassa tunnissa.

    Kirjautuminen

    Kirjaudu osoitteeseen https://idm.helsinki.fi/web. Yliopiston koneella kirjautuessa automaattinen kirjautuminen toimii, mutta muilla koneilla on kirjauduttava sisään omilla yliopiston tunnuksilla.

    Etusivu näyttää tältä:

    ryhmahallinta_etusivu.jpg

    Hae ryhmiä

    Hakutoiminnolla voit etsiä jo olemassa olevien ryhmien joukosta tarkoitukseesi sopivaa ryhmää.

    ryhmahallinta_hae2.jpg

    Hakutuloksissa näet:

    • Ryhmän nimen
    • Lyhyen kuvauksen ryhmästä
    • Luettelon ryhmän omistajista (nimi, käyttäjätunnus ja sähköpostiosoite).

    Ryhmiä on kolmenlaisia: "grp-", "hy-" ja "sys-" -alkuisia

    • grp-ryhmät ovat ns. yleisryhmiä eli ryhmiä, joita kuka tahansa voi luoda - nämä sopivat useimpiin käyttötarkoituksiin.
    • hy-ryhmät ovat
    1. yliopiston hallinnossa viran puolesta ylläpidettyjä ryhmiä, joiden luontioikeus on vain muutamalla henkilöllä - näitä käytetään mm. yliopistohallinnon virallisissa postijakeluissa.
    2. automaattiryhmiä, jotka sisältävät SAP:n työsopimustietoihin perustuvat työntekijät ko.organisaatioyksiköstä (laitos tai erillislaitos)
      • nämä ovat muotoa: hy-tiedekuntalyhenne-laitoslyhenne-employees tai hy-erillislaitoslyhenne-employees

    Mikäli et virallisten hy-ryhmien joukosta löydä tarkoitukseesi sopivaa, voit pyytää ylläpitäjiä lisäämään sellaisen osoitteesta hy-ryhmat@helsinki.fi 

    • sys-ryhmät ovat HERO:sta luotuja automaattiryhmiä.

    Luo uusi ryhmä

    Napsauta etusivulta Luo oma ryhmä. Täytä huolellisesti ryhmän tiedot, sillä tämä auttaa käyttäjiä tunnistamaan helpommin luodut ryhmät. Tähdellä merkityt tiedot ovat pakollisia tietoja.

    ryhman_luominen.png
    • Ryhmän nimi on tieto, jota et voi jälkeenpäin muuttaa, valitse se siis huolella.
    • Pakolliset tiedot ovat ryhmän nimi, kuvaus sekä voimassaolo.

    Kirjaa tarvittavat tiedot luontilomakkeelle ja paina alalaidasta löytyvää Luo ryhmä -nappia.

    Kun luot uuden ryhmän, sinusta tulee automaattisesti ryhmän omistaja eli hallinnoija. Huomaa, että omistaja ei kuitenkaan ole automaattisesti ryhmänsä jäsen. Jos haluat jäseneksi omistamaasi ryhmään, sinun on lisättävä itsesi jäseneksi samalla tavalla kuin lisäät muitakin jäseniä.

    HUOM!  Ryhmälle on hyvä jo heti alussa antaa vähintään kaksi omistajaa, jotta ryhmän päivitykset onnistuvat myös mahdollisten poissaolojen aikana. Helpdesk ei pysty lisäämään jäseniä tai omistajia ryhmiin.

    Muokkaa ryhmän tietoja

    Etsi haluttu ryhmä Omistamani ryhmät -sivulta. Napsauta halutun ryhmän "Muut tiedot" kohtaa.

    omistamani_ryhmat2.png

    Voit muokata seuraavia asioita ryhmässä mm.

    • muuttaa kuvausta
    • muuttaa ryhmän voimassaolotietoja: esim. os ryhmä ei enää ole tarpeellinen, sen voimassaolon voi panna päättymään.
    • muuttaa, poistaa tai lisätä lisätietoja tai valita ryhmälle lisäominaisuuksia
    • lisätä tai poistaa ryhmän omistajia
      • HUOM: Omistajaksi voi lisätä myös ryhmän, mutta vain omistajaksi lisätyn ryhmän henkilöjäsenistä tulee omistajia.
        Jos omistajaksi lisätyllä ryhmällä on jäseninä toisia ryhmiä, näiden ryhmien jäsenistä ei tule omistajia.

    Tee tarvittavat muutokset hallinnointilomakkeelle ja paina lopuksi alalaidasta löytyvää Päivitä ryhmä -nappia.

    Ryhmän voimassaolo ja jatkaminen

    Uusi ryhmä on voimassa automaattisesti toistaiseksi, ellei ryhmälle halua erikseen määrittää päättymispäivää.

    Ryhmän omistaja saa varoitussähköpostin kaksi kuukautta, kaksi viikkoa ja kaksi päivää ennen ryhmän vanhenemista. Tarvittaessa päättymispäivää voi muuttaa Omistamani ryhmät -välilehdellä Muut tiedot -kohdasta.

    HUOM: Toistaiseksi voimassaoleva ryhmä on voimassa vuoden viimeisimmästä tallennetusta muokkauksesta. Ellei ryhmän tietoja ole muokattu vuoteen, myös toistaiseksi voimassaolevan ryhmän omistaja saa sähköpostia ryhmän vanhenemisesta. Tällöin on kirjauduttava ryhmienhallintatyökaluun, tarkistettava, että ryhmän tiedot edelleen pitävät paikkansa ja painettava Päivitä ryhmä -nappia.

    Muokkaa ryhmän jäseniä

    Omistamani ryhmät -sivulta löytyy jäsenten hallinnoinnin työkalu.

    jasenten_hallinnointi.jpg
    • Hallinnointisivulla näet ryhmässä tällä hetkellä olevat jäsenet listana aakkosjärjestyksessä.
    • Henkilöjäsenistä näet nimen, käyttäjätunnuksen ja sähköpostin.
    • Ryhmäjäsenistä näet ryhmän nimen, jäsenten lukumäärän, ryhmän voimassaoloajan ja kuvauksen.
    • Voit lisätä jäseneksi sekä yksittäisiä henkilöitä että ryhmiä.
    • Jos jäsenyys on pantu alkamaan tulevaisuudessa, se alkaa ko. päivän alusta klo 00.00.
    • Jäsenyys ja siihen kytkeytyvät oikeudet päättyvät päättymispäivänä klo 23.59.59. Henkilö näkyy kuitenkin edelleen listalla, nimi ja päättymispäivä harmaana. Tämä siksi, että omistajat huomaisivat, keiltä oikeudet ovat poistuneet ja milloin. Jos henkilön haluaa poistaa kokonaan näkyvistä, omistajan on poistettava hänet käsin.
    • Muista painaa lopuksi Tallenna.

    Lisää jäseniä tai ryhmiä

    Kirjoita haluamasi henkilön nimi, käyttäjätunnus tai sähköposti / ryhmän nimi tai kuvaus tai osa niistä Lisää jäseniä -kohdan alla olevaan hakukenttään. Valitse haluttu henkilö/ryhmä hakutuloksista painamalla oikealla puolella olevaa Lisää-nappia. Muista painaa lopuksi Tallenna.

    hakutulos.png

    Jäsenen tai ryhmän poistaminen ryhmästä

    Napsauttamalla Omistamani ryhmät -sivulta Jäsenet-painiketta saat auki jäsenlistan.
    Etsi poistettava henkilö ja lisää ruksi ruutuun Poista. Muista painaa lopuksi Tallenna.

    Voit tehdä samalla  useampia toimintoja:

    ryhmahallinta_lisaa_poista.png

    Muutokset päivittyvät eri järjestelmiin muutamassa tunnissa.