Rekommendationer för användningen av IAM-grupper

• grp-grupper är avsedda att användas av en liten grupp, för begränsade eller tillfälliga behov, t.ex. studenter, forskargrupper etc.
• hy-grupper är avsedda för universitetsgemenskapens gemensamma användning
• sys-grupper är automatiserade grupper som skapats via HERO.

Obs! Gruppens ägare är inte automatiskt medlem i gruppen, så om du vill att även ägaren ska får de rättigheter som behövs måste du lägga till hen som medlem.

• Hy-grupper är avsedda för hela universitetsgemenskapens gemensamma användning. En del av dessa administreras manuellt och en del är automatiska grupper, där medlemskapet fastställs utifrån SAP-HR:s arbetsavtals- och avtalsuppgifter.
• Medlemslistan för hy-grupperna är synlig för alla, liksom gruppens beskrivning och ägare. Man hittar medlemslistan genom att klicka på info-knappen efter gruppens namn i sökfunktionens resultat.
• Hy-grupperna är alltid också i e-postbruk (med undantag för några specialfall, såsom hy-employees).
• Grupper som börjar på hy skapas centraliserat. Medlemslistan administreras så nära verksamhetsmiljön i fråga som möjligt.
• En del av hy-grupperna är automatiska grupper, där medlemskapet fastställs utifrån SAP-HR:s arbetsavtals- och avtalsuppgifter. Läs mer nedan.
• Vem som helst kan begära att en grupp ska grundas via adressen  hy-ryhmat@helsinki.fi.  Begäran kan behandlas snabbare om du uppger följande uppgifter: 
  • användningssyfte
  • förslag till gruppens namn
  • förslag till gruppens ägare

1) hy-fakultetsförkortning-avdelningsförkortning-employees och hy-fristående institutions förkortning-employees

• Omfattar anställda vid organisationsenheten i fråga, som har ett gällande arbetsavtal i SAP HR och inte är befriade från arbetet.
• Skapas automatiskt i systemet.
• Uppdateras dagligen på basis av uppgifterna i SAP HR.

2) hy-fakultetsförkortning-avdelningsförkortning-coemployees och hy-fristående institutions förkortning-coemployees

• Inkluderar organisationsenhetens emeritusprofessorer, gästforskare, docenter med docentavtal, stipendieforskare och gästande professorer som har HU-användarnamn och gällande avtalsuppgifter i SAP-HR (annat än arbetsavtal, personalområde D2-D6).
• Skapas automatiskt i systemet.
• Uppdateras dagligen på basis av uppgifterna i SAP HR.

3) hy-fakultetsförkortning-avdelningsförkortning-allstaff och hy-fristående institutions förkortning-allstaff

• Innehåller motsvarande grupp som slutar på -employees och -coemployees + eventuellt personer och/eller grupper som administreras manuellt, vars uppgifter inte finns i SAP HR.
  • Personer som administreras manuellt och personer i grupper som administreras manuellt är personer som hör till arbetsgemenskapen i fråga, vars avtalsuppgifter i SAP HR inte är kopplade till enheten i fråga (t.ex. dubbelaffiliering).
• Servicekoordinatorerna uppdaterar dessa grupper.

4) hy-fakultetsförkortning-avdelningsförkortning-supervisors och hy-fristående institutions förkortning-supervisors

• Omfattar anställda vid organisationsenheten i fråga, vilka har ett gällande arbetsavtal i SAP HR och chefsstatus (och inte är befriade från arbetet).
• Skapas automatiskt i systemet.
• Uppdateras dagligen på basis av uppgifterna i SAP HR.

5) hy-fakultetsförkortning-avdelningsförkortning-leveln och hy-fristående institutions förkortning-leveln

• Omfattar anställda vid organisationsenheten i fråga, vilka har ett gällande arbetsavtal i SAP HR och hör till undervisnings- och forskningspersonalen (karriärstegar 1–4, dvs. n = 1, 2, 3 eller 4) och inte är befriade från arbetet.
• Skapas automatiskt i systemet.
• Uppdateras dagligen på basis av uppgifterna i SAP HR.

6) hy-fakultetsförkortning-avdelningsförkortning-teach-research och hy-fristående institutions förkortning- teach-research

• Innehåller grupper som slutar på -leveln i organisationsenheten i fråga + eventuellt personer och/eller grupper som administreras manuellt, vars uppgifter inte finns i SAP HR.
  • Personer som administreras manuellt och personer i grupper som administreras manuellt är personer som hör till arbetsgemenskapen i fråga, vars avtalsuppgifter i SAP HR inte är kopplade till enheten i fråga (t.ex. dubbelaffiliering).
• Kontrollera gruppens ägare i grupphanteringsverktyget .

7) hy-employees

• Omfattar alla universitetsanställda med ett giltigt arbetsavtal i SAP HR. Även de arbetsbefriade finns med. OBS! Inte tillgänglig som e-postlista.

Grupper som börjar på grp kan skapas av vem som helst vid universitetet, som har ett användarnamn som beviljats av universitetet, med hjälp av grupphanteringsverktyget.
Läs mer om hur man skapar en grupp i de separata anvisningarna

• en grp-grupp kan skapas av vem som helst som har ett universitetsanvändarnamn (s.k. AD-användarnamn).
• För grp-grupperna visas endast beskrivningen och en lista över ägarna.
• Medlemslistorna visas inte för grp-grupper. Medlemslistan är endast synlig för gruppägarna.
• Innan du skapar en ny grupp, kontrollera med verktyget om det redan finns en lämplig grupp.
• Om du är osäker på om en viss grp-grupp lämpar sig för ditt behov, kan du begära mer information av gruppens ägare. Gruppens ägare hittar du på fliken Sök och skapa grupper i verktyget för gruppadministrering. Skriv in gruppens namn i sökfältet. I sökresultaten visas gruppens ägare och deras e-postadresser.

Obs! Gruppen bör ha minst två ägare för att säkerställa att den kan upprätthållas. 

Sys-grupper är automatiserade grupper som skapats via HERO.