Suosituksia IAM-ryhmien käytöstä

Ryhmienhallintatyökalu on osoitteessa: https://idm.helsinki.fi/web
Huom! Yliopiston verkon ulkopuolella tarvitaan VPN-yhteys

Ennen kuin luot uuden ryhmän, tarkista tällä työkalulla löytyykö tarkoitukseesi sopiva ryhmä jo olemassa olevien ryhmien joukosta.

IAM-järjestelmässä on kolmenlaisia ryhmiä : "grp-", "hy-" ja "sys-" –alkuisia.

  • grp-ryhmät on tarkoitettu suppean ryhmän käyttöön, rajoitettuun tai tilapäiseen tarpeeseen, esim. opiskelijoille, tutkimusryhmille ym.
    • kuka tahansa voi itse luoda grp-ryhmän ja hallinnoida sen tietoja: jäsenlistaa, omistajia ja muita tietoja
    • jäsenlista näkyy vain ryhmän omistajille
    • omistaja voi päättää, haluaako ryhmän sähköpostikäyttöön
    • ennen kuin luot uuden ryhmän, tarkista, onko tarkoitukseesi sopiva ryhmä jo olemassa
       
  • hy-ryhmät on tarkoitettu yliopistoyhteisön yhteiskäyttöön
    • kuka tahansa voi pyytää hy-ryhmän perustamista osoitteesta hy-ryhmat@helsinki.fi, mikäli olemassa olevien joukosta ei löydy tarkoitukseen sopivaa. Pyynnön käsittelyä nopeuttaa, kun annat seuraavat tiedot:
      • käyttötarkoitus
      • ehdotus ryhmän nimeksi
      • ehdotus ryhmän omistajiksi
    • jäsenlistan ylläpito kuuluu sille taholle, joka tuntee kyseisen ryhmän käytännön toimintaa  
    • jäsenlista näkyy kaikille
    • hy-ryhmillä on aina myös sähköpostiosoite (pois lukien muutama erikoistapaus, esim. hy-employees)
    • osa hy-ryhmistä on automaattiryhmiä, joiden jäsenyys määräytyy SAP-HR:n työsopimus- ja sopimustiedoista, tarkemmin tässä Helpdeskin ohjeessa (Tarkka ohje).
      • nämä ovat muotoa: hy-tiedekuntalyhenne-osastolyhenne-employees tai hy-erillislaitoslyhenne-employee
  • sys-ryhmät ovat HERO:sta luotuja automaattiryhmiä.

Tabs

Pikaohje
  • Voit itse luoda grp-ryhmän ja hallinnoida sen tietoja: jäsenlistaa, omistajia ja muita tietoja.
  • Ennen kuin luot itse uuden ryhmän, tarkista löytyykö jo olemassa olevien ryhmien joukosta tarkoitukseesi sopiva. Käytä esimerkiksi tarkassa ohjeessa mainittuja valmiita hy-alkuisia ryhmiä. Voit hakea ryhmiä ryhmienhallintatyökalun Ryhmien haku ja luonti -välilehdeltä.
  • Nimeä ryhmä mahdollisimman kuvaavasti. Käytä esimerkiksi organisaatioyksikön lyhennettä nimen alussa.
  • Kerro kuvauksessa mahdollisimman tarkkaan käyttötarkoitus, mielellään niin, että siitä pystyy myös päättelemään keitä ryhmään on liitetty.

Voit pyytää hy-ryhmän perustamista osoitteesta hy-ryhmat@helsinki.fi. Pyynnön käsittelyä nopeuttaa, kun annat seuraavat tiedot:

  • käyttötarkoitus
  • ehdotus ryhmän nimeksi
  • ehdotus ryhmän omistajiksi

 

Tarkka ohje

Ryhmiä on kolmenlaisia

  • grp-ryhmät on tarkoitettu suppean ryhmän käyttöön, rajoitettuun tai tilapäiseen tarpeeseen, esim. opiskelijoille, tutkimusryhmille ym.
  • hy-ryhmät on tarkoitettu yliopistoyhteisön yhteiskäyttöön
  • sys-ryhmät ovat HERO:sta luotuja automaattiryhmiä.

Hy-ryhmät

  • Hy-ryhmät on tarkoitettu koko yliopistoyhteisön yhteiskäyttöön. Osa näistä ylläpidetään käsin, osa on automaattiryhmiä, joiden jäsenyys määräytyy SAP-HR:n työsopimus- ja sopimustiedoista.
  • Hy-ryhmien jäsenlista näkyy kaikille samoin kuin ryhmän kuvaus ja omistajat. Jäsenlista löytyy hakutoiminnon tuloksista ryhmän nimen perässä olevan info-napin takaa.
  • Hy-ryhmät ovat aina myös sähköpostikäytössä (pois lukien muutama erikoistapaus, esim. hy-employees).
  • Hy-alkuiset ryhmät luodaan keskitetysti. Jäsenlistaa ylläpidetään mahdollisimman lähellä kyseistä toimintaympäristöä.
  • Osa hy-ryhmistä on automaattiryhmiä, joiden jäsenyys määräytyy SAP-HR:n työsopimus- ja sopimustiedoista. Katso tarkemmin alla.
  • Kuka tahansa voi pyytää ryhmän perustamista osoitteesta hy-ryhmat@helsinki.fi. Pyynnön käsittelyä nopeuttaa, kun annat seuraavat tiedot: 
    • käyttötarkoitus
    • ehdotus ryhmän nimeksi
    • ehdotus ryhmän omistajiksi

1) hy-tiedekuntalyhenne-osastolyhenne-employees ja hy-erillislaitoslyhenne-employees

  • Sisältävät kyseisen organisaatioyksikön työntekijät, joilla on SAP-HR:ssä voimassa oleva työsopimus eivätkä ole työstä vapautettuina.
  • Luodaan järjestelmään automaattisesti.
  • Päivittyvät SAP-HR:n tiedoista päivittäin.

2) hy-tiedekuntalyhenne-osastolyhenne-supervisors ja hy-erillislaitoslyhenne-supervisors

  • Sisältävät kyseisen organisaatioyksikön työntekijät, joilla on SAP-HR:ssä voimassa oleva työsopimus ja esimiehen status (eivätkä ole työstä vapautettuina).
  • Luodaan järjestelmään automaattisesti.
  • Päivittyvät SAP-HR:n tiedoista päivittäin.

3) hy-tiedekuntalyhenne-osastolyhenne-teach-research ja hy-erillislaitoslyhenne- teach-research

  • Sisältävät kyseisen organisaatioyksikön työntekijät, joilla on SAP-HR:ssä voimassa oleva työsopimus, kuuluvat opetus- ja tutkimushenkilöstöön (uraportailla 1-4) eivätkä ole työstä vapautettuina.
  • Luodaan järjestelmään automaattisesti.
  • Päivittyvät SAP-HR:n tiedoista päivittäin.

4) hy-tiedekuntalyhenne-osastolyhenne-coemployees ja hy-erillislaitoslyhenne-coemployees

  • Sisältävät kyseisen organisaatioyksikön emeritusprofessorit, vierailevat tutkijat, dosentit joilla dosenttisopimus, apurahatutkijat, vierailevat professorit, joilla on HY:n käyttäjätunnus ja SAP-HR:ssä voimassa olevat sopimustiedot (muu kuin työsopimus, henkilöstöalaryhmä D2-D6).
  • Luodaan järjestelmään automaattisesti.
  • Päivittyvät SAP-HR:n tiedoista päivittäin.

5) hy-tiedekuntalyhenne-osastolyhenne-allstaff ja hy-erillislaitoslyhenne-allstaff

  • Sisältävät vastaavan -employees ja -coemployees -loppuisen ryhmän + mahdollisesti käsin lisättyjä henkilöitä, joiden tiedot eivät tule SAP HR:stä.
  • Palvelukoordinaattorit päivittävät näitä ryhmiä.

Grp-ryhmät

Grp-alkuiset ryhmät ovat ryhmiä, joita pystyy luomaan tällä työkalulla https://idm.helsinki.fi/web/ kuka tahansa yliopistolainen, jolla on yliopiston myöntämä käyttäjätunnus.
Lue ohjeet

  • grp-ryhmän voi luoda kuka tahansa, jolla on yliopiston käyttäjätunnus (ns. AD-tunnus).
  • grp-ryhmistä näet ainoastaan kuvauksen ja listan omistajista.
  • Jäsenlistaa ei grp-ryhmistä näytetä. Jäsenlista näkyy vain ryhmän omistajille.
  • Mikäli olet epävarma, soveltuuko jokin tietty grp-ryhmä käyttötarkoitukseesi, voit kysyä lisätietoa ryhmän omistajalta. Ryhmän omistajan voit selvittää ryhmienhallintatyökalun Ryhmien haku ja luonti -välilehdeltä. Kirjoita hakulaatikkoon ryhmän nimi. Hakutuloksissa näkyvät ryhmän omistajat ja heidän sähköpostiosoitteensa.

Sys-ryhmät 

Sys-ryhmät ovat HERO:sta luotuja automaattiryhmiä.