Tämä ohje koskee paikallisesta postista pilvipostiin siirtyviä.
Tietotekniikkakeskus siirtää paikallisen Exchange-postilaatikon Office 365 -pilvipalveluun. Siirto tehdään, koska yliopisto luopuu paikallisesta Exchange-sähköpostipalvelusta tietoturvasyistä kokonaan vuosien 2022-2023 aikana.
Kun saat ilmoituksen siirtopäivästä, voit käyttää sähköpostilaatikkoasi normaalisti siirron aikana esim. Outlook-sovelluksellasi. Sähköpostilaatikkosi, sen sisältämät viestit, kansiot, tiedostot ja kalenterimerkinnät ovat turvassa siirron ajan ja sen päätyttyä.
Katso ohjeet Outlook-varmuuskopiointiin.
Tarkempia tietoja Flamma-sivulta: Yliopiston pilvipalveluiden tietosuoja- ja tietoturvaperiaatteet.
Siirron jälkeen sähköpostilaatikkosi on käytettävissä esim. Outlook-sähköpostisovelluksessasi tavanomaisesti sekä lisäksi Office 365 -pilvipalvelun osoitteissa:
Jos käytät paikallista Outlook-sovellusta, sen uudelleenkäynnistäminen voi olla tarpeen siirron päätyttyä. Saat mahdollisesta uudelleenkäynnistystarpeesta ilmoituksen koneellasi.
Snabbinstruktion
Suositeltavat valmistelevat toimenpiteet
Jos sinulla on henkilökohtaisella Windows-tietokoneellasi jokin muu Office-versio, kuin ”Microsoft 365 Apps for enterprise”, kannattaa Office päivittää ennen siirtymää. Henkilökunta voi asentaa Microsoft 365 Apps for enterprise:n itse. Ohjelmisto löytyy yliopiston Software Centeristä nimellä ”Microsoft 365 Apps for Enterprise (new Office software)”.
Software Center löytyy Käynnistä-valikosta kohdasta Kaikki ohjelmat (All Programs) > HY tai yliopistovalikosta näytön oikeasta alakulmasta.
Lue IT-helpeskin ohje Software Centerin käyttämisestä.
Toimenpiteet ennen siirtoa
Saat hyvissä ajoin ennen siirtoa ylläpidolta viestin, jossa kerrotaan postilaatikkosi siirtymisaika.
Siirrossa postilaatikkosi sisältö kansioineen (ml. viestit, kalenteri ja sen merkinnät, kokoukset, tehtävät, yhteystiedot) siirtyy automaattisesti Office 365 -pilviympäristöön.
Lue sähköpostin käsittelyohjeet Flammassa ja Pilvipalvelujen tietosuoja- ja -turvaperiaatteet Flammassa.
Voit jatkaa siirron aikana normaalisti postilaatikkosi käyttämistä. Kun postilaatikko on siirtynyt pilveen saattaa Outlook antaa uudelleenkäynnistämiskehotuksen ja OWA:ssa voi tulla uudelleenohjausvirhe. Mikäli käytössä on muita postiohjelmistoja, voi siirron valmistuttua olla tarpeen muuttaa niiden postiasetuksia tai jopa poistaa vanha sähköpostitili ja lisätä se sitten uudestaan, uusilla asetuksilla.
Itse siirto ei siis vaikuta postilaatikon käyttämiseen, mutta siirron valmistumisajankohta riippuu mm. postilaatikon sisältämien kohteiden määrästä, postilaatikon koosta ja pilvipalvelun senhetkisestä kuormituksesta, joten siirron käynnistyttyä on valmistumisaikaa vaikea arvioida. Valmistumishetkellä postilaatikon sijainti vaihtuu ja siksi postilaatikot pyritään siirtämään pääosin illalla ja yöllä.
Hieman ennen siirron käynnistymistä saat tästä varoittavan sähköpostiviestin. Voit siis jatkaa sähköpostin ja kalenterin käyttämistä normaalisti, mutta varaudu siihen, että siirron valmistuttua voit joutua tekemään joitakin pieniä toimenpiteitä, jotta saat postilaatikkosi uudestaan käyttöön. Kannattaa myös huomata, että jos siirto tapahtuu yön aikana, mahdolliset toimenpiteet joudutaan tekemään aamulla.
Toimenpiteet siirron jälkeen
- Poista mobiililaitteiden sähköpostitilit ja luo ne uudelleen. Ohjeet löytyvät IT-Helpdeskin ohjesivulta.
- Tarkista kalentereiden näkyvyys ja jaa kalenterit tarvittaessa uudelleen.
- Jos luet postin Mac Maililla, vaaditaan yleensä tilin poistaminen ja lisääminen uudestaan.
Ongelmatilantilanteet
Detaljerad hjälp
Videoinstruktion
Ge respons
Webbplatsen med anvisningar från IT-Helpdesk vid Helsingfors universitet hjälper dig i dina jobbrelaterade IT-frågor. Berätta för oss hur vi skulle kunna förbättra våra anvisningar. Vi uppskattar verkligen din respons!
Hur skulle du förbättra denna instruktion?