RYHTI - Ryhmätallennustilan hallinta

Tämä ohje on tarkoitettu yksiköiden ja tiedekuntien ryhmätalletustiloja hallinnoiville henkilöille.

Sovellus on käytettävissä nykyisille TILHALLin pääkäyttäjille (ryhmä grp-tilhall-admin eli koordinaattorit ja Helpdesk) sekä hakemistojen vastuuryhmien jäsenille.

Haluatko ryhmätallennustilan käyttöösi? Ohje on täällä.

Syksyllä 2017 on saatu käyttöön ryhmähakemistojen hallintatyökalu RYHTI. Hakemiston perustamista ja poistamista sekä kiintiön kasvattamista lukuunottamatta sillä voidaan tehdä kaikki vanhan TILHALL-sovelluksen toimenpiteet. Vanhan TILHALL-sovelluksen ohje on Flammassa.

Tabs

Tarkka ohje

Käyttöoikeudet hakemiston vastuuryhmän kautta

  • Vastuuryhmä on normaali IAM-ryhmä, jolle pitää tilata myös sähköpostiosoite. Osoitteen tilaus on pakollista, mutta sitä ei vielä tarkisteta eikä sen puuttumisesta varoiteta.
  • Vastuuryhmän jäsenet voivat muuttaa kaikkia hakemistojen tietoja (voimassaolo, kuvaus, käyttäjäryhmät jne.). Tarvittaessa vastuuryhmän jäsenen pitää kysyä hakemiston sisällön omistajalta kenelle oikeuksia saa myöntää.
  • Ryhmän sähköpostiosoitteeseen lähetetään viestit hakemiston vanhenemisesta ja tilan loppumisesta kerran viikossa.
  • Samaa vastuuryhmää voidaan käyttää useamman hakemiston hallitsemiseen. Näin esim. koko tiedekunnan hakemistojen oikeusryhmiä voivat hoitaa saman ryhmän jäsenet.
  • Ryhmätallennustilan vastuuhenkilön, ryhmän jäsenen, ryhmän omistajan ja  palvelukoordinaattorin rooleista, vastuista ja oikeuksista kerrotaan tässä ohjeessa. Roolit on hyvä miettiä valmiiksi ennen ryhmätallennustilan käyttöön ottamista. Tallennustilan käyttäjälle ei esimerkiksi aina ole tarpeen antaa hallintaoikeuksia.
  • Ole huolellinen vastuuryhmien kanssa. Voit vahingossa vetää itseltäsi maton alta vaihtamalla vastuuryhmäksi ryhmän, johon et itse kuulu.

 

 

  • Hakemistoja voi hakea (1) nimen, yksikön, yksikkökoodit jne. perustella.
    ryhti_haku_2.jpg
  • Hakemistoa klikkaamalla (1) saa sen tiedot auki. Hakemiston kuvaus (2) kannattaa tehdä niin, että sen käyttötarkoituksen ymmärtää vielä vuosien päästä muutkin kuin kirjoittaja itse. Kuvaus tallentuu automaattisesti kun kirjoitat. Tiedoista selviää myös ryhmähakemiston vastuuhenkilö (3), vastuuryhmä (4) ja ryhmät, joille on annettu käyttöoikeus (5) ryhmähakemistoon. Oletuksena käyttöoikeusryhmä saa vain katseluoikeudet. Muokkausoikeus pitää valita erikseen!
    ryhti_tike_viestinta.jpg

 

  • Ryhmähakemiston vanhenemisesta varoitetaan 30 päivää etukäteen. Varoitus lähtee myös vastuuryhmän sähköpostiosoitteeseen.
  • Vanhentuneen hakemiston saa takaisin käyttöön jatkamalla sen voimassaoloa. Poistetun hakemiston voi palauttaa käyttöön 30 päivän sisällä poistopyynnöstä.
  • Muutokset käyttöoikeuksiin ja voimassaoloon tulevat käyttöön yleensä alle tunnissa.
     
    ryhti_vanhenemassa.jpg

 

  • Työkalussa on hyvät opasteet. Saat ohjeen auki viemällä hiiren kysymysmerkin päälle.
    ryhti_puhekupla.jpg