Suosituksia IAM-ryhmien käytöstä

• grp-ryhmät on tarkoitettu suppean ryhmän käyttöön, rajoitettuun tai tilapäiseen tarpeeseen, esim. opiskelijoille, tutkimusryhmille ym.
• hy-ryhmät on tarkoitettu yliopistoyhteisön yhteiskäyttöön
• sys-ryhmät ovat HERO:sta luotuja automaattiryhmiä.

HUOM: ryhmän omistaja ei ole automaattisesti ryhmän jäsen, joten jos haluat että myös omistaja saa tarvittavat oikeudet, lisää hänet myös jäseneksi.

• Hy-ryhmät on tarkoitettu koko yliopistoyhteisön yhteiskäyttöön. Osa näistä ylläpidetään käsin, osa on automaattiryhmiä, joiden jäsenyys määräytyy SAP-HR:n työsopimus- ja sopimustiedoista.
• Hy-ryhmien jäsenlista näkyy kaikille samoin kuin ryhmän kuvaus ja omistajat. Jäsenlista löytyy hakutoiminnon tuloksista ryhmän nimen perässä olevan info-napin takaa.
• Hy-ryhmät ovat aina myös sähköpostikäytössä (pois lukien muutama erikoistapaus, esim. hy-employees).
• Hy-alkuiset ryhmät luodaan keskitetysti. Jäsenlistaa ylläpidetään mahdollisimman lähellä kyseistä toimintaympäristöä.
• Osa hy-ryhmistä on automaattiryhmiä, joiden jäsenyys määräytyy SAP-HR:n työsopimus- ja sopimustiedoista. Katso tarkemmin alla.
• Kuka tahansa voi pyytää ryhmän perustamista osoitteesta hy-ryhmat@helsinki.fi. Pyynnön käsittelyä nopeuttaa, kun annat seuraavat tiedot: 
  • käyttötarkoitus
  • ehdotus ryhmän nimeksi
  • ehdotus ryhmän omistajiksi

1) hy-tiedekuntalyhenne-osastolyhenne-employees ja hy-erillislaitoslyhenne-employees

• Sisältävät kyseisen organisaatioyksikön työntekijät, joilla on SAP-HR:ssä voimassa oleva työsopimus eivätkä ole työstä vapautettuina.
• Luodaan järjestelmään automaattisesti.
• Päivittyvät SAP-HR:n tiedoista päivittäin.

2) hy-tiedekuntalyhenne-osastolyhenne-coemployees ja hy-erillislaitoslyhenne-coemployees

• Sisältävät kyseisen organisaatioyksikön emeritusprofessorit, vierailevat tutkijat, dosentit, joilla dosenttisopimus, apurahatutkijat, vierailevat professorit, joilla on HY:n käyttäjätunnus ja SAP-HR:ssä voimassa olevat sopimustiedot (muu kuin työsopimus, henkilöstöalaryhmä D2-D6).
• Luodaan järjestelmään automaattisesti.
• Päivittyvät SAP-HR:n tiedoista päivittäin.

3) hy-tiedekuntalyhenne-osastolyhenne-allstaff ja hy-erillislaitoslyhenne-allstaff

• Sisältävät vastaavan -employees ja -coemployees -loppuisen ryhmän + mahdollisesti käsin ylläpidettyjä henkilöitä ja/tai ryhmiä, joiden tiedot eivät tule SAP HR:stä.
  • Käsin ylläpidetyt henkilöt ja käsin ylläpidettyihin ryhmiin kuuluvat henkilöt ovat kyseiseen työyhteisöön kuuluvia henkilöitä, joiden sopimustiedot SAP HR:ssä eivät kohdistu kyseiseen yksikköön (esim. kaksoisaffiliaatioita).
• Palvelukoordinaattorit päivittävät näitä ryhmiä.

4) hy-tiedekuntalyhenne-osastolyhenne-supervisors ja hy-erillislaitoslyhenne-supervisors

• Sisältävät kyseisen organisaatioyksikön työntekijät, joilla on SAP-HR:ssä voimassa oleva työsopimus ja esimiehen status (eivätkä ole työstä vapautettuina).
• Luodaan järjestelmään automaattisesti.
• Päivittyvät SAP-HR:n tiedoista päivittäin.

5) hy-tiedekuntalyhenne-osastolyhenne-leveln ja hy-erillislaitoslyhenne-leveln

• Sisältävät kyseisen organisaatioyksikön työntekijät, joilla on SAP-HR:ssä voimassa oleva työsopimus, kuuluvat opetus- ja tutkimushenkilöstöön (uraportailla 1-4, siis n = 1, 2, 3 tai 4) eivätkä ole työstä vapautettuina.
• Luodaan järjestelmään automaattisesti.
• Päivittyvät SAP-HR:n tiedoista päivittäin.

6) hy-tiedekuntalyhenne-osastolyhenne-teach-research ja hy-erillislaitoslyhenne- teach-research

• Sisältävät kyseisen organisaatioyksikön -leveln -loppuiset ryhmät + mahdollisesti käsin ylläpidettyjä henkilöitä ja/tai ryhmiä, joiden tiedot eivät tule SAP-HR:stä.
  • Käsin ylläpidetyt henkilöt ja käsin ylläpidettyihin ryhmiin kuuluvat henkilöt ovat kyseiseen työyhteisöön kuuluvia henkilöitä, joiden sopimustiedot SAP HR:ssä eivät kohdistu kyseiseen yksikköön (esim. kaksoisaffiliaatioita).
• Tarkista Ryhmienhallintatyökalusta ryhmän omistajat.

7) hy-employees

• Sisältää kaikki yliopiston työntekijät, joilla on SAP-HR:ssä voimassaoleva työsopimus. Myös työstävapautetut ovat mukana. HUOM: Ei käytettävissä sähköpostilistana.

Grp-alkuiset ryhmät ovat ryhmiä, joita pystyy luomaan ryhmienhallintatyökalulla kuka tahansa yliopistolainen, jolla on yliopiston myöntämä käyttäjätunnus.
Lue tarkemmat ohjeet ryhmän luomiseen erillisestä ohjeesta

• grp-ryhmän voi luoda kuka tahansa, jolla on yliopiston käyttäjätunnus (ns. AD-tunnus).
• grp-ryhmistä näet ainoastaan kuvauksen ja listan omistajista.
• Jäsenlistaa ei grp-ryhmistä näytetä. Jäsenlista näkyy vain ryhmän omistajille.
• Ennen kuin luot uuden ryhmän, tarkista samalla työkalulla, onko tarkoitukseesi sopiva ryhmä jo olemassa.
• Mikäli olet epävarma, soveltuuko jokin tietty grp-ryhmä käyttötarkoitukseesi, voit kysyä lisätietoa ryhmän omistajalta. Ryhmän omistajan voit selvittää ryhmienhallintatyökalun Ryhmien haku ja luonti -välilehdeltä. Kirjoita hakulaatikkoon ryhmän nimi. Hakutuloksissa näkyvät ryhmän omistajat ja heidän sähköpostiosoitteensa.

Huom! Ryhmällä tulisi olla vähintään kaksi omistajaa ryhmän ylläpidon varmistamiseksi. 

Sys-ryhmät ovat HERO:sta luotuja automaattiryhmiä.