Siirtyminen pilvipostiin

Tämä ohje koskee paikallisesta postista pilvipostiin siirtyviä.

Siirto tapahtuu kevään 2022 kuluessa. Siirtyville tiedotetaan tarkemmin siirron ajankohdasta henkilökohtaisesti.

Tietotekniikkakeskus siirtää paikallisen Exchange-postilaatikon Office 365 -pilvipalveluun. Siirto tehdään, koska yliopisto luopuu paikallisesta Exchange-sähköpostipalvelusta tietoturvasyistä kokonaan vuoden 2022 aikana.
  
Kun saat ilmoituksen siirtopäivästä, voit käyttää sähköpostilaatikkoasi normaalisti siirron aikana esim. Outlook-sovelluksellasi. Sähköpostilaatikkosi, sen sisältämät viestit, kansiot, tiedostot ja kalenterimerkinnät ovat turvassa siirron ajan ja sen päätyttyä. 

Mikäli Exchange-postilaatikkosi sisältää sellaista tietoa, jota ei saa tallentaa pilvipalveluun, sinun on siirrettävä data talteen ennen siirtoa. Katso ohjeet Outlook-varmuuskopiointiin IT-Helpdeskin ohjeesta: https://helpdesk.it.helsinki.fi/help/3312, sekä tarkemmat tiedot yliopiston pilvipalveluiden tietosuoja- ja tietoturvaperiaatteista Flamma-sivulta.  

Siirron jälkeen sähköpostilaatikkosi on käytettävissä esim. Outlook-sähköpostisovelluksessasi tavanomaisesti sekä lisäksi Office 365 -pilvipalvelun osoitteissa: outlook.office.com ja portal.office.com. Jos käytät paikallista Outlook-sovellusta, sen uudelleenkäynnistäminen voi olla tarpeen siirron päätyttyä. Saat mahdollisesta uudelleenkäynnistystarpeesta ilmoituksen koneellasi. 

Jos käytät sähköpostiasi mobiililaitteella, eikä sähköpostilaatikkosi toimi siirron jälkeen, sinun on ensin poistettava sähköpostitilisi laitteelta ja lisättävä se tämän jälkeen uudestaan. Jos tämä ei auta, voit kokeilla myös sähköpostiohjelman poistamista ja uudelleenasentamista. 

Suositeltavat valmistelevat toimenpiteet

Jos sinulla on henkilökohtaisella Windows-tietokoneellasi jokin muu Office-versio, kuin ”Microsoft 365 Apps for enterprise”, kannattaa Office päivittää ennen siirtymää. Henkilökunta voi asentaa Microsoft 365 Apps for enterprise:n itse. Ohjelmisto löytyy yliopiston Software Centeristä nimellä ”Microsoft 365 Apps for Enterprise (new Office software)”.

Software Center löytyy Käynnistä-valikosta kohdasta Kaikki ohjelmat (All Programs) > HY tai yliopistovalikosta näytön oikeasta alakulmasta.
Lue IT-helpeskin ohje Software Centerin käyttämisestä.

Jos et ehdi päivittämään Office-ohjelmistoasi ennen siirtoa, voit aivan hyvin päivittää sen myös siirron jälkeen. Itse siirtoon tietokoneesi Office-versio ei siis vaikuta.

Toimenpiteet ennen siirtoa

Saat hyvissä ajoin ennen siirtoa ylläpidolta viestin, jossa kerrotaan postilaatikkosi siirtymisaika.

Siirrossa postilaatikkosi sisältö kansioineen (ml. viestit, kalenteri ja sen merkinnät, kokoukset, tehtävät, yhteystiedot) siirtyy automaattisesti Office 365 -pilviympäristöön.

HUOM! Arkaluontoiset aineistot pitää siirtää pois postilaatikosta ENNEN siirtymää.
Lue sähköpostin käsittelyohjeet Flammassa ja Pilvipalvelujen tietosuoja- ja -turvaperiaatteet Flammassa.

Voit jatkaa siirron aikana normaalisti postilaatikkosi käyttämistä. Kun postilaatikko on siirtynyt pilveen saattaa Outlook antaa uudelleenkäynnistämiskehotuksen ja OWA:ssa voi tulla uudelleenohjausvirhe. Mikäli käytössä on muita postiohjelmistoja, voi siirron valmistuttua olla tarpeen muuttaa niiden postiasetuksia tai jopa poistaa vanha sähköpostitili ja lisätä se sitten uudestaan, uusilla asetuksilla.

Itse siirto ei siis vaikuta postilaatikon käyttämiseen, mutta siirron valmistumisajankohta riippuu mm. postilaatikon sisältämien kohteiden määrästä, postilaatikon koosta ja pilvipalvelun senhetkisestä kuormituksesta, joten siirron käynnistyttyä on valmistumisaikaa vaikea arvioida. Valmistumishetkellä postilaatikon sijainti vaihtuu ja siksi postilaatikot pyritään siirtämään pääosin illalla ja yöllä.  

Hieman ennen siirron käynnistymistä saat tästä varoittavan sähköpostiviestin. Voit siis jatkaa sähköpostin ja kalenterin käyttämistä normaalisti, mutta varaudu siihen, että siirron valmistuttua voit joutua tekemään joitakin pieniä toimenpiteitä, jotta saat postilaatikkosi uudestaan käyttöön. Kannattaa myös huomata, että jos siirto tapahtuu yön aikana, mahdolliset toimenpiteet joudutaan tekemään aamulla.

Toimenpiteet siirron jälkeen

Ongelmatilantilanteet

Kaikissa ongelmatilanteissa ota yhteyttä IT-Helpdeskiin.

Anna palautetta

Helsingin yliopiston IT-Helpdeskin ohjesivusto auttaa sinua työhösi liittyvissä IT-aiheisissa kysymyksissä. Kerro meille, miten voisimme parantaa ohjeitamme. Arvostamme suuresti palautettasi!

Kuinka parantaisit ohjeistusta?
Takaisin ylös