Ryhmienhallintatyökalu IAM

Ryhmienhallintatyökalu on osoitteessa https://idm.helsinki.fi/web
Huom! Yliopiston verkon ulkopuolella tarvitaan VPN-yhteys

Voit hakea tarkoitukseesi sopivia ryhmiä olemassa olevista ryhmistä. Työkalulla voit luoda ryhmiä eri tarkoituksiin ja hallinnoida ryhmiä, joiden omistaja olet: ryhmän jäseniä, omistajia ja muita ryhmän tietoja.

IAM-järjestelmässä on kolmenlaisia ryhmiä : "grp-", "hy-" ja "sys-" –alkuisia.

  • grp-ryhmät on tarkoitettu suppean ryhmän käyttöön, rajoitettuun tai tilapäiseen tarpeeseen, esim. opiskelijoille, tutkimusryhmille ym.
    • kuka tahansa voi itse luoda grp-ryhmän ja hallinnoida sen tietoja: jäsenlistaa, omistajia ja muita tietoja
    • jäsenlista näkyy vain ryhmän omistajille
    • omistaja voi päättää, haluaako ryhmän sähköpostikäyttöön
    • ennen kuin luot uuden ryhmän, tarkista, onko tarkoitukseesi sopiva ryhmä jo olemassa
       
  • hy-ryhmät on tarkoitettu yliopistoyhteisön yhteiskäyttöön
    • kuka tahansa voi pyytää hy-ryhmän perustamista osoitteesta hy-ryhmat@helsinki.fi, mikäli olemassa olevien joukosta ei löydy tarkoitukseen sopivaa. Pyynnön käsittelyä nopeuttaa, kun annat seuraavat tiedot:
      • käyttötarkoitus
      • ehdotus ryhmän nimeksi
      • ehdotus ryhmän omistajiksi
    • jäsenlistan ylläpito kuuluu sille taholle, joka tuntee kyseisen ryhmän käytännön toimintaa  
    • jäsenlista näkyy kaikille
    • hy-ryhmillä on aina myös sähköpostiosoite (pois lukien muutama erikoistapaus, esim. hy-employees)
    • osa hy-ryhmistä on automaattiryhmiä, joiden jäsenyys määräytyy SAP-HR:n työsopimus- ja sopimustiedoista, tarkemmin tässä Helpdeskin ohjeessa (Tarkka ohje).
      • nämä ovat muotoa: hy-tiedekuntalyhenne-osastolyhenne-employees tai hy-erillislaitoslyhenne-employee
  • sys-ryhmät ovat HERO:sta luotuja automaattiryhmiä.

    Ota huomioon myös nämä:

    1. Ryhmälle on hyvä jo heti alussa antaa vähintään kaksi omistajaa, jotta ryhmän päivitykset onnistuvat myös mahdollisten poissaolojen aikana. Helpdesk ei pysty lisäämään jäseniä tai omistajia ryhmiin.
    2. Sähköpostijärjestelmän ominaisuuksista johtuen ylläpito luo sähköpostilistan vielä toistaiseksi käsin, siksi siinä on pientä viivettä. Jos ryhmän tekee iltapäivällä/illalla, niin ylläpito luo postilistan seuraavana arkipäivänä.
    3. IAM-ryhmään voi lisätä vain henkilöitä, joilla on Helsingin yliopiston käyttäjätunnus. Lisäksi IAM-ryhmän jäseneksi voi lisätä toisen IAM-ryhmän.

    Näistä ryhmistä EI synny O365-sähköpostilistaa, eivätkä ne löydy O365:n osoitekirjasta. Niistä EI synny O365-kalenteria. Ryhmille voi lähettää normaalisti sähköpostia, kun tietää ryhmän osoitteen.

    • Jos tarvitset ryhmää vain sähköpostilistaa varten, niin huomaathan, että että Majordomo-listalla on seuraavat edut tähän ryhmien hallinnalla perustettuun sähköpostilistaan verrattuna:
      • ryhmään voi lisätä myös muita kuin yliopiston (etunimi.sukunimi@helsinki.fi) postiosoitteita
      • ryhmän jäsenet voivat omatoimisesti liittyä ja poistua sähköpostilistalta

    Grp-alkuisten ryhmien jäsenten näkyvyyttä on rajattu tietoturvasyistä. Mikäli tarvitset tiedon keitä ryhmään kuuluu, ota yhteyttä ryhmän omistajiin.

    Tabs

    Pikaohje

    Ennen kuin luot uuden ryhmän, tarkista tällä työkalulla löytyykö tarkoitukseesi sopiva ryhmä jo olemassa olevien ryhmien joukosta.

    Kirjaudu osoitteeseen https://idm.helsinki.fi/web

    • Ennen kuin luot uuden ryhmän, tarkista olemassa olevista ryhmistä, onko tarkoitukseesi sopiva ryhmä jo olemassa.
    • Napsauta etusivulta Luo oma ryhmä. Täytä huolellisesti ryhmän tiedot, sillä tämä auttaa käyttäjiä tunnistamaan helpommin luodut ryhmät. Tähdellä merkityt tiedot ovat pakollisia tietoja.
    Muutokset päivittyvät eri järjestelmiin muutamassa tunnissa.

    Työpöydältä löydät suorat linkit yleisimmin käytettyihin toimintoihin:

    Tarkempia ohjeita löydät tarkka ohje -välilehdeltä

    Tarkka ohje


    Muutokset päivittyvät eri järjestelmiin muutamassa tunnissa.

      Kirjautuminen

      Kirjaudu osoitteeseen https://idm.helsinki.fi/web. Yliopiston koneella kirjautuessa automaattinen kirjautuminen toimii, mutta muilla koneilla on kirjauduttava sisään omilla yliopiston tunnuksilla. Huomaathan, että yliopiston verkon ulkopuolella tarvitaan VPN-yhteys.

      Etusivu näyttää tältä:

      ryhmahallinta_etusivu.jpg

      Hae ryhmiä

      Hakutoiminnolla voit etsiä jo olemassa olevien ryhmien joukosta tarkoitukseesi sopivaa ryhmää.

      • Alla olevassa esimerkissä on haettu ryhmiä, joiden nimessä on "hy-tike".
      • Hakutuloksissa näet:
        • Ryhmän nimen.
        • Lyhyen kuvauksen ryhmästä.
        • Luettelon ryhmän omistajista (nimi, käyttäjätunnus ja sähköpostiosoite).
      • Huomaa hy-ryhmän Info-nappi.
      iam-hy-tike_1d.png

      Klikkaamalla Info-nappia näet ryhmästä lisätietoja:

      • Ryhmän postilista (jos on) (1).
      • Tietoja ryhmän jäsenistä (2).
      iam-hy-tike_info_b.png

      IAM-järjestelmässä on kolmenlaisia ryhmiä : "grp-", "hy-" ja "sys-" –alkuisia.

      • grp-ryhmät on tarkoitettu suppean ryhmän käyttöön, rajoitettuun tai tilapäiseen tarpeeseen, esim. opiskelijoille, tutkimusryhmille ym.
        • kuka tahansa voi itse luoda grp-ryhmän ja hallinnoida sen tietoja: jäsenlistaa, omistajia ja muita tietoja
        • jäsenlista näkyy vain ryhmän omistajille
        • omistaja voi päättää, haluaako ryhmän sähköpostikäyttöön
        • ennen kuin luot uuden ryhmän, tarkista, onko tarkoitukseesi sopiva ryhmä jo olemassa
           
      • hy-ryhmät on tarkoitettu yliopistoyhteisön yhteiskäyttöön
        • kuka tahansa voi pyytää hy-ryhmän perustamista osoitteesta hy-ryhmat@helsinki.fi, mikäli olemassa olevien joukosta ei löydy tarkoitukseen sopivaa. Pyynnön käsittelyä nopeuttaa, kun annat seuraavat tiedot:
          • käyttötarkoitus
          • ehdotus ryhmän nimeksi
          • ehdotus ryhmän omistajiksi
        • jäsenlistan ylläpito kuuluu sille taholle, joka tuntee kyseisen ryhmän käytännön toimintaa  
        • jäsenlista näkyy kaikille
        • hy-ryhmillä on aina myös sähköpostiosoite (pois lukien muutama erikoistapaus, esim. hy-employees)
        • osa hy-ryhmistä on automaattiryhmiä, joiden jäsenyys määräytyy SAP-HR:n työsopimus- ja sopimustiedoista, tarkemmin tässä Helpdeskin ohjeessa (Tarkka ohje).
          • nämä ovat muotoa: hy-tiedekuntalyhenne-osastolyhenne-employees tai hy-erillislaitoslyhenne-employee
      • sys-ryhmät ovat HERO:sta luotuja automaattiryhmiä.

      Luo uusi ryhmä

      Ennen kuin luot uuden ryhmän, tarkista tällä työkalulla löytyykö tarkoitukseesi sopiva ryhmä jo olemassa olevien ryhmien joukosta.

      Ryhmiä voit käyttää sähköpostilistojen luomiseen ja erilaisten käyttövaltuuksien hallintaan.  Mikäli et löydä yhteiskäyttöisistä hy-alkuisista ryhmistä tarkoitukseesi sopivaa, ota yhteys hy-ryhmat@helsinki.fi ja pyydä ylläpitäjiä perustamaan tarvitsemasi ryhmä. Grp-alkuisen ryhmän voit luoda itse.

      Ryhmän omistajat voivat hallinnoida ryhmän tietoja ja jäsenlistaa. Omistajat eivät ole automaattisesti ryhmän jäseniä. Sinusta tulee automaattisesti luomasi ryhmän omistaja, mutta ei ryhmän jäsen. Muista lisätä itsesi ryhmän jäseneksi, jos aiot kuulua ryhmään.

      Ryhmän jäsenet voivat käyttää niitä palveluita, jotka ryhmään on liitetty, esim. sähköpostilistaa tai ryhmähakemistoa. Ryhmän jäsenet lisätään ryhmän luonnin jälkeen. Muista lisätä itsesi ryhmän jäseneksi, jos aiot kuulua ryhmään. Saat linkin jäsentenhallinnointisivulle automaattisesti luonnin lopussa.

      Tietotekniikkakeskus varaa itselleen oikeuden muuttaa ryhmän nimeä, mikäli nimi tarvitaan myöhemmin muuhun käyttöön tai on sopimaton. Muissa tapauksissa ryhmän nimeä ei voi jälkikäteen muuttaa.

      Napsauta etusivulta Luo oma ryhmä. Täytä huolellisesti ryhmän tiedot, sillä tämä auttaa käyttäjiä tunnistamaan helpommin luodut ryhmät. Tähdellä merkityt tiedot ovat pakollisia tietoja.

      ryhman_luominen.png
      • Ryhmän nimi on tieto, jota et voi jälkeenpäin muuttaa, valitse se siis huolella.
      • Pakolliset tiedot ovat ryhmän nimi, kuvaus sekä voimassaolo.

      Kirjaa tarvittavat tiedot luontilomakkeelle ja paina alalaidasta löytyvää Luo ryhmä -nappia.

      Kun luot uuden ryhmän, sinusta tulee automaattisesti ryhmän omistaja eli hallinnoija. Huomaa, että omistaja ei kuitenkaan ole automaattisesti ryhmänsä jäsen. Jos haluat jäseneksi omistamaasi ryhmään, sinun on lisättävä itsesi jäseneksi samalla tavalla kuin lisäät muitakin jäseniä.

      HUOM!  Ryhmälle on hyvä jo heti alussa antaa vähintään kaksi omistajaa, jotta ryhmän päivitykset onnistuvat myös mahdollisten poissaolojen aikana. Helpdesk ei pysty lisäämään jäseniä tai omistajia ryhmiin.

      Muokkaa ryhmän tietoja

      Etsi haluttu ryhmä Omistamani ryhmät -sivulta. Napsauta halutun ryhmän "Muut tiedot" kohtaa.

      omistamani_ryhmat2.png

      Voit muokata seuraavia asioita ryhmässä mm.

      • muuttaa kuvausta
      • muuttaa ryhmän voimassaolotietoja: esim. jos ryhmä ei enää ole tarpeellinen, sen voimassaolon voi panna päättymään.
      • muuttaa, poistaa tai lisätä lisätietoja tai valita ryhmälle lisäominaisuuksia
      • lisätä tai poistaa ryhmän omistajia
        • HUOM: Omistajaksi voi lisätä myös ryhmän, mutta vain omistajaksi lisätyn ryhmän henkilöjäsenistä tulee omistajia.
          Jos omistajaksi lisätyllä ryhmällä on jäseninä toisia ryhmiä, näiden ryhmien jäsenistä ei tule omistajia.

      Tee tarvittavat muutokset hallinnointilomakkeelle ja paina lopuksi alalaidasta löytyvää Päivitä ryhmä -nappia.

      Ryhmän voimassaolo ja jatkaminen

      Uusi ryhmä on voimassa automaattisesti toistaiseksi, ellei ryhmälle halua erikseen määrittää päättymispäivää.

      Ryhmän omistaja saa varoitussähköpostin kaksi kuukautta, kaksi viikkoa ja kaksi päivää ennen ryhmän vanhenemista. Tarvittaessa päättymispäivää voi muuttaa Omistamani ryhmät -välilehdellä Muut tiedot -kohdasta.

      HUOM: Toistaiseksi voimassaoleva ryhmä on voimassa vuoden viimeisimmästä tallennetusta muokkauksesta. Ellei ryhmän tietoja ole muokattu vuoteen, myös toistaiseksi voimassaolevan ryhmän omistaja saa sähköpostia ryhmän vanhenemisesta. Tällöin on kirjauduttava ryhmienhallintatyökaluun, tarkistettava, että ryhmän tiedot edelleen pitävät paikkansa ja painettava Päivitä ryhmä -nappia.

      Muokkaa ryhmän jäseniä

      Omistamani ryhmät -sivulta löytyy jäsenten hallinnoinnin työkalu.

      jasenten_hallinnointi.jpg
      • Hallinnointisivulla näet ryhmässä tällä hetkellä olevat jäsenet listana aakkosjärjestyksessä.
      • Henkilöjäsenistä näet nimen, käyttäjätunnuksen ja sähköpostin.
      • Ryhmäjäsenistä näet ryhmän nimen, jäsenten lukumäärän, ryhmän voimassaoloajan ja kuvauksen.
      • Voit lisätä jäseneksi sekä yksittäisiä henkilöitä että ryhmiä.
      • Jos jäsenyys on pantu alkamaan tulevaisuudessa, se alkaa ko. päivän alusta klo 00.00.
      • Jäsenyys ja siihen kytkeytyvät oikeudet päättyvät päättymispäivänä klo 23.59.59. Henkilö näkyy kuitenkin edelleen listalla, nimi ja päättymispäivä harmaana. Tämä siksi, että omistajat huomaisivat, keiltä oikeudet ovat poistuneet ja milloin. Jos henkilön haluaa poistaa kokonaan näkyvistä, omistajan on poistettava hänet käsin.
      • Jos henkilön määräaikainen jäsenyys on päättynyt, jäsenyyttä ei voi enää jatkaa. Jos jäsenyys on kuitenkin edelleen tarpeen, on ensin poistettava päättynyt jäsenyys ja sitten lisättävä henkilö uudestaan jäseneksi.
      • Muista painaa lopuksi Tallenna.

      Lisää jäseniä tai ryhmiä

      Kirjoita haluamasi henkilön nimi, käyttäjätunnus tai sähköposti / ryhmän nimi tai kuvaus tai osa niistä Lisää jäseniä -kohdan alla olevaan hakukenttään. Valitse haluttu henkilö/ryhmä hakutuloksista painamalla oikealla puolella olevaa Lisää-nappia. Muista painaa lopuksi Tallenna.

      hakutulos.png

      Jäsenen tai ryhmän poistaminen ryhmästä

      Napsauttamalla Omistamani ryhmät -sivulta Jäsenet-painiketta saat auki jäsenlistan.
      Etsi poistettava henkilö ja lisää ruksi ruutuun Poista. Muista painaa lopuksi Tallenna.

      Voit tehdä samalla  useampia toimintoja:

      ryhmahallinta_lisaa_poista.png

      Muutokset päivittyvät eri järjestelmiin muutamassa tunnissa.