IAM-ryhmienhallintatyökalulla voit hakea tarkoitukseesi sopivia ryhmiä olemassa olevista ryhmistä. Työkalulla voit luoda ryhmiä eri tarkoituksiin ja hallinnoida ryhmiä, joiden omistaja olet: ryhmän jäseniä, omistajia ja muita ryhmän tietoja.
Ryhmienhallintatyökalu IAM sijaitsee osoitteessa https://idm.helsinki.fi/web
Huom! Yliopistoverkon ulkopuolella pääsyyn tarvitaan VPN-yhteys
Lue lisää ryhmistä ja ryhmienhallintatyökalu IAM:stä täältä
Pikaohje
Ryhmiä on kolmenlaisia
- grp-ryhmät on tarkoitettu suppean ryhmän käyttöön, rajoitettuun tai tilapäiseen tarpeeseen, esim. opiskelijoille, tutkimusryhmille ym.
- hy-ryhmät on tarkoitettu yliopistoyhteisön yhteiskäyttöön
- sys-ryhmät ovat HERO:sta luotuja automaattiryhmiä.
HUOM: ryhmän omistaja ei ole automaattisesti ryhmän jäsen, joten jos haluat että myös omistaja saa tarvittavat oikeudet, lisää hänet myös jäseneksi.
- Ennen kuin luot itse uuden ryhmän, tarkista löytyykö jo olemassa olevien ryhmien joukosta tarkoitukseesi sopiva. Käytä esimerkiksi tarkassa ohjeessa mainittuja valmiita hy-alkuisia ryhmiä.
- Voit hakea ryhmiä ryhmienhallintatyökalun Ryhmien haku ja luonti -välilehdeltä.
- Voit itse luoda grp-ryhmän IAM-ryhmienhallintatyökalulla ja hallinnoida sen tietoja: jäsenlistaa, omistajia ja muita tietoja.
- Nimeä ryhmä mahdollisimman kuvaavasti. Käytä esimerkiksi organisaatioyksikön lyhennettä nimen alussa.
- Kerro kuvauksessa mahdollisimman tarkkaan käyttötarkoitus. Kuvaile mielellään niin, että siitä pystyy myös päättelemään keitä ryhmään on liitetty.
Voit pyytää hy-ryhmän perustamista osoitteesta hy-ryhmat@helsinki.fi. Pyynnön käsittelyä nopeuttaa, kun annat seuraavat tiedot:
- käyttötarkoitus
- ehdotus ryhmän nimeksi
- ehdotus ryhmän omistajiksi
HUOM: ryhmän omistaja ei ole automaattisesti ryhmän jäsen, joten jos haluat, että myös omistaja saa oikeudet, lisää hänet myös jäseneksi.
Tarkka ohje
Sisällysluettelo
Ryhmiä on kolmenlaisia
Hy-ryhmät
- Hy-ryhmät on tarkoitettu koko yliopistoyhteisön yhteiskäyttöön. Osa näistä ylläpidetään käsin, osa on automaattiryhmiä, joiden jäsenyys määräytyy SAP-HR:n työsopimus- ja sopimustiedoista.
- Hy-ryhmien jäsenlista näkyy kaikille samoin kuin ryhmän kuvaus ja omistajat. Jäsenlista löytyy hakutoiminnon tuloksista ryhmän nimen perässä olevan info-napin takaa.
- Hy-ryhmät ovat aina myös sähköpostikäytössä (pois lukien muutama erikoistapaus, esim. hy-employees).
- Hy-alkuiset ryhmät luodaan keskitetysti. Jäsenlistaa ylläpidetään mahdollisimman lähellä kyseistä toimintaympäristöä.
- Osa hy-ryhmistä on automaattiryhmiä, joiden jäsenyys määräytyy SAP-HR:n työsopimus- ja sopimustiedoista. Katso tarkemmin alla.
- SAP-HR:n tietoihin perustuvien hy-alkuisten automaattiryhmien sisältöä ei ole mahdollista muokata käsin eikä niitä ole mahdollista saada IAM-ryhmärekisterissä "Omistamani ryhmät" -välilehdelle.
- Kuka tahansa voi pyytää ryhmän perustamista osoitteesta hy-ryhmat@helsinki.fi. Pyynnön käsittelyä nopeuttaa, kun annat seuraavat tiedot:
- käyttötarkoitus
- ehdotus ryhmän nimeksi
- ehdotus ryhmän omistajiksi
1) hy-tiedekuntalyhenne-osastolyhenne-employees ja hy-erillislaitoslyhenne-employees
- Sisältävät kyseisen organisaatioyksikön työntekijät, joilla on SAP-HR:ssä voimassa oleva työsopimus eivätkä he ole työstä vapautettuina.
- Luodaan järjestelmään automaattisesti.
- Päivittyvät SAP-HR:n tiedoista päivittäin.
2) hy-tiedekuntalyhenne-osastolyhenne-coemployees ja hy-erillislaitoslyhenne-coemployees
- Sisältävät kyseisen organisaatioyksikön emeritusprofessorit, vierailevat tutkijat, dosentit, joilla dosenttisopimus, apurahatutkijat sekä vierailevat professorit, joilla on HY:n käyttäjätunnus ja SAP-HR:ssä voimassa olevat sopimustiedot (muu kuin työsopimus, henkilöstöalaryhmä D2-D6).
- Luodaan järjestelmään automaattisesti.
- Päivittyvät SAP-HR:n tiedoista päivittäin.
3) hy-tiedekuntalyhenne-osastolyhenne-allstaff ja hy-erillislaitoslyhenne-allstaff
- Sisältävät vastaavan -employees ja -coemployees -loppuisen ryhmän + mahdollisesti käsin ylläpidettyjä henkilöitä ja/tai ryhmiä, joiden tiedot eivät tule SAP HR:stä.
- Käsin ylläpidetyt henkilöt ja käsin ylläpidettyihin ryhmiin kuuluvat henkilöt ovat kyseiseen työyhteisöön kuuluvia henkilöitä, joiden sopimustiedot SAP HR:ssä eivät kohdistu kyseiseen yksikköön (esim. kaksoisaffiliaatioita).
- Palvelukoordinaattorit päivittävät näitä ryhmiä.
4) hy-tiedekuntalyhenne-osastolyhenne-supervisors ja hy-erillislaitoslyhenne-supervisors
- Sisältävät kyseisen organisaatioyksikön työntekijät, joilla on SAP-HR:ssä voimassa oleva työsopimus ja esihenkilön status (eivätkä ole työstä vapautettuina).
- Luodaan järjestelmään automaattisesti.
- Päivittyvät SAP-HR:n tiedoista päivittäin.
5) hy-tiedekuntalyhenne-osastolyhenne-leveln ja hy-erillislaitoslyhenne-leveln
- Sisältävät kyseisen organisaatioyksikön työntekijät, joilla on SAP-HR:ssä voimassa oleva työsopimus, kuuluvat opetus- ja tutkimushenkilöstöön (uraportailla 1-4, siis n = 1, 2, 3 tai 4) eivätkä ole työstä vapautettuina.
- Luodaan järjestelmään automaattisesti.
- Päivittyvät SAP-HR:n tiedoista päivittäin.
6) hy-tiedekuntalyhenne-osastolyhenne-teach-research ja hy-erillislaitoslyhenne- teach-research
- Sisältävät kyseisen organisaatioyksikön -leveln -loppuiset ryhmät + mahdollisesti käsin ylläpidettyjä henkilöitä ja/tai ryhmiä, joiden tiedot eivät tule SAP-HR:stä.
- Käsin ylläpidetyt henkilöt ja käsin ylläpidettyihin ryhmiin kuuluvat henkilöt ovat kyseiseen työyhteisöön kuuluvia henkilöitä, joiden sopimustiedot SAP HR:ssä eivät kohdistu kyseiseen yksikköön (esim. kaksoisaffiliaatioita).
- Tarkista Ryhmienhallintatyökalusta ryhmän omistajat.
7) hy-employees
- Sisältää kaikki yliopiston työntekijät, joilla on SAP-HR:ssä voimassaoleva työsopimus. Myös työstävapautetut ovat mukana. HUOM: Ei käytettävissä sähköpostilistana.
8) Yliopistopalveluiden hy-ypa-<toimiala>
- hy-ypa-<toimiala>-henkilosto -ryhmät ovat hierarkkisia koosteryhmiä YPA:n esihenkilöiden käsin ylläpitämistä ryhmistä.
- Jokainen esihenkilö ylläpitää ryhmiä oman henkilöstönsä osalta.
- Yliopistopalveluiden esihenkilöille on annettu ylläpito-oikeudet kaikkiin oman toimialansa hy-alkuisiin IAM-ryhmiin.
- Jokainen toimiala päättää, kenellä kaikilla muilla on toimialan ryhmien ylläpito-oikeudet.
9) hy-grant-funded-researchers
- Sisältää kaikki ne, joilla on SAP HR:ssä voimassaoleva apurahatutkijan sopimus.
Grp-ryhmät
Grp-alkuiset ryhmät ovat ryhmiä, joita pystyy luomaan ryhmienhallintatyökalulla kuka tahansa yliopistolainen, jolla on yliopiston myöntämä käyttäjätunnus.
Lue tarkemmat ohjeet ryhmän luomiseen erillisestä ohjeesta
- grp-ryhmän voi luoda kuka tahansa, jolla on yliopiston käyttäjätunnus (ns. AD-tunnus).
- grp-ryhmistä näet ainoastaan kuvauksen ja listan omistajista.
- Jäsenlistaa ei grp-ryhmistä näytetä. Jäsenlista näkyy vain ryhmän omistajille.
- Ennen kuin luot uuden ryhmän, tarkista samalla työkalulla, onko tarkoitukseesi sopiva ryhmä jo olemassa.
- Mikäli olet epävarma, soveltuuko jokin tietty grp-ryhmä käyttötarkoitukseesi, voit kysyä lisätietoa ryhmän omistajalta. Ryhmän omistajan voit selvittää ryhmienhallintatyökalun Ryhmien haku ja luonti -välilehdeltä. Kirjoita hakulaatikkoon ryhmän nimi. Hakutuloksissa näkyvät ryhmän omistajat ja heidän sähköpostiosoitteensa.
Huom! Ryhmällä tulisi olla vähintään kaksi omistajaa ryhmän ylläpidon varmistamiseksi.
Sys-ryhmät
Sys-ryhmät ovat HERO:sta luotuja automaattiryhmiä.
Video-ohje
Anna palautetta
Helsingin yliopiston IT-Helpdeskin ohjesivusto auttaa sinua työhösi liittyvissä IT-aiheisissa kysymyksissä. Kerro meille, miten voisimme parantaa ohjeitamme. Arvostamme suuresti palautettasi!
Kuinka parantaisit ohjeistusta?