RYHTI - Ryhmätallennustilan hallinta

Ryhmätallennustiloja hallitaan RYHTI-työkalulla. Eri käyttäjätasoille on käytettävissä hiukan eri toimintoja:

  • Henkilökunta: tallennustilojen tilaus, omien tilauksien selailu.
  • Vastuuryhmän jäsen: tallennustilojen perustietojen ja oikeuksien hallinnointi, tallennuskiintiön lisäyksen tilaus, tallennustilan poisto. Ryhmätallennustilan vastuuryhmä saa myös ilmoitukset tallennustilan vanhenemisesta ja tallennuskiintiön loppumisesta.
  • Pääkäyttäjät (palvelukoordinaattorit ja Helpdesk): edellisten lisäksi myös tallennustilojen luonti suoraan ilman eri tilausta.

Työkalussa olevia opasteita päivitetään useammin kuin näitä verkkosivujen ohjeita. Saat ohjeen auki viemällä hiiren kysymysmerkin päälle.

Uuden ryhmähakemiston tilaaminen

Yliopiston henkilökuntaan kuuluva käyttäjä voi tilata uuden ryhmätallennustilan välilehden Uusi ryhmähakemisto lomakkeella. Pääkäyttäjät voivat perustaa tallennustilan samalla lomakkeella suoraan ilman tilaus-hyväksyntä-ketjua.

  1. Valitse pudotusvalikosta yksikkö (= H-koodi / yksikkö lista Flammassa), jonka omistukseen ja alle P-levylle ryhmätallennustila tehdään.
  2. Anna tallennustilalle nimi (4-24 merkkiä). Yksiköllä saattaa olla jokin käytäntö hakemistojen nimeämiseen.
  3. Toivottu tallennustilan määrä. Minimi on 10 GB. Myöhemmin on mahdollista tilata lisää tilaa tarvittaessa.
  4. Ryhmätallennustilan kuvaus -kenttään kannattaa kirjoittaa mahdollisimman selkeä kuvaus hakemiston sisällöstä, tiedon elinkaaresta jne. Katso ajantasaiset ohjeet työkalun opasteista.
  5. Tilauksen lisätiedot -kenttään voit kirjoittaa lisähuomioita tilauksen hyväksyjälle. Nämä lisätiedot eivät jää Ryhtiin.
  6. Anna ryhmätallennustilan vastuuryhmä, jos tiedossa. Esim. tiedekunnan tai yksikön tietosuojasta ja tiedon elinkaaresta huolehtivien henkilöiden IAM-ryhmä.
  7. Lisää halutut käyttöoikeusryhmät halutuilla oikeuksilla: luku tai luku ja kirjoitus. Pääsyä ryhmätallennustilaan hallitaan käyttöoikeusryhmien kautta. Tarkista IAM-ryhmienhallintatyökalulla onko tarkoitukseen sopiva ryhmä jo olemassa. Jos sopivaa ryhmää ei ole, luo uusi ryhmä samalla työkalulla.
  8. Tilaa tallennustila painamalla nappia Tilaa.

Tilaus menee valitsemasi yksikön palvelukoordinaattoreiden käsittelyyn Efecte-järjestelmään. Saat sähköpostia tilauksen onnistumisesta tai ongelmista. Hylätystä tilauksesta voit tehdä korjatun version RYHTI:n välilehdeltä Tilaukset. Hyväksytty tallennustila tulee näkyviin yleensä alle tunnissa hyväksymiskuittauksesta.

Tekemäsi tilaukset näet välilehdellä Tilaukset, pääkäyttäjät näkevät kaikki tehdyt tilaukset. Tilausta klikkaamalla näet

  1. tallennustilaa tilattaessa annetut tiedot, jos kuulut vastuuryhmään.
  2. hylätyn tilauksen tiedot ja hylkäämisen syyn. Voit korjata tietoja ja tilata tallennustilan korjatuilla tiedoilla.

Omat ryhmähakemistoni

Listaus ryhmähakemistoista, joihin käyttäjätunnuksellasi on hallintaoikeudet vastuuryhmän kautta.

  • Hakemistoja voi hakea (1) nimen, yksikön, yksikkökoodit jne. perusteella.
  • Hakemiston tiedot aukeavat listanäkymän alapuolelle.
    • Klikkaamalla listalla näkyvää hakemistoa (1) saa sen tiedot auki.
    • Hakemiston kuvaus (2) kannattaa tehdä niin, että sen käyttötarkoituksen ymmärtää vielä vuosien päästä muutkin kuin kirjoittaja itse. Kuvaus tallentuu automaattisesti kun kirjoitat.
    • Tiedoista selviää myös ryhmähakemiston vastuuryhmä (4) ja ryhmät, joille on annettu ryhmätallennustilan käyttöoikeus (5). Oletuksena käyttöoikeusryhmä saa vain katseluoikeudet. Muokkausoikeus pitää valita erikseen!
  • Vanhentuneesta (eli toimimattomasta) käyttöoikeusryhmästä näytetään varoitusteksti. Vanhentunut käyttöoikeusryhmä pitää virkistää ryhmienhallinnasta tai korvata paremmalla.
  • Ryhmätallennustilan voimassaoloa jatketaan automaattisesti 3 kk eteenpäin, jos siellä olevia tiedostoja käydään avaamassa.
  • Ryhmätallennustilan vanhenemisesta varoitetaan 30 päivää etukäteen. Varoitus lähtee myös vastuuryhmän sähköpostiosoitteeseen.
  • Vanhentuneen tallennustilan tiedostoja voi vielä lukea, mutta niiden muuttaminen on estetty. Vanhentuneen tallennustilan saa takaisin käyttöön jatkamalla sen voimassaoloa.
  • Tarpeettomaksi todetun hakemiston voi merkata poistettavaksi. Poistettavaksi merkatun hakemiston voi palauttaa käyttöön 30 päivän sisällä poistopyynnöstä.
  • Muutokset käyttöoikeuksiin ja voimassaoloon tulevat käyttöön alle tunnissa.

Vastuuryhmän oikeuksista ja velvollisuuksista

  • Vastuuryhmä on normaali IAM-ryhmä, mutta sille pitää tilata myös sähköpostiosoite. Osoitteen tilaus on pakollista, mutta sitä ei vielä tarkisteta eikä sen puuttumisesta varoiteta.
  • Vastuuryhmän sähköpostiosoitteeseen lähetetään viestit tallennustilan vanhenemisesta ja tilan loppumisesta.
  • Vastuuryhmän jäsenet voivat muuttaa ryhmätallennustilan tietoja (voimassaolo, kuvaus, vastuuryhmä, käyttäjäryhmät).
    • Vastuuryhmän jäsenen tulee varmistaa tallennustilan sisällön omistajalta kenelle oikeuksia saa myöntää.
    • Ole huolellinen vastuuryhmien kanssa. Voit vahingossa vetää itseltäsi maton alta vaihtamalla vastuuryhmäksi ryhmän, johon et itse kuulu.
  • Samaa vastuuryhmää voidaan käyttää useamman tallennustilan hallitsemiseen. Näin esim. koko tiedekunnan tallennustilojen käyttöoikeusryhmiä voivat hoitaa saman vastuuryhmän jäsenet.
  • Mieti roolit valmiiksi ennen ryhmätallennustilan käyttöönottoa:
    • Tallennustilan käyttäjälle (käyttöoikeusryhmän jäsen) ei ole aina tarvetta antaa myös tallennustilan hallintaoikeuksia (vastuuryhmän jäsen).
    • Joissain tapauksissa on luontevaa käyttää jotakin tallennustilan käyttäjäryhmistä myös sen vastuuryhmänä.

Kuvaohje työkalun käyttämiseen

Huom! Kuvat tullaan päivittämään lähiaikoina

  • Hakemistoja voi hakea (1) nimen, yksikön, yksikkökoodit jne. perustella.
  • Hakemistoa klikkaamalla (1) saa sen tiedot auki. Hakemiston kuvaus (2) kannattaa tehdä niin, että sen käyttötarkoituksen ymmärtää vielä vuosien päästä muutkin kuin kirjoittaja itse. Kuvaus tallentuu automaattisesti kun kirjoitat. Tiedoista selviää myös ryhmähakemiston vastuuhenkilö (3), vastuuryhmä (4) ja ryhmät, joille on annettu käyttöoikeus (5) ryhmähakemistoon. Oletuksena käyttöoikeusryhmä saa vain katseluoikeudet. Muokkausoikeus pitää valita erikseen!
  • Ryhmähakemiston vanhenemisesta varoitetaan 30 päivää etukäteen. Varoitus lähtee myös vastuuryhmän sähköpostiosoitteeseen.
  • Vanhentuneen hakemiston saa takaisin käyttöön jatkamalla sen voimassaoloa. Poistetun hakemiston voi palauttaa käyttöön 30 päivän sisällä poistopyynnöstä.
  • Muutokset käyttöoikeuksiin ja voimassaoloon tulevat käyttöön yleensä alle tunnissa.
  • Työkalussa on hyvät opasteet. Saat ohjeen auki viemällä hiiren kysymysmerkin päälle.

Anna palautetta

Helsingin yliopiston IT-Helpdeskin ohjesivusto auttaa sinua työhösi liittyvissä IT-aiheisissa kysymyksissä. Kerro meille, miten voisimme parantaa ohjeitamme. Arvostamme suuresti palautettasi!

Kuinka parantaisit ohjeistusta?
Takaisin ylös